Um Buchhaltung kommt kein Unternehmen herum – ganz egal, ob klein oder groß, etabliert oder frischgegründet. Vor allem am Anfang ist es gar nicht so einfach zu verstehen, wie Buchhaltung überhaupt funktioniert und welche Art der Buchführung welches Unternehmen machen muss.
Hier bekommst du einen Überblick der wichtigsten Informationen in Sachen Buchhaltung. Mit ein bisschen Übung und einem guten Buchhaltungstool gelingt dir auch dieser Teil der Unternehmensführung.
Was bedeuten Buchhaltung und Buchführung?
Buchhaltung und Buchführung sind Begriffe, die oft synonym verwendet werden. Dabei handelt es sich um zwei verschiedene Dinge: Als Buchführung wird die systematische Erfassung aller finanziellen Geschäftsvorgänge eines Unternehmens bezeichnet. Das heißt, hier geht es um die Tätigkeit selbst, zum Beispiel, wenn du einen Beleg in deinem Buchhaltungstool erfasst. Ziel ist eine klare und nachvollziehbare Dokumentation. Je nach Rechtsform wird zwischen einfacher und doppelter Buchführung unterschieden.
Die Buchhaltung hingegen ist der organisatorische Rahmen für die Erfassung der Geschäftsvorfälle. Sie umfasst alle Prozesse, Tools und Systeme, die dir dabei helfen, die Buchführung effizient und gesetzmäßig umzusetzen.
Was gehört zur Buchhaltung?
Die Buchhaltung setzt sich aus unterschiedlichen Elementen zusammen, die die finanzielle Situation eines Unternehmens abbilden. Dazu gehören:
- Erfassen von Einnahmen und Ausgaben: Alle finanziellen Transaktionen müssen dokumentiert werden.
- Erstellung von Finanzberichten: Dazu gehören die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz.
- Steuerliche Verpflichtungen: Zur Buchhaltung zählen auch Umsatzsteuervoranmeldungen, Vorauszahlungen der Einkommensteuer oder Gewerbesteuer sowie die Steuererklärungen.
- Lohnbuchhaltung: Hier werden Gehaltsabrechnungen, Sozialabgaben und Steuern für die Mitarbeiter*innen des Unternehmens verwaltet.
- Anlagenbuchhaltung: Vermögensgegenständen wie Maschinen oder Immobilien müssen ebenfalls dokumentiert und verwaltet werden.
- Kosten- und Leistungsrechnung: Hier werden Kostenstrukturen analysiert und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens ermittelt.
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Warum ist Buchhaltung für Selbstständige so wichtig?
Für Selbstständige ist eine ordnungsgemäße Buchhaltung Pflicht – aber nicht nur das: Ein gutes Buchhaltungstool verschafft dir einen Überblick deiner Finanzen. So kannst du zeitnah auf Veränderungen reagieren und bist in der Lage, dein Unternehmen erfolgreich zu steuern.
Von den meisten Tools aus kannst du direkt deine Umsatzsteuervoranmeldung, Einnahmen-Überschuss- oder Gewinn- und Verlustrechnung an das Finanzamt übermitteln sowie einen Zugang für dein Steuerbüro einrichten. Zudem werden deine Belege GoBD-konform gespeichert.
Was genau das bedeutet, erfährst du gleich. Auf diese Weise lassen sich die gesetzlichen Vorschriften erfüllen. Und je gewissenhafter du dich um deine Buchhaltung kümmerst, desto weniger Aufwand hast du später bei der Steuererklärung.
Einfache vs. doppelte Buchführung: Wer ist wozu verpflichtet?
Jedes Unternehmen ist zur Buchführung verpflichtet, allerdings gelten je nach Rechtsform unterschiedliche Vorschriften: Bei der einfachen Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben in einer vereinfachten Form erfasst – ideal für kleinere Unternehmen und Freiberufler. Die doppelte Buchführung hingegen ist detaillierter und erfasst jede Transaktion doppelt: einmal im Soll und einmal im Haben. Sie ist vor allem für größere Unternehmen und Kapitalgesellschaften verpflichtend, da sie eine umfangreichere Dokumentation ermöglicht. Folgende Übersicht zeigt dir, welche Buchführung für welche Rechtsform vorgeschrieben ist:
| Rechtsform | Einfache Buchführung | Doppelte Buchführung |
|---|---|---|
| Einzelunternehmen | Bis 80.000 € Jahresgewinn,
| Ab 80.000 € Jahresgewinn, |
| Freiberufler | Ja | Nein |
| GmbH, UG, AG | Nein | Ja |
| OHG, KG | Nein | Ja |
Wie funktioniert einfache Buchführung?
Die einfache Buchführung ist für kleinere Unternehmen und Selbstständige gedacht. Für die Gewinnermittlung werden hierbei die Einnahmen und Ausgaben in einer sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gegenübergestellt. Diese Methode ist unkompliziert und erfordert weniger Dokumentationsaufwand als die doppelte Buchführung.
Beispiel:
- Einnahmen: 10.000 €
- Ausgaben: 4.000 €
- Gewinn: 6.000 €
Der Gewinn ist die Summe, anhand der die Einkommenssteuer festgesetzt wird. Die Einnahmen und Ausgaben müssen dennoch in den entsprechenden Kategorien verbucht werden. Bei Einnahmen kommt es beispielsweise darauf an, welche Steuersätze für die jeweilige Leistung gelten. Zu den Ausgaben zählen Betriebsausgaben, Vorsteuer, Umsatzsteuerzahlungen, Investitionen und die Tilgung von Darlehen und Finanzierungen. Zudem müssen ggf. Warenein- und -ausgänge dokumentiert und bei Bareinnahmen ein Kassenbuch geführt werden.
Was ist doppelte Buchführung?
Die doppelte Buchführung ist komplexer als die einfache, bietet aber einen umfassenderen Überblick. Wie der Name schon sagt, wird jede Buchung doppelt erfasst: einmal auf der Soll- und einmal auf der Habenseite. Am Ende müssen beide Bücher ausgeglichen sein. Das heißt, Unstimmigkeiten fallen direkt auf, sodass die Buchführung lückenlos nachvollziehbar ist.
Beispiel:
- Du kaufst Büromaterial für 500 €.
- Soll: Aufwandskonto (Büromaterial) +500 €
- Haben: Bankkonto -500 €
Die Bilanzierungspflicht, also doppelte Buchführung, gilt für alle im Handelsregister eingetragene Personen- und Kapitalgesellschaften. Statt durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird der Gewinn hier durch die Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt. Mit einem geeigneten Buchhaltungstool kannst du die doppelte Buchführung auch trotz ihrer Komplexität selbst machen. Alternativ lagerst du sie an ein Steuerbüro aus.
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Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
Vielleicht hast du schon mal von GoB-konformen Rechnungen gehört und fragst dich, was es damit überhaupt auf sich hat? Die Abkürzung steht für die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Das sind verbindliche Regeln, die sicherstellen, dass deine Buchhaltung korrekt und nachvollziehbar ist. Die wichtigsten GoB-Prinzipien sind folgende:
- Vollständigkeit: Alle Transaktionen müssen erfasst werden.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung muss belegbar sein.
- Ordnung: Belege müssen geordnet und sicher aufbewahrt werden.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht manipuliert werden.
Verstöße gegen diese Grundsätze können rechtliche Konsequenzen haben. Falls es zu einer Steuerprüfung kommen sollte, müssen alle Geschäftsvorfälle GoB-konform erfasst und gespeichert sein. Die Aufbewahrungsfristen belaufen sich je nach Dokument auf sechs bis zehn Jahre. Es empfiehlt sich deshalb, von Anfang an auf ein Buchhaltungstool zu setzen statt beispielsweise Rechnungen als PDF auf deinem Computer zu speichern, die nicht unveränderbar sind. Zudem gilt seit 2025 die E-Rechnungspflicht bzw. für kleine Unternehmen ab spätestens 2028.
Was bedeutet GoBD?
Neben GoB wird dir vielleicht noch das Kürzel GoBD untergekommen sein. Das steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Damit sind Richtlinien des Bundesfinanzministeriums gemeint. Sie definieren Anforderungen an die digitale Buchführung und Archivierung, um die Ordnungsmäßigkeit und Nachprüfbarkeit deiner steuerrelevanten Daten sicherzustellen. Die Richtlinien legen fest, wie elektronische Dokumente erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen, und regeln den Datenzugriff für Finanzbehörden. Sie sind für alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland verbindlich.
Was ändert sich durch die E-Rechnungspflicht?
Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland für viele Unternehmen, insbesondere im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern. Das bedeutet, dass Rechnungen in einem maschinenlesbaren XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und übermittelt werden müssen.
Die Pflicht gilt für den B2B-Bereich und zunächst für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro. Schon jetzt müssen jedoch alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen.
Die E-Rechnung erleichtert nicht nur die Automatisierung in der Buchhaltung, sondern reduziert auch den Verwaltungsaufwand. Die meisten Buchhaltungstools sind bereits so angepasst, dass E-Rechnungen erstellt und gespeichert werden können. Mehr zum Thema erfährst du in unserem Artikel über die E-Rechnung.
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Bücher in der Buchhaltung
In der Buchhaltung spielen drei zentrale Buchtypen eine Rolle:
- Das Grundbuch (Journal): Hier erfasst du alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge. Jede Buchung enthält das Datum, den jeweiligen Betrag, die Belegnummer sowie die betroffenen Konten.
- Das Hauptbuch: Hier werden die Buchungen des Grundbuchs nach Sachkonten geordnet und liefern so die Basis für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung.
- Die Nebenbücher: Sie ergänzen das Hauptbuch und spezifizieren einzelne Hauptkonten. Beispielsweise gibt es das Kassenbuch für Bartransaktionen, das Warenbuch für Warenbewegungen oder das Kontokorrentbuch, in dem Debitoren und Kreditoren verzeichnet werden.
Konten in der Buchhaltung
Alle Geschäftsvorfälle deines Unternehmens werden auf unterschiedlichen Konten erfasst. Jedes Konto ist dabei unterteilt in eine Soll- und eine Habenseite. Es gibt zwei Hauptkontenarten:
- Bestandskonten: Sie erfassen Vermögenswerte (z. B. Bankguthaben) und Verbindlichkeiten (z. B. Kredite). Diese bilden die Grundlage für die Bilanz.
- Erfolgskonten: Sie dokumentieren Aufwendungen (z. B. Miete) und Erträge (z. B. Umsatzerlöse) und dienen als Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung.
Brauche ich eine*n Steuerberater*in für meine Buchhaltung?
Ob du eine*n Steuerberater*in benötigst, hängt von deiner individuellen Situation ab. Gerade die einfache Buchführung lässt sich mit einem passenden Buchhaltungstool gut allein bewerkstelligen.
Bei der doppelten Buchführung ist es schon schwieriger, als Lai*in den Durchblick zu behalten. Allerdings ist neben Fachwissen auch ein gewisser Zeitaufwand nötig, um deine Buchhaltung auf dem aktuellen Stand zu halten. Hier findest du die Vor- und Nachteile der Buchhaltung mit Steuerberater*in:
Du kannst deine gesamte Buchhaltung auslagern oder nur die Steuererklärung einem Steuerbüro oder Buchhaltungsservice überlassen. Viele Selbstständige nutzen eine Kombination aus Software und Expert*innen.
Wann solltest du ein Buchhaltungstool nutzen und wie findest du das richtige?
Ein Buchhaltungstool empfiehlt sich für jedes Unternehmen, egal welcher Größe. Es erleichtert nicht nur die Belegverwaltung sowie das Erstellen von Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen. Auch die GoBD-konforme Buchführung und die E-Rechnungspflicht lassen sich nur mit geeigneter Software umsetzen.
Du findest auf dem Markt zahlreiche Angebote für verschiedene Unternehmensformen und Buchführungspflichten. Bekannte Lösungen sind beispielsweise sevDesk, Lexware, Papierkram oder Buchhaltungsbutler. Die meisten Tools bieten eine kostenlose Testphase an, sodass du verschiedene ausprobieren kannst, bevor du dich festlegst.
Stell dir bei der Wahl der passenden Software folgende Fragen:
- Bietet das Tool Lösungen für die einfache bzw. doppelte Buchführung an (je nachdem, wozu du verpflichtet bist)?
- Verfügt es über den benötigten Kontenrahmen? Für bestimmte Branchen oder gemeinnützige Unternehmen gibt es zum Teil eigene Kontenrahmen.
- Gibt es Schnittstellen zur Verknüpfung mit dem Steuerbüro, deiner Bank oder dem Finanzamtportal ELSTER?
- Ist das Tool bedienfreundlich aufgebaut und intuitiv nutzbar?
- Gibt es einen Supportservice, der leicht erreichbar ist?
- Passt die Software zu deinem Budget?
- Was sagt dein*e Steuerberater*in bzw. dein Buchhaltungsservice zu deiner Software?
Wenn du alle Fragen mit Ja beantworten kannst, hast du dein ideales Buchhaltungstool gefunden.
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Erste Schritte vor und nach der Gründung in Sachen Buchhaltung
Bereits vor der Gründung deines Unternehmens empfiehlt es sich, dass du dir Gedanken über die Buchhaltung machst. Informiere dich über die Voraussetzungen, die du mit deiner Rechtsform erfüllen musst.
Gründest du eine Personen- oder Kapitalgesellschaft, benötigst du vor der offiziellen Gründung beim Notariat schon ein Geschäftskonto, auf das du und deine Partner*innen die Stammeinlage überweisen könnt. Bei doppelter Buchführung bist du zudem verpflichtet, eine Eröffnungsbilanz zu erstellen.
Grundsätzlich ist es immer sinnvoll, private und geschäftliche Konten klar zu trennen, egal welche Rechtsform dein Unternehmen hat. Spätestens wenn du erste Einnahmen und Ausgaben tätigst, musst du dich um deine Buchhaltung kümmern. Praktisch und übersichtlich bleibt es, wenn du dich bereits vor der Gründung nach einer Buchhaltungssoftware umschaust.
Dein Unternehmen musst du beim Finanzamt anmelden, um eine Steuernummer und ggf. Umsatzsteuer-ID zu erhalten. Außerdem wird festgelegt, ob du deine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder quartalsweise abgeben musst. Du kannst auch eine Dauerfristverlängerung beantragen, um dich bei der Buchhaltung zu entlasten. Über eine Schnittstelle deines Buchhaltungstools zum Finanzamt kannst du ganz bequem von dort aus Dokumente wie die Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln.
Damit du stets den Überblick behältst und keine Fristen verpasst, ist es wichtig, dass du dich von Anfang an regelmäßig um deine Buchhaltung kümmerst. Du kannst dafür zum Beispiel feste Zeiten oder Tage im Monat einplanen.
Sieben Tipps für eine mühelose Buchführung
Die Buchhaltung ist vielleicht nicht unbedingt dein Lieblingsthema. Doch mit etwas Übung und Disziplin wirst du dich schnell einarbeiten. Damit deine Buchhaltung möglichst reibungslos läuft, haben wir zum Schluss noch folgende Tipps für dich:
Fazit
Was zunächst kompliziert klingt, wird mit der Zeit zur Gewohnheit. Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert dir die einfache oder doppelte Buchführung und hilft, die rechtlichen Vorgaben wie GoB; GoBD oder E-Rechnungspflicht einzuhalten.
Außerdem erhältst du einen umfassenden Überblick über die Finanzen deines Unternehmens. Und falls du dir bei der Buchhaltung doch unsicher sein solltest, kannst du dir immer noch die Unterstützung von einem/einer Steuerberater*in holen.
FAQ
Die einfache Buchführung erfasst nur Einnahmen und Ausgaben und ist für Freiberufler*innen und kleine Unternehmen gedacht. Die doppelte Buchführung dokumentiert Geschäftsvorfälle auf mindestens zwei Konten und ermöglicht eine vollständige Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Sie ist Pflicht für Kapitalgesellschaften. Auch Personengesellschaften, die mehr als 800.000 EUR Umsatz bzw. 80.000 EUR Gewinn pro Jahr erzielen, müssen die doppelte Buchführung erledigen.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind allgemein anerkannte Regeln, die die Buchführung und Bilanzierung in Deutschland bestimmen. Sie umfassen Prinzipien wie Richtigkeit, Klarheit, Vollständigkeit und Nachprüfbarkeit und gelten für alle Kaufleute gemäß Handelsgesetzbuch (HGB). Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hingegen konkretisieren die GoB für die digitale Buchführung. Sie regeln insbesondere die Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen und den Datenzugriff durch die Finanzbehörden.
Buchführung bezeichnet die systematische Erfassung aller finanziellen Geschäftsvorgänge – also die eigentliche Tätigkeit. Die Buchhaltung ist der organisatorische Rahmen, in dem die Buchführung stattfindet. Sie umfasst alle Prozesse, Tools und Systeme, die dich dabei unterstützen, deine Buchführung korrekt umzusetzen.
Grundsätzlich kannst du deine Buchhaltung selbst erledigen, besonders wenn du nur zur einfachen Buchführung verpflichtet bist. Die Unterstützung eines Steuerbüros kann aber hilfreich sein, wenn du komplexe Buchungen hast, Steuern optimieren möchtest oder einfach Zeit sparen willst. Es gibt auch die Möglichkeit, nur bestimmte Aufgaben wie die Bilanz oder die Steuererklärung auszulagern.
