Ein Café ist für viele ein Traum. Wir geben dir Tipps in Sachen Konzession und Genehmigungen vom Gewerbeamt, Businessplan und Finanzierung, Standort und Geschäftsidee.
Eine Existenzgründung in der Gastronomie ist noch immer ein attraktiver Weg in die Selbstständigkeit. Doch für eine Caféeröffnung sind eine Menge Voraussetzungen zu erfüllen, die man auf dem Zettel haben sollte. Du wirst viele Behördengänge erledigen und Versicherungen abschließen müssen, brauchst einen Gewerbeschein, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt und anderes. Wer ein eigenes Café eröffnen möchte, muss sich auch über die Finanzierung Gedanken machen. Vor allem aber müssen Selbstständige eine klare Vorstellung entwickeln, welche Zielgruppe sie mit ihrem Bewirtungsangebot ansprechen wollen. Wir geben dir einige Hinweise, worauf du achten musst, wenn du ein Café gründen willst.
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Das magische Dreieck: Geschäftsidee, Standort und Kunden
Willst du dich mit einem Café selbstständig machen, brauchst du natürlich eine genaue Vorstellung davon, wie es aussehen soll. Was ist das Besondere, das dein eigenes Café von anderen abhebt? Ist es die Atmosphäre, ein einzigartiger Service oder ungewöhnliche Produkte? Du brauchst aber nicht nur eine Idee, sondern auch einen Standort und eine Location, die zu deinem Konzept passen und deine Zielgruppe anziehen. Alle drei Aspekte gehören eng zusammen. An wen also richtet sich dein Angebot? In welcher Gegend findest du diese Menschen in ausreichender Anzahl? Gibt es dort geeignete Räumlichkeiten, womöglich gar mit Außenplätzen an schönen Tagen?
Wann immer du feststellst, dass du bei einem der drei Faktoren Kompromisse machen musst, solltest du überlegen, welche Anpassungen du bei den anderen vornehmen musst. Studierende trinken vielleicht gern Latte Macchiato – aber können sie die Qualität, die du mit deinem Kaffee bieten möchtest, bezahlen? Passt dein modernes Café in die vorwiegend von Senior*innen bewohnte Umgebung, in der dir die ideale Location angeboten wurde? Kannst du an deinem Standort mit viel Laufkundschaft rechnen oder musst du eher auf Stammgäste setzen? Wie gut ist die Infrastruktur und wie die Wettbewerbssituation am geplanten Standort? Und wie kannst du genau dort genügend Kunden an dich binden? Wenn du ein Café eröffnen und damit langfristig bestehen willst, musst du das magische Dreieck gut ausbalancieren. Und dazu gehört am Ende natürlich auch eine Einrichtung, in der sich deine Gäste wohlfühlen.
Marie-Theres erzählt in ihrer KfW-Gründerstory von dem besonderen Konzept ihrer Ländlichen Kaffeestuben:
Es lohnt sich außerdem, darüber nachzudenken, wie du das Angebot in deinem Café erweitern kannst. Ist es möglich, die Location für Abendveranstaltungen zu vermieten? Gibt es an deinem Standort einen Markt für besondere Veranstaltungen, wie Filmabende, Lesungen, Konzerte oder andere Events, mit denen du Kunden zu dir locken kannst? Könnten sich Kursangebote zu bestimmten Themen rund um Kaffee und Cafés lohnen? Eröffnen Unternehmen drumherum die Möglichkeit, einem kleinen Mittagstisch anzubieten? Kannst du Kaffee und Kuchen auch außer Haus verkaufen? Kannst du anderen Zielgruppen vor Ort ergänzende Angebote machen, z.B. eine Spielecke für kleine Kinder?
Es wird sich für dich lohnen, vor der Eröffnung das Umfeld, in dem du dein Café gründen willst, genau zu beobachten: Welche Kundschaft kommt an welchen Tagen und zu welcher Zeit vorbei?Mit welcher Idee könntest du sie gewinnen? Falls du mit deinem Café Touristen ansprichst – könnten kleine Souvenirs mit deinem Logo ein Zusatzgeschäft sein? Vielleicht fällt dir noch mehr ein, als du jetzt schon geplant hast.
Attraktive Alternative zur Neugründung: Übernimm ein Café
Wie wäre es, wenn du - statt nach einem leerstehenden Laden zu suchen - in deinen Lieblingscafés nachfragst, ob Interesse an einer Nachfolge besteht? Viele schöne Cafés kommen dafür infrage. Und fast immer ist es einfacher, auf Basis einer Geschäftsübernahme zu gründen, als ein völlig neues Angebot zu etablieren.
Solange du dich bei den Verhandlungen mit den Vorgänger*innen nicht über den Tisch ziehen lässt und einen fairen Preis vereinbarst, liegen die Vorteile auf der Hand: Du startest mit einem festen Kundenstamm, kannst auf die Erfahrungen der Vorbesitzer*innen zurückgreifen und hast insgesamt ein geringeres Risiko als bei einer Neueröffnung.
Am besten, du nimmst jemanden zu den Verhandlungen mit, der einen objektiven Blick hat, sich in der Branche auskennt und einschätzen kann, ob die vorgelegten Zahlen realistisch sind. Oder noch besser: Erkundige dich, ob du ein oder zwei Monate im Cafébetrieb deiner Wahl mitarbeiten kannst. So bekommst du nicht nur einen tiefen Einblick in die Abläufe, sondern lernst auch schon deine Gäste kennen und der Übergang wird perfekt vorbereitet.
Wenn du dir die Übernahme eines Cafés vorstellen kannst, empfehlen wir dir unseren Text zur Unternehmensnachfolge. Hier geben wir branchenübergreifende Tipps, wie deine Unternehmensübernahme und der Kauf eines Unternehmens erfolgreich gelingt. Zum Unternehmenskauf empfehlen wir die außerdem unsere Checkliste Unternehmenskauf. Um dich zum Thema Kaufpreis schlau zu machen, empfehlen wir dir den Ratgeber zur Unternehmensbewertung, in dem wir den Zusammenhang von Unternehmenswert und Kaufpreis ausführlich erläutern und dir aufzeigen, wie du einen angemessenen Preis ermittelst.
Tipp: Auf Online-Börsen wie der nexxt-change Unternehmensbörse kannst du nachschauen, ob Cafés in deiner Nähe zum Verkauf stehen bzw. zur Übernahme angeboten werden.
Vor der Eröffnung wartet die Bürokratie
Selbstständige, die ein Café eröffnen wollen, müssen für die Existenzgründung mehr bürokratischen Aufwand erledigen, als man zunächst denken mag: Du musst zum Gesundheitsamt und zum Gewerbeamt, brauchst ein Gesundheitszeugnis und eine Konzession für den Verkauf von Speisen und Alkohol, wenn du diese in deinem Café anbieten willst. Für Konzession und Ausschankgenehmigung brauchst du wiederum andere Genehmigungen, Bescheinigungen und Unterlagen. Außerdem brauchst du vorschriftsmäßige Kassen, die du beim Finanzamt anmeldest, und ein Kassensystem, das der Kassensicherungsverordnung entspricht - mehr zu diesem Thema erfährst du in dem Artikel zur Kassensicherungsverordnung. Das alles braucht Zeit und verursacht Kosten. Die genauen Regelungen sind regional teilweise unterschiedlich. Informiere dich deshalb rechtzeitig bei den zuständigen Behörden oder der IHK über die Vorschriften, die an deinem Standort gelten, wenn du gründen willst. Falls du ein bestehendes Café übernimmst, um dich damit selbstständig zu machen, denk daran: Größere Umbauten oder Änderungen an der Raumaufteilung erfordern meist neue Genehmigungen. Mach dich hierzu lieber früher als später schlau.
Hörempfehlung: Marie Kotte und Tristan Garrett berichten im Podcast “Ungeschönt – der Gründungs-Podcast der KfW Bankengruppe” über ihre Drama-Story bei der Gründung des Marshall Street Coffees. Die Ladenfläche war angemietet, die Finanzierung noch nicht gesichert. Außerdem musste plötzlich eine Nutzungsänderungsgenehmigung für die Ladenfläche eingeholt und eine behindertengerechte Toilette eingebaut werden. Was sie aus diesen Erfahrungen lernten und beim nächsten Mal anders machen würden, erfährst du im Podcast!
Businessplan und Finanzierung
Um ein Café zu eröffnen, bedarf es meist einer externen Finanzierung. Denn die Gründung eines Cafés geht in aller Regel mit hohen Kosten einher, etwa für Umbauten nach deinen Vorstellungen, entsprechendes Mobiliar und die Erstausstattung mit Geschirr und Vorräten. Wahrscheinlich wirst du Fremdkapital brauchen. Gerade im Gastro-Bereich vergeben Banken Kredite jedoch eher vorsichtig – zu häufig müssen Cafés oder Restaurants wieder schließen. Als Gründer*in wirst du einen realistischen Businessplan brauchen, mit dem du Kapitalgeber überzeugen oder Fördermittel einwerben kannst.
Selbst, wenn du das nötige Kapital allein aufbringst, hilft dir die Arbeit an einem Geschäftsplan und einem soliden Finanzplan weiter. Eine solche Planung verschafft dir Klarheit über die Kosten, die auf dich zukommen, zeigt dir Risiken auf und hilft dir, deine Überlegungen noch einmal genau auf den Prüfstein zu stellen: Was hebt dein Angebot von anderen ab? Wer ist deine Zielgruppe und womit überzeugst du sie? Wie hoch ist die Miete für deine Location, welche laufenden Kosten wirst du haben? Womit willst du Einnahmen generieren, wie kalkulierst du die Preise? Mit wie viel Umsatz kannst du realistisch rechnen? Reicht das, um deine Kosten zu decken und dir ein hinreichendes Gehalt auszuzahlen?
Als Gründer*in musst du auf diese Fragen gute Antworten haben. Wenn dein Konzept und dein Businessplan realistisch und überzeugend sind, wirst du leichter die notwendige Finanzierung einwerben können, um dein Café zu eröffnen. Plane beim Gründen ausreichende Reserven ein, um zu Beginn auch umsatzschwächere Zeiten zu überstehen. Und überlege dir, wo du Geld sparen kannst – viele Geräte im Gastronomie-Bereich lassen sich gut gebraucht kaufen.
Sieh dir zur Unterstützung doch unsere kostenlose Businessplan Vorlage und unsere vielen Businessplan Beispiele an.
Expertentipps
Der Unternehmensberater und Gastronomieexperte Björn Grimm kennt sich bestens in der Gastronomie- und Cafészene aus. Hier sind seine drei wichtigsten Gründungstipps:
- Plane deine Umsätze realistisch
Jeder weiß: Bei Kaffee & Co. ist der Wareneinsatz gering. Für einen Cappuccino, der mit weniger als 30 Cent für Kaffee, Wasser und Milch zubuche schlägt, kann ich locker 2,50 EUR nehmen. Das ist aber kein Grund für überzogene Umsatzerwartungen. Denn auch der durchschnittliche Umsatz pro Gast ist in einem Café nicht hoch. Um auf 50 EUR Umsatz zu kommen, müsste ich 20 Tassen Capuccino verkaufen!
- Rechne aus, wie viel Mindestumsatz du brauchst
Zum Wareneinsatz kommen noch weitere Kosten hinzu, die du vom Umsatz abziehen musst: Die Miete oder die Personalkosten etwa. Rechne deine Kosten aus und leite daraus ab, wie viele Tassen Kaffee oder Kuchenstücke du pro Stunde mindestens verkaufen müsstest, um kein Minus zu machen. Sind die Verkaufszahlen realistisch? Falls nicht, solltest du nachbessern. Wo kannst du sparen?
- Vergiss deine Lebenshaltungskosten nicht
Viele Gründer*innen neigen dazu, ihre Lebenshaltungskosten zu gering anzusetzen. Um sich ihren Traum vom eigenen Café zu erfüllen, sind sie bereit, mit sehr wenig Geld auszukommen. Das mag heute noch funktionieren, aber wie sieht es morgen aus? Ansprüche ändern sich, etwa wenn Kinder im Haushalt dazukommen. Wenn du langfristig mit deinem Café glücklich werden willst, solltest du es von Anfang an so aufziehen, dass du gut davon leben kannst.
Dein Team
Gelegentlich trifft man in Cafés auf Gründer*innen, die ihren Traum verwirklicht haben – aber keine Ahnung von „Gastro“ haben. Das sollte dir nicht passieren. Ein Café führt sich nicht von allein. Was von außen einfach aussieht, erfordert viele präzise abgestimmte Abläufe und Prozesse: optimale Laufwege, Minimierung der Wartezeiten, gute Organisation der Speisenzubereitung, freundliche und professionelle Bedienung der Gäste, richtige Personalplanung und -einteilung. Wenn es dir persönlich in bestimmten Bereichen an Erfahrung fehlen sollte, sorge dafür, dass du bereits beim Gründen, aber spätestens zur Eröffnung, die entsprechende Kompetenz in deinem Team hast. Denn letztlich entscheidet nicht allein der Kaffee, wo ein Gast sich gern niederlässt, sondern die Frage, wie wohl er sich in deinem Café fühlt. Und da ist der Service ein entscheidender Faktor.
Unser Experte Patrick Stähler erklärt dir im folgenden Video, weshalb das Team wichtig ist:
Marketing
Wenn du ein Café eröffnen willst, gehört auch ein passendes Marketing dazu. Flyer in der Umgebung zu verteilen, lohnt sich immer – auch im 21. Jahrhundert noch. Ein ansprechender Auftritt im Internet gehört aber heute dazu. Auf Plattformen wie Facebook kannst du deine Angebote tagesaktuell bewerben und optisch attraktiv gestalten. Auch ein Eintrag bei Google Maps kann dir schnell Gäste ins Haus bringen. Stell dich aber darauf ein, dass deine Kunden diese Kanäle auch nutzen, um mit dir zu kommunizieren.
Rede mit anderen
Wann immer du die Chance hast, mit anderen Unternehmer*innen und Gründer*innen im Gastro-Bereich zu sprechen – nutze sie! Auch die IHKs beraten potenzielle Unternehmer*innen gern. Ein Café zu eröffnen ist komplexer, als man im ersten Moment denken mag. Wenn du dir die Zeit nimmst, dich gut vorzubereiten, Angebote zu entwickeln, die dich besonders machen, und einen Businessplan zu erstellen, der dir zur nötigen Finanzierung verhilft, kannst du deinen Traum als Gründer*in verwirklichen.
Webinar Empfehlung
Gründen in der Gastronomie und in der Tourismusbranche
Einer der Vorteile in der Gastronomie und im Tourismusbereich zu gründen, ist, dass du direkten Kontakt zu deinen Kunden hast – das ist nicht in jeder Branche so. Das kannst du nutzen! Sprich also am besten nicht nur mit anderen Gründer*innen, sondern auch mit deinen Kund*innen. In unserem Webinar gibt Prof. Dr. Heinz-Dieter Quack vom Kompetenzzentrum Tourismus des Bundes Beispiele, wie Unternehmer*innen soziale Netzwerke kreativ für den Kundenkontakt während des Corona-Lockdowns eingesetzt haben. Reinschauen lohnt sich!
"Cafe und Restaurant eröffnen" mit DEHOGA
“Viele setzen ihre Preise zu niedrig an und haben nur in der Theorie Gewinn”, das sagt Armin Utz vom Deutschen Hotel-und Gaststättenverband im Webinar. Er erklärt, warum das Zahlenwerk so wichtig ist und welche Herangehensweisen es gibt, um von der Konkurrenz zu lernen. Denn es reicht nicht mehr nur, nett und freundlich zu seinen Gästen zu sein und ein halbwegs gutes Produkt anzubieten, es braucht ein Alleinstellungsmerkmal! Um das herauszustellen, kann eine Marktanalyse sehr hilfreich sein.
Ideen für deine Eröffnung!
Wir haben fünf erfolgversprechende Konzepte für dich näher beleuchtet! Hol dir konkrete Tipps und Tricks für jede Branche:
