Personalkosten: Was als Arbeitergeber*in auf dich zukommt

Manche Gründungsideen erfordern direkt zu Beginn ein Team, bei anderen wird die Anstellung von Personal erst im zweiten Schritt wichtig. In beiden Fällen gilt, dass die Beschäftigung von Angestellten Verantwortung bedeutet – und Kosten. Zu letzterem verraten wir dir in den folgenden Absätzen wichtige Grundlagen, die du kennen solltest. Denn auch wenn du dir für die konkrete Buchhaltung bzw. Gehaltsabrechnung professionelle Unterstützung suchst, solltest du die Basics kennen: Welche Arten von Personalkosten gibt es, wie werden diese berechnet und wie kannst du gezielt Personalkosten sparen?

Der Begriff Personalkosten ist ein Sammel- bzw. Oberbegriff und meint alle Ausgaben, die durch die Beschäftigung von Mitarbeiter*innen entstehen. Neben dem reinen Bruttoarbeitsentgelt gibt es viele weitere fixe und variable Posten, verpflichtende Abgaben und Nebenkosten. Im Detail lassen sich Personalkosten wie folgt unterteilen:

Als direkte Personalkosten werden alle Ausgaben bezeichnet, die im direkten Zusammenhang mit der erbrachten Arbeit stehen, also vor allem:

• Gehalt oder Lohn (brutto)
• Sonn- und Feiertagszuschläge
• Boni- und Provisionszahlungen
• Sonstige Neben- und Sachwertbezüge, beispielsweise ein Laptop, Smartphone, Firmenwagen, die bei Anstellung angeschafft werden

Indirekte Personalkosten werden oftmals auch als Lohnnebenkosten zusammengefasst und enthalten alle Ausgaben, die du zusätzlich zu den oben genannten direkten Personalkosten für deine Mitarbeiter*innen tätigst. Zum Beispiel:

• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Beiträge zu Pflichtversicherungen (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)
• Beiträge zur Berufsgenossenschaft
• Umlagen zur Entgeltfortzahlung, beispielsweise zur Finanzierung von Ausgleichszahlungen für krankheitsbedingte Ausfälle von Arbeitnehmer*innen
• Reisekosten der Mitarbeiter*innen
• Aus-, Fort- und Weiterbildungskosten
• Freiwillige oder tariflich vereinbarte Zusatzleistungen, beispielsweise Zuzahlungen zur Altersvorsorge, Rabatte und Vergünstigungen, usw.
• Ausgaben zur Anmietung, Ausstattung und Betrieb deiner Firma, beispielsweise Möbel, Telefonanlage, Büromaterial, Arbeitskleidung
• Kosten für die Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen

Auf einige, vor allem gesetzlich verpflichtende indirekte Personalkosten und deren Zusammensetzung gehen wir weiter unten noch ausführlicher ein.

Im täglichen Sprachgebrauch werden Gehalt und Lohn oftmals synonym verwendet, genau genommen gibt es hier aber Unterschiede:

Der Lohn richtet sich nämlich klassischerweise nach tatsächlich getaner Arbeit und kann von Woche zu Woche oder Monat zu Monat entsprechend variieren. Je nach Branche wird der zu zahlende Lohn entweder anhand der geleisteten Arbeitsstunden oder nach Akkord, also auf Grundlage einer produzierten Stückzahl, bestimmt. 

Deutlich häufiger ist (zumindest in Deutschland) die Bezahlung per Gehalt zu finden. Dabei wird, unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeit, eine fixe Summe vereinbart, die Arbeitgeber*innen ihren Mitarbeiter*innen bezahlen. Dabei ist es egal, ob Angestellte in einem Monat krank oder im Urlaub gewesen sind, also faktisch weniger gearbeitet haben. Überstunden werden hingegen oftmals auf einem Stundenkonto vermerkt und per Gleitzeitregelungen oder variablen Sonderzahlungen abgegolten. 

Vor allem für die korrekte Buchhaltung stellt sich oftmals auch die Frage nach fixen und variablen Personalkosten, die Arbeitgeber*innen buchen müssen. Dabei lassen sich nicht immer alle oben genannte Punkten eindeutig zuordnen, weshalb es auch Mischformen bzw. -kosten gibt. 

Unter fixen Personalkosten versteht man grundsätzlich alle Ausgaben, die unabhängig von der tatsächlichen Auslastung deiner Firma sind und kontinuierlich anfallen. Zum Beispiel:

• Gehälter für dich und fest angestellte Mitarbeiter*innen
• Gesetzliche vorgegebene Pflichtabgaben für Versicherungen, Beiträge zur Berufsgenossenschaft und Umlagen zur Entgeltfortzahlung
• Eventuell auch Urlaubs- und Weihnachtsgeld, sofern dieses erfolgsunabhängig vertraglich fix vereinbart sind
• Büro(kalt)miete
• Ausgaben für Steuerberatung und (Lohn-)Buchhaltung

Alle übrigen Personalkosten gehören zu den variablen Ausgaben, da sie abhängig von der tatsächlichen Auslastung deines Geschäfts und individueller Entscheidungen sind. Also ob und wie häufig du deine Mitarbeiter*innen zu Fortbildungen schickst, wie hoch der tatsächliche Verbrauch von Bürobedarf ist usw. Klassische Fälle von Mischkosten sind beispielsweise Reisekosten – wenn du deinen Mitarbeiter*innen pauschal eine Bahn-Card zur Verfügung stellst, sind das Fixkosten, die im Einzelfall gekauften Fahrkarten variable Ausgaben – oder Ausgaben für Strom und Telefon, wenn es eine fixe Grundgebühr und Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch gibt.

Wie oben bereits erwähnt, gibt es einige Personalkosten, zu deren Zahlung du als Arbeitgeber*in gesetzlich verpflichtet bist. Diese werden als gesetzliche Sozialkosten oder Sozialabgaben zusammengefasst und meinen die Abgaben, die du an verschiedene Versicherungen stellvertretend für deine Mitarbeiter*innen zahlen musst. Neben den gesetzlichen gibt es die freiwilligen (tariflichen und betrieblichen) Sozialabgaben. All diese Kosten werden, wie der Name vermuten lässt, aus sozialen Gründen fällig.

Zu den gesetzlich geregelten Sozialabgaben gehören Beitragszahlungen in die gesetzlichen Sozialversicherungen, zu denen die Kranken- und Pflegeversicherung, die Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und eine gesetzliche Unfallversicherung gehören. Die tatsächlichen Kosten orientieren sich am Bruttogehalt pro Mitarbeiter*in und werden prozentual berechnet. 

Die freiwilligen Sozialabgaben werden auf Basis betrieblicher oder tariflicher Vereinbarungen fällig. Klassische Beispiele sind Zuschüsse zur Altersvorsorge, Fahrtkosten, Urlaube, Aus- und Weiterbildungen aber auch Vergünstigungen beim Mittagessen, Bereitstellung von Kita-Plätzen und -Gutscheinen und Betriebssport-Angebote.

Wusstest du, dass bei vielen Geschäftsideen Personalkosten den größten Teil der Kosten ausmachen? Vor allem im Dienstleistungssektor, also wenn du beispielsweise einen Friseursalon eröffnest, können die Personalkosten bis zu 80 % der Gesamtkosten für deinen Betrieb ausmachen. Umso wichtiger ist es, dass du am besten schon zu Beginn, noch bevor du erste Mitarbeiter*innen einstellst, nachrechnest, welche Personalkosten auf dich als Arbeitgeber*in zukommen. Liste dafür alle direkten und indirekten Personalkosten pro Mitarbeiter*in in einem Jahr auf:

Neben dem Bruttogehalt sind die gesetzlichen Sozialabgaben besonders leicht zu erfassen bzw. zu berechnen, da der Gesetzgeber klare prozentuale Berechnungssätze vorgibt. Für die Krankenversicherung werden aktuell zum Beispiel 14,6 % des Bruttogehalts fällig, wobei du als Arbeitgeber*in nur die Hälfte zahlst und die andere Hälfte vom Mitarbeitenden getragen wird. Für die Rentenversicherung werden ganze 18,6 % angesetzt, für die Pflegeversicherung nur 3,05 %, und für die Arbeitslosenversicherung 2,05 %. In all diesen Fällen teilen sich Arbeitergeber*in und -nehmer*in die Kosten. Lediglich die Unfallversicherung wird alleine von dir als Arbeitgeber*in bezahlt, die tatsächlichen Kosten richten sich hier nach Unfallrisiko.

Gut zu wissen: Der Einfachheit halber wird immer der volle Betrag an die Versicherung bezahlt und jeweils die Hälfte als Arbeitgeberanteil ausgewiesen, die andere Hälfte vom Bruttogehalt des Angestellten abgezogen.

Bei der Auflistung der indirekten, variablen Kosten wird es etwas kniffliger und ungenauer. Kleinteilige, sehr variable Dinge wie Arbeitsmaterialen und Ausgaben für Telefon, Büromiete kannst du weglassen, aber mache dir dafür Gedanken, ob und wie viel Urlaubsgeld, Aus- und Fortbildungskosten und andere freiwillige Sozialleistungen du bieten möchtest. Solange du noch keine Erfahrungswerte hast, ob und wie viele deine Mitarbeiter*innen reisen oder wie häufig sie krank sind, rechne mit pauschalen Durchschnittswerten, die du selbst recherchieren oder bei deiner Buchhaltung erfragen kannst. Vergiss nicht, weitere Personalnebenkosten mitzurechnen, wie die erstmalige Ausstattung mit Arbeitskleidung, beispielsweise in einem Restaurant oder im Baugewerbe. 

Um die Personalkosten grob über den Daumen zu peilen, hat sich außerdem eine Formel etabliert bzw. ein Faktor: Multipliziere dafür das Bruttojahresgehalt mit dem Faktor 1,7 und du weißt ungefähr, was dich ein*e Mitarbeiter*in kosten wird. Stellst du beispielsweise jemanden für ein Jahresgehalt von 40.000 Euro ein, entstehen für dich Personalkosten von 68.000 Euro.

Wenn du nicht nur deine Personalkosten berechnen, sondern diese auch bewerten und ins Verhältnis zu deinem Umsatz setzen möchtest, gibt es einige wichtige Kennzahlen, die du kennen solltest. 

• Personalintensität: Diese Kennzahl gibt Aufschluss über das Verhältnis von Personalkosten und Betriebsleistung – also wie hoch der Anteil der Personalausgaben am Umsatz ist. Dafür teilst du die Personalkosten durch den Umsatz und multiplizierst das Ergebnis mit 100. Manchmal wird der letzte Schritt auch weggelassen, um die Kennzahl „Personalaufwandsquote“ zu erhalten, die ähnlich aussagekräftig ist.
• Personalkosten pro Mitarbeiter*innen: Teile deine kompletten Personalkosten durch die Anzahl deiner Mitarbeiter*innen und du erhältst die Kennzahl „Personalkosten pro Mitarbeiter*in“. Was erst einmal unsinnig klingt, berücksichtigt auch indirekte Personalkosten, die du in deiner Einzelrechnung pro Angestellten nicht mitgerechnet hast und zeigt dir, ob deine Planung und Kalkulation (noch) schlüssig ist. Im Verhältnis dürfen die Kosten pro Mitarbeiter*in die durchschnittliche Produktivität nicht überschreiten.
• Personalkosten pro Stunde: Sofern du eine Zeiterfassung für deine Mitarbeiter*innen hast, kannst du relativ genau nachrechnen, ob und wie teuer eine Stunde eines Angestellten oder eines Bereichs ist und ob kostendeckend gearbeitet wird. Teile dafür die Personalkosten durch die Zahl der (gebuchten) Arbeitsstunden.
• Personalzusatzkostenquote: Mit dieser Zahl kannst du kontrollieren, ob und wie stark deine Personalnebenkosten schwanken, denn das Ziel sollte sein, die Zahl von Anfang an möglichst stabil zu halten. Dafür teilst du sämtliche Nebenkosten durch die gesamten Personalkosten.

Ob und welcher Wert im Einzelfall gut und erstrebenswert ist, lässt sich pauschal übrigens nicht sagen, da Personalkosten im Dienstleistungssektor einen viel höheren Anteil am Gesamtaufwand darstellen als beim Betrieb einer vollautomatisierten Produktionsstraße in der Autoindustrie. Recherchiere also speziell auf deine Geschäftsidee und Branche abgestimmte Zahlen. Über die Jahre gesehen kannst du außerdem deine eigenen Zahlen im Vergleich betrachten, Auf- und Abwärtstrends beobachten und Rückschlüsse ziehen.

Da Personalkosten aus weit mehr als nur dem Bruttogehalt bestehen, gibt es auch entsprechend viele Stellschrauben, wie du Personalkosten sparen kannst. Mache dir zum Beispiel zu folgenden Tipps und Tricks Gedanken:

• Finde Alternativen zur klassischen Gehaltserhöhung: Das Bruttogehalt ist immer noch der größte Posten der Personalkosten. Um diesen möglichst klein zu halten, biete deinen Angestellten bei Gehaltsverhandlungen Alternativen zu mehr Geld an – beispielsweise Gutscheine für Essen oder Zuschüsse für die Kinderbetreuung. Arbeiternehmer*innen müssen diese Art der Zuwendungen nicht versteuern und du sparst Bruttogehalt aber vor allem steigende Lohnnebenkosten.
• Minimiere Arbeitsräume und -materialien: Bei klassischen Bürojobs geht der Trend (spätestens seit Corona) immer mehr in Richtung Home Office für alle. Plane darum eventuell kleiner Büroflächen und biete „Shared desks“ an – kommt ein*e Mitarbeiter*in ins Büro, sucht er oder sie sich einfach einen freien Platz, hat aber keinen eigenen festen Schreibtisch. Zugegeben: Das klappt natürlich nicht bei allen Jobs, kann aber eine Stellschraube sein.
• Lagere Bereiche aus oder stelle günstige Aushilfskräfte an: Es gibt einfach auch Jobs, für die man nicht mehrere Jahre Berufserfahrung haben muss – und dementsprechend auch von einem günstigeren Studierenden gemacht werden kann. Und es gibt Spezialisten für bestimmte Bereiche, die so schnell und professionalisiert arbeiten, dass du Geld sparen kannst, wenn du die Aufgabe auslagerst.
• Reduziere Fluktuation und Fehlzeiten: Es klingt vielleicht zu einfach, aber glückliche Mitarbeiter*innen sind ein riesiges Einsparpotential. Denn wer gerne zur Arbeit geht und selten krank ist, ist viel produktiver. Du musst dich weder um eine Krankheitsvertretung kümmern noch Verdienstausfälle fürchten oder ständig neue Mitarbeiter*innen suchen, weil schon wieder jemand gekündigt hat. Investiere also lieber mehr in Sozialleistungen und sorge für ein gutes Klima, sollten die Krankentage in deiner Belegschaft hoch und die Stimmung schlecht sein. Das Thema Mitarbeiterführung ist ohnehin immens wichtig.

Gehalt plus Versicherungen plus Büroausstattung plus Sozialausgaben plus…: In den vorangegangenen Absätzen haben wir dir im Detail erklärt, was alles unter den Begriff Personalkosten fällt und wie die Zusammensetzung dieses großen Kostenpunkts innerhalb deines Finanzplans aussieht. Wann immer du dich im Laufe deiner Gründung und Geschäftsführung damit beschäftigst Personal anzustellen, solltest du dich nämlich nicht nur fragen, was deine künftigen Mitarbeiter*innen können sollten, sondern auch, wie du sie bezahlen willst und kannst. Berechne schon im Businessplan, welche Personalkosten auf dich zukommen werden. Die Formel „Bruttogehalt x 1,7 = Personalkosten“ ist dabei ein guter erster Anhaltspunkt, um zu überschlagen, ob du dir eine*n Mitarbeiter*in leisten kannst. Im Businessplan-Tool der Gründerplattform werden die Personalkosten für dich automatisch berechnet.

Gehe anschließend ins Detail und mache (ggf. mit Unterstützung vom Profi) eine Aufstellung aller Ausgaben inklusive aller verpflichtenden und freiwilligen Sozialabgaben. Vor allem bei den freiwilligen Ausgaben hast du Spielraum, den du nicht (nur) als Einsparungspotential ansehen solltest. Denn neben Weihnachtsgeld und ausreichend Urlaub, können auch Zuschüsse beim Essen oder der Kinderbetreuung hier angesiedelt werden. Für dich eine günstige Möglichkeit deine Mitarbeiter*innen zu entlohnen, für deine Angestellten ein Grund, lange an deiner Seite zu bleiben und mit dir gemeinsam erfolgreich zu sein.