Gründe eine erfolgreiche Zeitarbeitsfirma

Verliere keine Zeit beim Gründen und leg jetzt los

In Deutschland gibt es durchschnittlich 991.000 Zeitarbeitnehmer

2017 hatten 76 Prozent der Verleihbetriebe 1 bis 9 Arbeitnehmer

Circa 51 Prozent der Zeitarbeitnehmer sind in Produktionsberufen beschäftigt

Zeitarbeitsfirma gründen – dein Weg in die Selbstständigkeit

Auf der Suche nach einer neuen Arbeitsstelle wenden sich heute viele Menschen an eine Zeitarbeitsfirma. Langfristige Arbeitsverhältnisse sind nicht mehr die Regel. Dagegen ist es für viele Normalität, regelmäßig den Arbeitsplatz zu wechseln. Die Suche nach einer neuen Arbeitsstelle kann für Arbeitsuchende sehr anstrengend sein. Menschen kann man über Zeitarbeit den Weg in den regulären Arbeitsmarkt bahnen („Klebeeffekt“). Zeitarbeitsfirmen nehmen ihnen die Suche ab und fungieren als wichtiges Bindeglied zwischen Arbeitsuchenden und Unternehmen. Wenn du dich mit einer Zeitarbeitsfirma selbstständig machen möchtest, triffst du damit den Nerv der Zeit.

Viele Unternehmen arbeiten gerne mit Zeitarbeitsfirmen zusammen, weil sie dadurch flexibel bleiben. Perioden mit starker Auslastung können gut durch zusätzliche Arbeiternehmer*innen bewältigt werden. Gleichzeitig müssen Arbeitnehmer*innen nicht weiter beschäftigt werden, wenn die Aufträge zurückgehen – das ist für Unternehmen ein großer Vorteil.

Für dich kann die Gründung einer Zeitarbeitsfirma eine berufliche Chance sein. Du sicherst dir lukrative Verdienstmöglichkeiten, wenn deine Dienstleistung von Unternehmen und Arbeitsuchenden in Anspruch genommen wird. Es gibt jedoch einiges zu beachten, wenn du eine Zeitarbeitsfirma gründen und dich selbstständig machen möchtest.

Gründung einer Zeitarbeitsfirma – persönliche Voraussetzungen

Als Voraussetzung solltest du deine persönlichen Stärken kennen. Hast du bereits in einer Zeitarbeitsfirma gearbeitet und hattest dort Berührung mit Personalmanagement? Du solltest dir im ersten Schritt bewusst machen, welche Erfahrungen, welches Wissen und welche Stärken du auf deinem Haben-Konto verbuchen kannst. Mach dir auch klar, welche Fähigkeiten und welches zusätzliche Fachwissen du brauchen wirst, um erfolgreich zu gründen. Wenn du das noch nicht getan hast, solltest du dir fundierte Kenntnisse in folgenden Bereichen aneignen: Buchführung, Büroorganisation, Kostenrechnung, Mitarbeiter*innenführung, Vertrieb, Bewerber*innensuche, Akquise, Administration und Unternehmensführung. Wenn du dieses Wissen noch nicht in deiner beruflichen Tätigkeit erworben hast, könntest du zukünftig entsprechende Kurse besuchen oder Teilbereiche an Angestellte oder Dienstleistungsunternehmen abgeben.

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Zuverlässigkeit bescheinigen

Zu den Voraussetzungen für die Gründung einer Zeitarbeitsfirma gehört, dass Gründer*innen zuverlässig sind. Dies muss durch verschiedene Dokumente ausgewiesen werden können. So musst du beispielsweise ein polizeiliches Führungszeugnis und einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister vorlegen.

Arbeitnehmerüberlassung beantragen

Als Gründer*in einer Zeitarbeitsfirma musst du bei der Bundesagentur für Arbeit die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung beantragen. Hier gibt es zwei Arten: die unbefristete und die befristete Erlaubnis. Die Gebühren belaufen sich jeweils auf 2.500 EUR (unbefristet) bzw. 1000 EUR (befristet). Einsteiger*innen in die Zeitarbeitsbranche steht allerdings nur die befristete Variante zur Verfügung. Diese muss jedes Jahr neu erteilt und bezahlt werden. Achte darauf, dass du spätestens 3 Monate vor Ablauf des Jahres deinen Antrag auf Verlängerung stellst.

Die unbefristete Genehmigung erhält nur, wer schon 3 Jahre im Verleihen von Arbeitnehmer*innen aktiv war. Dieses Privileg erlischt, sobald Unternehmer*innen 3 Jahre nicht aktiv waren.

Ein Problem, vor dem viele Gründer*innen einer Zeitarbeitsfirma stehen: Sie dürfen ihre Geschäfte erst aufnehmen, nachdem ihnen die Arbeitnehmerüberlassung erteilt wurde, sollen jedoch bereits einen Eintrag in das Handelsregister vorweisen, wenn sie den Antrag bei der Arbeitsagentur stellen.

Erfahrungen aus der Praxis

Eine ähnliche Situation hat auch Wiebke Abel erlebt, als sie sich vor einigen Jahren mit ihrer Zeitarbeitsfirma AWA-Medical, die sich speziell an medizinische Fachkräfte richtet, selbstständig gemacht hat. Sie konnte den Antrag auf die Erlaubnis bei der Arbeitsagentur erst stellen, nachdem sie das Startkapital zusammen hatte. „Gleich nach der Zusage von der Bank haben wir den Antrag gestellt,“ erzählt sie kopfschüttelnd. „Aber es hat fast zwölf Wochen gedauert, bis er bewilligt wurde. Drei Monate, in denen wir nur abwarten konnten. Und in denen unsere Bank zappelig wurde, weil wir das bewilligte Geld nicht abgerufen haben.“ Um dir solchen Ärger bei deiner Gründung zu ersparen, solltest du dich rechtzeitig mit der Bundesagentur für Arbeit in Verbindung setzen und Verzögerungen einplanen.

Wie du an diesem Beispiel siehst, bedarf es einiger Unterlagen und Vorbereitungen, bis du die Arbeitnehmerüberlassung erfolgreich beantragen kannst. Sie ist so ziemlich der letzte Schritt bei der Gründung einer Zeitarbeitsfirma.

Unbedenklichkeitsbescheinigung einholen

Zusätzlich sollten Gründer*innen eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt besitzen. Diese nutzt die Bundesagentur für Arbeit, um zu prüfen, ob Antragsteller*innen zuverlässig genug sind, um im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung gewerbsmäßig tätig werden zu können. Sprechen die Ergebnisse der Prüfung nicht für eine ausreichende Zuverlässigkeit, kann die Erlaubnis auf Gründung einer Zeitarbeitsfirma verwehrt werden.

Entleihvorschriften beachten

Grundsätzlich gibt es bestimmte Vorschriften, welche bei der Leihe von Arbeitnehmer*innen zu beachten sind. Dafür haben wir eine kurze Auflistung mit den wichtigsten Informationen für dich:

  • Entleihende Unternehmen müssen das Start- und Enddatum der Vermittlung der zuständigen Krankenversicherung melden. Die erforderlichen Angaben zu den Arbeitnehmer*innen werden vom Zeitarbeitsunternehmen erbracht.
  • Werden Arbeitnehmer*innen verliehen, so muss das Vertragsverhältnis als Arbeitnehmerüberlassungsvertrag deutlich gemacht werden.
  • Die Überlassungsdauer darf die maximale Zeit von 18 Monaten nicht überschreiten. (Ausnahme: In tarifvertraglich geregelten Branchen).
  • Equal Pay: In den ersten 9 Monaten darf das entleihende Unternehmen vom üblichen internen Gehalt abweichen. Danach muss das Gehalt an die Unternehmensstandards angepasst werden.
  • Das Zeitarbeitsunternehmen ist verpflichtet, für das Gehalt und die Sozialabgaben seiner Arbeitnehmer*innen aufzukommen. Das geschieht unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer einen gewissen Zeitraum nicht vermittelt werden kann.
  • Das Einsatzgebiet von Arbeitnehmer*innen ist auf EU-/EWR-Staaten begrenzt.

(Quelle: Branchenbrief "Zeitarbeitsunternehmen" Berliner Volksbank)

Sichere Planung mit dem Businessplan

In deinem Businessplan legst du deine Geschäftsidee dar und beschreibst unter anderem, was deine Marktanalyse ergeben hat, wie du zu deinem Alleinstellungsmerkmal gekommen bist und wie du deine Zielgruppe erreichen willst.

Angebot

Überlege dir, wie deine Zeitarbeitsfirma sowohl für Arbeitnehmer*innen als auch Unternehmen attraktiv wird. Was ist dein Alleinstellungsmerkmal? Als Selbstständige*r musst du darauf achten, kostendeckend zu arbeiten. Über den Preis regelt sich bei Zeitarbeitsfirmen zwar vieles, für dich muss die Kostendeckung aber stets gegeben sein.

Expertentipp

Häufig haben Zeitarbeitsfirmen das Problem, unseriös zu wirken. Demnach solltest du dir Signale überlegen, den zukünftigen Mitarbeiter*innen vor Augen zu führen, dass es sich um ein vertrauenswürdiges Unternehmen handelt. Dafür könnten aktuelle und ehemalige Beschäftigte interviewt und nach ihrer Zufriedenheit befragt werden. Auch die Zahlung von Fort- bzw. Weiterbildungen kann Vertrauen schaffen und den Arbeitsplatz attraktiver gestalten.

Marketing B2C und B2B

Um zu garantieren, dass sowohl Arbeitnehmer*innen als auch Arbeitgeber*innen Interesse an deinem Angebot haben, ist eine zweiseitige Marketingstrategie zu empfehlen.
Arbeitnehmer*innen solltest du zeigen, warum es sich für sie lohnt, über dein Unternehmen angestellt zu werden. Themen, die dafür gut funktionieren können, sind z.B.:

  •     Leichterer Eintritt in die Wunschbranche
  •     Bezahlung nach Tarifvertrag
  •     Möglichkeit der beruflichen Umorientierung

Arbeitgeber*innen, an die du Mitarbeiter*innen verleihen möchtest, legen Wert auf andere Aspekte. Das muss sich in ihrer Ansprache widerspiegeln. Mögliche Themen wären z.B.:

  •     Kein eigener Aufwand bei der Rekrutierung
  •     Flexible Anstellungsverhältnisse (z.B. saisonale Fachkräfte)
  •     Gut planbarer, finanzieller Aufwand durch zeitlich begrenzten Vertrag

Diese Beispiele dienen nur der Inspiration. Es gibt diverse Aspekte, mit denen man sowohl Arbeitnehmer*innen als auch Arbeitgeber*innen in die eigene Zeitarbeitsfirma locken kann.
Allerdings gibt es für dich als Gründer*in eine letzte Herausforderung im Marketing. Wie stellst du sicher, dass die richtige Werbung von der richtigen Zielgruppe gesehen wird? Natürlich kannst du das durch die Wahl des Werbemittels ein wenig steuern. Eine Garantie, dass immer alles dort ankommt, wo es soll, gibt es allerdings nicht. Der beste Weg ist eine Marketingstrategie, die sowohl für Arbeitnehmer*innen als auch für Arbeitgeber*innen funktioniert. Die Vorteile für beide Gruppen können so auf einer Anzeige auftauchen und mit einem Synergie-Claim verschmolzen werden. So findet sich jeder in deinen Anzeigen wieder.

Markt analysieren und sich positionieren

Deine jetzt anstehende Marktanalyse sollte den Markt aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Gibt es genug Unternehmen, die deine Dienstleistungen in Anspruch nehmen könnten? Gibt es bereits Zeitarbeitsfirmen an deinem gewünschten Standort? Erstelle dir eine Liste mit möglichen Kund*innen und Mitarbeiter*innen und halte deren Kontaktdaten fest.

Wenn es Konkurrenz gibt, dann solltest du recherchieren, auf welche Art Arbeitnehmer*innen sich diese spezialisiert haben – z.B. medizinisches Fachpersonal wie in unserem Beispiel beschrieben. Es kann sinnvoll sein, dass du dir dann einen anderen Bewerber*innenmarkt aussuchst.

Ist die Konkurrenz beispielsweise auf Hilfsarbeiter*innen in einer Branche spezialisiert, könnte deine Nische die Arbeit mit Fachkräften sein. Prüfe genau, welche Mitarbeiter*innen gesucht und am jeweiligen Standort gebraucht werden. Und dann prüfe, ob du solche Beschäftigten finden kannst. Mit deiner Spezialisierung kannst du dich am Markt gut positionieren.

Mitarbeiter*innen verleihen

Mit einer Zeitarbeitsfirma kommt viel Organisation auf dich zu. Du bist das Bindeglied zwischen Unternehmen und Mitarbeiter*innen. Läuft etwas nicht wie gewünscht, bist du Ansprechpartner*in für beide Seiten. Es kann eine Herausforderung sein, sowohl dem Unternehmen als auch den Beschäftigten gerecht zu werden. Da die Mitarbeiter bei dir und nicht bei dem jeweiligen Unternehmen angestellt sind, übernimmst du auch die Bewilligung des Urlaubs, das Auszahlen der Löhne und die Bearbeitung von Krankenscheinen.

Auch solltest du unbedingt beachten, dass es eine maximale Verleihdauer für Mitarbeiter*innen beim gleichen Arbeitnehmer gibt. Ist keine eigene Regelung im Tarifvertrag enthalten, beträgt diese maximale Verleihdauer 18 Monate. Selbst wenn Mitarbeiter*innen von einer anderen Zeitarbeitsfirma zu dir wechseln, wird die bisherige Verleihdauer mitgerechnet.

Kunde, Arbeitnehmer*innen und Zeitarbeitsfirma bilden zusammen einen Kreis.

Cleverer Standort

Dein Standort hängt stark von deinem Geschäftsmodell ab. Spezialisierst du dich zum Beispiel auf eine bestimmte Branche, macht es Sinn, die Nähe möglicher Kundenunternehmen zu suchen. Eine gut erreichbare Präsenz in relativer Nachbarschaft sorgt dafür, dass deine Zeitarbeitsfirma im Kopf möglicher Kundschaft bleibt. Diesen Vorteil musst du natürlich mit anderen Faktoren wie Miete zusammenbringen.

Passende Rechtsform

Alle denkbaren Rechtsformen für deine Zeitarbeitsfirma haben Vor- und Nachteile, die du abwägen solltest, bevor du dich entscheidest. Die beiden finanziellen Hauptkriterien sind Haftung und Kosten.

Die Haftung ist je nach Rechtsform entweder auf dein privates Vermögen oder auf das Vermögen deines Unternehmens beschränkt. Kapitalgesellschaften wie die GmbH und die UG beschränken deine Haftung zum Beispiel auf das Unternehmensvermögen. Personengesellschaften wie die GbR und die OHG riskieren hingegen neben dem Unternehmensvermögen auch dein privates Vermögen. Auch wenn die Wahl hier einfach scheint, musst du bedenken, dass Unternehmen mit privater Haftung ein höheres Ansehen genießen. Geldgeber*innen erwarten von Gründer*innen, die auch ihr privates Vermögen einsetzen, ein höheres Maß an Einsatz.

Als Betreiber*in einer Zeitarbeitsfirma ist die Arbeitskraft deiner Mitarbeiter*innen dein Produkt. DU verleihst diese Arbeitskraft an andere Unternehmen. Die Mitarbeiter*innen sind aber trotzdem bei dir angestellt.

Welche Kosten sind mit der Gründung einer Zeitarbeitsfirma verbunden?

Generell wird unterschieden zwischen einmaligen Kosten und laufenden Kosten. Einmalige Kosten fallen direkt mit der Gründung an. Zu den sogenannten Gründungskosten gehören unter anderem Kosten für die Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit, Kosten für das Notarbüro, die Gewerbeanmeldung, die Eintragung ins Handelsregister, Kosten für Bescheinigungen, die du vorlegen musst, um die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung zu erhalten, und eventuell Kosten für eine Beratung.

Die Kosten für die eigentliche Unternehmensgründung sind je nach Rechtsform vernachlässigbar bis hoch. So musst du bei der GmbH zwar nur die normalen Kosten für Notarbüro und Handelsregister tragen, aber auch eine Stammeinlage von 25.000 EUR nachweisen. Prüfe also, was finanziell auf dich zukommt, bevor du dich für deine Rechtsform entscheidest. Weitere einmalige Kosten können mit dem Einrichten eines Büros, einer Webseite sowie dem Entwerfen eines Logos für Visitenkarten, Flyer und deines Auftrittes im Internet auf dich zukommen.

Mit regelmäßigen Kosten musst du ebenfalls rechnen. Dazu gehören unter anderem die Aufwendungen für Büromiete, Nebenkosten, Telefon, Post und Internet, Versicherungen, Fahrzeuge, Löhne und Gehälter für deine Mitarbeiter*innen sowie die Zahlung deines eigenen Gehalts. Eventuell kommen noch Kosten für ein Steuerberaterbüro und andere Dienstleistungen wie das Putzen deiner Büroräume hinzu. Eine Reserve für unvorhergesehene Ausgaben solltest du ebenfalls einplanen.

Lukratives Ertragsmodell

Als Betreiber*in einer Zeitarbeitsfirma ist die Arbeitskraft deiner Mitarbeiter*innen dein Produkt. DU verleihst diese Arbeitskraft an andere Unternehmen. Die Mitarbeiter*innen sind aber trotzdem bei dir angestellt.

Bei der Berechnung deiner Preise musst du ein Gleichgewicht erreichen. Zum einen sollen deine Preise mögliche Kundschaft nicht verschrecken. Zum anderen solltest du genug Marge planen, um sowohl deine Kosten zu decken, als auch Gewinn zu machen.

Schlagkräftiger Finanzplan

Besonders interessant für deine Geldgeber*innen ist dein Finanzplan, mit dessen Hilfe du deine Umsätze planst und sie deinen Kosten gegenüberstellst. Aus deinem Finanzplan geht hervor, ab wann deine junge Zeitarbeitsfirma Gewinne abwirft, wie hoch diese sein werden und wie viel Geld du brauchst, um die Zeit bis dahin zu überbrücken.

Die Liquiditätsplanung ist besonders wichtig, wenn du eine Zeitarbeitsfirma gründen willst. Sie zeigt, wie sich dein Kontostand in den ersten drei Jahren nach der Gründung entwickelt. Du solltest stets „flüssig“ sein. Wiebke Abel hat wesentliche Dinge gelernt, als sie im Vorfeld ihrer Gründung über der Liquiditätsplanung saß: „Wir hatten anfangs nicht bedacht, dass die Liquidität im zweiten Geschäftsjahr trotz – oder besser gesagt gerade wegen – einer positiven Unternehmensentwicklung in den Keller geht: Sobald die erste Steuererklärung beim Finanzamt landet, steht unter Umständen eine erhebliche Nachzahlung der Ertragssteuer für das erste Geschäftsjahr an und gleichzeitig eine Anpassung der steuerlichen Veranlagung nach oben.“ Zum Glück hat sie ihre Finanzen gründlich geplant, sodass sie auf den Liquiditätseinbruch vorbereitet war und ausreichend Reserven bildete.

Erfahrungen aus der Praxis

Die Liquiditätsplanung ist besonders wichtig, wenn du eine Zeitarbeitsfirma gründen willst. Sie zeigt, wie sich dein Kontostand in den ersten drei Jahren nach der Gründung entwickelt. Du solltest stets „flüssig“ sein. Wiebke Abel hat wesentliche Dinge gelernt, als sie im Vorfeld ihrer Gründung über der Liquiditätsplanung saß: „Wir hatten anfangs nicht bedacht, dass die Liquidität im zweiten Geschäftsjahr trotz – oder besser gesagt gerade wegen – einer positiven Unternehmensentwicklung in den Keller geht: Sobald die erste Steuererklärung beim Finanzamt landet, steht unter Umständen eine erhebliche Nachzahlung der Ertragssteuer für das erste Geschäftsjahr an und gleichzeitig eine Anpassung der steuerlichen Veranlagung nach oben.“ Zum Glück hat sie ihre Finanzen gründlich geplant, sodass sie auf den Liquiditätseinbruch vorbereitet war und ausreichend Reserven bildete.

Gründen Schritt für Schritt

Um eine Zeitarbeitsfirma gründen zu können brauchst du die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung. Damit du diese beantragen kannst, brauchst du eine Reihe von Dokumenten und Nachweisen:

  • Handelsregistereintrag
  • Gewerbeanmeldung und Gesellschaftervertrag (nur wenn kein Handelsregistereintrag vorhanden ist)
  • Führungszeugnis
  • Unbedenklichkeitsbescheinigung
  • Bescheinigung der Berufsgenossenschaft
  • Bescheinigungen der Krankenkassen
  • Bonitätsnachweise über 10.000 EUR (min. 2000 EUR pro geplanter Leiharbeitskraft)
  • Muster eines Leiharbeitsvertrages
  • Muster eines Überlassungsvertrages

Den Antrag als PDF-Dokument findest du hier auf der Seite der Bundesagentur für Arbeit.

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bhp