Eine zukunftsfähige Personalvermittlung gründen

Diese Komplettübersicht zeigt dir, worauf es ankommt und wie du performst

Du spielst mit dem Gedanken, eine Personalvermittlung zu gründen? Gute Idee! Mit einer Personalvermittlung startest du in einem attraktiven Wachstumsmarkt. Die Wirtschaft floriert und es fehlen Arbeitskräfte auf allen Ebenen. Immer mehr Unternehmen holen sich bei der Suche nach den passenden Talenten Hilfe von Fachleuten.

Hier bekommst du einen Überblick über die Tätigkeiten einer Personalvermittlung und über die formalen und persönlichen Voraussetzungen. Außerdem erfährst du, was ein Businessplan für dich leisten kann und was darin stehen sollte. 

Was macht eine Personalvermittlung?

„Die Personalvermittlung ist ein Maklergeschäft“, fasst Volker Schilling, Gründer und Inhaber der Personalvermittlung Waterfront Services, das Geschäftsmodell seiner Branche zusammen. „Für jede erfolgreich vermittelte Arbeitskraft bekommen wir eine Provision.“

Die Aufgaben einer Personalvermittlung sind dabei vielfältig: Auf der Suche nach geeigneten Kandidat*innen schreiben sie selbst Stellen aus und führen Bewerbungsgespräche durch. Sie recherchieren im Internet (hier spielen vor allem die Job-Netzwerke Xing und LinkedIn eine Rolle), sprechen Menschen, die ins Profil passen, aktiv an und bereiten sie anschließend auf ihren Jobwechsel vor. Sie helfen dabei, Bewerbungsunterlagen zu optimieren, bereiten auf Jobinterviews und Assessment Center vor und begleiten die Integration ihrer Kandidat*innen in das neue Unternehmen. Vor allem leben Personalvermittlungen von ihren Netzwerken und stecken viel Zeit in den Aufbau und die Pflege von Beziehungen zu Unternehmen und Arbeitnehmer*innen.

Zwar können auch Arbeitssuchende auf eigene Rechnung eine Personalvermittlung beauftragen, in den meisten Fällen zahlen jedoch die Unternehmen. Dabei sind Provisionen üblich, die sich am Gehalt der vermittelten Person orientieren. Die Vermittlung einer Führungskraft lohnt sich also in der Regel deutlich mehr, als die einer ungelernten Aushilfe – ist aber auch mit einem höheren Aufwand verbunden.

Personalvermittlung vs. Zeitarbeitsfirma: Was sind die Unterschiede?

Der Unterschied zwischen einer Personalvermittlung und einer Zeitarbeitsfirma liegt darin, dass letztere selbst als Arbeitgeberin auftritt und Arbeitskräfte einstellt, die sie an andere Unternehmen ausleiht. Volker Schilling vergleicht die Zeitarbeit gerne mit einem Handwerksbetrieb, dessen Leitungsperson Aufträge akquirieren muss, damit die Belegschaft ausgelastet ist: Wie ein Handwerksmeister muss ich als Zeitarbeitsfirma mein Personal mit Arbeit versorgen, sonst kostet es mich nur Geld.“ Der Fachbegriff dafür ist Arbeitnehmerüberlassung.

In der Praxis bieten viele Personalvermittlungen beides an. Je nach Kundschaftswunsch leihen sie ihre Leiharbeitskräfte gegen eine monatliche Gebühr aus oder vermitteln sie gegen Provision. Auf diese Weise nutzen sie ihre Ressourcen optimal aus und erhöhen ihre Gewinnchancen. Die eigenen Leiharbeiter*innen sind zugleich ein Teil der Datenbank, aus der sie für die Personalvermittlung schöpfen können.

Auch Volker Schilling setzt auf die Kombination zwischen Personalvermittlung und Zeitarbeit. Er gibt aber zu bedenken, dass das finanzielle Risiko bei der Zeitarbeit deutlich höher sei, als bei der reinen Personalvermittlung. „Ich brauche höhere Liquiditätsreserven und bin für meine Zeitarbeitskräfte als Arbeitgeber voll verantwortlich“, betont Schilling.

Behördliche Bestimmungen

Die Personalvermittlung ist in Deutschland nicht genehmigungspflichtig. Formell reicht ein Gewerbeschein aus. Den bekommst du gegen eine geringe Gebühr von i.d.R. 15 - 60 EUR beim zuständigen Gewerbeamt in der Gemeinde, in der sich dein Firmensitz befindet.

Es gibt jedoch zwei Ausnahmen:

1. Personalvermittlung mit Zeitarbeit

Wenn du dich wie Volker Schilling für eine Kombination aus Personalvermittlung und Zeitarbeit entscheidest, brauchst du eine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung. Dafür musst du nachweisen, dass du zuverlässig wirtschaftest und finanziell solide aufgestellt bist. Bei bis zu fünf Leiharbeitskräften musst du mindestens 10.000 EUR an liquiden Mitteln nachweisen, für jede weitere Leiharbeitskraft kommen nochmals 2000 EUR hinzu.

Je nachdem, in welchem Bundesland du gründest, ist eine der drei folgenden Arbeitsagenturen für die Erlaubnis zuständig:

 

Bundesland

Arbeitsagentur

Bayern, Baden-Württemberg, Saarland, Rheinland-Pfalz

Agentur für Arbeit Nürnberg

 

Hessen, Nordrhein-Westfalen

Agentur für Arbeit Düsseldorf

Thüringen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Niedersachsen, Bremen, Brandenburg, Berlin, Mecklenburg-Vorpommern, Hamburg, Schleswig-Holstein

Agentur für Arbeit Kiel

 

Die Erlaubnis ist gebührenpflichtig und wird zunächst befristet für ein Jahr gewährt. Nach insgesamt drei Jahren kannst du eine unbefristete Erlaubnis beantragen. Die befristete Erlaubnis kostet etwa 1000 EUR, die unbefristete 2500 EUR.

2. Personal- und Arbeitsvermittlung auf der Basis von Vermittlungsgutscheinen

Die Vermittlung von Arbeitslosen in eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung wird von der Arbeitsagentur über sogenannte Vermittlungsgutscheine gefördert. Um deine Leistungen mit der Arbeitsagentur abrechnen zu können, musst du dein Unternehmen vorher zertifizieren lassen (nach Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung - AZAV).

Dafür wendest du dich an eine der über 30 Zertifizierungsstellen in Deutschland (eine Liste findest du im Internet über das Angebot der Arbeitsagentur), die deine Unterlagen checkt und anschließend eine Betriebsprüfung durchführt. Du musst – ähnlich wie bei der Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis – die finanzielle Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit deines Unternehmens unter Beweis stellen und ein existierendes Qualitätsmanagement nachweisen können.

Die Gebühren für die Zulassung (ab 1250 EUR) und die Zulassungsvoraussetzungen sind recht hoch. Prüfe, ob der finanzielle und zeitliche Aufwand sich für dich lohnt.

Nach der Gewerbeanmeldung bekommst du einen Fragebogen vom Finanzamt, in dem du gefragt wirst, welche Leistungen du anbietest, welche Rechtsform dein Unternehmen hat und mit welchen Einnahmen du rechnest. Sobald das Finanzamt deine Angaben geprüft hat, bekommst du eine Steuernummer zugeteilt, die du auf deinen Rechnungen angeben musst.

Das Gewerbeamt informiert neben dem Finanzamt auch die örtliche Industrie- und Handelskammer (IHK) über die Anmeldung deines Gewerbes. Die Mitgliedschaft in der IHK ist für Gewerbetreibende Pflicht. Erkundige dich nach Sondertarifen für Gründer*innen.

Persönliche Voraussetzungen: Das solltest du mitbringen

Um eine Personalvermittlung zu gründen, brauchst du keine bestimmte Ausbildung. Im Grunde kann jeder in Deutschland sich auf diesem Feld selbstständig machen. Damit bietet die Branche gute Chancen für den Quereinstieg: Viele erfolgreiche Personalvermittler*innen haben in ihrem früheren Leben als angestellte Führungskräfte in Unternehmen gearbeitet. Daher kennen sie die Abläufe und die Anforderungen ihrer Kundschaft sehr genau und können schnell erfassen, worauf es ihnen bei der Auswahl geeigneter Arbeitskräfte ankommt. 

Weit wichtiger als die formalen Qualifikationen sind deine Softskills:

  • Organisationsfähigkeit
  • Menschenkenntnis
  • Kommunikationsstärke
  • Vertriebstalent

Außerdem solltest du Spaß am Umgang mit Zahlen und kaufmännisches Know-how mitbringen und dich mit den aktuellen Datenschutz- und Arbeitsgesetzen auskennen.

Nicht alles musst du schon vor deinem Start aus dem Effeff beherrschen, aber die Bereitschaft, zu lernen und sich mit diesen Themen auseinanderzusetzen, gehört unbedingt dazu! Wenn du merkst, dass du in einem Bereich Schwächen hast, überlege dir rechtzeitig, was du dagegen tun kannst. Manchmal hilft schon eine Fortbildung oder eine fachspezifische Beratung. Oder du schließt dich mit einem Menschen zusammen, der dich perfekt ergänzt.

Warum ein Businessplan viel mehr ist, als eine lästige Pflichtübung

Der Businessplan gilt in der Gründungsszene vielfach als notwendiges Übel, ohne das keine Finanzierung zu bekommen ist. Er ist aber viel mehr als das: eine solide Entscheidungsgrundlage und ein Steuerungsinstrument, um dein Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen.

Diese Fragen solltest du in deinem Businessplan beantworten:

  • Welche Leistungen bietest du an und womit verdienst du dein Geld?
  • Was ist das Besondere an deinem Unternehmen?
  • Wer sind deine Zielgruppen und auf welchen Kanälen erreichst du sie?
  • Wie ist der Markt beschaffen und wie stark ist die Konkurrenz?
  • Was befähigt dich dazu, deine Geschäftsidee erfolgreich in die Tat umzusetzen?
  • Wie viel Geld brauchst du und wie wirst du deinen Unternehmensstart finanzieren?
  • Mit welchen Umsätzen rechnest du und ab wann wird deine Personalvermittlung rentabel sein?

Beim Erstellen deines Businessplans geht es in erster Linie darum, die betriebswirtschaftliche Machbarkeit deines Vorhabens unter Beweis zu stellen. Das setzt eine gründliche Auseinandersetzung mit dem ökonomischen Umfeld, den Chancen und Risiken deiner Gründung voraus.

Dein Businessplan enthält nicht nur Zahlen zu Umsätzen, Kosten und Liquidität, sondern auch Aussagen darüber, welche Maßnahmen du ergreifen willst, um die Unternehmensentwicklung voranzubringen. Er dient dir damit als eine Art Handbuch oder Anleitung für dein Unternehmen.

Außerdem kannst du deinen Businessplan später als Controlling-Instrument nutzen. Wenn du regelmäßig die Unternehmensentwicklung mit den Planzahlen vergleichst und die Ursachen für eventuelle Abweichungen analysierst, kannst du rechtzeitig gegensteuern. So bietet dir dein Businessplan Orientierung in der turbulenten und oft unübersichtlichen Gründungsphase.

Und nicht zuletzt ist er zugleich der Schlüssel für die Finanzierung deines Vorhabens, denn vermutlich alle Kapitalgebenden werden ein ausgereiftes Geschäftskonzept von dir verlangen, bevor sie dich unterstützen.

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Was ist das Besondere an deinem Angebot?

Ein zentrales Thema in deinem Businessplan ist die Frage nach deinem Angebot und nach deinem Alleinstellungsmerkmal.

Wenn du exakt das Gleiche anbietest wie andere Personalvermittlungen, wirst du dich gegenüber lokal etablierten Wettbewerbsteilnehmenden vermutlich nur schwer behaupten können. Aussichtsreicher kann es sein, sich auf einen Bereich zu spezialisieren, in dem die Konkurrenz nicht so stark ist.

„Das Bauchladenprinzip funktioniert nur bei den wirklich großen Playern der Branche“, weiß Profi Volker Schilling. „Es ist wie überall: Wenn ich alles anbiete, wirke ich beliebig und habe es schwer, von Kunden und Kandidaten als geeigneter Ansprechpartner wahrgenommen zu werden.“

Auf der Suche nach deiner Nische solltest du von deinem persönlichen Hintergrund ausgehen und auf bestehende Kontakte aufbauen: In welchen Branchen und Berufszweigen kennst du dich aus? Wo kannst du mit deinem Fachwissen und deinen Beziehungen punkten?

Nimm dir für die Formulierung deines Angebots genug Zeit. Volker Schilling sieht in der richtigen Spezialisierung einen der Haupterfolgsfaktoren. Zugleich warnt er aber davor, die Nische zu eng zu fassen. „Wenn mein Markt so klein ist, dass ich für dieselben Unternehmen Personal suche, bei denen ich gute Leute abwerben müsste, funktioniert das Geschäft nicht mehr“, – eine kritische Menge an potenziellen Arbeitgebenden sollte also gegeben sein.

Dein Alleinstellungsmerkmal findest du nicht allein über die Branche oder die Zielgruppe. Auch mit einem besonderen Service kannst du dich gegenüber dem Wettbewerb abheben. Finde heraus, welche Probleme deiner Kundschaft bislang nicht oder nur schlecht gelöst sind und biete ihnen eine Lösung an.

Marketing und Vertrieb

Mach dir bewusst, dass die Personalvermittlung vor allem Vertrieb bedeutet. Dabei liegt die besondere Herausforderung darin, dass du zwei ganz unterschiedliche Zielgruppen ansprechen und mit Argumenten überzeugen musst: Unternehmen und Kandidat*innen. Im Marketing und im Vertrieb musst du also gleichzeitig eine B2C- und eine B2B-Strategie verfolgen.

Wichtig zu wissen ist, dass sich der Markt für Personaldienstleistungen in den vergangenen Jahren stark verändert hat, wie uns Volker Schilling bestätigt: Früher war die größte Hürde, Aufträge zu bekommen, heute sind die Kandidaten unser Kapital“, berichtet er. Der Fachkräftemangel greift immer weiter um sich und die Suche nach passenden Kandidat*innen wird für Unternehmen, aber eben auch für Personalvermittlungen immer schwieriger. Beschreibe in deinem Businessplan, wie du dabei vorgehen möchtest: Welche Kanäle wirst du nutzen, welche Schlagworte und Suchbegriffe wirst du verwenden, wo und wie willst du deine Zielkandidat*innen ansprechen und überzeugen?

Bei alldem wollen wir nicht verschweigen, dass auch die Akquise von Aufträgen und die Beziehungen zu personalsuchenden Unternehmen nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Sie sind es schließlich, die dich für deine Leistungen bezahlen. Überlege dir früh eine Strategie, um Aufträge zu generieren und vergiss nicht, sie in deinem Businessplan zu erwähnen.

Marktanalyse

Bevor du mit deiner Personalvermittlung an den Start gehst, solltest du dir den Markt genau ansehen, in dem du dir dein Plätzchen sichern willst. Nur so kannst du realistisch abschätzen, mit wie vielen Kund*innen du später rechnen kannst, welche Preise angemessen sind und wie sich deine Einnahmen entwickeln.

Recherchiere dafür, wie groß dein Zielmarkt ist, das heißt vor allem, wie viel Umsatz dort erzielt wird und wie viele Beteiligte dort unterwegs sind. Handelt es sich um einen schrumpfenden, wachsenden oder stagnierenden Markt? Von welchen Umwälzungen war oder ist er betroffen und welche Entwicklungen sind für die Zukunft zu erwarten?

Achte darauf, dass du deinen Zielmarkt vor der Analyse möglichst exakt definierst. Wenn du dich beispielsweise auf die Vermittlung von technischen Arbeitkräften für die Industrie im süddeutschen Raum spezialisieren willst, solltest du die Zahlen zu genau diesem Markt ermitteln – und keinen allgemeinen Branchenbericht für Personaldienstleistungen in ganz Deutschland abliefern.

Deine Marktanalyse rundest du ab, indem du anschließend deine wichtigsten Konkurrenten unter die Lupe nimmst und ihre Strategien, Ziele und Zielgruppen beschreibst. Das hilft dir, dich mit deinem eigenen Angebot abzuheben und deine Nische zu finden.

Ertragsmodell: Womit macht deine Personalvermittlung Umsatz?

Es gibt verschiedene Wege, mit einer Personalvermittlung Geld zu verdienen. Das in der Branche am weitesten verbreitete Ertragsmodell basiert auf Provisionszahlungen. Die Höhe der Provision und wann diese fällig wird (zum Beispiel bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrags oder nach Ablauf der Probezeit), ist dabei Verhandlungssache.

Denkbar wären aber auch andere Modelle, etwa Abomodelle, eine Bezahlung nach Tagessätzen oder eine Kombination der Vermittlungsleistungen mit anderen Dienstleistungen, die du deinen Kund*innen in Rechnung stellst.

Überlege dir in diesem Zusammenhang zunächst, welchen Nutzen du deinen Zielgruppen bietest und wie viel ihnen dieser Nutzen Wert ist. Betrachte dabei jede deiner Zielgruppen für sich.

Schau dich auch in anderen Branchen um und prüfe, ob sich deren Ertragsmodelle übertragen lassen. Sprich mit potenziellen Kund*innen über deine Ideen, um herauszufinden, welche Ertragsmodelle sie bevorzugen oder akzeptieren würden.

Ein gutes Hilfsmittel für solche Gedankenspiele ist die Business Model Canvas. Dabei notierst du in Stichworten zu allen Bausteinen deines Geschäftsmodells deine Ideen und fügst sie zu einer Einheit zusammen. Du kannst dafür einen großen Bogen Papier nutzen oder – noch einfacher – die digitale Canvas auf der Gründerplattform.

Wie auch immer du deine Gedanken zum Ertragsmodell und zu allen anderen Aspekten deiner Existenzgründung strukturierst – Hauptsache, du legst dich nicht zu früh fest. Vielleicht fällt dir ja eine Lösung ein, die für deine Kundschaft und für dich noch attraktiver ist, als die bisher üblichen Verfahren? Dann wärst du bei der Suche nach deinem Alleinstellungsmerkmal einen riesigen Schritt weiter.

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Finanzplan

Der Finanzplan gilt als Herzstück deines Businessplans. Kapitalgebende werden ihm besondere Aufmerksamkeit schenken. Er zeigt auf, wie viel Geld du brauchst, um dein Unternehmen zum Laufen zu bringen, und ab wann du in die schwarzen Zahlen kommst.

Dafür musst du einerseits deine Investitionen und laufenden Ausgaben genau kennen und andererseits deine Einnahmen möglichst realistisch ermitteln. Aus der Differenz ergibt sich der Kapitalbedarf.

Eines der wichtigsten Themen im Finanzplan ist die Liquidität. Vor allem, wenn du als Zeitarbeitsfirma Arbeitskräfte verleihen willst, musst du gewährleisten können, dass du deine Personalkosten auch dann bestreiten kannst, wenn du keine Aufträge für sie hast. Aber auch wenn du eine reine Personalvermittlung aufziehen möchtest, musst du  dafür sorgen, dass du jederzeit zahlungsfähig bist. Das ist besonders in den ersten Monaten nach der Gründung schwer, wenn du noch keine nennenswerten Eingänge auf deinem Konto zu verzeichnen hast, aber Wohnungsvermietende oder deine Mitarbeitenden ihr Geld sehen wollen.

Rechtsform

Eine der vielen Fragen, die du vor der Gründung beantworten musst, ist die Frage nach der Rechtsform. Die eine Rechtsform, die für alle Personalvermittlungen passt, gibt es nicht. Wähle aus den möglichen Varianten diejenige aus, die am besten zu deinem Unternehmen passt.

Das sind die gängigsten Rechtsformen, die du kennen solltest:

Einzelunternehmen
Das Einzelunternehmen ist die einfachste Rechtsform. Es reicht, dein Unternehmen beim Gewerbeamt anzumelden.  Auch im laufenden Betrieb ist der bürokratische Aufwand überschaubar: Eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zur Gewinnermittlung genügt. Der große Nachteil: Du haftest mit deinem kompletten Vermögen.

GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
Wenn du zusammen mit anderen gründest, kommt eine GbR in Betracht. Auch sie ist relativ schnell gegründet. Sie entsteht sogar ganz automatisch, sobald du dich mit mindestens einer weiteren Person zusammentust.
Ein Gesellschaftsvertrag bestimmt, wer welche Aufgaben übernimmt, wie der Gewinn aufgeteilt wird und wie die Haftung intern geregelt ist. Wichtig: Gegenüber Dritten haften immer alle Gesellschafter*innen gesamtschuldnerisch.

GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
Die GmbH zählt zu den Kapitalgesellschaften. Ihre Gründung setzt ein Stammkapital von mindestens 25.000 EUR und eine schriftliche Satzung voraus. Der Verwaltungsaufwand, sowohl bei der Gründung als auch später im laufenden Betrieb, ist recht hoch. Ein Eintrag in das Handelsregister ist erforderlich. Dafür wird die Haftung der Gesellschafter auf das Stammkapital beschränkt. Du kannst eine GmbH gemeinsam mit anderen oder allein gründen.

UG (Unternehmergesellschaft)

Die UG (haftungsbeschränkt) funktioniert ähnlich wie eine GmbH. Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass kein Mindeststammkapital vorgeschrieben ist. Das Stammkapital kann über die Jahre aus den Gewinnen des Unternehmens aufgebaut werden.
Diese Rechtsform bietet sich an, wenn du deine persönliche Haftung beschränken möchtest, aber nur wenig Eigenkapital mitbringst.

Es ist übrigens durchaus möglich und sinnvoll, die Rechtsform im Zuge der Unternehmensentwicklung zu ändern. So entscheiden sich viele Gründer*innen dazu, mit einem Einzelunternehmen zu starten und dieses später in eine GmbH umzuwandeln.

Datenschutz – ein wichtiges Thema

Spätestens seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist Datenschutz für Unternehmen ein zentrales Thema – auch und gerade für alle, die im Bereich Personaldienstleistungen unterwegs sind.

Das Sammeln, Speichern und Weiterleiten von personenbezogenen Daten ist für eine Personalvermittlung elementar. Deine Aufgabe ist es dafür zu sorgen, dass die Daten deiner Kandidat*innen nicht länger gespeichert werden als nötig und dass sie sicher vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt sind. Gestalte die Datensammlung transparent und hole dir die schriftliche Zustimmung der betreffenden Personen ein.

Als Gründer*in hast du den großen Vorteil, deine Prozesse von Anfang an mit der DSGVO in Einklang bringen zu können. Bestehende Unternehmen tun sich hier häufig viel schwerer. Du kannst zum Beispiel direkt Software zur Sammlung von Adressen (CRM) einführen, die vermerkt, woher du eine Adresse hast und wie lange sie gespeichert werden darf etc. Es gibt auch Spezialsoftware für Personalvermittlungen, die den ganzen Prozess vom Erstkontakt über die Evaluierung bis zur Abrechnung abbildet und deine Arbeit so nicht nur DSGVO- konform, sondern auch effektiv macht.

Fazit

Der Bedarf an zukunftsfähigen Personalvermittlungen, die wechselwillige Talente aufspüren und an Unternehmen vermitteln, wächst. Ein Ende dieses Trends ist nicht abzusehen. Mit einer ausgereiften Vertriebsstrategie, guten Kontakten und einem einzigartigen Angebot wirst du es nicht schwer haben, deinen Platz zu finden.

Worauf wartest du noch? Nutze die Gründerplattform, um dein Geschäftsmodell zu entwickeln und einen aussagekräftigen Businessplan zu schreiben. Dann kannst du zuverlässige Kreditgebende finden, die dir bei der Finanzierung deiner Gründung helfen!

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bhp