Eröffnungsbilanz – wann muss sie erstellt werden?

Was ist eine Eröffnungsbilanz? Welche Bedeutung hat sie für dich als Gründer*in und wann musst du sie erstellen? Was sollte sie beinhalten? Viele Fragen, deren Antworten du in diesem Artikel findest – einschließlich eines Beispiels und einer Checkliste. Aber bevor du dich an die Arbeit machst, kommen wir erst einmal zum Basiswissen.

Die Eröffnungsbilanz ist eine bestimmte Form der Bilanz, die bei der Gründung eines Unternehmens sowie zu Beginn eines jeden Wirtschaftsjahres erstellt werden sollte. Zunächst stellt sich die Frage, was überhaupt eine Bilanz in diesem Zusammenhang ist – sie stellt eine umfassende Gegenüberstellung sämtlicher Vermögensbestandteile eines Unternehmens dar. Aber keine Sorge, nicht jeder Gründer*in ist zur Erstellung einer Eröffnungsbilanz verpflichtet - aber dazu gleich mehr.

Die Eröffnungsbilanz eines Folgewirtschaftsjahres entspricht der Schlussbilanz des vergangenen Wirtschaftsjahres.

Wenn du dich mit dem Thema Eröffnungsbilanz beschäftigst, wirst du schnell auf weitere Begriffe stoßen, die ähnlich klingen und teilweise die gleiche Bedeutung haben. So gibt es:

• Die Gründungsbilanz: Sie entspricht einer Eröffnungsbilanz, ist aber explizit die, die zur Gründung eines Unternehmens erstellt wird. 
• Die Umwandlungsbilanz: Diese Form der Bilanz wird erstellt, wenn dein Unternehmen die Rechtsform wechselt – also beispielsweise von einer Personengesellschaft in eine GmbH umgewandelt wird. 
• Die Verschmelzungsbilanz (auch Fusionsbilanz): Gehst du mit einer anderen Firma zusammen, so fusioniert ihr und es entsteht ein neues Unternehmen, das eine Eröffnungsbilanz erfordert.

Allen ist gemein, dass sie den Zweck einer Eröffnungsbilanz erfüllen, nämlich zu einem bestimmten Zeitpunkt (Start des Unternehmens) die Vermögenswerte des Unternehmens zu dokumentieren.

Eine Eröffnungsbilanz muss von bilanzierungspflichtigen Unternehmen erstellt werden. Bilanzierungspflichtig bedeutet, dass der Unternehmensgewinn über den Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung ermittelt und offengelegt werden muss. Das gilt für folgende Rechtsformen:

• eingetragene Kaufleute – e. K.
• Personengesellschaften – OHG, KG, GmbH & KG
• Kapitalgesellschaften – GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG

Wenn du als Gründer*in davon ausgehst, zunächst als Kleingewerbetreibende*r weniger als 800.000 EUR Umsatz beziehungsweise 80.000 EUR Gewinn zu machen, oder wenn du freiberuflich tätig bist, bist du nicht verpflichtet, eine Eröffnungsbilanz zu erstellen.

Unterzeichnen muss die Eröffnungsbilanz der/die Inhaber*in beziehungsweise Geschäftsführer*in. Gibt es mehrere Inhaber*innen oder Geschäftsführer*innen, müssen alle unterzeichnen, und zwar zum selben Datum.

Der Stichtag für die Erstellung der Eröffnungsbilanz bei einem neuen Unternehmen ist der Beginn der Geschäftstätigkeit. Dieses Datum kann auch vor dem Eintrag im Handelsregister liegen. Das ist der späteste Termin für die Eröffnungsbilanz, doch da sie die Basis für die Buchführung bildet, sollte sie alle Geschäftsvorfälle erfassen – auch die vor dem Eintrag.

Da die Eröffnungsbilanz beim Finanzamt eingereicht werden muss, gibt es Fristen. Diese sind zwar gesetzlich nicht genau geregelt, doch gilt für mittlere bis große Gesellschaften eine Frist von drei Monaten nach der Gründung. Kleine Gesellschaften haben in der Regel eine Abgabefrist von sechs Monaten nach Eintragung ins Handelsregister.

Was in der Eröffnungsbilanz stehen muss, regeln die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und Bilanzierung (§ 264 Abs. 2 HGB) sowie die Vorschriften der Paragrafen 246 bis 251 des HGB. Die Buchführung muss vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen. Für die Eröffnungsbilanz ist eine Auflistung aller Vermögensgegenstände, die zum Stichtag Eigentum des Unternehmens sind, erforderlich. Die Eröffnungsbilanz muss die zum Stichtag ermittelten Aktiva und Passiva enthalten. 

Aktiva (oder Aktivseite) listet die verwendeten Mittel auf, Passiva (oder Passivseite) die Mittelherkunft. 

Die Aktivseite unterteilt sich noch einmal in Anlage- und Umlaufvermögen:

• Zum Anlagevermögen werden alle Posten gezählt, die für den Geschäftsbetrieb verwendet werden, dazu zählen beispielsweise Maschinen, Büroeinrichtung oder IT-Ausstattung.
• Zum Umlaufvermögen gehören alle Posten, die vom Unternehmen nur kurzfristig genutzt werden, zum Beispiel Arbeitsmaterialien. Sie verbleiben nicht dauerhaft im Unternehmen, sondern werden für Verkauf, Verarbeitung, Verbrauch oder Rückzahlungen verwendet.

Auf der Passivseite stehen die folgenden Posten:

• Eigenkapital
• Rückstellungen (Verbindlichkeiten, deren Fälligkeit und Höhe ungewiss, aber wahrscheinlich sind)
• Verbindlichkeiten und Kredite

Aktiva und Passiva werden auf dem Eröffnungsbilanzkonto nach dem Prinzip der doppelten Buchführung unter Soll (Passiva) und Haben (Aktiva) verbucht. Beide Seiten der Bilanz müssen ausgeglichen sein. Wären beispielsweise die Aktiva größer als die Passiva, wäre mehr Geld investiert worden, als dem Unternehmen zur Verfügung stand. Das ist buchhalterisch nicht möglich, es muss sich irgendwo ein Fehler eingeschlichen haben.

Weitere Mindestangaben der Eröffnungsbilanz sind der Name des Unternehmens, Ort und Datum der Gründung sowie die Namen aller Inhaber*innen beziehungsweise Geschäftsführer*innen.

Voraussetzung für die korrekte Angabe dieser Daten ist eine Inventur, bei der auch die Sachwerte erfasst und korrekt bewertet werden. Als Wert gilt in der Regel der Anschaffungswert eines Gegenstands – beispielsweise wird ein Notebook, das 500 EUR gekostet hat, auch mit 500 EUR bewertet. Etwas komplizierter ist die Bewertung von gebrauchten Gegenständen, die in das Unternehmen eingebracht werden. So ist ein Lieferwagen, der bereits mehrere Jahre alt ist und eine entsprechende Anzahl von Kilometern auf dem Tacho hat, nicht mit dem Neupreis zu bewerten. Zu hohe oder zu niedrige Bewertungen sollten unbedingt vermieden werden, da sie Ärger mit dem Finanzamt zur Folge haben können. Im schlimmsten Fall droht der Vorwurf der Insolvenzvertuschung, sollte dein Unternehmen später einmal in eine Notlage geraten. Am besten klärt man Bewertungsfragen mit einem*r Steuerberater*in. 

Die verschiedenen Rechtsformen erfordern in der Eröffnungsbilanz unterschiedliche Darstellungen des Eigenkapitals:

• bei eingetragenen Kaufleuten (e. K.) als Eigenkapital 
• bei Personengesellschaften (OHG, KG, GmbH & Co. KG) als Kapitaleinlage
• bei Kapitalgesellschaften (UG, GmbH) als Stammeinlage

Für die Erstellung und Übermittlung der Eröffnungsbilanz selbst fallen keine Kosten an – vorausgesetzt, du machst das selbst. Erledigt das dein Steuerbüro, wird die Leistung natürlich gemäß der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) in Rechnung gestellt. Nutzt du eine Buchhaltungssoftware, entstehen Kosten für deren Anschaffung. Bei Verwendung einer Internet-basierten Lösung, wie beispielsweise eBilanz-Online des Bundesanzeiger-Verlags, fallen Gebühren an – hier 39 EUR pro Übertragung. 

In Fällen wie einer Fusion oder eines Unternehmenskaufs kann die notarielle Beurkundung der Eröffnungsbilanz notwendig sein. Dadurch entstehen weitere Kosten.

Seit 2014 müssen bilanzierungspflichtige Unternehmen ihre Bilanzen elektronisch übertragen (§ 5b Abs. 1 EStG). Das gilt auch für Eröffnungsbilanzen. Das mag man als Zwang empfinden, aber dieser Weg vereinfacht den Vorgang und macht ihn schneller. 

Die Voraussetzungen für die elektronische Übermittlung sind:

• Die Nutzung einer Taxonomie für die Eröffnungsbilanz: Im Steuerrecht stehen Taxonomien für amtlich vorgeschriebene Datensätze für die elektronische Bilanz. Die aktuellen Taxonomien werden vom Bundesfinanzministerium vorgegeben. Nutzt du ein Buchhaltungsprogramm, wird die für dich passende Taxonomie bei der Eingabe vorgegeben. 
• Die Verwendung eines bestimmten Dateiformats: Für die elektronische Übermittlung ist das Dateiformat XBRL („eXtensible Business Reporting Language“) vorgeschrieben. Dieses Format basiert auf einer Programmiersprache, die der Automatisierung von wirtschaftlichen Informationen dient. Dadurch sind die Datensätze, die an die Finanzämter übermittelt werden, vereinheitlicht. Dein Steuerbüro wird das berücksichtigen, deine Buchhaltungssoftware muss XBRL natürlich verarbeiten können.
• Der Versand über ELSTER: Nach der Erstellung der Eröffnungsbilanz im XBRL-Format kannst du sie über das Online-Portal der Länderfinanzbehörden ELSTER versenden. Dafür benötigst du – beziehungsweise dein Unternehmen – einen Zugang zur Plattform mittels eines Zertifikats, das du beantragst – es dient der Identifizierung. 

Falls dein Unternehmen bilanzierungspflichtig ist, musst du am Ende des ersten Geschäftsjahres auch eine Schlussbilanz erstellen. Gleichzeitig beginnt das nächste Geschäftsjahr, das nach einer Eröffnungsbilanz verlangt. Es ist naheliegend, dass die Zahlen dieser beiden Bilanzformen identisch sein müssen. Deshalb ist von Bilanzidentität die Rede. Dieser Grundsatz des Rechnungswesens besagt, dass bei Unternehmen die Eröffnungsbilanz mit der Schlussbilanz des vorherigen Geschäftsjahrs übereinstimmen muss. Gemäß Paragraf 252 Abs. 1 HGB müssen die Angaben in der Eröffnungsbilanz mit denen der Schlussbilanz des Vorjahres übereinstimmen. Es wird eine vollständige Deckungsgleichheit verlangt. Das betrifft die Werte für das Anlage- und Umlaufvermögen auf der Aktivseite und das Eigenkapital und Fremdkapital auf der Passivseite. Die Bilanzidentität bedeutet gleichzeitig Bilanzkontinuität.

Wenn du ein Unternehmen gründest, das bilanzierungspflichtig ist, musst du eine Eröffnungsbilanz erstellen. Das überlässt du entweder Fachleuten oder erledigst es selbst mit einer passenden Software. Die Digitalisierung hat hier viele Abläufe deutlich vereinfacht, bis hin zur Abgabe, die elektronisch erfolgt. 

Doch selbst wenn die Eröffnungsbilanz für dich keine Pflicht ist, kann ihre Erstellung sinnvoll sein – und das schon vor dem eigentlichen Start der Selbstständigkeit. Denn die Daten der Eröffnungsbilanz gehören in den Zahlenteil deines Businessplans. Wichtig für Gründer*innen ist auch, unbedingt im Blick zu haben, dass ab einer bestimmten Umsatz- beziehungsweise Gewinnhöhe die Bilanzierungspflicht unabhängig von der Rechtsform eintritt.