Ein eigenes Hotel eröffnen

Die Tourismusbranche in Deutschland boomt und die Zahl der Übernachtungsgäste aus dem In- und Ausland nimmt stetig zu. Wenn du davon träumst, ein eigenes Hotel oder eine Pension zu eröffnen, hast du also beste Aussichten, dir damit eine tragfähige Existenz aufzubauen.

Was es bei der Hotelgründung zu beachten gilt und welche Voraussetzungen zu erfüllen sind, erfährst du in diesem Artikel. Am Schluss findest du zusätzlich eine Checkliste für den perfekten Start in der Hotellerie-Branche.

Das Wichtigste ist der Gewerbeschein. Du bekommst ihn beim zuständigen Gewerbeamt, sobald du dort dein Gewerbe anmeldest. Das ist schnell erledigt und kostet eine Bearbeitungsgebühr im Bereich von 15 bis 65 EUR. Nachdem du dein Gewerbe angemeldet hast, musst du den sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online ausfüllen und elektronisch per ELSTER an dein zuständiges Finanzamt senden. Darin wirst du unter anderem gefragt, welche Rechtsform dein Unternehmen hat, wie viele Mitarbeiter*innen du beschäftigen wirst und mit welchen Einnahmen du rechnest. Nach der Auswertung deiner Angaben bekommst du vom Finanzamt eine Steuernummer zugeteilt, die du fortan auf allen deinen Rechnungen angibst.

Neben dem Finanzamt wird auch die örtliche Industrie- und Handelskammer über deine Gewerbeanmeldung informiert. Die Mitgliedschaft in der IHK ist für Gewerbetreibende Pflicht. Einige Kammern bieten aber ermäßigte Beiträge für Gründer*innen an.

Wenn du deinen Gästen nicht nur ein Dach über dem Kopf bieten, sondern sie auch bewirten möchtest, brauchst du je nach Standort bzw. Bundesland eine Gaststättenerlaubnis. Die bekommst du nur, wenn du nachweisen kannst, an einer Gaststättenunterrichtung der IHK und an einer Gesundheitsbelehrung durch das Gesundheitsamt teilgenommen zu haben.

An der Rezeption und im hoteleigenen Restaurant wirst du Kassen brauchen, damit deine Gäste vor Ort bezahlen können. Sie müssen seit Januar 2020 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung versehen können. Das schreibt die Kassensicherungsverordnung vor, mit der die Bundesregierung Umsatzschwindeleien und Steuerhinterziehung bekämpfen will. In unserem Artikel zur Kassensicherungsverordnung erklären wir, was diese Verordnung sonst noch vorschreibt und was das für Gründer*innen bedeutet. 

In jedem Fall müssen dein Hotel oder deine Pension den baulichen Anforderungen zum Beispiel in Sachen Brand- und Lärmschutz entsprechen, weshalb du möglichst früh den Kontakt zum zuständigen Bau- oder Ordnungsamt suchen solltest.

Ob du unbedingt eine Ausbildung zum/zur Hotelkaufmann/-frau oder ein Studium im Tourismusmanagement brauchst, darüber scheiden sich die Geister. Das Gesetz schreibt jedenfalls keine solche Qualifikation vor, sodass sich hier tolle Chancen für den Quereinstieg bieten. Fest steht aber: Wenn du dich mit einem Hotel selbstständig machen möchtest, kann es nicht schaden, schon mal im Gastgewerbe gearbeitet zu haben, um die wichtigsten Abläufe zu kennen. Außerdem sind Organisationsgeschick und ein Verständnis fürs Kaufmännische von Vorteil, denn du bist dafür verantwortlich, dass der Laden läuft und immer genug Geld in der Kasse ist.

Solltest du auf dem einen oder anderen Gebiet Lücken haben, mach dich schlau (etwa durch die Lektüre von Ratgebern oder die Teilnahme an Gründungsseminaren) oder tu dich mit anderen zusammen, die deine Schwächen ausgleichen und dich optimal ergänzen.

Es gibt verschiedene Wege, sich mit einem Hotel selbstständig zu machen. Wenn du eine bestehende Unterkunft übernimmst, hast du den Vorteil, dass du die Kosten recht genau überblicken kannst (es sei denn, es steht eine umfassende Sanierung der Zimmer an - wovon du immer ausgehen musst) und an die Tradition deiner Vorgänger*innen anknüpfen kannst. Du fängst nicht bei Null an, sondern hast bereits einen festen Kundenstamm und kannst wichtige Geschäftsbeziehungen, etwa zu Lieferanten, fortführen. Dafür sind deine Möglichkeiten beschränkt, deine eigene Geschäftsidee umzusetzen, denn auf Veränderungen reagieren Mitarbeiter*innen und die Kundschaft manchmal skeptisch. Du solltest sie behutsam angehen und nicht alles auf einmal umkrempeln.

Eine Bürde ist es, wenn du ein Hotel mit eher schlechtem Ruf übernimmst. Dann dauert es eine Weile, bis sich herumgesprochen hat, dass in deinem Hause ein frischer Wind weht, weshalb du dir diesen Schritt wirklich gut überlegen solltest.

Viele Hotels sind auf der Suche nach einer Nachfolge, meist ohne dies jedoch an die große Glocke zu hängen. Falls du ein Haus entdeckst, das dir gut gefällt, frage doch einfach mal nach und hinterlasse deine Visitenkarte. Wer weiß, vielleicht ergibt sich so eine Chance für deinen Einstieg in die Selbstständigkeit.

Im Unterschied zur Geschäftsübernahme hast du an einem neuen Standort die Möglichkeit, jedes Detail nach deinen Vorstellungen zu planen und von Anfang an etwas Eigenes aufzubauen. Das ist allerdings mit hohen Kosten verbunden. Gerade Neu- oder Umbaukosten sind nur schwer zu kalkulieren. Hinzu kommt, dass du besonders viel Werbung machen musst, wenn du ein neues Hotel eröffnest, denn am Anfang weiß ja noch niemand von dem Angebot. Wirf ansonsten einen Blick auf Online-Börsen wie die Unternehmensbörse nexxt-change. Da findest du Kaufangebote und Gesuche für die Übernahme von Unternehmen, regional und branchenspezifisch sortiert.

Ein dritter Weg, ein Hotel zu eröffnen, besteht darin, ein Franchise zu gründen. Bei dieser Variante profitierst du von der Bekanntheit einer großen Marke, von internationalen Werbekampagnen, von den Erfahrungen der zugehörigen Franchisebetriebe und von diversen Hilfestellungen und Schulungen deines Franchisepartners.

Dafür sind deinen eigenen Ideen noch engere Grenzen gesetzt. Deine Aufgabe ist es nicht, ständig alles in Frage zu stellen, sondern das Konzept deines Franchisesystems 1:1 umzusetzen. Außerdem hat der Support natürlich seinen Preis: Zusätzlich zu einer Aufnahmegebühr überweist du jeden Monat einen festgelegten Anteil deines Umsatzes an deinen Franchisepartner. Franchiselösungen sind daher vor allem für Leute geeignet, die sich auf die Perfektionierung der Abläufe vor Ort konzentrieren möchten und gut darauf verzichten können, eigene Konzepte zu entwickeln und umzusetzen.

Ganz egal, für welchen Weg du dich entscheidest: Einen Businessplan wirst du brauchen. Nicht nur, um deine potenziellen Geldgebenden zu überzeugen, sondern auch, um für dich selbst Klarheit darüber zu gewinnen, ob sich deine Existenzgründung lohnt und wie du dein Hotel zum Erfolg führen kannst.

Dein Businessplan enthält eine genaue Beschreibung deiner Geschäftsidee und hat zum Ziel, ihre wirtschaftliche Machbarkeit zu belegen. Eine kostenlose Businessplan Vorlage findest du bei uns selbstverständlich auch.

Eines der zentralen Kapitel deines Businessplans befasst sich mit dem Standort. Wohl in keiner anderen Branche ist die Standortwahl so entscheidend für die Ausrichtung und den wirtschaftlichen Erfolg wie in der Hotellerie. Dabei bezieht sich die Standortfrage einerseits auf die Region, andererseits auf die konkrete Location. Regionale Standortfaktoren sind zum Beispiel touristische Highlights in der Umgebung, der Naherholungswert der Landschaft, die Nähe zu Messen, Unternehmen und Businessveranstaltungen oder zu Flughäfen und anderen Verkehrsknotenpunkten. Bei der Auswahl eines geeigneten Objekts kommt es auf eine gute Verkehrsanbindung, eine möglichst ruhige Lage, ausreichend Parkplätze vor der Tür und eine schöne Aussicht an.

Da die Kosten für die Immobilie im Hotelgewerbe einen großen Anteil an den Gesamtkosten ausmachen, spielt auch die Höhe der Pacht bzw. des Kaufpreises eine entscheidende Rolle bei der Standortwahl.

Ein Hotel, und sei es noch so klein, lässt sich nicht in jedem beliebigen Gebäude eröffnen – schon aus baurechtlichen Gründen nicht. Es ist daher gar nicht so leicht, ein passendes und freies Objekt für deine Pläne zu finden. Da aber vom Standort abhängig ist, welche Art von Hotel dort Sinn macht, kannst du das Konzept im Detail erst ausarbeiten, wenn du einen Standort gefunden hast. Im Idealfall gehen Konzeptentwicklung und Standortsuche Hand in Hand.

Sobald du einen passenden Standort gefunden hast, schaust du dir den örtlichen Hotel- und Tourismusmarkt an. Von dem, was es vor Ort bereits gibt und was noch fehlt, hängt ab, mit welchem Konzept du dich erfolgreich gegenüber der Konkurrenz behaupten kannst. Finde heraus, wie viele Gäste die Stadt oder die Region besuchen. Woher kommen sie und zu welchem Zweck reisen sie an? Gibt es saisonale Unterschiede in der Nachfrage?

Nimm anschließend das Angebot unter die Lupe, das der Nachfrage gegenüber steht: Wie viele Hotels und Übernachtungsmöglichkeiten gibt es bereits? Welche Zielgruppen spricht deine Konkurrenz an und mit welchen Maßnahmen? Wie ist das Preisniveau?

Wähle fünf bis sieben deiner Konkurrenten aus und untersuche genau, auf welche Strategien und Zielgruppen sie jeweils setzen. Die entsprechenden Infos findest du auf den Websites der einzelnen Hotels (etwa zur Zimmeranzahl, der Ausstattung, den Preisen und besonderen Services). Außerdem solltest du dich vor Ort umsehen und vielleicht sogar für eine Nacht einchecken. So bekommst du ein gutes Gespür für die Atmosphäre, kommst mit den Gästen ins Gespräch und sammelst wertvolle Insights für dein eigenes Hotel.

Deine Standort- oder Marktanalyse, die ebenfalls in deinem Businessplan Platz finden sollte, liefert dir die Basis, um ein geeignetes Konzept für dein eigenes Hotel zu entwickeln. Du wirst vermutlich feststellen, dass der Hotelmarkt von großen Ketten dominiert wird, die für ihre Gäste ein riesiges Angebot bereithalten. Vor allem in den großen Städten ist das der Fall. Als Gründer*in eines vergleichsweise kleinen Hotels oder einer Pension wirst du kaum mithalten können, aber mit einem klugen Konzept kannst du dir deinen Platz erobern.

Wenn du weißt, wie groß die Nachfrage vor Ort ist und wie der Wettbewerb funktioniert, kannst du ein Angebot entwickeln, das deine Gäste begeistert. Überlege dir ein überzeugendes Alleinstellungsmerkmal, das dein Hotel unverwechselbar macht! Die Leute wollen wissen, wofür du stehst und was sie erwarten können, wenn sie bei dir einchecken.

Saubere und gemütliche Zimmer mit kostenfreiem Internet sind längst Standard. Die meisten Hotels bieten ihren Gästen daher weit mehr: eine Wellness-Landschaft für erholungsbedürftige Reisende vielleicht, einen Übernacht-Wäscheservice für Geschäftsleute oder Kinderbetreuung für Familien. Mach dir Gedanken, welche zusätzlichen Angebote das Übernachten bei dir unvergesslich machen. Bedenke aber, dass jeder Zusatzservice ein Kostenfaktor ist, der sich rechnen muss. Überfrachte dein Hotel nicht, sonst zerfasert das Angebot und die Kosten explodieren.

Wir haben gemeinsam mit euch und Prof. Dr. Heinz-Dieter Quack vom Kompetenzzentrum Tourismus des Bundes über die aktuellen Herausforderungen und Chancen im Tourismusbereich gesprochen - und ihr konntet eure Fragen stellen. Er sagt, dass insbesondere in Krisenzeiten das Alleinstellungsmerkmal einen großen Einfluss hat - sowohl für die Kundengewinnung und -bindung, als auch für die Mitarbeiter*innen-Suche. Außerdem blickt er positiv in die Zukunft - und erklärt auch, warum er das tut. Lasst euch inspirieren! 

Der Dreh- und Angelpunkt deines Angebots ist deine Zielgruppe: Deine Aufgabe ist es, ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Um sicher zu gehen, dass du nicht am Markt vorbei planst, solltest du schon in der frühen Vorbereitungsphase mit deinen potenziellen Gästen sprechen und sie nach ihren Wünschen und Vorstellungen fragen – und später deine Erkenntnisse im Businessplan niederschreiben, damit auch deine Leser*innen wissen, dass dein Konzept nicht aus der Luft gegriffen ist.

Viele Gründer*innen befürchten, durch eine zu enge Festlegung auf eine bestimmte Zielgruppe die Zahl ihrer Gäste zu beschränken und die Auslastung ihres Hauses zu gefährden. Ein Irrtum! Durch eine knackige Spezialisierung sprichst du zwar nicht mehr die Gesamtheit aller möglichen Hotelgäste an, aber dafür gelingt es dir leichter, genau die Personen anzusprechen, die sich bei dir wohl fühlen werden. Ob Motorradfans oder Wandervolk, Familien oder Geschäftsleute – sie alle haben unterschiedliche Ansprüche an ein Hotel. Und es gibt noch viel mehr Nischen, die du besetzen kannst: Warum nicht das erste Heavy-Metal-Hotel der Stadt eröffnen oder eine Unterkunft, die perfekt auf die Bedürfnisse von digitalen Nomaden eingestellt ist, die einen ruhigen Arbeitsplatz mit gutem W-LAN benötigen? Werde kreativ und lass dir etwas einfallen.

Erst mit einem einzigartigen Alleinstellungsmerkmal gibst du deinem Publikum einen Grund, bei dir einzuchecken. Und dann werden auch Gäste zu dir kommen, die neugierig sind, denen die Lage oder Ausstattung deines Hotels gefällt oder die sich von dem Image angesprochen fühlen, obwohl sie nicht zur eigentlichen Zielgruppe gehören.

Es gibt eine Reihe von Rechtsformen, die du für dein Hotel wählen kannst. Viele Hotels werden als GmbH oder als Einzelunternehmen gegründet, aber je nach Ausgangslage kommen auch weitere Rechtsformen für deine Gründung in Betracht. Mit unserem Rechtsformen-Tool kannst du schauen, welche Rechtsform am besten zu dir passt.

Folgende Fragen solltest du dir stellen, bevor du dich für eine Rechtsform entscheidest:

• Gründe ich allein oder im Team?
• Möchte ich Investoren und Geschäftspartner einbinden?
• Wie viel Eigenkapital habe ich?
• Wie hoch ist das Risiko?
• Wie wichtig ist mir die Beschränkung meiner persönlichen Haftung?
• Welchen bürokratischen Aufwand bin ich bereit, auf mich zu nehmen?

Setze dich gründlich mit diesen Fragen auseinander, aber übertreibe es nicht. Erstens gibt es die perfekte Rechtsform für dein Hotel nicht, und zweitens ist es möglich, sie später zu wechseln, falls sich die Rahmenbedingungen ändern oder eine andere Rechtsform sinnvoller erscheint.

Um ein Hotel zu gründen, musst du eine ganze Menge Geld in die Hand nehmen. Vor allem die Immobilie ist teuer, aber auch die Personalkosten sind nicht ohne. Denn ganz alleine wirst du die Rundumbetreuung deiner Gäste wohl kaum wuppen können.

Bevor du dich in das Abenteuer Selbstständigkeit stürzt, solltest du dir einen Überblick darüber verschaffen, welche Kosten auf dich zukommen. Es ist sinnvoll, dabei folgende Kostenarten zu unterscheiden:

• Gründungskosten (alle Kosten, die vor der eigentlichen Gründung entstehen, zum Beispiel für Beratung, Weiterbildung, Gebühren etc.)
• Fixkosten (alle Kosten, die unabhängig von der Auslastung deiner Zimmer immer entstehen, zum Beispiel Pacht- und Nebenkosten, Versicherungen etc.)
• Variable Kosten (alle Kosten, die mit dem Umsatz steigen oder fallen, zum Beispiel für die Bewirtung deiner Gäste)

Notiere dir zunächst alle Dinge, für die du Geld ausgeben wirst. Anschließend gehst du deine Liste durch und ermittelst Punkt für Punkt, wie hoch die Kosten jeweils liegen. Hol dir ggf. Angebote ein, lass dich von Fachleuten beraten (zum Beispiel von Architekten hinsichtlich der Renovierungs- und Baukosten) und erkundige dich bei den Kammern oder Verbänden nach Vergleichswerten anderer Hotels.

Plane bei der Kostenkalkulation eine ausreichende Reserve für Unvorhergesehenes ein. Nicht nur bei öffentlichen Bauprojekten sind unerwartete Kostensteigerungen an der Tagesordnung!

Es ist außerdem davon auszugehen, dass du am Anfang mehr Geld in deine Gründung hineinsteckst, als sie dir einbringt. Du solltest davon ausgehen, dass in den ersten Wochen und Monaten nach der Eröffnung die Gästezahlen nur langsam steigen werden. Aber auch in dieser Zeit fallen ja die Fixkosten in voller Höhe an. Die Überbrückung der Anlaufphase ist daher ein weiterer wichtiger Kostenfaktor, den du im Finanzplan berücksichtigen musst.

Wenn deine Kostenaufstellung fertig ist, wirst du verstehen, warum eine solide Finanzierung das A & O deiner Existenzgründung ist. Um deinen Kapitalbedarf zu ermitteln, stellst du zunächst deine Ausgaben deinen erwarteten Einnahmen gegenüber. Wenn du von dieser Summe dein Eigenkapital abziehst, weißt du, wie viel Fremdkapital du für deine Existenzgründung noch brauchst.

Es stehen dir verschiedene Möglichkeiten der Finanzierung offen: Am gängigsten ist der klassische Kredit. Viele Banken und Sparkassen leihen Gründer*innen Geld, damit sie ihre Geschäftsideen umsetzen können. Je nach Kreditsumme und Risiko fallen die Zinsen dafür mal höher und mal niedriger aus. Alternativ kannst du darüber nachdenken, Investoren einzubinden. Sie steigen mit ihrem Geld in dein Hotel ein und werden dafür an der Rendite beteiligt und wollen Mitspracherechte.

Ergänzend gibt es verschiedene öffentliche Förderprogramme, mit denen Gründungen in Deutschland gefördert werden. Informiere dich auf der Gründerplattform, welche Förderung für dein Vorhaben infrage kommt, oder erkundige dich bei deiner Bank.

Ohne intensives Marketing wirst du es kaum schaffen, eine ausreichende Auslastung deines Hotels zu erreichen. Vor allem, wenn du mit einem neuen Hotel startest, musst du ordentlich trommeln.

An den Anfang deiner Überlegungen zum Thema Marketing stellst du wieder deine Zielgruppe. Schreib einfach alles auf, was du über sie weißt: Wer soll in dein Hotel kommen? Wo leben diese Leute, welche Medien nutzen sie, was interessiert sie und wie viel Geld sind sie bereit auszugeben? Je mehr Informationen du hast, desto wirksamer wird deine Marketingmaßnahme. Sprich mit deiner Zielgruppe, erkundige dich nach ihren Vorlieben und Gewohnheiten und versuche herauszufinden, was ihnen an einem Hotel wichtig ist. Diesen Aspekt stellst du dann in den Mittelpunkt deiner Werbemaßnahmen und verbreitest deine Botschaft über die Kanäle, die deine Zielgruppe am ehesten nutzt – analog und digital.

Eine Website mit den wichtigsten Informationen zu Preisen und Angebot, mit aussagekräftigen Fotos und der Möglichkeit, online zu buchen, ist auch für Hoteliers Pflicht. Darüber hinaus kann es sich bezahlt machen, auf verschiedenen Social-Media-Plattformen Gesicht zu zeigen, etwa bei Facebook oder Instagram (je nach Zielgruppe). Aber auch die guten alten Handzettel bzw. Flyer haben noch nicht ausgedient. An zentralen Orten in deiner Stadt oder in der Region ausgelegt, können sie Reisende auf dein Hotel aufmerksam machen.

Sorge dann dafür, dass dein Hotel auf allen gängigen Buchungsportalen zu finden ist – schließlich erfolgt das Gros der Hotelbuchungen auf diesem Wege. Behalte unbedingt die Bewertungsportale im Blick, die häufig integriert sind. Negative Bewertungen können sich verheerend auf die Anzahl der Buchungen auswirken. Reagiere umgehend, indem du die beanstandeten Mängel abstellst, und kommentiere diese Einträge, sofern dies möglich ist. Bleib dabei stets höflich und verständnisvoll, niemals belehrend oder schroff.

Die eine Sache ist es, durch wirksames Marketing neue Gäste zu gewinnen. Mindestens ebenso wichtig ist es aber, sie zu zufriedenen Stammgästen zu machen, die gerne wiederkommen und dein Hotel weiterempfehlen. Diese Tatsache sollte dir und jedem einzelnen Mitglied deines Teams bewusst sein. Auch wenn es manchmal schwerfällt: Der Kunde ist König. Beschwerden werden von dir daher bitte stets freundlich entgegengenommen – selbst wenn sie vielleicht nicht gerechtfertigt sind. Glückliche Gäste sind die besten Werbebotschafter, die ein Hotel haben kann!

Welche Steuern du zu entrichten hast, hängt unter anderem von der Rechtsform ab, die du für dein Hotel wählst. Generell gilt für die Übernachtung ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent, während vom Frühstück über die Nutzung der Sauna bis zu den Getränken in der Minibar 19 Prozent Umsatzsteuer abgeführt werden müssen. Wenn du Angebote oder Rechnungen ausstellst, musst du also darauf achten, für jede Leistung den richtigen Mehrwertsteuersatz anzugeben.

Eine Betriebshaftpflichtversicherung ist absolut unverzichtbar: Sie übernimmt alle Personen- oder Sachschäden, die Dritten in deinem Hotel widerfahren: Wenn zum Beispiel ein Gast über den Teppich stolpert und sich ein Bein bricht oder die Servicekraft mit der Suppe teure Kleidung von Gästen ruiniert, übernimmt diese Versicherung den Schaden.

Welchen Versicherungsschutz du dir darüber hinaus leisten kannst bzw. solltest, hängt unter anderem von deinem Risiko ab und davon, wie du damit umgehst.

Eine Inhaltsversicherung deckt Schäden ab, die dir an deinem Betriebseigentum entstehen, etwa durch Feuer, Wasser, Vandalismus oder Einbruch. Wenn ein Zimmer zum Beispiel durch einen Wasserschaden zerstört wird, übernimmt sie die Kosten für Renovierung und Reparatur.

Eine zusätzliche Betriebsunterbrechungsversicherung kommt für die verpassten Einnahmen auf, die dir entgehen, wenn infolge eines Schadens dein Hotel für einige Zeit schließen muss oder einige Zimmer nicht vermietet werden können, weil renoviert werden muss.

Schließlich kannst du darüber nachdenken, eine Firmenrechtsschutzversicherung abzuschließen. Sie steht dir bei, wenn es mit Kunden, Lieferanten oder Handwerker*innen zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommt – was bei Hotels oder Pensionen leider nie auszuschließen ist. Die Anwalts- und Gerichtskosten werden von dieser Versicherung übernommen.

Generell gilt bei allen gewerblichen Versicherungsthemen: Hier lauern so viele Fallstricke, dass eine Beratung durch ein qualifiziertes und spezialisiertes Makler*innenbüro immer eine gute Entscheidung ist.

Wir haben drei erfolgversprechende Konzepte für dich näher beleuchtet! Hol dir konkrete Tipps und Tricks für jede Branche:

• Campingplatz eröffnen
• Hostel eröffnen
• Pension eröffnen