Steuernummer beantragen: So gehen Gründer*innen richtig vor
Du träumst davon, dein eigenes Business aufzuziehen? Super! Sicherlich hast du schon unzählige Ideen im Kopf, wie du dein Unternehmen zum Erfolg führen kannst. Doch bevor du dich um die Realisierung all dieser Pläne kümmerst, musst du zuvor noch eine entscheidende Sache erledigen: die Steuernummer beantragen.
Was ist eine Steuernummer und wozu brauchst du sie?
Das Finanzamt vergibt Steuernummern, um eine eindeutige Zuordnung von Selbstständigen und Freiberufler*innen zu gewährleisten. Daher muss sie unter anderem auf jeder Steuererklärung ersichtlich sein, da ohne Angabe dieser Nummer bei den Finanzbehörden womöglich ein großes Durcheinander entstehen würde. Neben dem Schriftwechsel mit der Steuerbehörde ist sie auch zwingender Bestandteil deiner Rechnungen. Darüber hinaus dient sie dazu, die Gewerbesteuer, Umsatzsteuer sowie weitere Steuerarten zu ermitteln und abzurechnen.
Die größte Herausforderung stellt für die meisten Gründer*innen sicherlich die Frage nach den zu erwartenden Einkünften beziehungsweise den geplanten Gewinnen dar. Da niemand die Zukunft vorhersagen kann, bleibt hier nur die Schätzung.
Aufbau der Steuernummer
Die Steuernummer besteht aus verschiedenen Codes, welche aufgrund der Einführung des sogenannten ELSTER-Verfahrens deutschlandweit vereinheitlicht wurden. Der Begriff ELSTER steht für Elektronische Steuererklärung und umfasst die Abwicklung der Steueranmeldungen sowie Steuererklärungen über das Internet. Vor der Einführung war die Nummer länderbezogen und wies spezifische Codes mit einer Länge von 10 bis 11 Ziffern auf. Im Gegensatz dazu setzt sich die neue bundeseinheitliche Steuernummer aus 13 Ziffern zusammen, wobei die ersten vier die des Bundesfinanzamtes sind.
Welche Dokumente sind für die Beantragung einer Steuernummer nötig?
Gründer*innen können ihre Steuernummer beim Finanzamt über das Onlineformular Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen. Die Übermittlung des Fragebogens erfolgt auf digitalem Weg, z.B. über „Mein ELSTER“ (zu finden unter Formulare & Leistungen > Alle Formulare). Zum Schutz deiner sensiblen Daten gibt es mehrere Möglichkeiten der Verifizierung. Diese sind:
- Zertifikatsdatei
- Personalausweis
- Mobiles Login
- Sicherheitsstick
- Signaturkarte
Um eine Zertifikatsdatei zur Anmeldung vom Finanzamt zu erhalten, gibt es nun neben den bestehenden Registrierungsarten die Variante der Registrierung mit einer E-Mail-Adresse. Der Aktivierungscode wird nicht per Brief, sondern zusammen mit der Aktivierungs-ID per E-Mail zugestellt.
Wichtig zu wissen ist dabei, dass das Finanzamt dir den Fragebogen seit Anfang 2021 nicht mehr zuschickt, sondern du selbst die Aufnahme deiner selbstständigen Tätigkeit (gewerblich oder freiberuflich) aktiv und ohne vorherige Aufforderung elektronisch mitzuteilen hast. Dein/e Steuerberater*in kann dich dabei unterstützen.
Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung werden verschiedene Informationen abgefragt werden. Hierzu zählen unter anderem:
- Angaben zu deiner Person
- Gründungsform / Rechtsform
- Art des Gewerbes beziehungsweise der Tätigkeit
- Schätzung der vermuteten Einkünfte für das Jahr der Unternehmensgründung sowie für das Folgejahr
- Antrag für die Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Antrag für die Zusendung der Steuernummer
So gehst du bei der Beantragung vor: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Auch wenn das Beantragen einer Steuernummer auf den ersten Blick nach einer bürokratischen Herausforderung aussieht, ist es bei genauerem Betrachten auf jeden Fall machbar. Wichtig ist nur, dass du alle Schritte mit der nötigen Sorgfalt erledigst.
Schritt 1: Bist du Freiberufler*in oder Gewerbetreibende*r?
Ganz gleich, ob du gewerbetreibend oder freiberuflich unterwegs bist, die Steuernummer musst du in jedem Fall beantragen. Wie oben beschrieben meldet sich das Finanzamt nicht bei dir um deine Daten einzufordern, sondern du musst aktiv werden. Wenn du ein Gewerbe anmelden möchtest, dann musst du dich zunächst beim Gewerbeamt melden. Dies kannst du online oder persönlich machen. Anschließend solltest du dich zudem bei ELSTER registrieren und den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und elektronisch übermitteln. Als Freiberufler*in, z.B. als Tierärzt*innen, Architekt*innen oder Autor*innen, musst du dich nicht beim Gewerbeamt melden und kannst direkt das ELSTER-Formular ausfüllen.
Tipp: Wenn du dir nicht sicher bist, in welche Kategorie dein Unternehmen fällt, ruf vorher bei deinem zuständigen Finanzamt an oder kläre die Frage direkt vor Ort. Denn deine eigene Auffassung muss nicht zwangsläufig mit der deines Sachbearbeiters übereinstimmen. Auch wenn dir dieser Schritt auf den ersten Blick unnötig erscheint, kann er dich später vor zeitraubenden Diskussionen bewahren.
Schritt 2: Den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ übermitteln
Nachdem du das Formular zur steuerlichen Erfassung ausgefüllst hast, übermittelst du diesen dem für dich zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Neugründung.
Für Geübte stellt das Ausfüllen dieses Dokuments kein Problem dar. Doch wenn es sich um die erste Unternehmensgründung handelt, sieht die Sache oftmals anders aus. Wichtig ist, dass du bei der Beantwortung des Fragebogens sorgfältig vorgehst. Darüber hinaus musst du beachten, dass das Formular insgesamt acht Seiten umfasst, wobei die einzelnen Punkte nicht den Seitenzahlen entsprechen.
Die größte Herausforderung stellt für die meisten Gründer*innen sicherlich die Frage nach den zu erwartenden Einkünften beziehungsweise den geplanten Gewinnen dar. Da niemand in die Zukunft schauen kann, bleibt hier nur die Schätzung. Leider bilden diese Angaben die Grundlage für zukünftige Steuervorauszahlungen, sodass du diese Zahl mit Bedacht wählen solltest. Bei deinen Überlegungen musst du Folgendes bedenken: Schätzt du deine Einkünfte zu optimistisch, kommen hohe Vorauszahlungen auf dich zu. Setzt du den Wert zu niedrig an, musst du unter Umständen viele Steuern nachzahlen. Daher ist eine konservative, eher vorsichtigere Schätzung ratsam.
Läuft das erste Geschäftsjahr jedoch viel besser als angenommen, solltest du rechtzeitig Rücklagen für die Steuernachzahlungen bilden und deinem Finanzamt den geschäftlichen Erfolg melden, damit es deine Vorauszahlungen anpassen kann. Nachdem der Fragebogen vollständig ausgefüllt ist, musst du ihn noch unterzeichnen und sämtliche Formulare direkt beim Finanzamt abgeben – beziehungsweise diese über den Postweg versenden.
Schritt 3: Erhalt der Steuernummer
Nach einigen Wochen erhältst du Post vom Finanzamt, mit der es dir deine neue Steuernummer mitteilt. Somit bist du steuerlich vollständig erfasst und kannst dich nun voll und ganz deinem Business widmen.
Ohne Steuernummer kannst du nicht in die Selbstständigkeit starten. Deshalb musst du sie vor deiner unternehmerischen Tätigkeit beim Finanzamt beantragen, ganz gleich, ob du Freiberufler*in oder Gewerbetreibende*r bist.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-ID)
Sofern du als Selbstständige*r nur innerhalb Deutschlands aktiv bist, genügt die Angabe deiner Steuernummer auf den Rechnungen. Sobald du jedoch Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen aus anderen europäischen Ländern unterhältst, benötigst du für deine Rechnungen zusätzlich eine Ust-ID.
Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)
Seit November 2024 gibt es die Wirtschafts-Identifikationsnummer. Diese bundesweit einheitliche Nummer dient zur eindeutigen Identifizierung in Steuer- und Verwaltungsangelegenheiten. Sie wird deinem Unternehmen zugewiesen und begleitet es, solange es existiert. Die Wirtschafts-IdNr. wird stufenweise und automatisch ausgerollt, du musst also nichts beantragen.
Hast du bereits eine Umsatzsteuer-IdNr. gilt diese gleichzeitig auch als Wirtschafts-IdNr. Besitzt du keine Umsatzsteuer-IdNr. wirst du per ELSTER informiert, dass deinem Unternehmen eine Wirtschafts-IdNr. zugewiesen wurde.
WICHTIG: Die Wirtschafts-IdNr. wird die Umsatzsteuer-IdNr. nicht ersetzen. Beide Nummern sind weiterhin gültig.
Fazit: Hol sie dir
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