Kosten für die Gründung – ein Überblick für deine Kalkulation

Die Gründung eines Unternehmens ist immer mit Kosten verbunden. Aber: Je nach Geschäftsidee und Rechtsform können die Gründungskosten sehr unterschiedlich ausfallen. Ob du ein Restaurant eröffnest und dafür eine alte Fabrikhalle kaufst, umbaust, einrichtest und gleich ein ganzes Team für die Küche und den Service einstellst oder ob du als Designer*in aus dem Home-Office heraus deine Dienste anbietest, macht ganz offensichtlich einen großen Unterschied. Gleichwohl gibt es Kosten rund um die Gründung, die in jedem Fall entstehen. Wir geben einen Überblick über die verschiedenen Gründungskosten, nennen beispielhafte Zahlen und verraten dir außerdem, ob und welche Kosten der Gründung du steuerlich absetzen kannst.

Bevor wir ins Detail gehen, wollen wir kurz erläutern, warum das Thema Gründungskosten überhaupt so wichtig ist. Das liebe Geld ist leider oft das Zünglein an der Waage, das darüber entscheidet, ob du mit einer Idee erfolgreich sein wirst oder nicht. Nicht, weil das Finanzielle etwas darüber aussagt, wie gut deine Idee ist, sondern weil dir eine gute Finanzplanung während und nach der Gründung die Sicherheit gibt, dass du finanziell über die Runden kommen wirst. Wenn du alle Gründungskosten sauber planst und in den Finanzplan und Businessplan mit aufnimmst, hast du eine Näherungsgröße, wie viel Geld du zum Start benötigst. Auf Basis dieser Erkenntnis kannst du dich dann um die Finanzierung aus Eigen- und/oder Fremdkapital kümmern oder dich gezielt um eine Förderung bemühen.

Es ist ein bisschen wie Hausaufgaben machen für die Schule: Es macht nicht wirklich Spaß, ist aber notwendig, damit du in der nächsten Schulstunde mitmachen und im letzten Schritt deinen Abschluss erwerben kannst.

Der erste wichtige Block bei den Kosten einer Gründung sind die administrativen Kosten. Dazu gehören:

• Gewerbeanmeldung: Das Ausfüllen des Formulars beim Gewerbeamt ist für alle angehenden Gewerbetreibenden verpflichtend und kostet, je nach Bundesland, zwischen 15 und 65 EUR.
   
• Eintrag ins Handelsregister: Der Eintrag ist nicht für jede Rechtsform nötig – wenn du ein Einzelunternehmen gründest, kannst du in der Regel darauf verzichten, bei einer GmbH oder UG hast du hingegen keine Wahl. Die Höhe der Gebühren richtet sich u. a. nach dem Unternehmenswert.
   
• Anwalts und Notarkosten: Werden in der Regel nur fällig, wenn ein Eintrag ins Handelsregister notwendig wird, also für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG), und richten sich nach dem Gegenstandswert deiner Firma. Dabei fallen beispielsweise Kosten für die Erarbeitung einer Satzung und von Gesellschaftsverträgen an, für die Prüfung und Beantragung von Marken und Patentrechten usw. Auch bei der Gründung einer GbR kann es ratsam sein, einen Gesellschaftervertrag aufzusetzen – vorgeschrieben ist das aber nicht.
   
• Steuerberater*in: Die meisten Unternehmen zahlen vor allem für den Jahresabschluss und die regelmäßige Berechnung der Vorsteuer. Der seltenste Kostenpunkt ist für Kapitalgesellschaften die Erstellung einer Eröffnungsbilanz.
   
• Gründungsberatung: Optionale Ausgaben für Beratung rund um dein Geschäftsmodell, deine Idee und andere Gründungsthemen.
   
• Anmeldung von Marken und/oder Patenten: Je nachdem, was du wie schützen lassen möchtest, können hier Gründungskosten zwischen wenigen Hundert und mehreren Tausend Euro anfallen.
   
• Zulassungskosten: Nicht alle, aber einige Ideen verlangen den Nachweis einer fachlichen Eignung, beispielsweise durch
  • Sachkundeprüfung bei der IHK
  • Prüfung des Meistertitels
  • andere branchenspezifische Zulassungen
    Je nach Vorhaben fallen außerdem Kosten für Genehmigungen durch das Gesundheitsamt, Bauamt oder die Gewerbeaufsicht an.

Um zu verdeutlichen, wie unterschiedlich allein die administrativen Ausgaben je nach Rechtsform sein können, gehen wir hier auf einige häufige Rechtsformen ein:

• GmbH: Die Ausgaben für die Gewerbeanmeldung und den Eintrag ins Handelsregister können zusammen zwischen rund 600 und 1.400 EUR betragen – je nachdem, ob mit einem Musterprotokoll oder mit Satzung gegründet wird. Beides bedeutet nicht nur das Aufsetzen und Prüfen des Vertrags durch einen Notar, sondern auch die Beglaubigung sowie die eigentliche Eintragung im Register.
   
• UG: Bei der Gründung einer UG spielen ähnliche Faktoren eine Rolle – die administrativen Kosten für die Gründung belaufen sich dann auf mindestens 300 bis 800 EUR.
   
• Personengesellschaften und Einzelunternehmen: Beide Rechtsformen kommen ohne den Eintrag ins Handelsregister aus und somit auch meist ohne Notar. Für die Gründungskosten bedeutet das, dass diese meist bei unter 200 Euro liegen. Vor allem Einzelunternehmer*innen können theoretisch mit der Gewerbeanmeldung für 15 bis 65 EUR starten.

Neben den administrativen Gründungskosten, die alle Unternehmer*innen aufbringen müssen, gibt es weitere Kosten, die sich allerdings nur schwer beziffern lassen. Ob diese überhaupt eine Rolle spielen und wie hoch sie ausfallen, hängt maßgeblich von deiner Gründungsidee ab. Im Blick behalten solltest du die einzelnen Bereiche dennoch:

• Maklerkosten: Für die Suche nach einer Immobilie und/oder nach passendem Personal beauftragst du eventuell eine*n Makler*in. Diese*r wird in der Regel auf Provisionsbasis bezahlt.
   
• Büro und Geschäftsausstattung: Alles, was du anfangs für die Einrichtung deiner Räume und den Betrieb deines Geschäfts benötigst, zum Beispiel
  • Kaufpreis oder Kaution für die Miete
  • Einrichtung, wie Möbel, Geschirr, Telefone, Lampen usw.
  • IT-Kosten, beispielsweise die Einrichtung einer Telefonanlage, eines Netzwerks usw.
  • Ausstattung mit Verbrauchsmaterialien, wie Papier, Druckerpatronen, Stifte, Servietten, Strohhalme, Lebensmittel usw.
  • Kauf oder Leasing von Fahrzeugen, Maschinen
     
• Produktspezifische Kosten: Hier sind die Grenzen fließend zur Geschäftsausstattung, da zu diesen Gründungskosten beispielsweise auch Maschinen und Materialien zur Produktion deines Produkts gehören, außerdem Kosten für
  • die Produktentwicklung
  • den Transport und Vertrieb
  • das Design

• Marketingkosten: Um dich, deine Marke, dein Produkt und deine Eröffnung zu präsentieren und dauerhaft zu bewerben, beispielsweise
  • Entwicklung einer CI, Name, Logo usw.
  • Geschäftsausstattung, wie Visitenkarten, Briefpapier usw.
  • Werbung (online, offline, Gewinnspiele, Rabattaktionen)
  • Gestaltung und Programmierung einer Website
  • Suche und Vereinbarung von Kooperationen

Liste alle für dich relevanten Punkte auf und setze möglichst exakte Werte ein – so erhältst du irgendwann eine Gesamtsumme für deine Gründungskosten. Mit dieser Summe prüfst du dann dein Eigenkapital und gehst ins Gespräch mit Banken und anderen Investoren.

Ein wichtiger Punkt, der gerne vergessen wird: Auch während deiner Gründung musst du von irgendetwas leben. Plane darum für jeden Monat deiner Gründungsphase eine Art Gründungsgehalt für dich ein. In der GmbH ist das typischerweise das Geschäftsführungsgehalt. In Personengesellschaften planst du eine Privatentnahme ein. Geschäftsführungsgehalt und Privatentnahme sollten nicht zu hoch, aber auch nicht zu niedrig angesetzt werden.

Ebenfalls wichtig bei der Planung deiner Finanzen sind die Kosten, die ab dem Moment deiner Geschäftseröffnung monatlich auflaufen. Dein Ziel sollte sein, diese Kosten mit deinem Geschäft mindestens zu decken – dementsprechend kalkulierst du deine Preise. Da die Realität aber oft so aussieht, dass es einige Monate dauert, bis du kostendeckend (oder noch besser: gewinnbringend) arbeitest, solltest du bei der Berechnung deines Kapitalbedarfs immer auch einen Puffer für diese laufenden Kosten bis zum Break-Even kalkulieren. Berücksichtige dabei vor allem

• Miete oder Ratenzahlung für die Immobilie
• Betriebskosten und Verbrauchsmaterialien
• Gehälter
• Steuern
• Gebühren für Verbände, IHK-Mitgliedschaften, Dienstleister

Die kurze Antwort ist: Ja, Kosten für die Gründung kannst du steuerlich geltend machen.

Die längere Antwort unterscheidet zunächst zwei Arten von Kosten: die eigentlichen Gründungskosten und die Gründungsinvestitionen.

Klassische Gründungskosten sind alle Ausgaben, die du einmal tätigst, die aber keinen Einfluss auf deinen Unternehmenswert haben – zum Beispiel sämtliche administrative Ausgaben und Marketing-Kosten. Wichtig ist, dass es einen klar erkennbaren wirtschaftlichen Zusammenhang zwischen der Ausgabe und deinem Unternehmen gibt. Da du auch Gründungskosten, die bis zu drei Jahre vor deinem eigentlichen Gründungstermin getätigt wurden, absetzen kannst, gehören auch Aus- und Fortbildungskosten dazu. Sammle also fleißig alle Belege rund um deine Gründung. Die Kosten werden dann meist im ersten Geschäftsjahr als „vorweggenommene Betriebsausgaben“ abgerechnet.

Gründungsinvestitionen sind beispielsweise Ausgaben für Anschaffungen – Maschinen, Fahrzeuge, Computer, Möbel. Diese erhöhen den Wert deines Unternehmens und mindern gleichzeitig deinen Gewinn und somit auch die Steuerlast. Gründungskosten dieser Art werden im Umlauf- und Anlagevermögen erfasst und können über mehrere Jahre abgeschrieben werden – maximal bis zu 25 Prozent, je nach Abnutzung.

Wenn du dich nicht gerade vortrefflich auf diesem Gebiet auskennst, lohnt es sich, für die Steuer und die Buchhaltung Fachleute zu engagieren. Dabei generierst du Kosten, die sich ebenfalls steuerlich absetzen lassen.

Gründungskosten können so unterschiedlich ausfallen, wie Gründungsideen. Für jede Idee und jede Gründung gilt jedoch: Beschäftige dich mit den Gründungskosten. Auch wenn Zahlen und Finanzen dir keinen Spaß machen, so gehört beides doch zum Leben als Unternehmer*in dazu. Liste im Zuge eines Finanzplans, der Teil deines Businessplans sein sollte, auf, wo welche Kosten anfallen werden. Vergiss dabei nicht, deine Lebenshaltungskosten in Form eines Gründungsgehalts oder einer Privatentnahme einzuplanen. Auch die zu erwartenden laufenden Kosten solltest du im Blick behalten und zumindest für die ersten Monate einen entsprechenden finanziellen Puffer einplanen.

Wenn du weißt, wie viel Geld du für deine Gründung benötigst, prüfe dein Kapital: Wie viel Geld kannst du selbst aufbringen, wo benötigst du Fremdkapital, zum Beispiel in Form eines Kredits oder von Fördergeldern?

Hast du erste Ausgaben getätigt, bewahre alle Belege sorgfältig auf – viele Gründungskosten kannst du später steuerlich geltend machen.

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