Betriebsnummer

Wofür ist sie notwendig und wie bekommst du sie?

Betriebsnummer? Wozu ist die nun wieder notwendig? Musst du eine beantragen, wenn du ein Gewerbe anmeldest? Hier erfährst du, was die Betriebsnummer genau ist und wann du sie beantragen musst.

Was ist die Betriebsnummer?

Die Betriebsnummer ist ein sogenanntes Ordnungsmerkmal beziehungsweise eine Kennziffer, die für die Datenübertragung zwischen Unternehmen und den Sozialversicherungen verwendet wird. Sie ist dann erforderlich, wenn du Personal einstellen möchtest. Mithilfe der Betriebsnummer erfolgt die Anmeldung deiner Mitarbeiter*innen bei den Sozialversicherungen, also den gesetzlichen Kranken-, Renten- und Unfallversicherungen. An die führst du die Sozialkosten der Personalkosten ab.

Die Betriebsnummer ist das eindeutige Identifikationsmerkmal für den Beschäftigungsbetrieb und bezieht sich nicht auf einzelne Personen oder Personengruppen. Behördlich formuliert ist ein Beschäftigungsbetrieb eine nach Gemeindegrenzen und Wirtschaftszweig abgegrenzte Einheit, in der Beschäftigte tätig sind. Diese Einheit kannst auch du als Selbstständige*r sein, wenn du mindestens eine Person angestellt hast. Dazu gehören auch Minijobber*innen. Honororakräfte, also andere Selbstständige, die dir ihre Arbeit in Rechnung stellen, gehören nicht dazu. Wie bei allen Meldungen zur Sozialversicherung, drohen auch bei der Betriebsnummer Bußgelder bei falschen oder fehlenden Angaben (§ 111 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a SGB IV). 

Zusätzlich zur Datenübertragung dient die Betriebsnummer auch statistischen Zwecken, denn mit ihr werden die Beschäftigten eines Betriebes einer Region und einer Wirtschaftsklasse zugeordnet. Die Bundesagentur für Arbeit nutzt diese Daten für die Beschäftigungsstatistik, die für Wirtschaft und Politik eine wichtige Informationsquelle im Hinblick auf die Beschäftigungsentwicklung in Deutschland ist. 

Wo und wie du die Betriebsnummer beantragst

Die Betriebsnummer beantragst du beim Betriebsnummern-Service (BNS) der Bundesagentur für Arbeit. Gemäß der gesetzlichen Verpflichtung muss das elektronisch erfolgen – über die Internetseite des BNS. Folgende Informationen sind für die Anmeldung erforderlich:

  • Name und Anschrift deines Betriebs. Das muss der Beschäftigungsort sein. Gegebenenfalls eine zusätzliche Postanschrift angeben, falls die Post an diese verschickt werden soll.
  • Ansprechperson, die bei dir für Personalfragen/Abrechnung zuständig ist. Das kann beispielsweise auch jemand in deinem Steuerbüro sein.
  • Telefonnummer (möglichst mit Durchwahl).
  • Branchenschwerpunkt. Den wählst du durch ein Dropdown-Menü in mehreren Schritten aus. Wichtig: Es geht um den Branchenschwerpunkt deines Betriebs, nicht um die spezifischen Tätigkeiten von Mitarbeiter*innen.

Tipp: Die Betriebsnummer erhältst du zwar umgehend, doch sofort loslegen kannst du damit nicht. Die Minijob-Zentrale rät: „Wir empfehlen allen Arbeitgebern, drei Arbeitstage zu warten, bis Sie Ihre erste Meldung zur Sozialversicherung übermitteln. So lange dauert es etwa, bis Ihre neu vergebene Betriebsnummer bei den deutschen Sozialversicherungsträgern bekannt ist.“

Beachte diesen Zeitraum, sonst riskierst du nervige Rückfragen und unnötige Verzögerungen.

Wer kann die Betriebsnummer beantragen?

Die Betriebsnummer kannst du selbst oder eine vertretungsberechtigte Person, etwa dein*e Steuerberater*in, beantragen.

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Änderungsmitteilungen

Ändern sich deine Betriebsdaten, musst du das dem Betriebsnummern-Service unverzüglich mitteilen. Relevante Änderungen sind:

  • Name und Rechtsform des Beschäftigungsbetriebs
  • Anschrift des Betriebs
  • Zustellfähige Postadresse, falls diese vom Betrieb abweicht
  • Ansprechperson mit Telefonnummer
  • Wirtschaftliche Tätigkeit
  • Dauerhafte Beendigung beziehungsweise Stilllegung des Betriebs

Diese Änderungen kannst du mittels des Datensatzes Betriebsdatenpflege (DSBD) übermitteln, und zwar über deine Gehaltsabrechnungssoftware, beziehungsweise deine*n Steuerberater*in. Änderungsmitteilungen per Brief, Fax, Telefon oder E-Mail sind nicht möglich.

Nahaufnahme von Händen, die ein Papier unterschreiben

Ausnahmen: Weitere Vergabeverfahren

Es gibt Ausnahmen bei der Vergabe von Betriebsnummern: 

  • Knappschaftliche Betriebe (Bergbau, Gewinnung von Mineralien) erhalten die Betriebsnummer von der „Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See“ (KBS)
  • Seefahrts- und Fischereibetriebe erhalten ihre Betriebsnummer ebenfalls von der KBS
  • Der Vollständigkeit halber sei auch das Haushaltscheck-Verfahren genannt. Das ist für dich als Existenzgründer*in nicht relevant, da es nur Privatpersonen betrifft, die eine Haushaltshilfe auf Minijob-Basis beschäftigen. Sie melden diese über das Haushaltscheck-Formular an und erhalten automatisch eine Betriebsnummer.

Was ist nach der Beantragung der Betriebsnummer noch zu beachten?

Wenn du Mitarbeiter*innen in einer Zweigstelle mit einer anderen wirtschaftlichen Ausrichtung innerhalb derselben Gemeinde beschäftigst, gilt die Zweigstelle als eigenständiger Beschäftigungsbetrieb, der eine eigene Betriebsnummer benötigt. Das gilt auch, wenn du eine Zweigstelle außerhalb der Gemeindegrenze des Hauptsitzes eröffnest, selbst wenn die wirtschaftliche Ausrichtung identisch ist.

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Aufbau der Betriebsnummer

Die Betriebsnummer ist eine achtstellige Zahl. Die ersten drei Stellen enthalten die Schlüsselnummer der für die Vergabe der Betriebsnummer zuständigen örtlichen Arbeitsagentur. Die folgenden vier Stellen kennzeichnen den Betrieb, dem die Betriebsnummer zugeteilt wurde. Sie dienen der Identifikation im Rahmen des Melde- und Beitragseinzugsverfahrens der Sozialversicherung. Die letzte Stelle enthält die Prüfziffer, die aus den vorherigen Ziffern ermittelt wird. Die Prüfziffer verhindert Eingabefehler, denn wenn sie oder eine der vorherigen Ziffern falsch eingegeben werden, erhält man automatisch eine Fehlermeldung.

Fazit

Klar, die Betriebsnummer ist eine weitere behördliche Notwendigkeit und ein Thema, dem du dich vermutlich nur mit wenig Begeisterung widmest. Aber sie ist notwendig, zügig beantragt und vereinfacht die Anmeldung von Mitarbeiter*innen bei den Sozialversicherungen. Also baue erst gar keinen Widerwillen auf, sondern klick dich durch das Onlineformular. Das geht schnell und ermöglicht dir, im Rahmen deiner Gründung Mitarbeiter*innen zu beschäftigten. Bist du soloselbstständig ohne Pläne für zusätzliches Personal, kannst du allerdings darauf verzichten.

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bhp