Liquiditäts­planung: Mach es dir nicht zu kompliziert

Eine solide Liquiditätsplanung ist unverzichtbar, ganz besonders für junge Unternehmen und Startups. Gehen einem Unternehmen die flüssigen Mittel aus, kann es in die Insolvenz schlittern – auch dann, wenn die Auftragslage gut ist. Denn rosige Gewinne in der Zukunft bringen gar nichts, wenn in der Gegenwart fällige Rechnungen nicht mehr bezahlt werden können.

Damit dich solche Aussichten nicht um den Schlaf bringen, solltest du schnell lernen, wie du eine Liquiditätsplanung erstellst und was du tun kannst, um deine Liquidität zu schonen. In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige, was du zu diesem Thema wissen musst.

Liquidität kommt vom lateinischen Wort liquidus für „flüssig“. Liquidität bezeichnet die in einem Unternehmen zur Verfügung stehenden flüssigen Zahlungsmittel, wie Bargeld oder Bankguthaben. Ist dein Unternehmen liquide, bedeutet das, dass du alle anstehenden Rechnungen fristgerecht und ohne Probleme bezahlen kannst.

Der Liquiditätsplan bildet ab, wie sich deine Zahlungsfähigkeit in den kommenden Wochen und Monaten entwickelt. Er funktioniert wie eine Art Frühwarnsystem. Sind finanzielle Engpässe absehbar, wird es Zeit, entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Im Kern geht es bei der Liquiditätsplanung darum, die erwarteten Einzahlungen den erwarteten Auszahlungen in einem festgelegten Zeitraum gegenüberzustellen – und zwar termingenau. Sämtliche Zahlungsströme werden im Liquiditätsplan festgehalten: Wann bekommst du wie viel Honorar überwiesen? Wann musst du deinen Lieferanten bezahlen? Wann ist die Miete fällig?

Denk daran, dass du das Geld nicht unbedingt in dem Moment bekommst, indem du die Rechnung stellst. Ein Zahlungsziel von bis zu 30 Tagen ist üblich, in einigen Branchen ist diese Frist sogar noch länger.

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Überlässt du die Liquidität dem Zufall, kann es sehr schnell ernst werden: Erst drohen Mahngebühren. Dann liefern deine Lieferanten nur noch gegen Vorkasse – eine weitere Einschränkung deiner Liquidität – bis sie vielleicht endgültig die Geduld verlieren und die Geschäftsbeziehung beenden. Du bekommst keine Waren oder Rohstoffe und hast keine Chance mehr, Umsatz zu machen. Aus einem zwischenzeitlichen Zahlungsengpass ist eine Notsituation geworden, in der die Insolvenz unausweichlich scheint.

Um ein solches Szenario zu verhindern, ist ein Liquiditätsplan keineswegs nice to have, sondern absolut notwendig. Kein Wunder, dass auch externe Geldgeber, wie zum Beispiel deine Hausbank, sich besonders für diesen Teil deiner Finanzplanung interessieren.

Vergiss aber bitte nicht, dass auch eine noch so sorgfältige Liquiditätsplanung immer mit Unsicherheit verbunden ist. Sie ist nicht mehr als eine Vorhersage deiner zukünftigen Kontostandsentwicklung. Und wer beim Picknick schon mal klatschnass geregnet wurde, weil er sich blindlings auf den Wetterbericht verlassen hat, weiß: Vorhersagen können auch mal falsch sein. 

Deshalb ist es für deinen unternehmerischen Überblick wichtig, dass du deine Planzahlen regelmäßig mit den tatsächlichen Ist-Zahlen vergleichst. Wie stark waren die Abweichungen? Warum sind deine Vorhersagen nicht oder nur teilweise eingetreten? Und was bedeutet das für die Zukunft? Wenn du dir regelmäßig die Zeit nimmst, deine Liquiditätsplanung mit deinen Kontoauszügen zu vergleichen, wirst du immer besser darin, deine flüssigen Mittel vorauszuplanen, und du wirst immer mehr vor Überraschungen gefeiht.

Im Grunde ist eine Liquiditätsplanung keine große Sache: Du trägst auf der einen Seite deine voraussichtlichen Zahlungsausgänge und auf der anderen Seite deine Zahlungseingänge ein.

Die Zahlungseingänge entsprechen deinen erwarteten Umsatzerlösen. Aber auch Eigen- oder Fremdkapitalerhöhungen wirken sich auf deine Liquidität aus und sind daher in deinem Liquiditätsplan zu berücksichtigen.

Die Zahlungsausgänge setzen sich unter anderem aus folgenden Positionen zusammen:

• Investitionen
• direkte Kosten (das sind Kosten, die mit dem Umsatz steigen oder fallen, zum Beispiel für Wareneinkauf, Material, Verpackung)
• Personalkosten (inkl. Sozialversicherung und Einkommensteuer)
• Betriebsausgaben (Mieten inkl. Nebenkosten, Versicherungen, Verwaltungskosten, Werbe- und Reisekosten, Kfz-Kosten, Leasingraten usw.)
• Kredittilgung samt Zinsen
• Steuern (vor allem Vorsteuer/Umsatzsteuer, Einkommen- und Gewerbesteuer)
• Privatentnahme (das, was du zum Leben brauchst)

Abschreibungen, also der Wertverlust deiner Anschaffungen, den du jedes Jahr für die Steuer geltend machen kannst, sind für deine Liquiditätsplanung nicht wichtig, weil sie nicht zahlungswirksam sind. Du kannst sie bei deiner Liquiditätsplanung einfach weglassen.

Dein Liquiditätsplan bildet gewissermaßen deinen Kontoauszug der Zukunft ab. Er basiert, wie jeder Plan, auf Annahmen und ist mit einer gewissen Unsicherheit verbunden. Je treffender deine Annahmen sind, desto genauer wird deine Planung. Aber sei nicht zu streng zu dir: Eine hundertprozentige Übereinstimmung zwischen Planzahlen und Realität gelingt fast nie. Darum geht es auch gar nicht. Wichtig ist, dass du dich ehrlich mit deinen Zahlen auseinandersetzt und dass du dir klar machst, dass es nicht nur um das Verhältnis zwischen Einzahlungen und Auszahlungen geht, sondern auch um deren zeitliche Abfolge.

Häufig zahlen Kunden erst Tage oder Wochen, nachdem sie eine Leistung erhalten bleiben: Erst schreibst du ein Angebot, bekommst einen Auftrag, arbeitest ihn ab, stellst die Rechnung – und dann kann noch locker ein Monat ins Land gehen, ehe das Geld auf deinem Konto eingeht. Für deine Rentabilitätsplanung spielt das keine Rolle – Hauptsache zum Jahresabschluss machst du Gewinn. Deine Liquiditätsplanung kann jedoch aus dem Lot geraten, wenn du den Zeitraum zwischen Auftragserteilung und Zahlungseingang falsch bemisst.

Man kann aus allem eine Wissenschaft machen, auch aus der Liquiditätsplanung. Vielleicht hast du schon mal etwas von der Liquidität ersten, zweiten und dritten Grades gehört. Fachleute sprechen auch gerne von freier und dynamischer Liquidität oder von dispositiver, struktureller und relativer Liquidität. Das alles braucht dich zum Glück nicht zu interessieren. Für den Anfang genügt es, in einer einfachen Tabelle alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge für einige Monate im Voraus zu erfassen. Dabei kommt es vor allem darauf an, dass du die Höhe und den jeweiligen Zeitpunkt der Zahlungen möglichst genau angeben kannst.

Bevor du deinen Liquiditätsplan erstellen kannst, musst du dir über etliche grundlegende Dinge in deinem Unternehmen klar geworden sein: Wie viele Leute wirst du einstellen? An welchem Standort wirst du dein Unternehmen gründen? Welche Investitionen fallen an? Für welche Rechtsform entscheidest du dich? Wie wird sich dein Umsatz entwickeln?

Je konkreter du Fragen wie diese beantworten kannst, desto genauer wird dein Liquiditätsplan.

Während sich deine monatlichen Kosten noch relativ einfach ermitteln lassen, wird es bei den monatlichen Einnahmen schon schwieriger. Bei einer Gründung liegen ja noch keine Erfahrungswerte vor, auf die du zurückgreifen könntest. Stattdessen musst du dir mit branchentypischen Vergleichszahlen behelfen, die du im Idealfall mit eigener Marktforschung und begründeten Annahmen unterfütterst. Sei lieber etwas vorsichtiger und freu dich, wenn sich deine Finanzen besser entwickeln, als gedacht. Das bewahrt dich davor, deine Liquidität zu überdehnen und in einen Zahlungsengpass zu geraten.

Wenn du deinen Businessplan über die Gründerplattform erstellst, bist du in Sachen Liquiditätsplanung fein raus: Unser Businessplan-Programm ermittelt aus den Angaben, die du in den vorherigen Schritten zu Umsatzerlösen, direkten Kosten, Personal- und Betriebsausgaben etc. gemacht hast, was daraus für deine Liquidität folgt.

Der Clou: Sogar so knifflige Details wie die Umsatzsteuer bzw. der Vorsteuerabzug werden automatisch in deine Liquiditätsplanung eingerechnet. Du musst nur daran denken, dass du bei allen Positionen die Mehrwertsteuer richtig angibst.

Wie wir gesehen haben, ist Liquidität ein extrem wichtiges Thema für alle, die ein Unternehmen gründen und sich selbstständig machen wollen. Diese fünf Tipps können dir helfen, deine Liquidität zu sichern.

Leider verlieren viele Selbstständige mit der Zeit ihre Zahlungsströme aus dem Blick. Im Alltagsgeschäft bleibt häufig keine Zeit für die Liquiditätsplanung, und so rutscht sie auf der Prioritätenliste immer weiter nach unten. Das sollte sie aber nicht! Mach dir bewusst, dass die Sicherung deiner Zahlungsfähigkeit deine vornehmste Aufgabe ist. Wusstest du, dass du deinen Businessplan als perfektes Controlling-Instrument nutzen kannst, um alle fälligen Zahlungen und offenen Posten zu überwachen? Das dauert nicht lange und bewahrt dich vor unliebsamen Überraschungen.

Immer wieder führen hohe Steuernachzahlungen dazu, dass in Unternehmen plötzlich das Geld knapp wird. Das passiert vor allem dann, wenn die Umsätze sich besser entwickelt haben, als gedacht, und die geleistete Steuervorauszahlung nicht mehr ausreicht. Damit dir das nicht blüht, solltest du immer einen festen Anteil deiner Einnahmen für die Steuer zur Seite legen.  

In diesem Zusammenhang noch ein Wort zur Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer): Diese Steuer zahlt nur der Endverbraucher, also der letzte in der Kette. Für alle anderen ist die Mehrwertsteuer ein durchlaufender Posten. Du stellst sie zwar deinen Kunden in Rechnung, das Geld gehört dir aber nicht. Du handelst quasi als Geldeintreiber im Auftrag des Finanzamts und musst das Geld regelmäßig an die Steuerkasse weiterleiten. Trotzdem muss es bei der Liquiditätsplanung eingerechnet werden. Deshalb darfst und musst du in deinem Liquiditätsplan bei allen steuerpflichtigen Ein- und Auszahlungen die Mehrwertsteuer mit angeben, denn du überweist das Geld ja tatsächlich an das Finanzamt.

Das mit der Mehrwertsteuer ist ein bisschen unübersichtlich. Die Planungshilfe der Gründerplattform nimmt dir diese Arbeit aber weitgehend ab.

Wenn deine Kunden gerne zu spät, in Teilen oder gar nicht zahlen, ist das nicht nur ärgerlich – es bedroht unmittelbar deine Liquidität. Insofern ist ein effektives Mahnwesen ein erster Schritt, um die Zahlungsfähigkeit deines Unternehmens zu erhalten oder zu verbessern.

Voraussetzung, um deine Forderungen durchzusetzen, ist eine rechtssichere Rechnung. Außerdem solltest du gerade bei umfangreichen Aufträgen Vorschuss- oder Teilzahlungen mit deinen Kunden vereinbaren. Umgekehrt solltest du versuchen, mit deinen Lieferanten verlängerte Zahlungsziele auszuhandeln und so deine eigenen Zahlungsausgänge hinauszuzögern.

Je weniger Geld du in Maschinen oder Immobilien bindest, desto besser ist es für deine Liquidität. Prüfe, ob du teure Maschinen oder Dienstfahrzeuge nicht besser leasen kannst. Überlege, wie du deine Geschäftsidee umsetzen kannst, ohne eine teure Infrastruktur aufbauen zu müssen. Moderne Gründungsansätze wie die Lean-Startup-Philosophie oder das Solopreneurship-Konzept bieten hier wertvolle Anregungen.

Auch ein umfangreiches Warenlager bindet Geldmittel und verringert deine Liquidität. Lass dich von Mengenrabatten nicht dazu verführen, zu viel einzukaufen, sondern kaufe wirklich nur die Waren ein, die du bald brauchst.

Wie hoch deine Liquidität im Idealfall sein sollte, hängt von deinem Geschäftsmodell ab. Ein freiberuflicher Grafiker, der im Homeoffice arbeitet, hat sicherlich einen geringeren Liquiditätsbedarf als die Inhaberin eines Reiseunternehmens mit mehreren Angestellten und einem ganzen Fuhrpark an Bussen. Für alle Selbstständigen gilt jedoch das einfache Motto: Die liquiden Mittel sollten immer so niedrig wie möglich und so hoch wie nötig gehalten werden.

Daraus folgt, dass du immer genug Geld parat haben solltest, um deine laufenden Verbindlichkeiten begleichen zu können. Zusätzlich brauchst du unbedingt eine Liquiditätsreserve für Unvorhergesehenes. Dieser Puffer sollte aber auch nicht überdimensioniert sein. Zuviel Geld auf dem Konto wäre sinnlos, da es keine Zinsen erwirtschaftet und an anderer Stelle in deinem Betrieb effektiver eingesetzt werden könnte.

Factoring ist eine Möglichkeit, um deine Liquidität schnell und unkompliziert zu erhöhen. Hinter dem Begriff steckt ein Verfahren, bei dem Firmen ihre Rechnungen an Dritte weiterverkaufen.

Durch Factoring verschieben sich deine Zahlungseingänge nach vorne, denn während deine Kunden laut Zahlungsziel erst in einem Monat zahlen müssen, bekommst du beim Factoring das ausstehende Geld sofort. Im Gegenzug behält der Factoring-Dienstleister einen Anteil der Rechnungssumme für sich.

Der Unterschied zwischen Factoring und Inkasso liegt darin, dass es sich nicht um bereits überfällige Forderungen handelt, die von einem Dritten übernommen werden. Vielmehr agieren die Factoring-Dienstleister als zwischengeschaltete Instanzen, die sich um die Begleichung der Rechnungen und im Ernstfall auch um das Mahnwesen kümmern.

Die Liquiditätsplanung spielt bei der Zukunftsplanung deines Unternehmens eine große Rolle. Sie verschafft dir einen Überblick darüber, wie es um deine Zahlungsfähigkeit in Zukunft bestellt sein wird.

Es ist gar nicht so kompliziert, eine solide Liquiditätsplanung auf die Beine zu stellen. Wenn du dich regelmäßig mit den Zahlungsströmen in deinem Unternehmen auseinandersetzt, und zwar nicht nur mit deren Höhe, sondern auch mit dem Zeitpunkt, zu dem sie sich auf deinem Konto bemerkbar machen, ist schon viel gewonnen. Dann kannst du frühzeitig gegensteuern, falls es mal eng zu werden droht.

Zahlungsunfähigkeit, und sei sie auch nur vorübergehend, kann schlimme Folgen haben: Bist du nicht mehr in der Lage, pünktlich zu zahlen, können die Beziehungen zu deinen Lieferanten, zu deiner Bank oder zu deinen Beschäftigten Schaden nehmen und Vertrauen unwiderruflich zerstört werden.

Diese Erfahrung darfst du dir gerne sparen. Mit dem Businessplantool der Gründerplattform gelingt dir auch ohne großes Vorwissen eine fundierte Liquiditätsplanung, mit der du gelassen in deine unternehmerische Zukunft schauen kannst.