Dein Notartermin – was kommt auf dich zu?
Wenn die Satzung für deine bzw. eure Gesellschaft steht, führt der nächste Weg zum Notarbüro, wo die Beurkundung der unterschriebenen Verträge vorgenommen wird. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und die offizielle „Geburtsstunde“ eurer Gesellschaft als juristische Person. Sobald die Einbringung des Stammkapitals per Einzahlungsbeleg der Bank nachgewiesen ist, meldet der/die Notar*in auch die Gesellschaft beim Handelsregister an.
Notartermin vereinbaren
Steht die von dir ausgearbeitete Satzung einigermaßen, solltest du mit deinen Mitgesellschafter*innen den Notartermin vereinbaren. Wir raten dir, dem Notarbüro die Satzung bereits vor dem Notartermin zu senden. So kannst du besser bei der Feinabstimmung des Gesellschaftsvertrags unterstützt werden. In der Regel ist es zudem möglich, sich zu Rechtsfragen, die mit der Gründung zusammenhängen, beraten zu lassen - ohne gesonderte Vergütung.
Dem Notarbüro muss auch mitgeteilt werden, wer die Rolle der Geschäftsführung übernimmt. Wenn du im Zuge der Satzungserstellung weitere für die Gesellschaft relevante Dokumente angelegt hast, solltest du das Notarbüro darüber informieren. Es ist sinnvoll, sich schon parallel zum Notartermin um einen Banktermin nach dem Termin der Beurkundung zu bemühen. Das verhindert eine zu große zeitliche Lücke zwischen Beurkundung und der Eintragung ins Handelsregister.
Die Kosten für die Beurkundung hängen vom Stammkapital der Gesellschaft, der Zahl der Gesellschafter*innen und den anfallenden Zusatzaufwänden des Notarbüros ab.
Beurkundung der Verträge
Das Notarbüro nimmt, nachdem alle Gesellschafter*innen unterschrieben haben, die Beurkundung der Satzung vor. Außerdem wird die sogenannte „Gesellschafterliste“ und das „Gründungsprotokoll“ erstellt, in dem auch aufgeführt wird, wer die Gesellschaft als Geschäftsführer*in leiten wird. Daher sollte diese Frage vor dem Notartermin bereits geklärt sein.
Handelsregistereintrag nach Einzahlung des Stammkapitals
Das Notarbüro übernimmt es dann auch, die Gesellschaft beim Handelsregister anzumelden. Hierfür muss die Einzahlung der Stammeinlage auf das entsprechende Geschäftskonto der Gesellschaft erfolgt sein und über einen einfachen Einzahlungsbeleg der Bank bestätigt sein. Liegt dieser dem Notarbüro vor, werden dem zuständigen Amtsgericht die notwendigen Unterlagen übermittelt. Das Amtsgericht prüft dann die Vollständigkeit der Unterlagen, den Firmennamen und die Beschreibung des Unternehmensgegenstandes. Liegen keine Einwände vor, erfolgt der Handelsregistereintrag in der Regel innerhalb von fünf bis zehn Werktagen.
Sobald die Handelsregisternummer vorliegt, solltest du diese beim Außenauftritt der Gesellschaft immer angeben, z.B. im Impressum von Webseiten oder auf Rechnungen.
Vorsicht
Da das Handelsregister öffentlich ist, wirst du wahrscheinlich in der Folge als Rechnungen getarnte Angebote zur Aufnahme in weiteren Verzeichnissen erhalten. Diese solltest du einfach ignorieren.
Kosten der notariellen Beurkundung und Eintrag ins Handelsregister
Die Kosten für die Beurkundung hängen vom Stammkapital der Gesellschaft, der Zahl der Gesellschafter*innen und den anfallenden Zusatzaufwänden des Notarbüros ab. Für eine GmbH mit mehreren Gesellschafter*innen und einem regulären Stammkapital fallen in der Regel 300 bis 400 EUR für den Entwurf und die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags an. Außerdem fallen bei einer Beurkundung des Beschlusses über die Geschäftsführerbestellung noch einmal rund 200 EUR an und etwa 100 EUR für die Erstellung der Liste der Gesellschafter*innen. Bei einer einfachen UG mit nur einem/einer Gesellschafter*in fallen dagegen nur etwa 300 EUR an. Für die Durchführung der Handelsregisteranmeldung werden unabhängig von der Anzahl der Gesellschafter*innen und der Höhe des Stammkapitals zusätzlich noch einmal 100 EUR an Gebühren fällig.
NEU: Online-Notartermine und Beurkundungen
Seit August 2022 können mit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) viele notarielle Verfahren wie die notarielle Beurkundung auch digital per Online-Notartermin durchgeführt werden. So hast du inzwischen die Möglichkeit zur vollständigen Online-Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) – ganz bequem von zu Hause aus. Auch diverse Registeranmeldungen sind digital möglich. Der Notartermin läuft wie gewöhnlich ab – nur eben digital per Videokonferenz mit einem/einer Notar*in. Es wird eine elektronische Urkunde erstellt und offene Fragen werden geklärt. Anschließend wird die Urkunde von den Gründer*innen elektronisch signiert. Besonders gesicherte Videokommunikationssysteme gewährleisten dabei die Vertraulichkeit deiner Daten.
Erfahre mehr über das neue Online-Verfahren auf der Seite der Bundesnotarkammer (Notar.de). Dort kannst du dich auch direkt registrieren und dein Anliegen an einen/eine Notar*in übermitteln.
