Dein Unternehmen ins Handelsregister eintragen lassen

Wer in Deutschland gründet, muss sein Unternehmen fast immer in das Handelsregister eintragen lassen. Dieses traditionsreiche Verzeichnis hat in der Bundesrepublik einen hohen Stellenwert. Eingetragene Firmen erhalten von ihren Kund*innen und Geschäftspartner*innen zumeist einen erheblichen Vertrauensvorschuss. Doch wer kann sich ins Handelsregister eintragen lassen, wie kompliziert gestaltet sich die Anmeldung und welche Kosten entstehen durch eine Eintragung in das Handelsregister? 

Das Handelsregister, das seit dem Jahr 2007 nur noch elektronisch geführt wird, gibt Auskunft über die grundlegenden wirtschaftlichen Verhältnisse der eingetragenen Unternehmen und sorgt so für Transparenz und Vertrauen im Geschäftsleben. Jeder kann online und kostenfrei im Handelsregister nach einer bestimmten Firma suchen und sich die eingetragenen Informationen anzeigen lassen.  

Alle Kaufleute, die ein Handelsgewerbe betreiben (offiziell gemeldeten Kaufleute), OHGs und Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, sich in dieses Handelsregister einzutragen. Zuständig für das Führen des Handelsregisters sind die örtlichen Amtsgerichte.  

Das Handelsregister ist in zwei Abschnitte unterteilt:  

• Abteilung A enthält Informationen über Einzelunternehmen, Personengesellschaften und rechtsfähige wirtschaftliche Vereine (etwa e. K., OHG, KG). 
  Die Handelsregisternummern der Unternehmen, die in Abteilung A aufgeführt sind, beginnen alle mit dem Kürzel HRA (für Handelsregister A). 
• In Abteilung B (Handelsregister B – HRB) werden Kapitalgesellschaften aufgeführt (GmbH, UG, AG). 
  Die Handelsregisternummern der Unternehmen, die in Abteilung B aufgeführt sind, beginnen alle mit dem Kürzel HRB (für Handelsregister B). 

Dem Handelsregister können verschiedene Informationen über ein Unternehmen entnommen werden, etwa der genaue Name, die Adresse, die Namen der Inhaber*innen oder des Vertretungsorgans oder die Höhe des Stammkapitals. Alle Informationen sind notariell beglaubigt. Es ist daher nicht möglich, ein Fantasieunternehmen in das Verzeichnis einzutragen. Mit einem Blick in das Register lässt sich überprüfen, ob und wie lange es ein bestimmtes Unternehmen gibt und wer dort beteiligt ist.  

Folgende Informationen finden sich typischerweise über die eingetragenen Firmen im Handelsregister: 

• Firmenname 
• Firmensitz (inkl. Zweigniederlassungen) mit Anschrift 
• Gegenstand des Unternehmens 
• Vertretungsberechtigte Personen (zum Beispiel Geschäftsführer*innen, Prokurist*innen, Inhaber*innen etc.) 
• Rechtsform und Haftungsbeschränkung 
• Grund- und Stammkapital 
• Kommanditist*innen 
• Tag der Gründung 
• Änderungen des Handelsregistereintrags 
• Löschung der Firma 

Zusätzlich können verschiedene Dokumente in das Handelsregister aufgenommen werden. Dazu gehören etwa die Satzungen von Kapitalgesellschaften. 

Du kannst im Handelsregister direkt nach einem bestimmten Unternehmen suchen. Zusätzlich werden unter dem Schlagwort „Registerbekanntmachungen“ auf der Website des Handelsregisters alle aktuellen Eintragungen in das Handelsregister veröffentlicht. Hier findest du Informationen über Neueintragungen und über kürzlich erfolgte Änderungen, etwa ob eine Firma gelöscht wurde, ob sich die Rechtsverhältnisse in einem Unternehmen geändert haben oder ob es neue Vertretungsberechtigte gibt.  

Das Handelsregister hat eine Kontroll- und Schutzfunktion. Unternehmen, die in das Handelsregister eingetragen werden, erlangen dadurch eine gewisse Vertrauenswürdigkeit.  

Behörden, Investor*innen, Gläubiger*innen, potenzielle Geschäftspartner*innen und die Öffentlichkeit können das Handelsregister nutzen, um die Glaubwürdigkeit und Stabilität von Unternehmen zu beurteilen. Viele Unternehmen bestehen vor der Aufnahme einer neuen Geschäftsverbindung auf einem Handelsregisterauszug, Banken machen davon häufig die Vergabe von größeren Krediten abhängig. 

Zudem bietet die Eintragung ins Handelsregister auch einen gewissen regionalen Schutz vor Nachahmer*innen, etwa was den Firmennamen betrifft. 

Ob du dein Unternehmen ins Handelsregister eintragen musst oder nicht, bestimmt u. a. die Rechtsform. OHGs und Kapitalgesellschaften sind zu einer Eintragung verpflichtet. Zudem müssen sich auch alle gewerbetreibenden Kaufmänner und -frauen in das Handelsregister eintragen, sofern sie einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb betreiben.  

Diese Rechtsformen sind verpflichtet, sich in das Handelsregister einzutragen: 

• Kaufleute (Einzelunternehmen) 
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) 
• Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) 
• Offene Handelsgesellschaft (OHG) 
• Kommanditgesellschaft (KG) 
• Aktiengesellschaft (AG) 

Du bist unsicher, welche Rechtsform für dein Unternehmen passt? Hier findest alle Informationen zu Rechtsformen und unseren Rechtsform-Finder. 

Ob dein Unternehmen einen „in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb“ darstellt und folglich einen Eintrag in das Handelsregister erfordert, hängt im Zweifel von folgenden Kriterien ab: 

• Art und Umfang des Unternehmens 
  Hier geht es vor allem darum, ob dafür ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Gewerbebetrieb“, also eine kaufmännische Buchführung oder Bilanzierung erforderlich ist 
• Umsatz 
  Als Faustregel gilt: Ab einem Umsatz von 100.000 EUR im Jahr ist eine Eintragspflicht wahrscheinlich. 
• Anzahl der Mitarbeitenden  
  Wenn du fünf oder mehr Vollzeitbeschäftigte hast, solltest du damit rechnen, dass du deinen Betrieb ins Handelsregister eintragen musst. 

Kleingewerbetreibende, die keinen kaufmännischen Betrieb führen, sind von der Handelsregisterpflicht ausgenommen. Sie können sich aber freiwillig eintragen. Dann werden sie automatisch zu Kaufleuten und ihr Firmenname wird mit dem Kürzel e. K. (eingetragener Kaufmann oder Kauffrau) ergänzt. Eine GbR wird durch den Eintrag in das Handelsregister automatisch zu einer OHG. 

Du kannst mit einem freiwilligen Eintrag in das Handelsregister deine Reputation als vertrauenswürdige*r Geschäftspartner*in stärken. Sei dir aber bewusst, dass du dann alle Konsequenzen tragen musst. So bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet und musst jede Änderung der ins Handelsregister eingetragenen Daten angeben, was jedes Mal mit Kosten verbunden ist. Wenn du als Kleinunternehmer*in startest, ist es möglicherweise klüger, mit der Eintragung in das Handelsregister zu warten, bis du dich in deiner neuen Rolle als Selbstständige*r eingefunden hast.  

Freiberufler*innen können sich nicht in das Handelsregister eintragen, auch nicht, wenn sie sich mit anderen Freiberufler*innen zusammentun. Sie werden dann als Freiberufler-GbR oder Partnerschaftsgesellschaft (PartG) in das Partnerschaftsregister eingetragen, das eine ähnliche Funktion wie das Handelsregister erfüllt.  

Wenn du dein Unternehmen trotz Verpflichtung nicht ins Handelsregister einträgst, kann es passieren, dass das zuständige Amtsgericht eine Eintragung durchsetzt. Wenn du die Abmahnungen standhaft ignorierst, können Zwangsgelder bis 5.000 EUR drohen. 

Der Anmeldeprozess gestaltet sich einfach und lässt sich in der Regel ohne Komplikationen bewerkstelligen. Du kannst die Anmeldung jedoch nicht allein vornehmen, sondern musst im ersten Schritt einen Notartermin vereinbaren.

Der/Die Notar*in überprüft nicht nur die Rechtsverhältnisse deines Unternehmens und beglaubigt deine Unterschrift, sondern erstellt im Vorfeld der Beglaubigung auch den Entwurf der Registeranmeldung. Nachdem deine Unterschrift beglaubigt wurde, veranlasst der/die Notar*in die Eintragung deiner Gesellschaft beim örtlich zuständigen Amtsgericht ins Handelsregister. Du erleichterst deinem/deiner Notar*in die Arbeit sehr, wenn du dich auf den Termin gut vorbereitest und alle notwendigen Unterlagen mitbringst. 

Damit du dich ins Handelsregister eintragen kannst, musst du einige Pflichtangaben machen und an das Notarbüro übermitteln. Welche das sind, hängt auch von der Art und der Rechtsform deines Unternehmens ab.  

Die folgende Aufstellung gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Daten, die du für eine erfolgreiche Anmeldung benötigst: 

• Der Firmenname 
• Namen der Inhaber*innen und der persönlich haftenden Gesellschafter*innen 
• vertretungsberechtigte Personen 
• Rechtsform des Unternehmens 
• Höhe des Grund-, Stamm- und Kommanditkapitals 
• Name und Anschrift des Firmensitzes und aller Zweigstellen 
• Geschäftszweig des Unternehmens 

Um deinem Notarbüro die Anmeldung zu vereinfachen, kannst du einen kurzen Text verfassen, der den Gegenstand deines Unternehmens beschreibt. Aus dem Text sollte klar werden, womit sich dein Unternehmen beschäftigt und welche Produkte oder Dienstleistungen darüber vertrieben werden. 

Von Kapitalgesellschaften sind unter anderem folgende Dokumente vorzulegen: 

• Gesellschaftsvertrag inkl. den Vertretungsvollmachten 
• Namen, Geburtsdaten und Anschriften der Gesellschafter*innen 
• die Höhe der von den Gesellschafter*innen jeweils eingebrachten Stammeinlage 
• Legitimation der Geschäftsführer*innen 
• Staatliche Genehmigungen, sofern sie für das Unternehmen vorgeschrieben sind 

Die Kosten für eine Eintragung in das Handelsregister können sich je nach Unternehmensgröße und gewählter Rechtsform unterscheiden. Die Ausgaben setzen sich dabei aus Kosten für die Anmeldung und Gebühren für die notarielle Beurkundung  zusammen. In der Regel gilt, dass eine Anmeldung für Einzelunternehmen zwischen 200 und 300 EUR kostet. Größere Unternehmen mit mehreren Gesellschafter*innen und einem höheren Geschäftskapital müssen mit bis zu 700 Euro für eine Eintragung in das Handelsregister rechnen. 

Wenn sich die Daten, die du im Handelsregister angegeben hast, ändern, musst du diese Änderungen bekannt geben. Eröffnest du beispielsweise eine weitere Niederlassung, kommt eine neue Gesellschafterin hinzu oder ernennst du einen neuen Prokuristen, so müssen diese Änderungen an dein Notarbüro weitergeleitet werden, das dann wiederum einen notariell beglaubigten Antrag einbringt, um die Änderung im Handelsregister zu veranlassen. Eine Bekanntgabe von geänderten Daten ist für dich Pflicht und mit Kosten verbunden. Als Faustregel gilt, dass jede Änderung im Handelsregister Kosten in Höhe von 100 bis 250 EUR verursacht. 

Sobald dein Unternehmen in das Handelsregister eingetragen ist, wird dir eine Handelsregisternummer zugeteilt. Durch die Handelsregisternummer kann jedes eingetragene Unternehmen zweifelsfrei im Handelsregister identifiziert werden. Verwechslungen mit anderen Unternehmen sind dadurch nahezu ausgeschlossen.  

Du bist verpflichtet, deine Handelsregisternummer auf allen Geschäftsbriefen und E-Mails zusammen mit dem zuständigen Registergericht anzugeben. Auch im Impressum deiner Website darf diese Angabe nicht fehlen. 

Mit deiner Handelsregisternummer können sich deine Kund*innen oder Geschäftspartner*innen ganz einfach über dein Unternehmen informieren – das schafft Vertrauen und ist bei vielen Vertragsabschlüssen hilfreich. 

Du findest die Handelsregisternummer unter anderem auf der Rechnung, die dir nach der Handelsregistereintragung zugeht. Üblicherweise bekommst du nach der Eintragung außerdem automatisch einen Handelsregisterauszug zugeschickt, auf dem deine Handelsregisternummer verzeichnet ist.  

Die Handelsregisternummer für dein Unternehmen setzt sich aus Buchstaben und einer mehrstelligen Zahl zusammen. Das sieht zum Beispiel so aus: HRA 61755. 
Während die Zahl am Ende lediglich dazu dient, dein Unternehmen einwandfrei zu identifizieren, gibt die Buchstabenfolge an, in welchen Abschnitt des Handelsregisters dein Unternehmen eingetragen wurde. In Abschnitt A werden alle Einzelunternehmen, Personengesellschaften und wirtschaftlichen Vereine eingetragen. Ihre Handelsregisternummern beginnen immer mit der Buchstabenfolge HRA. 
In Abschnitt B werden alle Kapitalgesellschaften eingetragen. Ihre Handelsregisternummern beginnen immer mit der Buchstabenfolge HRB. 

Wenn du einen einfachen Handelsregisterauszug benötigst, kannst du ihn dir in der Regel ganz einfach per Mausklick aus dem Handelsregister herunterladen und als PDF auf deiner Festplatte speichern. Das ist kostenfrei.  

Für weitergehende Handelsregisterauszüge, etwa einen aktuellen Abdruck (AD), einen chronologischen Abdruck (CA) oder einen historischen Abdruck (CA) sowie für die Dokumentenansicht können je nach Umfang Gebühren zwischen 1,50 und 4,50 EUR entstehen. 

Manchmal wird auch ein beglaubigter Handelsregisterauszug verlangt. Diesen beantragst du beim zuständigen Amtsgericht (Abteilung „Handelsregister“). Er wird dir dann entweder per Post oder per E-Mail zugeschickt. Das kann einige Tage dauern und kostet ebenfalls eine Gebühr. 

Für viele Unternehmen ist der Eintrag ins Handelsregister Pflicht, wobei sich die Kosten für eine Anmeldung in Grenzen halten. Mit der Unterstützung eines Notarbüros ist eine Eintragung im Nu erledigt, sodass du deine Handelsregisternummer mit Stolz auf deiner Webseite und in deiner Geschäftskorrespondenz nutzen kannst. 

Wenn du nicht verpflichtet bist, dein Unternehmen im Handelsregister einzutragen, kannst du über eine freiwillige Eintragung nachdenken. Das musst du aber nicht unbedingt gleich zum Start in die Selbstständigkeit erledigen. Gerade am Anfang hast du schließlich genug um die Ohren. Starte lieber erstmal mit möglichst wenig Aufwand. Später ist noch genug Zeit, dich um den Eintrag in das Handelsregister zu kümmern, um die Reputation und Glaubwürdigkeit deines Unternehmens zu steigern.