Eingetragene*r Kaufmann/-frau

Die Unternehmensform „e.K.“ für Einzelunternehmer*innen

In Deutschland gibt es viele verschiedene Rechtsformen, mit denen du in die Selbstständigkeit starten kannst. Eine der häufigsten bzw. beliebtesten ist die des/ der „eingetragene*n Kaufmanns/-frau“, abgekürzt „e.K.“ oder noch präziser „e.Kfm.“ und „e.Kfr.“. Was genau diese Rechtsform auszeichnet, wer sich als Kaufmann bzw. -frau wo eintragen lassen muss und was du außerdem über den/die eingetragene*n Kaufmann/-frau wissen solltest, erklären wir dir in den folgenden Absätzen.

Definition: „Eingetragene*r Kaufmann/-frau“

Die Rechtsform der eingetragenen Kaufleute bezeichnet Einzelunternehmer*innen, die im Handelsregister eingetragen sind.  Grundsätzlich zählt jede*r als Kaufmann bzw. Kauffrau, der oder die ein Handelsgewerbe betreibt. Als Handelsgewerbe wird wiederum jeder Betrieb eingeordnet, der als Gewerbe angemeldet ist – es sei denn, das Unternehmen bzw. das Gewerbe erfordert in Art und Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb. Was abstrakt klingt, erklären wir im nächsten Absatz anhand konkreter Kriterien noch genauer.

Für die Definition des/der eingetragene*n Kaufmanns/-frau ist außerdem noch wichtig zu wissen, dass es sich immer nur um eine einzelne Person handeln kann – sobald mehrere Kaufleute gemeinsam gründen, wird aus dem „e.K.“ eine offene Handelsgesellschaft (OHG). Ebenfalls zu unterscheiden ist das Kleingewerbe und der/die Kleingewerbetreibende: Dabei handelt es sich um eine*n nicht eingetragene*n Einzelunternehmer*in, für den/die das Privatrecht nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) greift, während für den Einzelkaufmann das Handelsgesetzbuch (HGB) gilt.

Wichtig: Als e.K. bist du, wie jede*r Einzelunternehmer*in, eine natürliche Person und keine juristische. Um Verwirrungen bei Geschäftspartner*innen und Kunden zu vermeiden und dich vor eventuellen Abmahnungen und anderen rechtlichen Konsequenzen zu schützen, solltest du dich darum nicht als Geschäftsführer*in, sondern immer als Inhaber*in bezeichnen

Wer muss sich als Kaufmann oder Kauffrau eintragen lassen?

Wie oben bereits angedeutet, hat jede*r Gewerbetreibende die Verpflichtung, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, außer es ist kein kaufmännischer Geschäftsbetrieb erforderlich. Ob und wann dieser Geschäftsbetrieb (nicht) vorliegt lässt sich nicht ganz exakt sagen – es ist immer eine Einzelbetrachtung notwendig. Dabei werden folgende quantitative und qualitative Kriterien herangezogen:

  • Menge der angebotenen Produkte und Leistungen
  • Angebot im In- und/oder Ausland
  • Anzahl der Geschäftsbeziehungen
  • Höhe des Betriebsvermögens, wobei der Grenzwert bei 100.000 EUR liegt
  • Höhe des Jahresumsatzes, der Grenzwert liegt hier bei 250.000 EUR 
  • ggf. Höhe der Kreditaufnahme
  • Anzahl der Vertriebsstätten
  • Anzahl der Beschäftigten

Überschreitest du als Einzelunternehmer*in nur einzelne Werte, beispielsweise den Grenzwert des Jahresumsatzes, kannst du dennoch als Kleinunternehmer*in geführt werden. Erfüllst du (fast) alle Kriterien bzw. überschreitest du die Grenzwerte, bist du wahrscheinlich verpflichtet, dich als Einzelkaufmann bzw. -frau einzutragen. Die Rede ist hier auch von einem „Ist-Kaufmann/-frau“ (früher auch „Muss-Kaufmann/-frau“ genannt). 

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Ist-, Kann- und Schein-Kaufleute

Kleingewerbetreibende, die nicht zum Eintrag ins Handelsregister verpflichtet sind, können sich freiwillig eintragen – diese Kaufleute werden oftmals auch „Kann-Kaufmann/-frau“ genannt. Ob du bzw. dein Unternehmen zur Gruppe der Kann- oder Ist-Kaufleute gehört, kann deine zuständige Industrie- und Handelskammer bewerten. Freiberufler*innen, Land- und Forstwirte sind übrigens keine Gewerbetreibende und können so auch niemals eingetragene Kaufleute sein.

Neben dem Ist- und dem Kann-Kaufmann/-frau ist auch die Bezeichnung „Schein-Kaufmann/-frau“ gängig: Dabei handelt es sich um eine*n Unternehmer*in der oder die nicht im Handelsregister eingetragen und somit auch kein*e echte*r eingetragene*r Kaufmann bzw. -frau ist, nach außen hin aber so auftritt. Dabei geht es meist um das Prestige des Titels, den sich der oder die Unternehmer*in zu Nutze machen möchte – eine rechtliche Handhabe haben eventuelle Geschäftspartner*innen nicht, sollten sie durch die Täuschung Nachteile haben. Gleichzeitig müssen Schein-Kaufleute die gleichen Pflichten (und ggf. Nachteile) erfüllen, die auch echte Ist-Kaufleute zu erfüllen haben.

Nebenberuflich als e.K. gründen

Wenn du dich neben deiner Festanstellung selbstständig machen möchtest, ist die Gründung als Kleinunternehmer*in mit begrenztem Umsatz oft naheliegend. Entsprechend der oben genannten „Kann-Kaufmann/-frau“-Regelung, also der freiwilligen Eintragung ins Handelsregister, kannst du so auch nebenberuflich den Titel „Eingetragener Kaufmann/-frau“ tragen.

Eingetragener Kauffrau

Vor- und Nachteile der eingetragenen Kaufleute

Ob Kann- oder Ist-Kaufmann/-frau: Mit einem Eintrag ins Handelsregister gehen verschiedene Rechte und Pflichten einher, die Vor- und Nachteile für dich und dein Unternehmen bedeuten können. 

Zu den Rechten und somit Vorteilen dieser Rechtsform gehören:

  • Die Gründung ist günstig und unkompliziert, da du weder ein Startkapital vorweisen noch aufwendige Schriftstücke und Satzungen aufsetzen musst
  • Als alleinige*r Gründer*in und spätere*r Geschäftsführer*in triffst du alle Entscheidungen alleine und musst auch den Gewinn nicht teilen
  • Du bist nicht zur Veröffentlichung eines Geschäftsberichts verpflichtet
  • Der Unternehmensname ist nahezu frei wählbar – auch Fantasienamen sind für e.K. möglich

Bei den Nachteilen bzw. Pflichten bist du als Einzelkaufmann bzw. -frau an das Handelsgesetzbuch gebunden. Das bedeutet im Wesentlichen:

  • Die Haftung ist unbeschränkt
  • Du bist bilanzierungspflichtig
  • Die Kapitalbeschaffungsmöglichkeiten sind eingeschränkt

Auf einige der Nachteile und andere Besonderheiten bei eingetragenen Kaufleuten gehen wir in den folgenden Absätzen ausführlich ein.

Die Haftung von e.K.

Wie oben bereits beschrieben ist die Haftung bei Einzelkaufleuten unbeschränkt – bedeutet konkret, dass du im Falle einer drohenden Pleite auch dein Privatvermögen einsetzen musst, um eventuelle Schulden zu begleichen. Was das im schlimmsten Falle bedeuten kann, zeigte eindrucksvoll die Geschichte des Kaufmanns Anton Schlecker, der die Augen vor dem drohenden Untergang seiner Drogeriekette lange Zeit verschloss und diese somit 2012 eigenhändig in die Pleite steuerte – inklusive seines eigenen Vermögens. 

Buchführungspflicht als eingetragene*r Kaufmann/-frau

Als Einzelkaufmann bzw. -frau bist du zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Zusätzlich ist eine regelmäßige Inventur vorgegeben. Lass dich hier am besten von einem/einer Steuerberater*in begleiten, der/die neben der monatlichen Buchhaltung auch gleich deine Steuern machen kann.

Gut zu wissen: Kleinunternehmer*innen sind grundsätzlich von der Bilanzierungspflicht ausgenommen, sofern sie nicht zwei Jahre in Folge einen Gewinn von über 60.000 EUR bzw. einen Umsatz von 600.000 EUR erzielen.

Steuern für eingetragene Kaufleute

Für den eingetragenen Kaufmann bzw. die eingetragene Kauffrau fallen die gleichen Steuern an, wie für alle Einzelunternehmer*innen:

Bei der Gewerbesteuer gilt ein Freibetrag von 24.500 EUR – bleibst du mit deinem Unternehmen darunter, musst du keine Gewerbesteuern zahlen. Wie hoch die Zahlungen im Einzelnen ausfallen und welche Freibeträge es gibt, haben wir in einem extra Ratgeber zum Thema „Steuern für Selbstständige“ für dich zusammengefasst.

Wenn du als e.K. Mitarbeiter*innen beschäftigst

Als Einzelkaufmann bzw. -frau kannst du Personal in deinem Unternehmen beschäftigen und musst dies beim Finanzamt, dem Arbeitsamt und der Krankenkasse anmelden. Für die Anmeldung beim Finanzamt benötigst du die Steuernummer des/der zukünftigen Mitarbeiter*in. Beim Arbeitsamt gibst du deine Betriebsnummer an. Lohnsteuer und Krankenkassenbeiträge führst du anschließend monatlich direkt an das Finanzamt bzw. die Kasse ab. Bei Bedarf kannst du einem/einer Mitarbeiter*in Prokura erteilen – das ist eine handelsrechtliche Vollmacht, mit der du einer Person erlaubst, alle Arten von Rechtsgeschäften im Betrieb vorzunehmen, dich also quasi zu vertreten. 

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Konkret: So wirst du ein*e eingetragene*r Kaufmann bzw. -frau

Wie oben beschrieben, gründest du als e.K. immer alleine, was deine Gründung erleichtern oder zumindest beschleunigen kann. Neben einem Businessplan, mit dem du deine Idee konkretisierst und auf ein solides (theoretisches) Fundament stellst, gehst du folgende formale Schritte:

  1. Der Eintrag ins Handelsregister: Die Eintragung selbst erfolgt über einen Notar, bei dem du einen Antrag einreichst, den dieser beglaubigt und anschließend beim zuständigen Amtsgericht einreicht. Rechne hier mit etwa 170 EUR Gebühren – rund 70 EUR für das Handelsregister selbst und 100 EUR für den Notar. Hast du eine oder mehrere Zweigstellen, muss jeder Standort extra im Handelsregister eingetragen werden. Die Kosten dafür sind meist allerdings etwas günstiger als der Eintrag des Hauptsitzes.
  2. Die Gewerbeanmeldung über­nimmst du selbst und kostet meist zwischen 20 und 60 EUR.
  3. Die Anmeldung beim Finanzamt ist kostenlos.
  4. Melde dich außerdem bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Handwerkskammer (HWK) an – diese kommen von sich aus mit einem Gebührenbescheid (je nach Umsatz) auf dich zu.
  5. Werde ggf. Mitglied deiner zuständigen Berufsgenossenschaft – diese ist vor allem für die Absicherung und Vermeidung von Berufsunfällen zuständig, vertritt aber beispielsweise auch deine unternehmerischen Interessen in der Öffentlichkeit.
  6. Wenn du Mitarbeiter*innen beschäftigst, muss du diese beim Finanz- und Arbeitsamt sowie der Krankenkasse anmelden.

Schau dir dazu auch unsere Start-Anleitung zur Gründung an – sie hilft dir Schritt für Schritt durch die Gründung.

Fazit: Als eingetragene*r Kaufmann/-frau selbstständig machen

Als eingetragene*r Kaufmann/-frau ein Unternehmen zu führen, ist in Deutschland einer der häufigsten und unkompliziertesten Wege für Einzelpersonen, in die Selbstständigkeit zu starten. Kein Wunder, geht die Gründung doch schnell und ohne Startkapital oder viel Papierkram. Allerdings solltest du bedenken, dass du als e.K. uneingeschränkt haftbar bist – also auch dein Privatvermögen bei einer Insolvenz betroffen ist. Möchtest du dieses Risiko ausschließen, gibt es andere Rechtsformen, beispielsweise die UG, bei denen du nicht mit deinem privaten Geld haftest. Entscheidest du dich für eine Laufbahn als Einzelkaufmann/-frau profitierst du von dem geschäftlichen Ansehen des Titels und bist als alleinige*r Inhaber*in völlig unabhängig in deinen Entscheidungen. Der Weg zum e.K. ist dabei vergleichsweise einfach: Neben dem Eintrag ins Handelsregister sind nur noch die Gewerbeanmeldung sowie eine Anmeldung beim Finanzamt und der zuständigen Kammer notwendig – alles Schritte, die du nahezu bei jeder anderen Gründung auch gehen musst. Im laufenden Betrieb wird die doppelte Buchführung inklusive Bilanzierung fällig – dafür suchst du dir eine*n kundigen Steuerberater*in. Ist die Bürokratie geschafft, kannst du dich ganz auf die Verwirklichung deiner Ideen konzentrieren.

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bhp