Fixkosten berechnen

Die Fixkosten sind eine wichtige Größe in deinem Businessplan. Du brauchst sie unter anderem, um den Break-even-Point zu bestimmen, also den Tag, an dem deine Erlöse das erste Mal deine Kosten decken. 

Auch nach der Gründung bleibt es wichtig, die Fixkosten im Auge zu behalten. Sind sie zu hoch, gerät deine Liquidität in Gefahr. Mit einer Fixkostenanalyse kannst du erkennen, welche fixen Kosten den höchsten Anteil ausmachen und in welchen Bereichen deines Unternehmens sie besonders hoch sind. Dort solltest du nach Möglichkeit Einsparungen vornehmen. 

Als Fixkosten wird der Anteil an den Gesamtkosten in einem Unternehmen bezeichnet, der kontinuierlich anfällt – unabhängig davon, wie viele Aufträge in dieser Zeit abgearbeitet oder wie viele Produkte hergestellt werden. Sie werden auch als laufende Kosten oder als Betriebskosten bezeichnet. Sie müssen getätigt werden, um eine Firma betriebsbereit zu halten – selbst, wenn während einer Durststrecke überhaupt nichts verkauft wird. 

Den Fixkosten werden die variablen Kosten gegenübergestellt. Diese hängen von der Arbeitsleistung eines Unternehmens ab: Je mehr Aufträge du in einem Monat erledigst bzw. je mehr Einheiten du produzierst oder verkaufst, desto höher sind deine variablen Kosten. Fixkosten und variable Kosten zusammen ergeben deine Gesamtkosten.

Die Unterscheidung in fixe und variable Kosten hilft dir dabei, dein Unternehmen auf eine gesunde wirtschaftliche Basis zu stellen, denn das Verhältnis zwischen beiden Kostenarten hat Auswirkungen auf deine Liquidität, deine Rentabilität und dein Risiko. Als Faustregel gilt: Je höher der Anteil der fixen Kosten an den Gesamtkosten, desto höher liegt die Gewinnschwelle und desto größer ist das wirtschaftliche Risiko. Deshalb ist es aus unternehmerischer Sicht nie verkehrt, den Anteil der Fixkosten möglichst klein zu halten, auch wenn das in den meisten Fällen bedeutet, dass sich die variablen Kosten erhöhen.

An einem Beispiel wird dieser Zusammenhang deutlich: Nehmen wir an, du hast einen smarten Kochlöffel erfunden, der die Garzeit von Kartoffeln, Nudeln & Co. automatisch misst und unüberhörbar piepst, sobald sie erreicht ist. Aus ersten Verkäufen weißt du, dass deine Erfindung einschlagen wird, wie eine Bombe. Deshalb nimmst du bei deiner Hausbank einen großen Kredit auf und mietest eine Halle samt Büroflächen und Lagerräumen. Du kaufst Maschinen und stellst Leute ein. Da du deinen Löffel gerne selbst vertreiben möchtest, lässt du dir einen Onlineshop programmieren und startest eine Marketingkampagne. Alles in allem belaufen sich deine monatlichen Fixkosten (inkl. Abschreibungen) auf 20.000 EUR. Hinzu kommen die Kosten für die Bauteile und Rohstoffe, die du für deine Löffel brauchst. Sie machen die variablen Kosten aus, die bei etwa 2,00 EUR pro Stück liegen. 

Die 12 EUR (netto), die der Löffel bei dir im Shop kostet, musst du mit niemandem teilen (vom Finanzamt mal abgesehen). Du musst mit diesem Geld „nur“ die variablen Kosten von 2,00 EUR pro Stück und die fixen Kosten für deine Fabrik begleichen. Der Rest ist dein Gewinn. 

Allerdings sind die Fixkosten, wie wir gesehen haben, ganz schön hoch. Obwohl sich der Verkauf gut entwickelt, dauert es bei deinem zu erwartenden Absatz deshalb mehr als 18 Monate, bis deine Ausgaben durch die Einnahmen gedeckt sind und der Break-even-Point erreicht ist. Und falls deine Löffel doch nicht den erhofften Anklang finden? Dann sitzt du ganz schön in der Patsche: Deine Fixkosten laufen weiter und der Schuldenberg wächst.

Das kannst du verhindern, indem du deine Geschäftsidee so umsetzt, dass die fixen Kosten zugunsten der variablen Kosten reduziert werden. Dein Geschäftsmodell könnte dann so aussehen: Du suchst dir ein Unternehmen, das die Löffel gegen einen bestimmten Stückpreis für dich produziert, und eines, das dir die komplette Logistik abnimmt. Deine Aufgabe ist es vor allem, den Onlineshop zu pflegen und durch wirkungsvolles Marketing die Verkäufe anzukurbeln. Das kannst du am Anfang sogar vom Homeoffice aus erledigen, und da du selbst schon viel Erfahrung im Marketing gesammelt hast und dir diese Tätigkeit liegt, übernimmst du sie einfach selbst. 

Für die Produktion, für Versand und Lagerung der Löffel zahlst du die Hälfte des Verkaufspreises. Die variablen Kosten belaufen sich jetzt auf etwa 6,00 EUR. Dir bleiben also nach Abzug der variablen Kosten pro Löffel statt 10,00 EUR in der ersten Variante nur noch 6,00 EUR. Davon musst du allerdings deutlich weniger Kosten bestreiten: Etwas Honorar für den IT-Support, das Geld fürs Marketing und später vielleicht ein kleines Büro – das war’s. Deshalb erreichst du den Break-Even-Point in dieser Variante schon nach 6 Monaten. 

An diesem Beispiel erkennst du, warum es sinnvoll ist, den Anteil der fixen Kosten an den Gesamtkosten möglichst klein zu halten: Sollte die Nachfrage nach deinem Löffel hinter den Erwartungen zurückbleiben, könntest du in der zweiten Variante flexibel reagieren und einfach weniger Löffel produzieren lassen. Dadurch sparst du nicht nur Produktions-, sondern auch Lagerkosten, und die Versandkosten fallen ohnehin nur bei erfolgreichen Verkäufen an. 

Welche Fixkosten in deinem Unternehmen anfallen und wie hoch diese sind, hängt unter anderem von deinem Geschäftsmodell und von deiner Wachstumsstrategie ab. Aber es gibt Klassiker unter den Fixkosten, die fast jedes Unternehmen kennt. Dazu gehören

• Mieten für Geschäftsräume, Produktionshallen oder Lagerräume
• Lohn- und Lohnnebenkosten für Festangestellte
• Versicherungsgebühren
• Telekommunikations- und IT-Kosten
• Kosten für lineare Abschreibungen
• Leasinggebühren
• Zinsen 
• Gebäudereinigungskosten
• Beiträge (IHK, Verbände)
• Honorare für die Steuerberatung

Die genannten Kostenarten lassen sich jedoch nicht automatisch den Fixkosten zurechnen. Wenn du zum Beispiel einen Unverpackt-Laden eröffnest oder ein Ingenieurbüro gründest, kannst du die Stromkosten in der Regel komplett zu den Fixkosten rechnen. Sie sind immer gleich hoch, egal wie viel im Laden verkauft oder im Büro gearbeitet wird. Die Stromkosten für deine Löffel-Fertigungsanlage können sich mit den Umsätzen ändern, wenn du zum Beispiel längere Schichten anordnest, um den gestiegenen Bedarf zu decken.

Manchmal ist es hilfreich, die Fixkosten eines Unternehmens in Unterkategorien einzusortieren. Dann lassen sie sich leichter vergleichen und es ist einfacher, die wichtigsten Stellschrauben ausfindig zu machen. Das ist aber nur bei sehr fixkostenintensiven und komplexen Gründungen angeraten.  

So lassen sich zum Beispiel alle Fixkosten, die nur für ein bestimmtes Produkt oder eine Produktgruppe anfallen, zu den produktfixen bzw. produktgruppenfixen Kosten zusammenfassen. Dies können zum Beispiel die Kosten für eine besondere Maschine sein, die nur für die Herstellung eines einzigen Produkts oder einer Produktgruppe gebraucht wird.   

Im Unterschied dazu fallen kostenstellenfixe Kosten zwar in mehreren Produktgruppen an, aber nur innerhalb einer Kostenstelle. Ein typisches Beispiel dafür sind die Kosten, die für die Anmietung des Lagers entstehen.

Bei größeren Unternehmen kann es zudem sinnvoll sein, fixe Kosten nach Bereichen oder Sparten getrennt zu erfassen. So werden häufig die Verwaltungskosten für die einzelnen Absatzmärkte nach Region getrennt erfasst.

Und dann gibt es noch die Schublade für die unternehmensfixen Kosten. Hier kommen alle Fixkosten hinein, die weder einem Produkt, noch einer Produktgruppe, einer Kostenstelle oder einer Sparte zugeordnet werden können. Dies können z. B. allgemeine Kosten der Geschäftsführung sein.

Fixkosten lassen sich im Gegensatz zu den variablen Kosten recht gut kalkulieren, weil sie in gleichbleibender Höhe anfallen und unabhängig von den schwer vorauszusagenden Umsätzen deines Unternehmens sind. Dennoch musst du einiges beachten, wenn du die Fixkosten für deinen Finanzplan als Teil des Businessplans berechnest. 

Bei den Lohnkosten solltest du dir zum Beispiel nicht nur die Frage stellen, mit wie vielen Arbeitskräften (in Voll- und Teilzeit, als Festangestellte, Freelancer oder auf Basis geringfügiger Beschäftigung) du starten willst, sondern auch ob oder wie schnell dein Team wachsen soll. Außerdem ist die Frage relevant, ob dein Geschäft saisonalen Schwankungen unterliegt, und wie du eventuelle Nachfragespitzen ausgleichen willst (z. B. mit Honorarkräften, Minijobs, Zeitarbeit). 

Tipp: Wenn du deinen Businessplan mit dem Tool der Gründerplattform schreibst, unterstützen dich die praktischen Zahlenassistenten unter anderem bei der Kalkulation der Lohnnebenkosten. Außerdem kannst du variable und fixe Kosten getrennt erfassen und so unterschiedliche Umsatz-Szenarien durchrechnen.

Auch wenn es aus betriebswirtschaftlicher Sicht sinnvoll ist, variable und fixe Kosten zu unterscheiden, solltest du immer im Kopf behalten, dass es sich dabei um einen Kunstgriff handelt. Von Fixkosten zu sprechen macht immer nur im Hinblick auf einen bestimmten Zeitraum Sinn, und eine glasklare Abgrenzung ist nicht immer möglich. Erlebt dein Unternehmen ein kontinuierliches Wachstum, wird auch von intervallfixen oder sprungfixen Kosten gesprochen: Wenn der Umsatz stark steigt, bleiben die Fixkosten bei den meisten Unternehmen zunächst gleich. Aber irgendwann kommt der Moment, an dem sie auf einen Schlag nachziehen und sprunghaft ansteigen. Nämlich dann, wenn zusätzliche Flächen angemietet, Arbeitsplätze eingerichtet, Maschinen gekauft und Fachkräfte eingestellt werden, um mit der Umsatzsteigerung Schritt zu halten. 

Außerdem gibt es in der Praxis einen hohen Anteil an Mischkosten, die weder als rein fix, noch als rein variabel betrachtet werden können. Diese werden, um es einfach zu halten, meist den Fixkosten zugeschlagen. 

Die Unterscheidung deiner Gesamtkosten in fixe und variable Kosten ist bei deiner Geschäftsplanung in vielerlei Hinsicht relevant. So kannst du mit ihrer Hilfe den Break-even-Point berechnen. Das ist der Tag, an dem dein Unternehmen das erste Mal genau so viel Geld kostet, wie es einspielt und du mit plus/minus null rauskommst. In der Regel geht es ab jetzt aufwärts und es werden schwarze Zahlen geschrieben. Der Break-even-Point kann sowohl für dein gesamtes Unternehmen als auch für ein einzelnes Produkt ermittelt werden. Er sagt dir, wie hoch die Erlöse sein müssen, damit du einen Gewinn erzielst. Bis zu diesem Tag befindet sich dein Unternehmen in der Verlustzone und die Kosten, die nicht durch die Einnahmen gedeckt werden, müssen finanziert werden (zum Beispiel durch deine Ersparnisse, einen Kredit, eine öffentliche Förderung und/oder das Geld von Geschäftspartnern oder Investoren). Je höher die Fixkosten, desto mehr Einheiten musst du verkaufen und desto höher ist leider die Wahrscheinlichkeit, dass du mehr Verluste einfährst als geplant. In unserem Extra-Artikel zum Thema findest du übrigens noch viel mehr Informationen über den Break-Even-Point.

Zugleich kannst du mithilfe der Fixkosten herausfinden, wie viele Einheiten du zu welchem Preis verkaufen musst, um rentabel zu wirtschaften. Hier kommt der Deckungsbeitrag ins Spiel: Er sagt auf, welchen Beitrag ein verkauftes Produkt zur Kostendeckung und zum Gewinn leistet. 

Hier dient wieder unsere Geschäftsidee vom Anfang als Beispiel: Die Deckungsbeitragsrechnung für deinen smarten Löffel sieht in der ersten Varianten wie folgt aus:

12,00 EUR Umsatzerlös pro Stück - 2,00 EUR variable Kosten pro Stück = 10,00 EUR Deckungsbeitrag für die Betriebskosten

In der zweiten Variante sieht die Deckungsbeitragsrechnung so aus:

12,00 EUR Umsatzerlös pro Stück - 6,00 EUR variable Kosten pro Stück = 6,00 EUR Deckungsbeitrag für die Betriebskosten.

Jetzt kannst du den Betrag, den du für deine Fixkosten errechnet hast, einsetzen, um zu ermitteln, wie viele Löffel du jeweils verkaufen musst, um die Kosten zu decken. 

Wenn du mehr über dieses Berechnung wissen willst, kannst du unseren Artikel zur Deckungsbeitragsrechnung lesen. Dort findest du auch ein Verfahren, das noch etwas differenzierter ist und mehr Aussagekraft enthält.

Auch fixe Kosten sind nicht unveränderbar. Es dauert im Unternehmensalltag allerdings etwas länger, sie anzupassen. Häufig sind sie zum Beispiel mit langfristigen Verträgen verbunden (etwa mit Arbeits- oder Mietverträgen).  Als Gründer*in bist du in der glücklichen Lage, dass du noch keine Verbindlichkeiten eingegangen bist. Deshalb ist jetzt der beste Zeitpunkt, deine Fixkosten genau unter die Lupe zu nehmen und dein Geschäftsmodell so zu gestalten, dass der Anteil der Fixkosten an den Gesamtkosten möglichst gering ist. 

Das bedeutet zum einen, die fixkostenintensiven Prozesse möglichst auszulagern, wie es unser Beispiel mit dem Löffel zeigt. Zum anderen bedeutet das, bei den Fixkosten zu sparen, wo es nur geht: Anstelle der repräsentativen Büroetage in bester Lage tut es vielleicht auch ein Co-Working-Space. Was dein Team angeht, solltest du überlegen, ob du nicht vielleicht sogar allein starten kannst oder ob schon eine studentische Hilfskraft oder eine Halbtagskraft ausreichend Entlastung schafft. Bei Stromanbietern, Internetprovidern und Versicherungen lohnt sich ein Preisvergleich. Und bei Anschaffungen gilt der Leitsatz: Nur was für den Markteinstieg wirklich notwendig ist, wird gekauft. Alles andere kannst du dir gönnen, sobald dein Unternehmen das Geld dafür abwirft. Um teure Streuverluste beim Marketing zu vermeiden, solltest du es möglichst genau auf deine Zielgruppe ausrichten. Wofür interessieren sich diese Leute? Über welche Kanäle und mit welchen Argumenten erreichst du sie am ehesten? Wenn du es klug anstellst, kannst du selbst mit wenig Einsatz viel erreichen. 

Die Fixkosten sind der Teil der Gesamtkosten, den du regelmäßig und unabhängig von der Auslastung deines zukünftigen Unternehmens zahlen musst. Sie sind eine wichtige Größe im Businessplan, die du unter anderem für die Ermittlung des Break-even-Points, für die Festlegung der Preise und deine Umsatzziele heranziehen kannst.

Es ist immer gut, mit möglichst niedrigen Fixkosten zu starten. Dann kannst du dich gelassener an die Umsetzung deiner Geschäftsidee machen, weil du auch eine langsamere Umsatzsteigerung gut verkraften kannst. 

Es gibt viele Möglichkeiten, den Anteil deiner Fixkosten an den Gesamtkosten klein zu halten. An erster Stelle ist hier das Geschäftsmodell zu nennen. Eine einfache Regel besagt: Je mehr du auslagerst, desto geringer sind deine Fixkosten – und desto kleiner wird das Risiko. 

Fang doch gleich an, das ideale Geschäftsmodell für deine Idee zu entwickeln. Mit den Tools und Ratgebern der Gründerplattform kannst du gleich loslegen, ohne dich erst durch Berge von Literatur wühlen zu müssen.