Online gründen

Du bist bereit, dein Unternehmen zu gründen? Idee, Geschäftsmodell, Team und Businessplan stehen? Dann kannst du jetzt loslegen! Während du früher noch von einem Amt zum nächsten rennen musstest, lassen sich viele Gründungsschritte inzwischen online erledigen. Sogar die notarielle Beglaubigung kannst du im Internet erledigen – dein Unternehmen also ganz offiziell online gründen. Wir zeigen dir in diesem Artikel, was du alles digital machen kannst und wo doch noch der Postweg oder persönliche Termine an der Tagesordnung sind. Mit der Gründerplattform-App und unserer praktischen Schritt-für-Schritt-Anleitung wird das Gründen denkbar einfach! 

Im Grunde kannst du Unternehmen jeder Rechtsform online gründen. Seit Kurzem auch eine GmbH oder UG. Wenn du und deine Mitgesellschafter*innen nicht am selben Ort wohnen, ist es ein ziemlicher Aufwand für euch, alle zu einem Termin bei dem*der Notar*in eurer Wahl zu erscheinen. Dank des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) ist es seit August 2022 möglich, eine GmbH oder UG online zu gründen! Diese beiden Rechtsformen sind zum notariellen Online-Verfahren zugelassen. Außerdem kannst du Folgendes übers Internet erledigen: 

• einstimmige Gesellschafterbeschlüsse deiner GmbH oder UG – also zum Beispiel Satzungsänderungen oder Kapitalmaßnahmen 
• die Anmeldung zum Handelsregister 
• Anmeldungen zum Vereinsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister

Um eine GmbH oder eine UG online gründen zu können, musst du dich bei der Bundesnotarkammer registrieren. Über deren Plattform kannst du dann direkt loslegen. Alles, was du dazu benötigst, sind: 

• ein Personalausweis mit eID-Funktion (die hat inzwischen jeder Personalausweis, aber du musst die Onlinenutzung vorher freischalten) 
• ein Smartphone mit NFC-Technologie 
• einen Computer oder ein sonstiges Gerät mit Webcam und Mikrofon 
• einen stabilen Internetzugang 

Das gilt natürlich für alle Gesellschafter*innen der UG oder GmbH! Auch sie müssen sich anmelden und ihr werdet aufgefordert, euch mit eurer eID auszuweisen. Anschließend könnt ihr Dokumente hochladen, euer Anliegen beschreiben und aus zahlreichen Notar*innen, die passend zu euren Angaben vorgeschlagen werden, eine Person auswählen.

Dein Unternehmen online zu gründen, kostet ebenso viel wie ein herkömmliches Notariatsverfahren. Wie viel genau ihr zahlen müsst, hängt vom Stammkapital und den zusätzlichen Aufwendungen ab, die von dem*der Notar*in noch erledigt werden – zum Beispiel Unterstützung beim Aufsetzen des Gesellschaftervertrags oder Ähnliches.  

Beachte jedoch: Im Online-Portal kannst du für den jeweiligen Vorgang mit nur einem Klick den*die Notar*in wechseln. Habt ihr schon mit der Zusammenarbeit begonnen, kann es sein, dass bereits Kosten angefallen sind, auch wenn du die eigentliche Gründung doch lieber bei einer anderen Kanzlei durchführen möchtest. Mach den Wechsel also nur, wenn du dir sicher bist, dass noch keine Kosten angefallen sind, oder du bereit bist, sie zu tragen. 

Dein Unternehmen bei der Bundesnotarkammer online zu gründen, ist sicher, und das Online-Verfahren erfüllt alle gesetzlichen Erfordernisse. Du verifizierst dich mit deinem Personalausweis, sodass deine Identität zweifelsfrei bestätigt werden kann. Auch die Videokonferenzen für Beratung und Beurkundung mit dem*der Notar*in werden über das Notariatsportal durchgeführt. Hier musst du dich erneut mit deiner eID und identifizieren. Dein*e Notar*in erhält dein digital gespeichertes Passbild und kann es mit deinem Gesicht abgleichen. Trotz aller Sicherheitsmaßnahmen besteht immer ein gewisses Restrisiko, wie bei allen digitalen Verfahren. Falls du dir unsicher bist, kannst du deine Gründung natürlich nach wie vor auch klassisch vor Ort erledigen. 

Grundsätzlich läuft der Termin bei dem*der Notar*in online genauso ab wie in der Kanzlei. Nur das „Drumherum“ ist ein bisschen anders: Du musst dich vorab im notariellen Online-Portal registrieren und verifizieren. Dokumente wie den Gesellschaftervertrag oder die Satzung schickst du in digitaler Form ans Notariat. Und der Termin findet als Videokonferenz statt. Dazu gehört auch, dass ihr die Dokumente virtuell unterzeichnet. Die digitale Signatur ist aber genauso gültig wie eine echte Unterschrift. 

Hast du alle nötigen Dokumente für die Gründung und notarielle Beglaubigung deines Unternehmens beisammen, gehst du auf die Seite der Bundesnotarkammer und startest das Online-Verfahren. Folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung unterstützt dich dabei: 

1. Wähle zuerst das passende Verfahren aus – in unserem Fall die Gründung einer GmbH oder UG. 
2. Lege einen Account an und gib deine persönlichen Daten ein. 
3. Lade dir die „Notar-App“ herunter. 
4. Scanne mit der App den QR-Code von der Website. Jetzt kannst du dich verifizieren, indem du deinen Personalausweis per NFC von der App auslesen lässt. Du musst dazu die PIN für deine eID kennen, die du vom Bürgeramt bekommen hast. Sobald du dich verifiziert hast, erhältst du dein Signaturzertifikat. 
5. Gib nun alle erforderlichen Daten zu deinem Unternehmen an und lade ggf. Dokumente hoch. Du kannst jetzt auch weitere Beteiligte zum Vorgang einladen. 
6. Als Nächstes wählst du eine*n Notar*in. Falls du schon eine Person im Blick hast, kannst du diese über die Suchfunktion finden. Ansonsten werden dir zum Vorgang passende Notar*innen am zuständigen Ort angezeigt. 
7. Dein*e Notar*in wird dich kontaktieren, eventuelle Rückfragen klären und dir einen Termin für die Videokonferenz anbieten. 
8. Verifiziere dich vor der Videokonferenz erneut über die Notar-App, um beitreten zu können. 
9. Der*die Notar*in berät dich und bespricht mit dir alles Notwendige für die Beglaubigung. 
10. Nach dem Gespräch müssen alle Beteiligten die jeweiligen Dokumente unterzeichnen. Die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur bestätigst du mit einer TAN, die auf dein Smartphone gesendet wird.  
11. Sobald alle, inklusive Notar*in, die Dokumente signiert haben, ist die Beurkundung vollständig. Die Urkunde wird anschließend auf elektronischem Wege an das zuständige Registergericht versendet. 
12. Dein Unternehmen wird ins Handelsregister eingetragen. Du erhältst dann eine Benachrichtigung auf dein Smartphone. Und fertig ist die Onlinegründung! 

Das notarielle Online-Verfahren ist noch relativ neu. Viele Notar*innen haben es bisher nicht ausprobiert. Grundsätzlich sind sie zwar alle dazu verpflichtet, virtuelle Dienstleistungen anzubieten, sofern die entsprechende Infrastruktur vorhanden ist. Dennoch wird es noch eine Weile dauern, bis sich alle damit vertraut gemacht haben. Falls du also lange über das Online-Portal keine Rückmeldung erhältst, kontaktiere den*die Notar*in deiner Wahl am besten telefonisch oder per E-Mail und frage nach, ob ein Online-Verfahren möglich ist. Manchmal geht es so doch noch schneller. 

Können alle Gründungs-Formalitäten Online erledigt werden?

Grundsätzlich ja: Eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) wird mit dem Abschluss eines Gesellschaftsvertrages (Satzung) gegründet, der notariell beurkundet werden muss. Diese Beurkundung und die im Zusammenhang mit der Gründung gefassten Gesellschafterbeschlüsse können im notariellen Online-Verfahren durchgeführt werden.

Für darauf folgende beurkundungsbedürftige Maßnahmen, die nicht im Zusammenhang mit der Gründung stehen, beispielsweise eine Satzungsänderung oder die Veräußerung von Geschäftsanteilen, steht das Online-Verfahren nicht zur Verfügung. Diese Beurkundungen kannst du nur in einem Anwesenheitstermin beim deinem Notariat erledigen.

Das notarielle Online-Verfahren ist zwar ein essenzieller, aber längst nicht der einzige Schritt deiner Gründung, den du online gehen kannst. Von der Planung bis zur Buchhaltung stehen dir digitale Tools zur Seite – auch von der Gründerplattform! 

Du möchtest online gründen, aber dir fehlt noch die zündende Idee? Bei der Gründerplattform kannst du dich von erfolgreichen Gründer*innen inspirieren lassen und findest zahlreiche Artikel über verschiedene Geschäftsideen und Unternehmensformen. Wenn ihr im Team gründet, können kollaborative Tools wie Miro beim Brainstormen hilfreich sein. Wollt ihr Aufgaben und To-dos verteilen, sodass alle den Überblick behalten, eignen sich zum Beispiel Notion, Trello oder Asana. Speziell auf die Aspekte einer Gründung ausgerichtet ist die Geschäftsmodell-Canvas der Gründerplattform. Diese Vorlage bietet euch die Möglichkeit, Gedanken und Ideen zu sortieren, um daraus euer finales Geschäftsmodell zu entwickeln!  

Steht dein Geschäftsmodell, brauchst du noch einen Businessplan – vor allem, wenn du eine Finanzierung von der Bank benötigst oder Förderungen beantragen möchtest. Mit unserem Businessplan-Tool gelingt das viel einfacher als ohne Vorlage. Es ist bereits in die verschiedenen Abschnitte unterteilt, die ein Businessplan enthalten sollte. Außerdem bieten wir dir Hilfestellung durch Leitfragen oder Videos. Bist du fertig, zeigt dir die praktische Prüffunktion, an welchen Stellen noch Verbesserungsbedarf besteht und was du schon richtig gut gemacht hast. Zudem kannst du mit deinen Gründungsmitgliedern zusammen an dem Dokument arbeiten, da ja alles online gespeichert ist. 

Neben dem Businessplan brauchst du je nach Rechtsform noch weitere Dokumente für deine Gründung. Willst du eine GmbH oder UG online gründen, ist ein Gesellschaftsvertrag erforderlich. Als gemeinnütziges Unternehmen benötigst du eine Satzung. Beim Erstellen dieser Dokumente kannst du dich notariell unterstützen lassen. Das bedeutet natürlich Mehrkosten. Auf der Gründerplattform findest du jetzt auch ein Tool zum Erstellen rechtssicherer Verträge. Die Vorlagen ermöglichen es dir, selbst ohne Vorwissen die richtigen Bausteine für deinen Gesellschaftsvertrag oder deine Satzung zu finden. Auch Arbeitsverträge kannst du erstellen. 

Planst du, deine UG oder GmbH online zu gründen, brauchst du ein Geschäftskonto, auf das du dein Stammkapital einzahlst und mit dem du künftig deine Unternehmensgeschäfte tätigst. Auch hier hast du die Möglichkeit, dir eine Onlinebank zu suchen, statt einer Filialbank. Häufig sind Onlinekonten günstiger und lassen sich einfacher online verwalten. Wofür du dich entscheiden solltest, hängt aber von der Art deines Unternehmens und den jeweiligen Anforderungen ab. Mehr dazu liest du in unserem Ratgeber darüber, wie du das passende Geschäftskonto findest und eröffnest. 

Sobald dein Unternehmen gegründet ist, musst du es beim Finanzamt steuerlich erfassen lassen. Auch das ist online über das Elster-Portal möglich. Dort angemeldet findest du alle Formulare, die du in Bezug auf Steuern benötigst und dem Finanzamt regelmäßig übermitteln musst. Damit deine Buchhaltung den gesetzlichen Standards entspricht und du Rechnungen GoBD-konform, also den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung entsprechend, speichern kannst, empfiehlt sich ein Online-Buchhaltungstool. Davon gibt es viele verschiedene in unterschiedlichen Preisklassen. Schau einfach, was deiner Unternehmensform am ehesten entspricht! 

Wenn du online gründest, kannst du die Handelsregisteranmeldung direkt von dem*der Notar*in übernehmen lassen. In unserem Vertragstool findest du aber auch eine Vorlage dafür, die du selbst ausfüllen kannst. Zusätzlich zur steuerlichen Erfassung musst du dein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden – das ist ebenfalls online möglich. 

Der formale Teil deiner Gründung ist mit einigem bürokratischem Aufwand verbunden. Es ist wichtig, dass du nichts davon vergisst, damit du bis zum Termin mit dem*der Notar*in alle nötigen Dokumente beisammen hast, dir keine unnötigen Mehrkosten entstehen und du nicht etwa mit dem Finanzamt in Konflikt gerätst.  

Du möchtest stets den Überblick über all diese To-dos behalten? Dann lade dir doch kostenlos unsere Gründerplattform-App herunter! Melde dich einfach mit deinem Gründerplattform-Account an oder registriere dich neu. Dann wählst du dein Gründungsvorhaben aus und bekommst passend dazu genau die Aufgaben ausgespielt, die du zu erledigen hast. Du kannst die jeweiligen Voreinstellungen individuell anpassen, erhältst Tipps und weiterführende Links zu jeder Aufgabe und kannst diese bequem abhaken. Außerdem kannst du dich direkt über die App zu unseren Gründungsevents anmelden, um mehr Unterstützung zu erhalten, oder dich mit anderen Gründer*innen auszutauschen. 

Dein Unternehmen online zu gründen, spart Zeit, Aufwand und eventuelle Reisekosten. Vor allem, wenn ihr ein Team mit unterschiedlichen Standorten seid, lohnt es sich, das notarielle Online-Verfahren auszuprobieren. Auch viele andere Gründungsaufgaben kannst du inzwischen online erledigen. Tools wie die von der Gründerplattform unterstützen dich bei jedem Schritt auf dem Weg zu deinem eigenen Unternehmen. Starte jetzt durch und setze deine Idee in die Tat um!