Personalpolitik

So schaffst du eine leistungsfähige und zufriedene Belegschaft

Eines der sieben Ps des erweiterten Marketing-Mixes heißt auf Englisch „People“. Das drückt schon aus, wie wichtig die Menschen für den Erfolg deines Unternehmens sind, die für dich arbeiten. Mit einer durchdachten Personalpolitik kannst du die zu dir passenden Mitarbeitenden finden und ihre Leistungsbereitschaft, Loyalität und Motivation erhöhen – und damit zugleich ihren Bedürfnissen gerecht werden. Wir zeigen dir, was es mit der Personalpolitik auf sich hat, warum sie für deine Gründung und dein Marketing so wichtig ist und wie du sie umsetzen kannst. Was deutlich wird: Es gibt nicht die eine Personalpolitik. Aber wir fangen erstmal von vorne an. 

Definition: Was ist Personalpolitik?

Die Personalpolitik beschreibt alle Maßnahmen, die sich auf die Angestellten und sonstigen Mitarbeitenden deines Unternehmens beziehen. Diese reichen vom Employer-Branding und der Personalbeschaffung über die verschiedenen Phasen des Angestelltendaseins wie Einstieg, Aufstieg, Weiterbildung und Familienzeit bis hin zum Ausstieg aus dem Betrieb. Vor allem im Dienstleistungsbereich ist dieser Aspekt des Marketing-Mixes relevant, da das Personal hier die wichtigste Ressource ist. Deine Mitarbeiter*innen sorgen für eine vertrauensvolle Kundenbeziehung und nachhaltige Kundenbindung. Das können sie nur, wenn auch die Arbeitsbedingungen stimmen. Denn die Zufriedenheit deines Personals wirkt sich direkt auf die Zufriedenheit deiner Kundschaft aus.

An der Personalpolitik sind verschiedene Akteur*innen beteiligt: die Unternehmensführung, die Führungskräfte, die HR-Abteilung und der Betriebsrat. Natürlich ist es auch wichtig, die Mitarbeiter*innen selbst mit einzubinden. Wo viele Personen zusammenarbeiten, gibt es bestimmte Abläufe und Strukturen, die die Verhaltensweisen beeinflussen. Was das Verhalten der Personen im Unternehmen am meisten prägt, sind die formalen Arbeitsstrukturen. Hierzu zählen unter anderem die Aufgabenverteilung, die Organisation des Unternehmens, die Definition von Arbeitsschritten und Hierarchieebenen. Diese Strukturen helfen dabei, dass Aufgaben schnell und mit einem bestimmten Qualitätsstandard erledigt werden können. Ob es glatt läuft oder schief: In beiden Fällen sind die Ursachen in den formalen Strukturen zu sehen. Denn die formalen Strukturen in einem Betrieb entscheiden darüber, wie und ob die Arbeitsteilung funktioniert. Da sich der Markt, die Kundschaft und auch du als Unternehmer*in sich im Laufe der Zeit verändern werden, wird die Formalstruktur es auch. Sie ist dynamisch und sollte sich den Umständen anpassen. 

Allerdings kann nicht jedes Detail formal festgelegt werden. Hier kommen die informalen Strukturen ins Spiel. Dies sind Erwartungen und Gewohnheiten, die die Unternehmenskultur prägen. Diese Strukturen bilden sich durch die Mitarbeiter*innen im täglichen Arbeitsalltag automatisch heraus. Das heißt: Sie können nicht angeordnet werden! Sie schließen Regelungslücken der Formalstruktur und gleichen deren Schwächen aus. Dabei gibt es positive und nicht so positive informale Strukturen. Ein Beispiel für eine positive Struktur ist, dass Kund*innen immer ein Kaffee angeboten wird, wenn sie in den Frisörsalon kommen. Nicht so positiv ist es hingegen, wenn es als normal angesehen wird, neue Mitarbeiter*innen zunächst auszuschließen und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie sich erst beweisen müssen. Dies zu verhindern ist Teil der Personalstrategie. 

Deine Personalstrategie basiert auf den Werten deines Unternehmens sowie den weiteren Bestandteilen des Marketing-Mixes. Im Rahmen der Personalpolitik müssen zum einen Grundsatzentscheidungen von der Unternehmensführung, zum anderen Einzelentscheidungen von den jeweiligen Führungskräften getroffen werden. Sie betreffen also entweder das Unternehmen als Ganzes oder spezielle Abteilungen und Teams. 

Grafik: Personalpolitik im Marketing-Mix

Ziele der Personalpolitik

Das Hauptziel der Personalpolitik ist es, die Interessen des Unternehmens mit denen der Mitarbeiter*innen so weit in Einklang zu bringen, dass am Ende bestmögliche Leistungen für die Kundschaft und das Unternehmen erreicht werden. Das ist die Voraussetzung für weiteres Unternehmenswachstum. Dieses Hauptziel lässt sich in verschiedene Unterziele gliedern:

  • Leistungsfähigkeit steigern: Um das aus deinen Mitarbeiter*innen herauszuholen, was in ihnen steckt, solltest du förderliche Arbeitsbedingungen schaffen – zum Beispiel durch einen ungestörten Arbeitsplatz, gesundheitsfördernde Maßnahmen oder Weiterbildungsangebote. Es gibt jedoch auch Personen, die in einer belebten Umgebung effektiver arbeiten können. Finde deswegen am besten heraus, was deine Mitarbeitenden brauchen, um ihr volles Potential entfalten zu können. 
  • Motivation erhöhen: Die Leistungsbereitschaft steigt, wenn deine Angestellten sich gebraucht, gefördert und wertgeschätzt fühlen, aber zum Beispiel auch durch finanzielle Anreize oder Belohnungssysteme. Es ist dabei wichtig, dass du ein Gespür dafür bekommst, was dein Gegenüber antreibt. Denn wenn sich die Person nicht wertgeschätzt fühlt oder das Betriebsklima schlecht ist, wird sich die Motivation auch mithilfe einer Gehaltserhöhung nicht steigern lassen. 
  • Leistungsmöglichkeiten fördern: Damit deine Mitarbeiter*innen ihr Potenzial voll ausschöpfen können, müssen sie sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und eventuell in anderen Bereichen entlastet werden – realisierbar ist dies z. B. durch flexible Arbeitszeitmodelle, eine Betriebs-Kita, Gesundheits-Angebote oder mobiles Arbeiten.

Wirtschaftlichen Ziele lassen sich nur im Einklang mit sozialpolitischen Zielen für das Personal nachhaltig erreichen. Zu ihnen zählen beispielsweise eine faire Vergütung, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie die Förderung und Wertschätzung der Mitarbeiter*innen. Behalte jedoch immer im Hinterkopf: Implementiere nur die Maßnahmen, die zu dir und deiner Situation bzw. deinem Unternehmen passen. Wenn es deinem Unternehmen aufgrund von zu hohen Investitionen in das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter*innen wirtschaftlich schlecht geht, ist damit langfristig niemandem geholfen. 

Tipp: Schau mal, was andere Unternehmen und Startups für ihr Personal anbieten und wie sie diese Angebote umsetzen – so kannst du dich inspirieren lassen und von anderen lernen. Die Praxis zeigt, dass sich viele Angebote gut anhören, manche sich aber nicht zur Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen umsetzen lassen – vielleicht haben Angestellte in deinem Umfeld Erfahrungen und mögliche Lösungen, die du in deine Überlegungen einbeziehen kannst. Personalführung ist und bleibt dabei jedoch so individuell wie ein Fingerabdruck. Also lass dich gerne inspirieren - und schaue danach in den Spiegel. 

Grundsätze der Personalpolitik

Voraussetzung und Leitlinie für deine Personalpolitik sind die Werte und Grundsätze des Unternehmens. Ist dir zum Beispiel Nachhaltigkeit besonders wichtig, sollte sich das auch in der Personalpolitik widerspiegeln. Generelle Grundsätze des „People“-Ps sind:

  • die Erhaltung der physischen und psychischen Gesundheit
  • soziale Verantwortung (auch Corporate Social Responsibility genannt)
  • das Wohlergehen der Mitarbeiter*innen
  • ein zu dir passendes Führungsverhalten und Personalmanagement
  • Gleichberechtigung und Chancengleichheit
  • Diversity und Inklusion innerhalb des Unternehmens

Lebensphasenorientierte und familienfreundliche Personalpolitik

Die moderne Personalpolitik wirft einen ganzheitlichen Blick auf die Mitarbeiter*innen in ihren jeweiligen Lebens-, Arbeits- und Familienphasen. Das Arbeitsleben innerhalb eines Unternehmens lässt sich grob in Einstieg, Reifephase, Aufstieg in eine Führungsposition und Ausstieg gliedern. In jeder dieser Phasen solltest du dein Personal entsprechend unterstützen. Wichtig ist aber auch, die Work-Life-Balance, Familienzeit, Kinderbetreuung oder Angehörigenpflege sowie den Umgang mit länger andauernden Erkrankungen und zunehmendem Alter zu berücksichtigen. Immer mehr Menschen sind zudem neben dem Hauptberuf sozial engagiert, üben eine (ehrenamtliche) Nebentätigkeit aus oder ein zeitintensives Hobby. Private Auszeiten, Auslandsaufenthalte und Sabbaticals gewinnen an Attraktivität für viele Mitarbeiter*innen. 

Im Sinne einer familienfreundlichen Personalpolitik sind zum Beispiel interne Kinderbetreuung, Teilzeitmodelle oder Jobsharing sowie Gendergerechtigkeit und Diversity mögliche Ansatzpunkte. Durch Gesundheitsförderung kann die Leistungsfähigkeit älterer Kolleg*innen erhalten werden. Oder die Aufgaben werden dem Alter und Gesundheitszustand angepasst. Die zentrale Frage hierbei ist: Wie halte ich meine Mitarbeiter*innen möglichst lange im Unternehmen?

Wieviele Prozesse und Strukturen sind für ein Unternehmen gut und wie viel macht eigentlich die Unternehmenskultur aus? Darüber sprechen Susanne Kultau, Gründerin von Saubere Filme, und Jan im Ideencouch Podcast #42. Beide plaudern aus dem Nähkästchen – es lohnt sich ihnen dabei zuzuhören! 

Warum ist Personalpolitik fürs Marketing wichtig?

Personalpolitik ist ein Marketingthema – vor allem im Dienstleistungsbereich, wo deine Mitarbeiter*innen eine vertrauensvolle Beziehung zu den Kund*innen aufbauen sollen. Und die merken ganz genau, wenn dein Personal unzufrieden, frustriert oder abgelenkt ist. Deine Mitarbeitenden repräsentieren dein Unternehmen und sind so ganz automatisch Teil deines Marketings und der Imagepflege. Immer mehr Menschen legen Wert darauf, bei Unternehmen einzukaufen, die ihr Personal gut behandeln und faire Arbeitsbedingungen bieten. Ebenso geht es potenziellen neuen Angestellten, die sich bei dir bewerben wollen. Arbeitgeberbewertungsportale und Business Netzwerke sind oftmals eine erste Anlaufstelle, um sich über das Betriebsklima, Image oder die Familienfreundlichkeit eines Unternehmens zu informieren. Die Personalpolitik wirkt sich also auch auf dein Employer-Branding aus.

Instrumente und Maßnahmen der Personalpolitik

Die Instrumente der Personalpolitik sind vielfältig. Welche zu deinem Unternehmen passen, hängt natürlich von den Zielen und Werten ab, die du dir gesteckt hast. Aber auch von deiner Unternehmensgröße, dem Markt, den Wettbewerbern und deiner Innovationsstrategie. Wie du merkst, gibt es viele Variablen, die auf eine gute Personalpolitik einzahlen und keinen 0-8-15-Weg. Dennoch haben wir für dich einige Instrumente und Maßnahmen zusammengestellt, an denen du dich orientieren kannst: 

  • Arbeitsplatzausstattung: Um die Leistungsfähigkeit deiner Mitarbeiter*innen zu steigern, solltest du ihnen hochwertige, moderne Arbeitsgeräte sowie ergonomisches Mobiliar bieten. Außerdem liegt es in der Verantwortung des Arbeitgebers, Arbeitssicherheitsmaßnahmen einzuleiten, eine stressvermeidende Umgebung mit wenig Lärm und Rückzugsräumen zu schaffen sowie feste Regelungen zum Verhalten am Arbeitsplatz einzuführen.
  • Arbeitszeitmodelle: Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten wie Gleitzeit oder Arbeitszeitkonten erleichtern Mitarbeiter*innen die Vereinbarkeit mit Freizeit, Kinderbetreuung oder Pflegearbeit. Außerdem kannst du Regelungen zu Teilzeit und Urlaub sowie zum Umgang mit Überstunden einführen.
  • Personalplanung: Hier triffst du Regelungen zur Beschaffung neuer Arbeitskräfte, Stellenausschreibungen, Einstellungskriterien und Beförderungen – wichtig zu berücksichtigen sind dabei die Grundsätze zu Chancengleichheit und Diversität.
  • Führungsleitlinien: Lege die Werte und Leitlinien zum Führen deines Unternehmens und einzelner Teams fest – diese sollten sich mit den Unternehmenswerten decken.
  • Performancepolitik: Hier geht es darum, die Leistungen deiner Mitarbeiter*innen zu messen und zu verbessern. Überlege dir, welche Evaluierungsinstrumente sich eignen und wie du deine Mitarbeiter*innen positiv fördern kannst, beispielsweise durch spezifische Weiterbildung.
  • Personalentwicklung: Durch die Performancekontrolle erfährst du, in welchen Bereichen deine Mitarbeiter*innen Unterstützung und Förderung benötigen. Diese kannst du in Form von Training on the Job oder externen Weiterbildungen anbieten.
  • Sozialpolitik: Durch freiwillige Sozialleistungen steigerst du die Motivation und Leistungsmöglichkeiten deines Personals – dazu zählen z. B. interne Kinderbetreuung, Jobtickets für die öffentlichen Verkehrsmittel, Essenszuschüsse für die Kantine, betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsmanagement.
  • Compliance: Lege einheitliche Leitlinien für das Verhalten, die Arbeitskleidung oder die Corporate Language fest, in der deine Mitarbeiter*innen mit der Kundschaft kommunizieren.
  • Entgeltpolitik: Etabliere ein faires Vergütungsmodell mit entsprechenden Anreiz- und Prämiensystemen. Bei kundenbezogenen Dienstleistungen wäre zum Beispiel eine Provision pro Verkaufsabschluss denkbar, abteilungsübergreifend Weihnachts- und Urlaubsgeld. Auch eine Mitarbeiterbeteiligung kannst du in Erwägung ziehen.

Grafik: Säulen der Personalpolitik

Wenn du gerade ein Unternehmen gegründet hast, ist es manchmal nicht so einfach, auf all diese Punkte einzugehen. Du bist vielleicht froh, dass du überhaupt ein halbwegs passendes Büro für dich und dein Team gefunden hast. Da kannst du nicht noch einen Rückzugsraum integrieren oder höhenverstellbare Tische bestellen, weil die Miete bereits so viel Geld kostet. Und eine Kantine gibt es auch nicht. Kein Problem! Du kannst den Fokus bei der Personalpolitik auf andere Punkte lenken und vielleicht mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und einem guten Gemeinschaftsgefühl sowie der Feier von kleinen oder großen Unternehmenserfolgen deine Mitarbeiter*innen motivieren. Oder du lädst sie zwischendurch mal als Wertschätzung zum Essen ein. Sei kreativ.

Personalpolitik in deine Gründung einbeziehen

Da sie sowohl für deinen Marketing-Mix als auch deine Unternehmensführung ein wichtiges Thema ist, beziehe die Personalpolitik schon in der Planungsphase deiner Gründung ein. Überlege dir, wofür du stehst und welche Ziele du für und mit deinem Personal erreichen möchtest. Vielleicht hast du schon eine genaue, innovative Vorstellung davon, wie das Arbeitsleben in deinem Unternehmen aussehen soll. Schreib sie in deinen Businessplan und entwickle anhand deiner Ziele geeignete Maßnahmen. Je detaillierter du planst, desto besser gelingt dir die Umsetzung. In die Personalpolitik muss auch dein Budget einfließen. Außerdem hängen die jeweiligen Instrumente vom Geschäftsmodell ab. Ein Dienstleistungsbusiness geht mit anderen Anforderungen einher als ein Unternehmen, das physische Produkte anbietet.

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Personalpolitik am Beispiel eines Modegeschäfts

Stell dir vor, du betreibst ein Modegeschäft, in dem deine Kund*innen individuelle Beratung zu Stil, Passform und Wahl der Kleidungsstücke erhalten sollen. Deine Mitarbeiter*innen arbeiten also nah am Menschen, und ihre Zufriedenheit wirkt sich direkt auf die Kundschaft aus. Du stattest sie mit modernen Kassensystemen aus und platzierst hinter der Theke ergonomisches Sitzmobiliar. Dank eines ausgeklügelten Schichtsystems arbeiten Teilzeitkräfte oder Mitarbeiter*innen mit familiären Verpflichtungen zu für sie passenden Zeiten. 

Deine Mitarbeiter*innen im Laden tragen stilistisch zur angebotenen Mode passende Kleidung – vielleicht sogar mit deinem Firmenlogo. So sind sie direkt als Angestellte erkennbar. Betritt eine Kundin den Laden, gilt die Regel, dass ein*e Mitarbeiter*in auf sie zu geht und fragt, ob er behilflich sein kann. Sie wird kurz auf Services hingewiesen, ohne die Kundin zu bedrängen. Ab einer bestimmten Anzahl erfolgreicher Verkäufe erhalten die Mitarbeiter*innen eine Prämie. Außerdem erhalten sie jährlich ein Weihnachtsgeld sowie eine betriebliche Altersvorsorge. Um die Leistungen deiner Mitarbeiter*innen zu verbessern, lässt du sie regelmäßig schulen – zum Beispiel im Umgang mit Kund*innen oder in der Stilberatung.

Fazit

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so scheint, ist die Personalpolitik ein wichtiger Teil des Marketing-Mixes. Als Unternehmer*in hast du Verantwortung für deine Mitarbeiter*innen und solltest ihnen ein möglichst angenehmes und förderndes Arbeitsumfeld bieten. Außerdem musst du die wirtschaftlichen Ziele im Blick behalten und versuchen, das volle Leistungspotenzial deines Personals auszuschöpfen. Hier hast du einige Maßnahmen der Personalpolitik kennengelernt. Du kannst aber auch selbst kreativ werden und dir Dinge überlegen, mit denen du die Arbeitswelt ein Stück weit mitverändern kannst. Nutze die Chance und setze deine Ideen in die Tat um!

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bhp