Der Behörden­wegweiser

Allgemeine Aufgaben

Die Arbeitsagenturen und Jobcenter sind dafür da, Menschen in Arbeit zu vermitteln. Außerdem zahlen sie das Arbeitslosengeld aus, und zwar arbeitsteilig: Für das Arbeitslosengeld I sind die Arbeitsagenturen zuständig. Menschen, die Arbeitslosengeld II bekommen, wenden sich an die Jobcenter.

Wann wendest du dich an die Arbeitsagentur oder das Jobcenter?

Wenn du dich aus der Arbeitslosigkeit heraus selbstständig machen möchtest, stehen dir die Arbeitsagenturen und Jobcenter beratend zur Seite. Unter bestimmten Bedingungen unterstützen sie dich finanziell beim Start – mit dem Gründungszuschuss (wenn du ALG I bekommst) oder dem Einstiegsgeld (wenn du ALG II bekommst). Außerdem können sie dir einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein ausstellen, den du zum Beispiel gegen eine Existenzgründungsberatung, eine Weiterbildung oder ein Coaching eintauschen kannst.

Was viele Selbstständige nicht wissen: Auch sie bekommen Unterstützung vom Staat, wenn die Geschäfte mal richtig schlecht laufen. Wer sich freiwillig gesetzlich versichert hat, kann Arbeitslosengeld von der Arbeitsagentur erhalten. Wer nicht versichert ist, kann Grundsicherung beim örtlichen Jobcenter beantragen.

Zuständig für:

• Gründungszuschuss/Einstiegsgeld
• Vermittlungsgutscheine
• Arbeitslosengeld/Grundsicherung

Allgemeine Aufgaben

Vor Amtsgerichten werden die kleineren und alltäglichen Streitfälle des Lebens verhandelt, bei denen keine hohen Strafen zu erwarten sind. Sie sind unter anderem für Mahnverfahren zuständig und führen Buch über Firmen (Handelsregister), Genossenschaften (Genossenschaftsregister) und Immobilien (Grundbuch).

Was können die für dich tun?

Wenn du dein Unternehmen ins Handelsregister eintragen oder eine Gewerbeimmobilie erwerben möchtest, führt dich dein Weg zum Amtsgericht. Aber auch, wenn es zum Streit kommt, weil zum Beispiel ein Kunde nicht zahlen will, ist das Amtsgericht zuständig.
Und schließlich sind es die Amtsgerichte, die ein Insolvenzverfahren eröffnen können – aber so weit wird es ja hoffentlich nie kommen.

Zuständig für:

• Handelsregistereintrag
• Grundbuchänderungen
• Mahnverfahren
• Insolvenzverfahren 

Was machen die?

Ausländerbehörden sind zuständig für Pass- und Aufenthaltsfragen. Sie kümmern sich auch um die Erwerbstätigkeit und Integration von Menschen, die keinen deutschen bzw. EU-Pass besitzen.

Was können die für dich tun?

Besitzt du einen Pass aus einem der EU-Staaten, dann gilt für dich Gewerbe- und Niederlassungsfreiheit. Du darfst dich also jederzeit in Deutschland selbstständig machen. Wenn du jedoch nicht aus einem EU-Staat kommst, brauchst du eine Genehmigung. Der korrekte Name dafür ist „Aufenthaltserlaubnis zur Ausübung einer selbstständigen Tätigkeit“ (nach § 21 Aufenthaltsgesetz). Um sie zu bekommen, reichst du bei der Ausländerbehörde einen Antrag ein, dem du einen vollständigen Businessplan und Zeugnisse beifügst. Die Genehmigung wird nämlich nur erteilt, wenn dein Vorhaben nach Ansicht der Behörden Aussicht auf Erfolg hat und du die erforderlichen Fähigkeiten mitbringst.

Zuständig für:

• Aufenthaltstitel (für Menschen ohne EU-Pass)
• Niederlassungsgenehmigung (für Menschen ohne EU-Pass)

Was machen die?

Bauämter beschäftigen sich mit den öffentlichen und privaten Bauvorhaben in einer Gemeinde. Nahezu alle Neu-, Um- oder Anbauten müssen durch das Bauamt geprüft und genehmigt werden.
Bauämter haben aber nicht nur eine kontrollierende, sondern auch eine beratende Funktion. Sie klären beispielsweise über das geltende Baurecht auf und informieren über mögliche Förderungen.

Was können die für dich tun?

Wenn du deinen Laden, dein Restaurant oder dein Büro für deine Gründung neu- oder umbauen möchtest, musst du vorher sämtliche Planungen beim Bauamt einreichen und genehmigen lassen. Die Behörde kontrolliert, ob alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden und ob z.B. die Statik stimmt. Übrigens: Auch eine Nutzungsänderung muss manchmal genehmigt werden (wenn du zum Beispiel in einer ehemaligen Anwaltskanzlei eine Kita eröffnen möchtest).

Zuständig für:

• Baugenehmigungen
• Beratung zu baulichen Vorschriften

Was machen die?

Die Finanzämter bilden die unterste Eben der Finanz- und Steuerverwaltung des Staates.
Ihnen kommt es zu, die Steuern festzusetzen und einzutreiben, die wir zahlen müssen. Zu diesem Zweck prüfen und bearbeiten sie unsere Steuererklärungen.

Was können die für dich tun?

Mit dem Finanzamt kommst du in Kontakt, sobald du ein Gewerbe anmeldest. Wenn du freiberuflich tätig bist, ist es sogar die erste Adresse, bei der du deine Tätigkeit anmeldest.
Du bekommst vom Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und, sobald du ihn ausgefüllt zurückgeschickt hast, eine Steuernummer. Den Fragebogen kannst du auch über das Online-Portal ELSTER ausfüllen und von dort aus direkt an das Finanzamt übermitteln. Die Steuernummer brauchst du u.a. für deine Rechnungen, denn darauf muss sie immer stehen.
Anhand deiner Angaben im Fragebogen ermittelt das Finanzamt deine voraussichtliche Steuer und legt fest, ob und in welcher Höhe du Vorauszahlungen leisten musst oder dir gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) zurückerstatten lassen kannst. Später reichst du deine Quartalsanmeldungen für die Umsatzsteuer sowie deine jährliche Steuererklärung ein. Letztere ist die Grundlage, um die endgültige Höhe der Steuern zu ermitteln, die du zu zahlen hast.

Zuständig für:

• Anmeldung der freiberuflichen Tätigkeit
• Steuervorauszahlungen
• Vorsteuerabrechnung
• Steuererklärung

Was machen die?

Gesundheitsämter haben vielfältige Aufgaben. Sie beraten zu gesundheitlichen Themen, führen Schuleingangsuntersuchungen durch und erstellen Gutachten. Außerdem sind sie zuständig für die Durchsetzung des Infektionsschutzgesetzes und für die kommunale Gesundheitsberichterstattung. Sie überprüfen aber auch, ob in bestimmten Einrichtungen die Hygienevorschriften eingehalten werden, zum Beispiel in Pflegeheimen, Schulen, Krankenhäusern, Arztpraxen oder in Betrieben, von denen eine Gesundheitsgefahr ausgehen könnte (z.B. Restaurants, Nagelstudios, Imbisse etc.).

Was können die für dich tun?

Alle, die einen gastronomischen Betrieb eröffnen möchten, müssen beim Gesundheitsamt eine Belehrung zum Thema Infektionsschutz durchlaufen. Außerdem brauchen alle Personen, die mit Lebensmitteln hantieren, eine Unbedenklichkeitsbestätigung (im Volksmund „Gesundheitszeugnis“ genannt), die vom Gesundheitsamt ausgestellt wird.
Später, im laufenden Betrieb, wirst du unter Umständen im Zuge der Hygieneüberwachung mit dem Gesundheitsamt in Kontakt kommen. Sieh die Mitarbeitenden dort bitte nicht als deine Gegner an, sondern als deine Partner. Denn im Grunde habt ihr beide das gleiche im Sinn: die Gesundheit deiner Kunden.

• Unbedenklichkeitsbestätigung („Gesundheitszeugnis“)
• Belehrung zum Thema Infektionsschutz
• Hygienekontrollen
• Beratung

Was machen die?

Die Gewerbeaufsichtsämter tragen dafür Sorge, dass die Vorschriften des Arbeits-, Umwelt- und Verbraucherschutzes eingehalten werden. In Sachen Arbeitsschutz arbeiten sie eng mit den Berufsgenossenschaften zusammen, die ebenfalls wichtige Akteure auf diesem Gebiet sind.

Was können die für dich tun?

Die Gewerbeaufsichtsämter beraten Selbstständige zu allen Fragen des Arbeits- und Umweltschutzes und werden auch bei der Genehmigung von gewerblichen Bauvorhaben einbezogen. Wenn du ein Unternehmen gründest, für das besondere Auflagen gelten, solltest du dich früh mit dem Gewerbeaufsichtsamt in Verbindung setzen. Dort erfährst du, wie du die Auflagen am besten umsetzt. Das bewahrt dich unter Umständen vor Fehlinvestitionen und späteren Beanstandungen.

• Beratung zu Arbeits- und Umweltschutzauflagen

Was machen die?

Handwerkskammern sind die Selbstverwaltungseinrichtungen des Handwerks. Sie übernehmen beispielsweise gesetzlich definierte Aufgaben: So führen sie die Handwerksrolle und die Lehrlingsrolle, stellen Regeln für die handwerkliche Ausbildung auf, führen Meisterschulungen durch und nehmen Prüfungen ab. Darüber hinaus leisten sie politische Lobbyarbeit für das Handwerk und bieten ihren Mitgliedern verschiedene weitere Serviceleistungen.

Was können die für dich tun?

Wenn du einen Handwerksbetrieb gründen möchtest, wirst du automatisch zahlungspflichtiges Mitglied in der örtlichen Handwerkskammer. Das gilt für zulassungspflichtige, zulassungsfreie und handwerksähnliche Betriebe. In die Handwerksrolle eintragen lassen müssen sich aber nur zulassungspflichtige Betriebe. Welche Handwerke das sind, steht in der Handwerksordnung (HwO).
Die Handwerkskammern beraten darüber hinaus zu allen Themen rund um die Existenzgründung und bieten Existenzgründungsseminare und andere Fortbildungen an.

• Pflichtmitgliedschaft für alle Handwerksbetriebe
• Fortbildungen, Meisterschulungen
• Eintrag in die Handwerksrolle

Was machen die?

Die Industrie- und Handelskammern (IHK) sind die Selbstverwaltung der regionalen Wirtschaft. Sie vertreten die Interessen ihrer Mitglieder gegenüber der Politik, üben aber auch vom Staat übertragene Aufgaben aus. So stellen sie verschiedene Zeugnisse und Bescheinigungen für den Wirtschaftsverkehr aus, erteilen gewerberechtliche Erlaubnisse, stellen Standards für die berufliche Ausbildung auf, überwachen deren Einhaltung und nehmen Prüfungen ab.

Was können die für dich tun?

Alle Gewerbetreibenden werden automatisch Mitglied in der örtlichen IHK und sind verpflichtet, regelmäßig Beiträge zu zahlen (für Gründer*innen mit geringen Umsätzen gibt es Sondertarife oder Beitragsbefreiungen).
Wenn du dich in Berufen wie Immobilienmakler, Baubetreuer, Bauträger, Wohnimmobilienverwalter oder Darlehensvermittler selbstständig machen möchtest, benötigst du eine gewerberechtliche Erlaubnis, die dir die zuständige IHK erteilt.
Auch in anderen Berufsfeldern kann eine Sach- und Fachkundeprüfung durch die IHK vorgesehen sein.
Bestimmte Gründungsförderungen sind an eine positive Beurteilung durch eine fachkundige Stelle gebunden. Zu ihnen zählt der Gründungszuschuss. Auch diese Beurteilung kann von einer IHK vorgenommen werden.

• Pflichtmitgliedschaft für alle Gewerbetreibenden
• Beratung und Weiterbildung
• gewerbliche Erlaubnis für bestimmte Berufe
• Sach- und Fachkundeprüfungen

Was machen die?

Ähnlich wie die Handwerkskammer es für Handwerker tun, übernehmen die Kammern für freie Berufe die berufsspezifische Interessenvertretung ihrer Mitglieder. Im Sinne der Selbstverwaltung überwachen sie die Einhaltung der Berufspflicht, organisieren die Berufsausbildung, nehmen Prüfungen ab und fördern die berufliche Weiterbildung. Sie beraten in Fragen der Berufspflichten und vermitteln bei Streitigkeiten.
Angehörige der sogenannten kammerfähigen freien Berufe sind zur Mitgliedschaft in ihrer Kammer verpflichtet. Zu ihnen zählen z. B. Ärzt*innen, Architekt*innen, Rechtsanwält*innen, beratende Ingenieur*innen und Steuerberater*innen. Die Kammern organisieren regelmäßig auch die berufsspezifischen Versorgungswerke in den Bundesländern (z.B. die Versorgungswerke der Ärzte, Steuerberater oder Rechtsanwälte).

Was können die für dich tun?

Wenn du dich in einem „verkammerten“ freien Beruf selbstständig machen möchtest, registrierest du dich bei der für dich zuständigen Standeskammer. Du erhältst dann die Zulassung deiner Kammer, ohne die du nicht in die Selbstständigkeit starten darfst. Gleichzeitig wirst du in ein Verzeichnis aufgenommen. Das kann ein wichtiger Marketingfaktor sein, weshalb es sich auch für Gründer*innen, die keiner Kammerpflicht unterliegen, lohnen kann, freiwillig Mitglied zu werden.

• Registrierung/Zulassung
• Aufnahme in ein Verzeichnis
• Beratung
• Fortbildung
• soziale Absicherung (über entsprechende Versorgungswerke)

Was machen die?

Die Hauptaufgabe der Meldeämter ist es, An-, Um- oder Abmeldungen von Personen zu registrieren, Personalausweise und Lohnsteuerkarten auszustellen sowie Passangelegenheiten zu bearbeiten.

Was können die für dich tun?

Wenn du dein Gewerbe oder die Aufnahme deiner freiberuflichen Tätigkeit anmelden möchtest, musst du fast immer eine gültige Meldebescheinigung oder einen Personalausweis vorlegen.

• Meldebescheinigung
• Personalausweis

Was machen die?

Fast überall in Deutschland gibt es sogenannte Startercenter oder auch Technologie-und Gründerzentren. Sie bieten auf vielfältige Weise Hilfen bei der Existenzgründung an. Es gibt allgemeine Gründerzentren oder solche, die speziell Gründungen in bestimmten Bereichen (IT, digitale Geschäftsmodelle, Life Sciences etc.) ansprechen. Einige Zentren fokussieren sich auf Weiterbildungs- und Coachingmaßnahmen, andere stellen Gründer*innen günstige Geschäfts- und Laborräume zur Verfügung. Die meisten Startercenter werden öffentlich finanziert.

Was können die für dich tun?

Erkundige dich in deinem Bundesland nach dem Angebot der Gründerzentren. Du kannst hier eine ganze Bandbreite an Hilfen bekommen: Von Beratung und Fortbildung über finanzielle Förderung und Austausch mit anderen Gründer*innen bis hin zu günstigen Gewerberäumen.

• Beratung
• Fortbildung
• Infrastruktur/Gewerberäume
• Vernetzung