Das bringt dir die betriebswirtschaftliche Auswertung

BWA lesen

Mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung – kurz BWA – bekommst du einen detaillierten Überblick über die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens. Wir zeigen dir, wie du sie richtig liest und einen echten Nutzen daraus ziehst. 

Definition: Was ist die BWA?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist eine Übersicht über alle Zahlen deines Unternehmens. Sie ist Teil deiner Buchhaltung und du bekommst sie in der Regel automatisch von deinem Steuerbüro oder deinem/deiner Buchhalter*in. Mit ihrer Hilfe kannst du dir schnell einen Überblick über deine wirtschaftliche Lage verschaffen. Wie viel Umsatz hast du im vergangenen Monat oder im laufenden Jahr gemacht? Wie stehst du im Vergleich zum Vorjahr da? Welche Kosten hat dein Unternehmen?

Die kurzfristige Erfolgsrechnung lässt dich das vorläufige Betriebsergebnis ermitteln. So kannst du schnell und flexibel reagieren und hast auch immer einen aktuellen Gehaltsnachweis zur Hand. Die BWA zeigt dir also monatlich den aktuellen Stand deines Unternehmens.
Deswegen ist sie so ein beliebtes Controlling-Tool. Sie lässt sich einfach aus Daten erstellen, die dir dank einer ordentlichen Buchführung sowieso vorliegen. 

Tipp: Die Aussagekraft der monatlichen BWA wird umso höher, je mehr Jahresbuchungen über Abschläge in die Monatsbuchungen eingerechnet werden. 
Das verhindert auch böse Überraschungen wie diese: Bis November sieht das Jahr toll aus. Du lässt dich zu Bonuszahlungen an deine Mitarbeiter hinreißen. Dann kommt die jährliche Abschreibung und aus dem Gewinn wird ein Verlust. Das wäre absehbar gewesen. Bitte daher deine/deinen Steuerberater*in größere kalkulatorische oder jährliche Zahlungen in die monatliche BWA zu integrieren, wenn das nicht schon geschieht. 

Für wen eignet sich die BWA – ist die BWA Pflicht?

Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer BWA und darum auch keine rechtlichen Vorgaben, wer sie erstellen muss. Es ist aber empfehlenswert für alle Unternehmer*innen, unabhängig von Größe und Art des Unternehmens, eine BWA zu erstellen. Auch Inhaber*innen kleiner Betriebe, Freiberufler*innen oder Gründer*innen, die lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen, hilft die BWA dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. Und bei einer genauen Buchführung ist sie, mit der richtigen Software, mit nur einem Klick erstellt. 

Warum sollte man eine BWA erstellen?

Der größte Vorteil der BWA für dein Unternehmen ist ihre Aktualität. Sie wird monatlich erstellt und zeigt dir die aktuelle finanzielle Situation deines Unternehmens. So kannst du ganz einfach deine Einkommenssteuervorauszahlungen prüfen und ggf. beim Finanzamt einen Antrag auf Anpassung der Beträge stellen. Du kannst schnell Schwachstellen oder ungewöhnliche Schwankungen erkennen. Ist der Wareneinsatz zu hoch? Gibt es extreme Abweichungen zum Vormonat oder Vorjahr? Auf der Grundlage der BWA kannst du wichtige Entscheidungen treffen und gezielte Maßnahmen planen. 
Viele Banken fordern meist mehrere aktuelle BWAs bei der Vergabe von Krediten. Um bei den Verhandlungen mit der Bank sicher aufzutreten, ist es wichtig, dass du deine eigene BWA lesen und verstehen kannst. Auch Zulieferer oder andere Geschäftspartner fragen häufig nach einer BWA, um dein Unternehmen im Vorfeld einschätzen zu können.

Was liest man aus der BWA?

Viele Unternehmer*innen legen die BWA viel zu schnell zu den Akten. Dabei zeigt sie wichtige Faktoren und das herrlich übersichtlich – zumindest, wenn man verstanden hat, wie sie aufgebaut ist. Die BWA zeigt dir, ob deine Einnahmen ausreichen, um deine Kosten zu decken. Ist das Betriebsergebnis negativ, läuft etwas falsch. Spannend ist auch die Gesamtleistung im Verhältnis zum Betriebsergebnis. Dies ist deine Rendite. Sie zeigt dir, wie hoch dein Gewinn pro 100 EUR Umsatz ist. 
Das Finanzamt veröffentlicht einmal im Jahr eine Richtsatzsammlung, in der du sehen kannst, wie hoch Wareneinsatz und Gewinn in ausgewählten Branchen sein sollten.  Anhand deiner BWA kannst du diese Werte vergleichen. 

Mit nur wenig Übung erkennst du auf einen Blick…

  • was von deinem Umsatz übrig bleibt (Rohertrag)
  • welche operativen Kosten anfallen, um den Umsatz zu erwirtschaften
  • welche Kosten oder Erlöse über- oder unterschritten wurden
  • wie hoch deine Personalkosten oder dein Wareneinsatz im Vergleich zum Umsatz sind oder wie hoch der Anteil einzelner Kostenarten an den gesamten Kosten ist
  • wie hoch deine Finanzierungskosten sind, bzw. ob dein Unternehmen richtig finanziert ist (neutraler Aufwand)
  • ob dein Unternehmen unterjährig Gewinn macht (vorläufiges Ergebnis)
  • wie sich dein Unternehmen entwickelt
  • wo du im Vergleich zum Vormonat stehst
  • wie der aktuelle Monat im Vergleich zum betreffenden Monat des vergangenen Jahres steht
  • wie deine unternehmerische Entwicklung in Prozent aussieht
  • wo du im Vergleich zu anderen Betrieben deiner Branche stehst.

Je nach Art der BWA kannst du auch Vergleiche zu vergangenen Monaten oder Jahren ziehen. Dazu später mehr.

Du brauchst ein konkretes Beispiel?

Wir zeigen dir, wie eine BWA aussieht!

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Der Aufbau der BWA und die wichtigsten Spalten

In unserem Beispiel handelt es sich um eine Muster-BWA der DATEV. Von links nach rechts gelesen, findest du: 

In Spalte 1 die Erlös- und Kostenarten und ihre Bezeichnungen.

In Spalte 2 die Erlöse, Kosten und Ergebnisse des jeweiligen Monats in absoluten Zahlen. Hier werden mehrere Konten zusammengefasst. Der Erlös setzt sich zum Beispiel aus allen Umsätzen zusammen. Beim Materialaufwand werden die Kosten aller Materialien, Komponenten und Waren addiert. Bei den Raumkosten werden Miete, Energiekosten und Instandhaltung zusammengefasst. In die sonstigen Kosten fallen alle anderen nicht einzeln aufgeführten Kostenarten. In der drittletzten Zeile findest du dein Ergebnis vor Steuern, in der letzten Zeile dein Ergebnis nach Steuern, also deinen Gewinn. 

Spalte 3 setzt deine Kosten ins Verhältnis zur Gesamtleistung deines Unternehmens.

Spalte 4 setzt alle Positionen ins Verhältnis zu deinen Gesamtkosten ohne Wareneinsatz.

Spalte 5 lässt Rückschlüsse auf die Mitarbeiterproduktivität zu. Erlöse und Kosten werden zu den Personalkosten in Beziehung gesetzt. Der Blick auf die Gesamtleistung zeigt, wie produktiv dein Team ist. 

Spalte 6 zeigt dir, wie viel du rechnerisch auf deine Waren aufgeschlagen hast, um den Verkaufspreis zu ermitteln. Wenn dein tatsächlicher Aufschlag höher ist als der hier ausgewiesene, gibt es Schwachstellen in deinem Unternehmen, die du prüfen solltest (Diebstahl, Kassenfehler, zu hohe Rabatte). 

Die Spalten 7 bis 11 zeigen die entsprechenden Zahlen kumuliert für das laufende Jahr.

Die Zeilen der Tabelle sind, von oben nach unten gelesen, eigentlich selbsterklärend. Sie beginnen mit den Erlösen, von denen der Wareneinsatz abgezogen wird. Daraus ergibt sich der Rohertrag, aus dem die übrigen Kosten gedeckt werden müssen. Andere Erlöse wie private Entnahmen aus dem Betrieb, zum Beispiel für einen Dienstwagen, der auch privat genutzt wird, werden dazu gerechnet. 
Danach folgen die normalen Kosten, die aus dem Rohertrag zu decken sind. Das können beispielsweise Personalkosten, Mieten, Werbekosten oder Abschreibungen sein. Daraus ergibt sich das Betriebsergebnis. 
Das Betriebsergebnis wird korrigiert durch den Saldo aus neutralen Erträgen wie z.B. Erlöse aus Anlageverkäufen und Zinserträge, und auf der anderen Seite Aufwendungen wie Zinsen, die an die Bank gezahlt werden, oder dem Abgang von Betriebsvermögen. 
Daraus ergibt sich dein Ergebnis vor Steuern. Davon müssen also noch Steuern gezahlt werden, etwa Gewerbe- oder Kraftfahrzeugsteuer. Am Ende steht dann dein Ergebnis nach Steuern: dein Gewinn. 

Eine Muster-BWA der DATEV

Beispiel BWA

Unser Beispielunternehmen ist eine kleine Boutique in einem touristisch geprägten Ort. Bei dieser Art des Unternehmens handelt es sich um einen stationären Handel. Benötigt werden dazu lediglich ein Ladenlokal, Ware und Personal. Diese Posten machen daher den größten Anteil der Kosten aus.

Anhand der ersten Zeile der BWA erkennst du, dass die umsatzstarken Monate in den Ferienzeiten (Ostern und Juli bis Oktober) liegen. Der Wareneinkauf zeigt immer zum Saisonwechsel einen Ausschlag nach oben (Januar/Februar und August/September). Die Raumkosten sind konstant, da es sich um immer denselben Raum handelt. Lediglich im Dezember und Juli sind sie leicht erhöht, hier sind kleinere Reparaturen oder Abschlusszahlungen an die Energieversorger angefallen. Den Großteil ihrer Versicherungen hat die Besitzerin im Februar gezahlt. Anscheinend sogar zu viel, im März erhielt sie eine Rückzahlung von 1.390 EUR.

Auf den ersten Blick ungewöhnlich scheint, dass die umsatzstärksten Monate nicht gleichzeitig die Monate mit dem größten Gewinn sind. Im April kann die Boutique bei einem Umsatz von rund 10 TEUR einen Gewinn von 8.500 EUR verbuchen, im September bei rund 17 TEUR Umsatz nur 3 TEUR Gewinn. 
Warum das so ist, können wir der BWA entnehmen. Die Boutiquebesitzerin hat kein Warenwirtschaftssystem. Daher ist der Wareneinsatz in einem Monat nicht immer dem Verkauf in diesem Monat zuzuordnen. Vielmehr werden die Rechnungen so verbucht, wie sie eingehen. Daher trifft der hohe Umsatz im April auf einen negativen Wareneinsatz. Vermutlich hat sie keine Ware eingekauft, aber eine fehlerhafte Kollektion beim Händler retourniert. Im September hingegen trifft der größte Umsatz des Jahres (rund 17 TEUR) auf einen Wareneinkauf im Wert von rund 10 TEUR. 

Kriterien für eine aussagekräftige BWA

Wie du an unserem Beispiel siehst, ist die BWA immer nur so gut, wie die Buchhaltung, auf der sie aufbaut. Sie sollte das Geschäft realistisch widerspiegeln. Dabei kommt es nicht darauf an, welche Software du verwendest oder ob du deine Zahlen selbst in eine Excel-Tabelle einträgst. Wichtig ist, dass du eine Untergliederung wählst, die für deine Branche und dein Unternehmen Sinn ergibt. 
Idealerweise ordnest du die Einnahmen und Ausgaben den Monaten zu, zu denen sie rechnerisch gehören. Versicherungen werden zum Beispiel jährlich bezahlt, sollten aber besser auf die zwölf Monate des Jahres verteilt werden. 

Verschiedene BWA-Arten/-Formen

Es gibt unterschiedliche Arten der BWA für unterschiedliche Branchen oder Kostenverfahren. Die meisten haben die unterschiedlichen Standard-Kontenrahmen (SKR) zur Grundlage (der SKR ist ein Verzeichnis aller Konten für die Buchführung einer bestimmten Gruppe von Unternehmen). Welcher sich für dein Unternehmen eignet, hängt von deiner Branche, deinem Aufgabenfeld und deinem Vorhaben ab. 

Hier einige Beispiele: 

  • BWA 01 DATEV-Standard-BWA
  • BWA 04 Controlling-Report-BWA
  • BWA 05 Gesamtkostenverfahren-BWA
  • BWA 20 Handwerker-BWA
  • BWA 43 Einnahmen-Ausgaben-BWA
  • BWA 51 Kapitalfluss-BWA
  • Umsatzkostenverfahren

Die BWA 01 wird am häufigsten verwendet. Sie wird auch Grundauswertung oder Kostenstatistik genannt und eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche. Bei der kurzfristigen Erfolgsrechnung werden die Daten rein betriebswirtschaftlich analysiert. 

Die BWA 04 eignet sich besonders für unternehmerische Entscheidungen, die BWA 51 für die Beantragung eines Kredits bei einer Bank.

Gerade für Gründer*innen ist die BWA 43 interessant. Anfänglich reicht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wenn Einnahmen und Ausgaben gewisse Grenzen nicht überschreiten. Die Einnahme-Überschuss-Rechnung ist in der Regel kostengünstiger als eine Bilanz. 

Es gibt drei grundsätzliche Darstellungsformen der BWA

  • Vergleichs-Darstellung: Vergleicht die eigenen Zahlen mit dem Vorjahr oder mit Durchschnittswerten der Branche.
  • BWA im Wertevergleich: Hier werden zu jeder BWA-Position die dazugehörigen Konten gezeigt, beispielsweise Kostenkonten.
  • BWA als Zeitreihe: Hier siehst du sämtliche Monate eines Jahres und die dazugehörigen BWA-Positionen (Umsatz, Kosten etc.) auf einen Blick.

Tipp: Besprich mit deinem Steuerbüro oder Buchhalter*in ausführlich, welcher Kontenrahmen am besten für dich geeignet ist. Das hilft dir, besonders aussagekräftige Zahlen zu bekommen.

Was gehört in eine BWA?

In deine BWA gehören alle Zahlen und Daten, Kosten und Einnahmen, die du miteinander vergleichen möchtest. Auf jeden Fall gehört die kurzfristige Erfolgsrechnung dazu, eventuell auch eine Liquiditäts- und Bewegungsbilanz. Für eine vergleichende BWA eignen sich außerdem der Vorjahresvergleich, ein Branchenvergleich, ein Soll-Ist-Vergleich und eine Jahresübersicht. Letztendlich musst du, vielleicht mit fachkundiger Hilfe, entscheiden, welche Werte für dein Unternehmen und deine Branche wichtig sind. 

Wie erstellt man eine BWA?

Für deine betriebswirtschaftliche Auswertung brauchst du im Grunde nur die Daten deiner Finanzbuchhaltung. Wenn sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erfüllt, kannst du entweder deinen/deine Steuerberater*in beauftragen oder die BWA mit der passenden Buchhaltungssoftware mit nur wenigen Klicks selbst erstellen. Im Internet findest du auch zahlreiche kostenlose Excel-Vorlagen, mit deren Hilfe du dir einen guten Überblick über die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens verschaffen kannst. Hier musst du dann die entsprechenden Zahlen aus der Buchführung eintragen, das Betriebsergebnis wird durch Excelfunktionen und Verknüpfungen automatisch ermittelt. Voraussetzung ist aber auf jeden Fall eine gute und komplette Belegführung. 

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Wie wertet man eine BWA aus?

Die BWA wird ausgewertet, indem du die absoluten Zahlen deiner Ausgaben und Einnahmen ins Verhältnis zu bestimmten Größen setzt, die du vorher für dich festlegst. 
Die Zahlen der BWA sollten immer kritisch hinterfragt und analysiert werden. Wo kommen die Zahlen her und wie setzen sie sich zusammen? Eine große Investition kann den einen Monat unterm Strich schlecht aussehen lassen, aber wahrscheinlich kann dadurch in der Zukunft ein höherer Gewinn erzielt werden. Der erste Blick kann also trügen, und ein niedriges oder gar negatives vorläufiges Ergebnis bedeutet nicht zwangsläufig, dass dein Konzept nicht aufgeht.

Welche Kennzahlen lassen sich ableiten?

Die wichtigsten BWA-Kennzahlen sind die Wareneinsatzquote, die Kostenquoten und die Rentabilitätszahlen.

  • Dein Wareneinsatz ist die Bestandsveränderung plus Wareneinkauf.
  • Die Wareneinsatzquote ist der Wareneinsatz geteilt durch den Umsatz. Je niedriger die Wareneinsatzquote, desto profitabler ist das Unternehmen.
  • Die Kostenquoten sind deine Kosten geteilt durch den Umsatz.
    Gerade im Vergleich mit anderen Betrieben ist die Kostenquote wichtig. Liegt dein Unternehmen über dem Branchenschnitt, solltest du dich auf Ursachensuche machen.
    Die EBIT-Quote (Rohertragsquote) ist das EBIT (Earnings before Interests and Taxes, also der Gewinn ohne Berücksichtigung von Zinsen und Steuern) geteilt durch den Umsatz. Sie zeigt dir deinen Gewinn pro 100 EUR Umsatz.
  • Die Umsatzrentabilität ist dein vorläufiges Ergebnis geteilt durch den Umsatz.
    Diese Zahl zeigt dir deinen Gewinn pro 100 EUR Umsatz an.

Die BWA Kennzahlen sind für Gründer*innen ein wichtiges Controlling-Tool. Verändert sich eine Kennzahl negativ, kannst du gegensteuern und Maßnahmen ergreifen. Auch mögliche Investoren werden deine BWA genauestens analysieren. Für Gespräche mit ihnen ist es wichtig, dass auch du deine Zahlen kennst. 

Was wird aus einer BWA nicht ersichtlich?

Die gängige Standard-BWA berücksichtigt nicht die Liquidität deines Unternehmens. So kann es sein, dass deine Umsätze und Gewinne gut sind, dein Konto aber trotzdem leer ist. Das könnte daran liegen, dass deine Kund*innen spät bezahlen, weil vielleicht dein Zahlungsziel zu großzügig oder dein Mahnwesen zu nachlässig ist. Daher ist eine gute und stetige Liquiditätsplanung unerlässlich.
Außerdem bildet die BWA nicht ab, auf welchen einzelnen Kostenstellen Kosten entstanden sind. Hierfür müsste zusätzlich eine Kostenstellenrechnung erstellt werden, die sich jedoch nicht einfach aus der Buchhaltung ableiten lässt.

Fazit

Die BWA fasst alle wichtigen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen eines Unternehmens zusammen, daher ist die BWA ein hilfreiches Tool in der Unternehmensführung, und es empfiehlt sich auf jeden Fall, sie zu erstellen oder erstellen zu lassen. Bei richtiger Buchführung bedeutet sie einen minimalen Mehraufwand und es bringt sehr viel, sich einmal im Monat mit den Zahlen im eigenen Unternehmen auseinanderzusetzen. Nur so kannst du im Blick behalten, ob du wirtschaftlich arbeitest und ob dein Unternehmenskonzept aufgeht. Schließlich sollst du ja am Ende davon leben können. 
Die BWA ist außerdem die Grundlage für deine Rentabilitätsplanung und -rückschau. Manche Zahlen werden erst im mehrjährigen Vergleich aussagekräftig. 

Sie ist aber kein Ersatz für das wichtigste Instrument zum Thema Zahlen bei Gründungen und Kleinunternehmen: die Liquiditätsplanung

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bhp