Was ist ein Kapitalbedarfs­plan?

Wer ein Unternehmen gründen möchte, muss erst einmal etwas investieren. Schließlich benötigst du je nach Vorhaben Büroräumlichkeiten, Maschinen, einen Fuhrpark sowie Beratungsdienstleistungen wie Steuer- oder Gründungsberatung. Alle geplanten Investitionen berechnest du mithilfe eines Kapitalbedarfsplans. Er ist Teil deiner Finanzplanung und gehört in jeden Businessplan. Je genauer du darlegen kannst, wie viel Kapital du wofür brauchst, desto besser kannst du Banken oder Investor*innen von deiner Unternehmung überzeugen. Hier erfährst du, was genau ein Kapitalbedarfsplan ist und wie du ihn ganz einfach selbst erstellst.

In einem Kapitalbedarfsplan hältst du deine geplanten Investitionen fest. Du schreibst also auf, wie viel Geld du wofür benötigst, um dein Unternehmen gründen bzw. am Laufen halten zu können. Anschließend prüfst du, wie viel Kapital du bereits hast und wie viel du noch benötigst. Anhand dieser Informationen erstellst du deinen Finanzplan, der, ebenso wie der Kapitalbedarfsplan, Teil deines Businessplans ist und Banken oder Investor*innen überzeugen muss. 

Außerdem solltest du eine Liquiditätsplanung machen – und zwar regelmäßig für die kommenden sechs bis zwölf Monate. Hier kalkulierst du deine zukünftigen Einnahmen und Ausgaben für jeden Monat. Die hoffentlich positive Differenz gibt die monatliche Überdeckung an, also das Geld, das übrigbleibt und von dem du deine eigenen Rechnungen bezahlen kannst. Gerade am Anfang solltest du Rücklagen für mindestens drei bis sechs Monate haben für den Fall, dass die Einnahmen nicht den Erwartungen entsprechen. Eine langfristigere Planung für die ersten drei Jahre erstellst du mit der Rentabilitätsvorschau.

Die Kapitalbedarfsplanung bildet die Grundlage für Finanz-, Liquiditäts- und Rentabilitätsplanung. Durch sie findest du heraus, welche Kosten auf dich zukommen. Wir haben dir nachfolgend mal aufgelistet, welche Kostenbereiche du berücksichtigen musst und was alles zur Kapitalbedarfsplanung dazugehört.

Als Anlagevermögen werden Investitionen bezeichnet, die langfristig im Unternehmen verbleiben. Dazu gehören beispielsweise:

• Grundstücke und Immobilien
• Maschinen und Werkzeuge
• Fahrzeuge
• Betriebsausstattung
• Patent- und Lizenzgebühren
• Anleihen und Wertpapiere

Bestandteile des Umlaufvermögens befinden sich immer nur für kurze Zeit im Unternehmen. Das sind zum Beispiel:

• Materialen und Waren
• Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
• liquide Mittel (Kassenbestände, Bankguthaben etc.)

Zu Beginn einer Unternehmenstätigkeit fallen in der Regel besondere Kosten für die Gründung an, die du ebenfalls in deinem Kapitalbedarfsplan festhalten solltest. Dazu zählen beispielsweise Gründungsberatungen, Termine bei Notar*in oder Steuerberater*in, der Eintrag ins Handelsregister sowie weitere Anmeldungen und Genehmigungen. Was genau für deine Gründung nötig ist, hängt auch von der Branche und deinem speziellen Vorhaben ab.

Sobald dein Unternehmen formal gegründet ist, befindest du dich in einer Startphase, in der du noch keine oder wenige Einnahmen hast. In dieser Zeit musst du die Kosten also aus anderer Quelle decken – weshalb auch sie in die Kapitalbedarfsplanung gehören. Fällig werden zum Beispiel Miet- und Pachtzahlungen, Personalkosten, Versicherungskosten, Werbe- und Vertriebskosten usw.

Wenn du dich selbstständig machst, musst du natürlich auch deine private Miete bezahlen und deine Lebenshaltungskosten decken. Deshalb zahlst du dir selbst einen Unternehmerlohn aus. Um dessen Höhe einzuschätzen, musst du kalkulieren, wie viel Geld du monatlich zum Überleben brauchst. Trage auch deine privaten Kosten in den Kapitalbedarfsplan ein! 

Für die Startphase deines Unternehmens, in der du noch nicht von deinem Gewinn leben kannst, benötigst du ausreichend hohe Rücklagen. Diese sollten nicht nur deinen Lebensunterhalt abdecken und laufende Betriebskosten auffangen. Auch Unvorhergesehenes kann immer wieder passieren, wenn beispielsweise eine wichtige Maschine ausfällt. Plane hier also großzügig und schränke deine Ausgaben am Anfang lieber etwas ein, damit du mehr Geld zurücklegen kannst. Sparen lässt sich an vielen Ecken und Enden – sei es durch den Kauf von gebrauchter Ausstattung statt neuer, Fahrzeug-Leasing oder einen sparsamen Umgang mit Strom und Heizungsenergie.

Wenn du einen Kredit aufgenommen hast, musst du Kapitaldienst leisten. Damit sind die Zinsen und Tilgungskosten gemeint, die du jeden Monat zu zahlen hast. Auch sie sind bei der Erstellung eines Kapitalbedarfsplans zu berücksichtigen.

Für deine Kapitalbedarfsplanung solltest du sowohl kurzfristig benötigte Investitionen berücksichtigen als auch langfristig denken. Du beginnst mit den langfristigen Kosten, also zum Beispiel dem Anlagevermögen. Anschließend trägst du die Kosten für Gründung und Startphase sowie Reserven, Umlaufvermögen usw. ein. Idealerweise kalkulierst du einen kleinen Puffer ein, falls es doch mal zu einem Engpass kommt.

Ein Kapitalbedarfsplan hilft in erster Linie dir selbst dabei, einzuschätzen, wie viel deine Unternehmung kosten wird. Er ist aber auch Teil deines Businessplans, den du bei der Arbeitsagentur, deiner Bank oder Investor*innen einreichst. Je nachdem, für wen du deinen Kapitalbedarfsplan erstellst, solltest du mehr oder weniger Aufwand betreiben. Fragt dich die Arbeitsagentur nach einem solchen Plan, wandert dieser meist ungelesen zu den Akten. Es ist also in Ordnung, wenn du nur ein einfaches, grob kalkuliertes Dokument abgibst.

Banken und Investor*innen wollen schon detailliertere Angaben sehen. Schließlich soll sie deine Kapitalbedarfsplanung davon überzeugen, dir Geld zu geben. Gib dir also viel Mühe und recherchiere ganz genau, wie viel die benötigten Güter kosten. Es empfiehlt sich, Preise zu vergleichen und zu schauen, wo sich eventuell Kosten einsparen lassen. Ist der Plan dann noch optisch ansprechend aufbereitet, ist dir das Interesse deiner Ansprechpartner*innen fast sicher.

Deine Kapitalbedarfsplanung kannst du zum Beispiel in einer Excel-Tabelle festhalten. Nutze dazu gerne unsere Businessplan-Vorlage. Oder arbeite besser direkt mit unserem Businessplan (hier findest du auch ausführliche Tipps und Ausfüllhilfen). Im Finanzteil des Businessplans trägst du alle oben schon genannten Kosten untereinander ein:

• Anlagevermögen
• Umlaufvermögen
• einmalige Kosten
• Privatkosten
• Reserven
• Kapitaldienst

Anschließend rechnest du alle Kosten zusammen und erhältst dann den Gesamtkapitalbedarf. Die laufenden Kosten berechnest du für die Startphase, also mindestens einen Zeitraum von etwa vier bis sechs Monaten oder bis dein Break-even-Point erreicht ist. 

So sieht der Kapitalbedarfsplan beispielsweise auf der Gründerplattform aus:

Schau dir auch unser Video zum Thema Kapitalbedarf an.

Wer den Kapitalbedarf fürs eigene Unternehmen nicht richtig einschätzt, gerät früher oder später ins Straucheln. Diese Fehler solltest du unbedingt vermeiden, wenn du einen Kapitalbedarfsplan schreibst:

• Kapitalbedarf zu niedrig einschätzen: Wenn dir das passiert, musst du dich später um eine erneute Finanzierung kümmern – und auch bei Banken und Investor*innen kommen unrealistische Schätzungen nicht gut an.
• Steuerzahlungen nicht einkalkulieren: Am Anfang deiner Selbstständigkeit wirst du noch keine oder nur wenig Steuern zahlen müssen – sobald du mehr Gewinn machst, wird sich das ändern und es werden regelmäßig Steuervorauszahlungen fällig. 
• Zu kurzfristig planen: Nach den ersten ein bis drei Jahren erhöht sich der Kapitalbedarf oft noch einmal – das solltest du schon bei der Anfangsplanung berücksichtigen.
• Keine Reserven anlegen: Das Leben hält immer wieder Überraschungen bereit, auch als Selbstständige*r. Wer Liquiditätsreserven zu knapp kalkuliert, kann Engpässe und unvorhergesehene Kosten nicht abdecken.
• Wichtige Kosten vergessen: Gehe bei der Kapitalbedarfsplanung sehr sorgfältig vor, damit du keine notwendige Investition vergisst – sonst geht der Plan nicht auf.

Hast du deinen Kapitalbedarfsplan erstellt, musst du dir überlegen, wie du den Kapitalbedarf finanzieren kannst. Dazu erstellst du einen Finanzplan, in dem du Eigenkapital und noch benötigtes Kapital gegenüberstellst. Für die Kosten, die du allein nicht decken kannst, wendest du dich an deine Bank und nimmst einen Kredit auf. Oder du findest Investor*innen für dein Unternehmen. Dazu benötigst du eine detaillierte Kostenplanung. Nimmst du ein Existenzgründerdarlehen auf, wirkt sich das wiederum auf deinen zukünftigen Kapitalbedarf aus: Du musst Kapitaldienst leisten, also Tilgung und Zinsen zahlen. Außerdem ist irgendwann die Rückzahlung des Kredites selbst fällig. Dies musst du in deiner Planung berücksichtigen.

Im Laufe deiner Selbstständigkeit kann sich der Kapitalbedarf immer wieder ändern. Verschiedene Faktoren haben darauf einen Einfluss. Dazu zählt die Nachfrage – dein Angebot wird sich womöglich nicht immer gleich gut verkaufen. Außerdem spielt die Situation am Beschaffungsmarkt eine Rolle. Hier können Verfügbarkeit und Kosten Schwankungen unterliegen. Allgemeines Preisniveau und Konjunktur sowie etwaige staatliche Maßnahmen wie Umweltauflagen können den Kapitalbedarf ebenfalls beeinflussen. 

Innerhalb deines Unternehmens verändert sich der Kapitalbedarf zum Beispiel, wenn du expandieren und neue Investitionen tätigen möchtest. Auch wenn du ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung einführst, erhöht sich der Kapitalbedarf wegen der Markteinführungs- und Werbekosten. Außerdem ist es von der Branche abhängig, wie hohe Investitionen du tätigen musst. 

Für dich als Gründer*in ist aber für deine Planung zunächst die Frage wichtig, wieviel Kapital du für die Zeit bis zum Erreichen des Break-even-Points benötigst. 

In einem Kapitalbedarfsplan hältst du die Kosten aller Investitionen fest, die du für dein Unternehmen tätigen musst. Vor allem, wenn du später einen Kredit bei deiner Bank beantragen oder Investor*innen gewinnen möchtest, solltest du die Kosten gut recherchieren und detailliert aufführen. Anschließend kannst du auf deiner Kapitalbedarfsplanung aufbauend einen Finanzplan erstellen. Keine Sorge: Auch wenn das jetzt nach vielen Zahlen klingt – mit etwas Geduld und unserer Vorlage bekommst du das hin!