Gewinn- und Verlustrechnung: So wird sie erstellt

Die Buchhaltung ist ein Schreckgespenst für viele junge Unternehmer*innen und Gründer*innen. Und leider scheint sie mit zunehmendem Erfolg und steigenden Umsätzen auch nicht einfacher zu werden: Nach der Einnahmenüberschussrechnung zu Beginn kommt schneller als gedacht die Pflicht zur doppelten Buchführung und Erstellung einer Bilanz auf dich zu. Aber, keine Panik: Wir schauen uns einen Teil dieses Schreckgespenstes genauer an und nehmen dir die Sorge, hier etwas falsch zu machen. Lies dich in den folgenden Absätzen schlau über die Gewinn- und Verlustrechnung – wie sie funktioniert, was du davon hast und wie sie im Detail aussehen muss.  

Die Gewinn- und Verlustrechnung (kurz: GuV) ist ein Teil einer Bilanz und das Herzstück deines Jahresabschlusses. Bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet, gibt die GuV Auskunft über deinen unternehmerischen Erfolg: Erträge und Aufwendungen werden hier gegenübergestellt. Hast du in einem Jahr mehr Erträge als Aufwände, macht dein Unternehmen Gewinn – ist es andersherum, macht es Verluste.

Buchhalterisch gehört dein GuV-Konto auf die Passivseite deiner Bilanz und ist ein Unterkonto des Kontos Eigenkapital. Oftmals wird es auch Sammel- oder Hilfskonto genannt, weil hier zunächst alle Posten zusammengefasst werden. Was jetzt vielleicht kompliziert klingt, wird in den folgenden Absätzen noch ausführlicher erklärt.

Grundsätzlich müssen alle Kaufleute und Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, eine Gewinn- und Verlustrechnung durchführen. In der Regel bist du von der Pflicht zur doppelten Buchführung betroffen, wenn du einen Gewinn von mindestens 80.000 EUR im Jahr oder einen Umsatz von mindestens 800.000 EUR im Jahr erzielst. Liegst du darunter oder bist du als Freiberufler*in gemeldet, reicht dem Finanzamt meist eine einfache Einnahmen­überschussrechnung (EÜR).

Die Gewinn- und Verlustrechnung wird einmal im Jahr, zum Ende eines Geschäftsjahres, erstellt und am besten mit der Steuererklärung im Folgejahr an das Finanzamt übermittelt. Führst du ein großes Unternehmen oder eine Firma, in der viel Kapital bewegt wird, lohnt es sich aber, die GuV häufiger, vielleicht sogar monatlich zu erstellen. So behältst du den Überblick über deine Finanzen und kannst Fehlkalkulationen und ungeplante Entwicklungen berücksichtigen und zur Not korrigieren. Wenn du dir unsicher bist, was für dich und dein Unternehmen sinnvoll ist, sprich mit deiner Steuerberatung.

Im Gegensatz zur Einnahmenüberschussrechnung machen die GuV und die Bilanz deutlich mehr Arbeit, sie erfüllen jedoch mehrere wichtige Funktionen: die Informationsfunktion und die Ausschüttungs­bemessungsfunktion; sie sind wichtig für das Finanzamt, deine Geschäftspartner*innen, Banken und Anteilseigner*innen.

Wie die Bilanz weist die GuV das Unternehmensergebnis aus – es ist die Bemessungsgrundlage für die Gewinnausschüttung. Da sich die Bilanz auf einen Zeitpunkt bezieht und die Gewinn- und Verlustrechnung auf eine Periode, gibt die GuV mehr Auskunft über die Liquidität und über finanzielle und wirtschaftliche Erfolge deines Unternehmens. Das ist nicht nur für dich wichtig – um eventuell langfristig Veränderungen und den Ausbau deines Geschäfts zu planen – sondern auch für Investoren und Banken. Nur mit einer ordentlich geführten und positiven Bilanz hast du Chancen, Kredite oder anderweitige Finanzspritzen zu erhalten. Der buchhalterische Aufwand lohnt sich also in jedem Fall.

Ob einmal im Jahr oder jeden Monat: Die GuV stellt immer sämtliche Ausgaben und Einnahmen eines Zeitraums gegenüber. Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form für den Aufbau dieser Rechnung – lediglich die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) müssen eingehalten werden, die unter anderem die Übersichtlichkeit und Vollständigkeit vorschreiben. 

Üblich ist entweder die Konto- oder die Staffelform, die wir dir beide gleich erläutern. Vorab wichtig zu wissen: Für Kapitalgesellschaften schreibt das Handelsgesetzbuch (HGB) im § 275 Abs. 1 die Staffelform vor, mit freier Wahl zwischen dem sogenannten Gesamtkostenverfahren oder dem Umsatzkostenverfahren. Alle anderen können zwischen den beiden eben genannten Formen wählen.

Zusätzlich gut zu wissen: Das Verrechnen mehrere Posten und somit das Kürzen der Aufstellung ist laut dem Verrechnungsverbot (§ 246 Abs. 2 Satz 1 HGB) nicht erlaubt. In der GuV muss klar nachvollziehbar sein, wie sich Gewinne oder Verluste zusammensetzen.

Die Vorschriften zur Gewinn- und Verlustrechnung werden im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Die GuV ist laut §242 Abs. 3 HGB ein Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses von Kaufleuten. Die wichtigsten Regeln legen die Vergleichbarkeit und Gliederung der GuV fest:

• Vergleichbarkeit: Insgesamt kannst du bei der Darstellung deiner GuV zwischen der Konto- oder Staffelform sowie zwischen dem Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren wählen. Dabei gilt aber, dass du die einmal gewählte Form zum Zwecke der Vergleichbarkeit auch für die nächsten Jahre beibehalten musst.
• Gliederung: Der Aufbau und die jeweiligen Positionen einer GuV sind im §275 HGB geregelt. Das heißt, dass du die von uns vorgestellten Gliederungen für die GuV in Staffel- oder Kontoform und für Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren auch befolgen musst. Du darfst keine Positionen einfach weglassen. Nur für Kleinstkapitalgesellschaft gibt es eine Ausnahme, die wir dir später vorstellen.    

Wie detailliert jeder Posten aufgeführt werden muss, gibt der Gesetzgeber durch das Brutto- bzw. Nettoprinzip vor. Das Bruttoprinzip ist das detaillierteste, da hier grundsätzlich keinerlei Aufwendungen und Erträge miteinander verrechnet (saldiert) werden dürfen. Das Nettoprinzip greift bei kleinen und mittelgroßen Kapitalgesellschaften und nur in bestimmten Fällen. Es erlaubt das Verrechnen von Aufwendungen und Erträgen gleicher Art. Ein typisches Beispiel ist die saldierte Angabe von Zinsausgaben und Zinseinnahmen.

Zurück zum Aufbau einer Gewinn- und Verlustrechnung. Erstellst du diese in Kontoform, gibt es zwei Spalten: Soll und Haben. In der (linken) Soll-Spalte werden alle Ausgaben aufgelistet, in der (rechten) Haben-Spalte alle Einnahmen. Die Vorteile diese Auflistung sind, dass durch das Nebeneinanderstellen die Gewichtung von Erträgen und Aufwendungen optisch sofort erfassbar sind und dass am Ende jeder Spalte eine Summe steht. So lässt sich auf einen Blick erkennen, wie hoch der Gesamtgewinn oder -verlust ist.

Bei der Staffelform werden Gruppen angelegt, innerhalb derer Erträge und Aufwendungen zusammengefasst werden. Für jede Gruppe wird eine Zwischensumme ausgezeichnet. Ein Vorteil dieser Form ist, dass einzelne Bereiche deines Geschäfts einfacher auf ihre Wirtschaftlichkeit hin bewertet werden können. Da die Ergebnisse Gruppe für Gruppe fortgeschrieben werden, ist auch die Entwicklung deines Gewinns oder Verlusts jederzeit leicht nachvollziehbar.

Wie oben bereits erwähnt, gibt es für Kapitalgesellschaften zwei Möglichkeiten, wie sie ihre GuV in Staffelform erstellen:

• Zunächst einmal dient bei beiden Verfahren der Umsatz als Berechnungsgrundlage. Beim Gesamtkostenverfahren werden alle Kosten und Erlöse innerhalb der Rechnungsperiode berücksichtigt und nach Kostenarten (Material, Personal etc.) gegliedert. 
   
• Beim Umsatzkostenverfahren werden nur die Kosten berücksichtigt, die für die tatsächlich verkauften Produkte oder Leistungen angefallen sind. Diese werden nach Funktionen gegliedert, etwa Produktion oder Vertrieb. 

Das Umsatzkostenverfahren gilt allgemein als aussagekräftiger, wobei beide Verfahren am Ende zum gleichen Ergebnis kommen.

Eine Abschreibung beschreibt die Wertminderung von Vermögensgegenständen deines Anlage- und Umlaufvermögens – also dessen „Abnutzung“. Damit sind die Abschreibungen in deiner GuV ein Aufwand und mindern den Gewinn eines Geschäftsjahres. So sinkt auch deine Steuerlast. Die Höhe der zugelassenen Abschreibung ist über die AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums festgelegt. 

Abschreibungen werden in der GuV wie folgt ausgewiesen:

• Abschreibungen im Gesamtkostenverfahren: Die Abschreibungen beim Gesamtkostenverfahren werden einerseits für immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen sowie für Vermögensgegenstände des Umlaufsvermögens, soweit diese die in der Kapitalgesellschaft üblichen Abschreibungen überschreiten, ausgewiesen (GuV-Posten Nr. 7). 
  Andererseits werden noch Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens ausgewiesen (GuV-Posten Nr. 12).
• Abschreibungen im Umsatzkostenverfahren: Bei dem Umsatzkostenverfahren können die Abschreibungen auf die Vermögensgegenstände des Anlage- und Umlaufvermögens nicht direkt aus der GuV abgelesen werden. Denn sie sind anteilig in den Herstellungskosten, Vertriebskosten und allgemeinen Verwaltungskosten enthalten.
  Die Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens werden jedoch, wie beim Gesamtkostenverfahren, durch einen eigenen GuV-Posten (Nr. 10) abgebildet.

Ist deine Gewinn- und Verlustrechnung, egal in welcher Form, erstellt, fragst du dich nun vielleicht noch, wie sich das auf deine Bilanz auswirkt. Eingangs haben wir bereits beschrieben, dass die GuV ein Unterkonto deines Eigenkapitalkontos ist und auf der Passivseite der Bilanz aufgeführt wird. Zum Jahresabschluss wird dieses Unterkonto geschlossen (die GuV wird erstellt) und je nach Ergebnis in das Konto Eigenkapital gebucht:

• Hast du einen positiven Abschluss (Gewinn), wird auf die Haben-Seite des Kontos Eigenkapital gebucht.
• Ein negativer Abschluss (Verlust) wird auf die Soll-Seite gebucht.

Wir hoffen, dass du nun eine konkrete Idee von der GuV hast und die Sorge vor den vielen Zahlen und Rechnungsschritten zumindest etwas kleiner geworden ist. Die gute Nachricht ist: Die Details musst du nicht selbst machen, dafür gibt es gut ausgebildete Steuerfachkräfte. Aber es ist wichtig, die Grundzüge und die wichtigsten Punkte zu kennen, um zielgerichtet nachfragen und sich selbst ein Bild vom eigenen unternehmerischen Erfolg machen zu können. Damit du das Wichtigste nicht vergisst, kommen hier noch einmal die Kernpunkte zur Gewinn- und Verlustrechnung:

• Die GuV gehört zusammen mit der Bilanz zum Jahresabschluss deines Unternehmens.
• Bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet, musst du eine Bilanz und infolgedessen eine GuV erstellen.
• Das Handelsgesetzbuch gibt die Regeln für eine ordnungsgemäße Bilanz vor.
• Du kannst deine GuV in Konto- oder Staffelform erstellen. Kapitalgesellschaften sind jedoch zu Letzterem verpflichtet.
• Entscheidest du dich für die Staffelform, hast du die Wahl zwischen dem Gesamtkosten- und dem Umsatzkostenverfahren, wobei Letzteres als aussagekräftiger betrachtet wird.
• Das Verrechnungsverbot lässt nur wenig Spielraum beim Saldieren mehrerer Posten – aber: Du kannst dich unter Umständen zwischen dem Brutto- und Nettoprinzip entscheiden.
• Egal, für welche Form der GuV du dich entscheidest: Das Gesamtergebnis, also ob du Gewinn oder Verlust machst und wie hoch dieser ausfällt, ist immer gleich.

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