Wer in Deutschland ein Unternehmen gründet, muss dieses fast immer auch in das Handelsregister eintragen lassen. Dabei hat das traditionsreiche Handelsregister in der Bundesrepublik einen ganz besonders hohen Stellenwert und Firmen, die in diesem öffentlichen Verzeichnis erscheinen, erhalten von ihren Kunden und Geschäftspartnern zumeist einen erheblichen Vertrauensvorschuss. Doch wer kann sich ins Handelsregister eintragen lassen, wie kompliziert gestaltet sich die Anmeldung und welche Kosten entstehen durch eine Eintragung in das Handelsregister?
Was ist das Handelsregister?
Beim Handelsregister handelt es sich um ein öffentliches Verzeichnis, welches von jedem online eingesehen werden kann. Das Register, das seit dem Jahr 2007 nur noch elektronisch geführt wird, gibt Auskunft über die wirtschaftlichen Verhältnisse des jeweiligen Unternehmens, wobei alle offiziell gemeldeten Kaufleute in diesem Verzeichnis erscheinen müssen. Die abrufbaren Daten umfassen dabei beispielsweise Bilanzen, Jahresabschlüsse oder auch die Namen der zeichnungsberechtigten Personen eines Unternehmens.
Vorteile des Handelsregisters
Das Handelsregister hat eine Auskunfts- und Ordnungsfunktion, wobei eingetragene Unternehmen dadurch einen gewissen Vertrauensvorschuss erlangen. So können sich neue Geschäftspartner und Kunden schon vorab ein Bild über das Unternehmen machen und auch viele Fachverbände und Kreditinstitute bestehen vor der Aufnahme oder dem Abschluss einer neuen Geschäftsverbindung auf einen Handelsregisterauszug.
Zudem kannst du mit einer Eintragung ins Handelsregister auch deinen Firmennamen schützen.
Wer muss sich ins Handelsregister eintragen?
Ob du dein Unternehmen ins Handelsregister eintragen musst oder nicht, bestimmt die Rechtsform deines Unternehmens. In der Regel gilt, dass jede OHG und Kapitalgesellschaft eine Eintragung vornehmen muss. Zudem müssen sich auch alle gewerbetreibenden Kaufmänner und -frauen in das Handelsregister eintragen, sofern sie einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb betreiben. Diese Rechtsformen sind eintragunsspflichtig:
- Kaufleute (Einzelunternehmen)
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
- Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)
- Offene Handelsgesellschaft (OHG)
- Kommanditgesellschaft (KG)
- Aktiengesellschaft (AG)
Für die Beurteilung der Notwendigkeit können verschiedene Kennzahlen wie beispielsweise der Jahresumsatz, die Höhe des eingesetzten Kapitals oder die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter herangezogen werden. Hier findest du alle Informationen zu Rechtsformen und unseren Rechtsform-Finder.
Was passiert, wenn ich mein Unternehmen nicht ins Handelsregister eintrage?
Wenn du dein Unternehmen trotz Eintragungspflicht nicht ins Handelsregister einträgst, dann kann es passieren, dass das Amtsgericht eine Eintragung durchsetzt. In diesem Fall können Zwangsgelder verhängt werden, wobei Strafen in der Höhe von 5.000 EUR nicht unüblich sind.
Wie kann ich mich ins Handelsregister eintragen?
Der Anmeldeprozess gestaltet sich erfreulicherweise sehr einfach und lässt sich in der Regel ohne Komplikationen bewerkstelligen. Du kannst die Anmeldung jedoch nicht selbst vornehmen, sondern musst im ersten Schritt dafür einen Notartermin vereinbaren. Der Notar überprüft nicht nur die Rechtsverhältnisse deines Unternehmens, sondern steht dir auch beratend zur Seite. Nachdem man dich über die Konsequenzen einer Eintragung aufgeklärt hat, wird eine notariell beglaubigte Eintragung ins Handelsregister veranlasst. Hier kannst du deine*n Notar*in unterstützen und die notwendigen Unterlagen vorab vorbereiten.
NEU: Der Anmeldeprozess ist seit August 2022 noch einfacher und vor allem digitaler geworden. Denn die notarielle Beglaubigung deiner Anmeldung beim Handelsregister kann nun digital per Online-Videokonferenz mit einem/einer Notar*in durchgeführt werden. Du musst also nicht mehr persönlich im Notariat erscheinen. Dies gilt ebenso für Anmeldungen beim Partnerschaftsregister oder beim Genossenschaftsregister. Erfahre mehr über das neue Online-Verfahren auf der Seite der Bundesnotarkammer (Notar.de).
Welche verpflichtenden Angaben muss ich machen?
Damit du dich ins Handelsregister eintragen kannst, musst du einige Pflichtangaben machen und an das Notarbüro übermitteln. Die folgende Aufstellung gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Daten, die du für eine erfolgreiche Anmeldung benötigst:
- Den Firmennamen
- Name des Firmeninhabers und der persönlich haftenden Gesellschafter
- vertretungsberechtigte Personen
- Rechtsform des Unternehmens
- Höhe des Grund-, Stamm- und Kommanditkapitals
- Firmensitz und Sitz aller anderen Zweigstellen und Niederlassungen
- Name und Anschrift des Firmensitzes und der Zweigstellen
- Gegenstand des Unternehmens
Um deinem Notarbüro die Anmeldung zu vereinfachen, kannst du schon vorab einen kurzen Text verfassen, der den Gegenstand deines Unternehmens beschreibt. Aus dem Text muss klar werden, womit sich dein Unternehmen beschäftigt und welche Produkte oder Dienstleistungen darüber vertrieben werden.
Was gilt es bei der Angabe der Daten zu beachten?
Wenn sich die Daten, die du im Handelsregister angegeben hast, ändern, musst du diese Änderungen auch bekannt geben. Eröffnest du beispielsweise eine weitere Niederlassung oder ernennst du einen neuen Prokuristen, so muss diese Änderung an dein Notarbüro weitergeleitet werden, das dann wiederum einen notariell beglaubigten Antrag einbringt, um die Änderung zu veranlassen. Eine Bekanntgabe von geänderten Daten ist für dich verpflichtend, jedoch auch mit Kosten verbunden. Als Faustregel gilt, dass jede Änderung im Handelsregister ungefähre Kosten in Höhe von 100 bis 250 EUR verursacht.
Welche Kosten kommen bei einer Eintragung ins Handelsregister auf mich zu?
Die Kosten für eine Eintragung in das Handelsregister können sich je nach Unternehmensgröße und gewählter Rechtsform unterscheiden. Die Ausgaben setzen sich dabei aus Gebühren für die Anmeldung und Beurkundung sowie aus Kosten für die notarielle Unterstützung zusammen. In der Regel gilt, dass eine Anmeldung für Einzelunternehmer zwischen 200 bis 300 EUR kostet. Größere Unternehmen mit mehreren Gesellschaftern und einem höheren Geschäftskapital müssen jedoch mit bis zu 700 Euro für eine Anmeldung rechnen.
Sei vorsichtig bei Rechnungen, die du direkt nach deinem Eintrag ins Handelsregister per Post erhältst. Es gibt eine Reihe von Firmen mit offiziell klingenden Namen, die sich darauf spezialisiert haben, Handelsregisterneulingen das Geld mit falschen Rechnungen aus der Tasche zu ziehen. Hier wird dir eine Zahlungsaufforderung zugesandt, die dich auffordert, für deine Eintragung ins Handelsregister zu zahlen. Diese Aufforderungen sind in der Regel nicht legitim und sollten auf keinen Fall bezahlt werden. Hier gilt wie bei allen Rechnungen: Bezahle nur jene, bei denen du Höhe und Absender ganz klar einer Leistung zuordnen kannst. Im Zweifel kontaktiere den Bundesanzeiger und gleiche die Daten auf der Rechnung ab.
Weitere Informationen erhältst du direkt auf der Seite des Bundesanzeigers. Hier findest du auch eine Liste mit bekannten Unternehmen, die durch solche Methoden aufgefallen sind. Diese wird zwar aktualisiert, aber es ist nicht gesichert, dass alle unlauteren Anbieter enthalten sind.
Was ist die Handelsregisternummer?
Sobald dein Unternehmen in das Handelsregister eingetragen ist, wird dir eine Handelsregisternummer zugeteilt. Durch die Handelsregisternummer kann jedes eingetragene Unternehmen zweifelsfrei im Handelsregister identifiziert werden. Verwechslungen mit anderen Unternehmen sind dadurch so gut wie ausgeschlossen.
Du bist verpflichtet, deine Handelsregisternummer auf allen Geschäftsbriefen und E-Mails zusammen mit dem zuständigen Registergericht anzugeben. Auch im Impressum deiner Website darf diese Angabe nicht fehlen.
Mit deiner Handelsregisternummer können deine Kunden oder Geschäftspartner ganz einfach über dein Unternehmen informieren – das schafft Vertrauen und ist bei vielen Vertragsabschlüssen hilfreich.
Du findest die Handelsregisternummer unter anderem auf der Rechnung, die dir nach der Handelsregistereintragung ins Haus flattert. Üblicherweise bekommst du nach der Eintragung außerdem automatisch einen Handelsregisterauszug zugeschickt, auf dem deine Handelsregisternummer verzeichnet ist.
Wie sieht die Handelsregisternummer aus?
Die Handelsregisternummer für dein Unternehmen setzt sich aus Buchstaben und einer mehrstelligen Zahl zusammen. Das sieht zum Beispiel so aus: HRA 61755.
Während die Zahl am Ende lediglich dazu dient, dein Unternehmen einwandfrei zu identifizieren, gibt die Buchstabenfolge an, in welchen Abschnitt des Handelsregisters dein Unternehmen eingetragen wurde. In Abschnitt A werden alle Einzelunternehmen, Personengesellschaften und wirtschaftlichen Vereine eingetragen. Ihre Handelsregisternummern beginnen immer mit der Buchstabenfolge HRA.
In Abschnitt B werden alle Kapitalgesellschaften eingetragen. Ihre Handelsregisternummern beginnen immer mit der Buchstabenfolge HRB.
Fazit
Wie du siehst, bringt dir eine Eintragung ins Handelsregister eine ganze Reihe von Vorteilen, wobei sich die Kosten für eine Anmeldung in Grenzen halten. Mit einem verlässlichen Notar an deiner Seite ist eine Eintragung im Nu erledigt, sodass du deine Handelsregisternummer mit Stolz auf deiner Webseite und in deiner Geschäftskorrespondenz nutzen kannst.
