Eine eigene Eventagentur gründen

Ob Messe, Kick-off-Event oder Hochzeitsfeier – wer sicher gehen möchte, dass eine Veranstaltung ein Erfolg wird, überlässt die Organisation gerne den Profis. Hier kommen Eventagenturen ins Spiel. Sie beraten ihre Kundschaft bei der inhaltlichen Ausgestaltung ihrer Events, übernehmen die Ressourcen- und Zeitplanung und sorgen für eine perfekte Inszenierung.

Wenn du damit liebäugelst, eine eigene Eventagentur zu gründen, hast du gute Aussichten auf Erfolg. Das Eventbusiness boomt. Spring auf den Zug auf und setz deine Träume in die Tat um.

Um eine Eventagentur zu gründen, ist keine bestimmte Ausbildung erforderlich. Ideenreichtum, Organisationstalent und gute Kontakte – das ist es, was in der Branche wirklich zählt.

Trotzdem kann dir eine Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann/zur Veranstaltungskauffrau oder eine zertifizierte Weiterbildung den Start durchaus erleichtern. Viele potenzielle Kunden sehen darin ein überzeugendes Argument, vor allem, solange du noch keine Referenzen vorweisen kannst.

In jedem Fall bietet es sich an, schon mal in die Praxis hineingeschnuppert zu haben, bevor du eine Eventagentur gründest, und sei es in einem Nebenjob oder im Rahmen eines Praktikums. Nur dann kannst du abschätzen, worauf du dich einlässt und ob dir diese Tätigkeit wirklich liegt.

Als Gründer*in einer Agentur bist du nicht nur für das Kerngeschäft – Events organisieren – verantwortlich, sondern auch dafür, dass dein eigener Laden läuft. Abrechnungen, Steuern, Marketing, Recht, da kommt einiges zusammen. Deshalb solltest du nicht nur fachliches Wissen mitbringen, sondern auch die Basics in Sachen Unternehmensführung kennen. Aber keine Sorge, du musst nicht auf allen Feldern glänzen. Ein solides Grundwissen genügt, verbunden mit der Bereitschaft, dich in diese unternehmerischen Aufgaben hineinzufuchsen. Wenn du Lücken siehst, kannst du sie dir durch Gründungsseminare, gute Ratgeberliteratur oder die Angebote der Gründerplattform erschließen. Du kannst aber auch gezielt nach Geschäftspartner*innen suchen, die dich mit ihrem Können perfekt ergänzen. Als Team könnt ihr dann mit geballter Power den Markt aufmischen.

Was ist sonst noch wichtig? Ein guter Umgang mit Menschen und starke Nerven. Denn auch unter Zeitdruck musst du stets den Überblick behalten und im größtem Chaos dafür sorgen, dass jede Veranstaltung ein Erfolg wird.

Die formalen und gesetzlichen Vorgaben für das Gründen einer Eventagentur sind gering. Du brauchst dafür weder ein bestimmtes Zertifikat noch eine Betriebsgenehmigung. Lediglich ein Gewerbeschein ist erforderlich. Den bekommst du gegen eine geringe Gebühr beim Gewerbeamt, sobald du dein Unternehmen dort angemeldet hast. Das Gewerbeamt informiert von sich aus das Finanzamt und die IHK über deine Anmeldung. 

Im Anschluss an die Gewerbeanmeldung musst du den sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online ausfüllen und elektronisch per ELSTER an dein zuständiges Finanzamt senden. In dem Fragebogen geht es um die steuerlichen Aspekte deiner Gründung (Rechtsform, Umsatzprognosen etc.). Die IHK wird sich freuen, dich als Mitglied aufzunehmen. Die Mitgliedschaft ist für dich wie für alle Gewerbetreibenden Pflicht.

Ein Businessplan hilft dir, deine Gedanken zu ordnen und Struktur in deine Geschäftsidee zu bringen. Du behandelst darin alle wichtigen Themen rund um deine Gründung. Das beginnt bei der Standortwahl und geht über die Ausrichtung deines Angebots bis hin zum Kapitalbedarf und zur Finanzierung. Alle Kapitel findest du zusammengefasst in unserer kostenlosen Businessplan Vorlage.

Mit einem schlüssigen Businessplan kannst du potenziellen Geldgeber*innen oder Geschäftspartner*innen von deiner Geschäftsidee überzeugen. Vergiss aber nicht, dass du ihn in erster Linie für dich selbst schreibst, um einschätzen zu können, ob sich dein Vorhaben wirtschaftlich erfolgreich umsetzen lässt.

Ein zentraler Bestandteil deines Businessplans ist die Marktanalyse. Sie hilft dir, die Risiken deiner Existenzgründung zu erkennen und Marktpotenziale abzuschätzen.

Bevor du dich ans Werk machst, solltest du den Markt abgrenzen, in den du einsteigen möchtest: räumlich (international, bundesweit, regional), nach Zielgruppen (Privat- oder Geschäftskunden) und nach Bereich/Dienstleistungen. Das erleichtert dir die Analyse und bewahrt dich davor, dich hoffnungslos zu verzetteln.

Informationen zum Marktgeschehen liefern dir Statistiken und Branchenberichte, die du bei Verbänden, Banken oder der IHK bekommst. Recherchiere, wie groß der Markt ist (also wie viel Umsatz dort gemacht wird), wie er sich in den letzten Jahren entwickelt hat und welche Veränderungen anstehen.

Ergänze das Zahlenmaterial unbedingt mit persönlichen Aussagen deiner Wunschkunden. Sprich mit ihnen über ihre Vorstellungen, erläutere dein Angebot und fasse ihr Feedback für deinen Businessplan zusammen.

Wenn du schon erste Anfragen oder sogar Aufträge für deine Eventagentur hast, solltest du das unbedingt in deinem Businessplan erwähnen. Daraus kannst du nicht nur eine Nachfrage nach deinen Dienstleistungen ableiten, sondern auch, warum deine Kundschaft sich ausgerechnet für dich entscheiden wird.

Was den Wettbewerb angeht, ist ein Blick ins Internet hilfreich. Dort findest du die wesentlichen Informationen zu deiner Konkurrenz. Wie viel gibt es davon, was sind ihre Schwerpunkte, wer die Zielgruppen und wie die Preise? Dies ist beispielsweise eine der Fragen, die du dir im Rahmen einer Wettbewerbsanalyse stellen kannst. Allerdings gewinnst du auch zu diesem Thema besonders wertvolle Insights im persönlichen Gespräch - beim Netzwerken. Ruf bei etablierten Eventagenturen an und knüpfe auf Messen und Branchentreffen Kontakte zu deinen Kolleg*innen. Du wirst sehen, dass die meisten Menschen gerne über ihren Beruf sprechen und bereit sind, andere an ihrem Erfahrungsschatz teilhaben zu lassen.

Wenn du ausreichend Informationen über die Nachfrage und das Angebot in deinem angestrebten Eventmarkt gesammelt hast, steht deine nächste Aufgabe an: Wie kannst du daraus ein Profil entwickeln, mit dem deine Eventagentur ihren Platz am Markt dauerhaft behaupten kann?

Die zentralen Fragen in diesem Zusammenhang lauten:

• Womit kannst du deine Kunden begeistern?
• Was kannst du besser als die anderen?
• Wodurch hebst du dich von ihnen ab?

Was ist das Besondere an deinem Angebot?

Es ergibt wenig Sinn, als junge Eventagentur einfach alles vom Piratenkindergeburtstag bis zur internationalen Messe ausrichten zu wollen. Spezialisiere dich lieber auf einen Bereich der Eventorganisation und werde richtig gut darin. Das erleichtert dir die Arbeit (mehr Routine) und deiner Kundschaft die Auswahl. Wenn du dir für eine bestimmte Art von Veranstaltungen einen Namen als Spezialist*in gemacht hast, wirst du angerufen, wenn ein entsprechendes Event geplant ist.

Dabei ist es ganz normal, dass deine Spezialisierung erst im Laufe der Zeit klar erkennbar wird oder dass sie sich mit der Entwicklung deiner Kundenbeziehungen wieder verändert. Trotzdem ist es hilfreich, schon am Anfang eine grobe Vorstellung davon zu haben, in welche Richtung es gehen soll. So kannst du ein Konzept „aus einem Guss“ entwerfen und eine Corporate Identity herausbilden, die zu deinen Werten und deiner Nische passt.

Möglichst früh solltest du entscheiden, ob du lieber Privat- oder lieber Geschäftskunden betreuen möchtest. Über diese erste Weichenstellung hinaus hast du aber noch viele weitere Möglichkeiten, dir einen Namen zu machen:

• Als Eventagentur für bestimmte Arten von Events (Hochzeitsfeiern auf dem Wasser, nachhaltige Messen etc.)
• Als Eventagentur für einzelne Branchen (Gastronomie, Tourismus, Technik etc.)
• Als Eventagentur für bestimmte Unternehmenskunden (globale Großkonzerne, Mittelstand, Kleinunternehmen)
• Als Eventagentur für eine bestimmte Region („Die Spezialisten für Businessevents in und um Berlin“).

Oder du entscheidest dich ganz bewusst, nur einzelne Teil-Leistungen der Eventorganisation anzubieten (zum Beispiel nur die Logistik, nur die Beratung oder nur die Programmgestaltung). Auch exklusiver Zugang zu ausgefallenen Locations oder Kontakte zu bekannten Künstler*innen können ein Alleinstellungsmerkmal für deine Eventagentur sein. Eine aufregende Location mit allerlei Künstler*innen kann z.B. ein Zirkus sein.

Die Preise für die Leistungen deiner Eventagentur festzulegen, ist nicht einfach. Wir empfehlen dir, dich in drei Schritten anzunähern:

1. Den Minimalpreis kennen
   Frage dich zunächst, wie viel du mindestens von deinen Kunden verlangen müsstest, um von deiner Eventagentur leben zu können. Wie viel Geld müsstest du im Monat, am Tag oder in der Stunde verdienen, um deine Kosten zu decken?
    
2. Mit den marktüblichen Preisen vergleichen
   Vergleiche dann die Mindestpreise mit dem, was allgemein üblich ist. Liegen deine kostendeckenden Preise ungefähr im Mittelfeld oder sogar darunter, ist alles in Ordnung. Liegen sie weit über dem Durchschnitt, solltest du versuchen, deine Kosten zu senken.
    
3. Dein Nutzenversprechen bewerten
   Nur wenn dein Alleinstellungsmerkmal stark genug ist, kannst du auch überdurchschnittlich hohe Preise aufrufen. Um das herauszufinden, solltest du überlegen, welche Vorteile deine Dienstleistung deiner Kundschaft bringt und wie sich deren Wert bemessen lässt.

Der dritte Schritt ist der wichtigste bei der Preiskalkulation, die beiden anderen dienen lediglich der Orientierung. Deiner Kundschaft ist es nämlich egal, was du für Kosten hast. Und wenn sie bereit ist, deine Preise zu zahlen, ist es wiederum egal, was die Konkurrenz nimmt. Das einzige Argument, das wirklich zieht, ist die Antwort auf die Frage: Was hat deine Kundschaft davon, dich zu engagieren? Und was ist ihr dieser Vorteil wert?

Unabhängig von der konkreten Höhe sind unterschiedliche Preismodelle denkbar: Du kannst zum Beispiel nach Stunden- oder Tagessätzen abrechnen, einen bestimmten Prozentsatz der Gesamtkosten abrechnen (zum Beispiel 15 Prozent der Veranstaltungskosten) oder pauschal eine bestimmte Projektgebühr festlegen. Auch unterschiedliche Preise für unterschiedliche Kund*innen sind in Ordnung – solange unterm Strich die Kasse stimmt.

Welche Rechtsform am besten zu deinem Unternehmen passt, hängt unter anderem von diesen Fragen ab:

• Gründest du allein oder im Team?
• Möchtest du deine persönliche Haftung beschränken oder nicht?
• Wie viel Startkapital hast du?
• Mit wie viel Verwaltungsaufwand kannst du leben?

Eine beliebte Rechtsform für Eventagenturen ist das Einzelunternehmen, weil es sehr unkompliziert und kostengünstig zu gründen ist.

Sobald sich mehrere Personen zu einer Agentur zusammentun, ensteht automatisch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Nicht zwingend vorgeschrieben, aber ratsam ist es, einen schriftlichen Gesellschaftsvertrag aufzusetzen, der das Verhältnis der Gesellschafter*innen zueinander regelt.

Etwas aufwändiger ist die Gründung einer GmbH. Ohne Notar ist sie nicht möglich. Dafür lässt sich auf diesem Wege die persönliche Haftung einschränken. Eine GmbH ist in das Handelsregister einzutragen und unterliegt der Bilanzierungspflicht. Das verursacht jedes Jahr Kosten für die Steuerberatung.

Als Alternative zur GmbH gilt die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt). Das Mindestkapital beträgt nur einen Euro. Aus den künftigen Gewinnen wird das Stammkapital angespart, bis der Betrag von 25.000 EUR erreicht ist und die UG in eine “normale” GmbH umgewandelt werden kann.

Wenn du bei der Wahl der Rechtsform unsicher bist, lass dich professionell beraten. Wir haben für dich ein Rechtsformen-Tool entwickelt, das dir dabei hilft, die passende Rechtsform für dich zu finden. Aber mach dich nicht verrückt: Du kannst die Rechtsform später auch wieder wechseln.

Im Vergleich zu anderen Gründungen ist eine Eventagentur mit recht geringen Mitteln auf die Beine zu stellen. Im Grunde brauchst du dafür nicht einmal ein Büro. Ein Computer, ein Smartphone und ein dickes Adressbuch sind genug.

Trotzdem solltest du nicht ins Blaue hinein starten. Nur wenn du deine Kosten kennst, kannst du abschätzen, ob deine Geschäftsidee überhaupt wirtschaftlich machbar ist. Notiere daher alle Dinge, für die du Geld ausgeben wirst, von der Projektmanagement-Software über den Dienstwagen bis hin zum Schreibtischstuhl. Recherchiere anschließend, was du für jeden Punkt auf deiner Liste voraussichtlich ausgeben wirst.

Für deinen Businessplan ist es zudem sinnvoll, die Kosten in drei Kategorien einzuteilen:

1. Zu den Gründungskosten und Investitionen zählen alle Ausgaben, die in der Vorbereitungsphase anfallen, also zum Beispiel für Weiterbildung, Literatur, Maklergebühren, Honorare, aber auch für die technische Ausstattung deines Büros, eventuelle Umbauten oder für deine neue Website.
2. Die Fixkosten umfassen alle Ausgaben, die unabhängig vom Umsatz auflaufen. Miete, Strom, Versicherungen, Kosten für dein Marketing oder deine privaten Lebenshaltungskosten sind typische Beispiele.
3. Die variablen Kosten steigen und fallen mit deinen Umsätzen. Dabei kann es sich zum Beispiel um Fahrt- und Reisekosten, Fremdleistungen oder um Verbrauchsmaterial handeln.

Wenn du weißt, welche Kosten auf dich zukommen, kannst du dich mit dem Thema Finanzierung befassen. Woher soll das Geld kommen, das du für die Gründung deiner Eventagentur brauchst?

Denk bitte daran, dass deine Einnahmen in den ersten Monaten vermutlich noch nicht ausreichen werden, um deine laufenden Kosten zu decken. Um auch in dieser Zeit deine Rechnungen bezahlen zu können, brauchst du Reserven. Diese können aus deinen Ersparnissen kommen oder du bist auf zusätzliches Fremdkapital angewiesen.

Kredite zählen zu den gängigsten Finanzierungswegen von Existenzgründungen in Deutschland. Zusätzlich hat der Staat verschiedene Förderprogramme aufgelegt, mit denen er die Zahl der Gründungen steigern möchte. Sie sehen eine Förderung über günstige Darlehen, Zuschüsse oder Bürgschaften vor.

Um Veranstaltungen im großen Stil zu organisieren, braucht man eine Menge Equipment und Personal. Es ist jedoch nicht sinnvoll, sich mit Bierbänken, Zelten und Stehtischen für alle Eventualitäten einzudecken und Personal für die Betreuung und Unterhaltung der Gäste fest einzustellen. Die Aufgabe deiner Eventagentur ist es eher, das alles nach Bedarf zu beschaffen. Du brauchst also gute Beziehungen zu Zeltverleihern, Lieferanten, Messebaufirmen, Catering-Unternehmen, Künstler*innen etc.

Es ist ratsam, schon vor dem Start in die Selbstständigkeit mit dem Aufbau eines Netzwerks zu beginnen und diese Arbeit später systematisch fortzusetzen. In einem Pool an zuverlässigen Partnerunternehmen, die effektiv mit dir zusammenarbeiten und auch mal bereit sind, Sonderwünsche zu erfüllen, liegt das eigentliche Kapital deiner Eventagentur.

Vor allem am Anfang wirst du ordentlich Werbung machen müssen, um bekannt zu werden und deine ersten Aufträge an Land zu ziehen. Wenn deine Geschäfte angelaufen sind, wirst du mehr und mehr auf Empfehlungen und auf Stammkunden setzen können.

Bevor du mit dem Marketing loslegst, solltest du dir über deine Zielgruppe im Klaren sein. Nutze die Medien, die bei deiner Kundschaft beliebt sind, um die besonderen Vorteile herauszustellen, die du ihr bietest.

Das A und O im Marketing ist eine Firmen-Website, die zu deiner Corporate Identity passt und schnell erkennen lässt, wofür deine Eventagentur steht. Es lohnt sich, nicht nur in eine professionelle Gestaltung, sondern auch in verschiedenen Maßnahmen der Suchmaschinenoptimierung (SEO) und des Suchmaschinenmarketings (SEA) zu investieren. So kannst du deine Sichtbarkeit im Netz erhöhen und landest bei entsprechenden Suchanfragen unter den ersten Treffern der Suchmaschinen.

Auch die sozialen Medien sind natürlich gut geeignet, um dein Organisationstalent und deine Kreativität zu präsentieren. Ein Businessaccount auf den verschiedenen Plattformen ist schnell eingerichtet und kostet in der Regel nichts. Hier kannst du immer wieder Fotos, Videos oder Berichte von den Events posten, die du organisiert hast (in Absprache mit den jeweiligen Kunden, versteht sich!) und auf dein Angebot hinweisen.

Da Empfehlungen in deiner Branche von größter Bedeutung sind, solltest du nicht darauf verzichten, zufriedene Kunden um Bewertungen deiner Leistung zu bitten. Diese kannst du auf deiner eigenen Website und in den verschiedenen Social-Media-Kanälen veröffentlichen.

Auch die klassischen Printmedien sind noch nicht obsolet. Ansprechende Flyer, an den richtigen Stellen ausgelegt, sowie Anzeigen in Fachzeitschriften oder in der lokalen Presse, können neue Kundschaft auf dein Angebot aufmerksam machen.

Über die Kundenakquise hinaus solltest du dich rechtzeitig mit der Frage befassen, wie du deine bestehenden Kunden halten kannst. Vergiss zum Beispiel vor lauter Kaltakquise nicht, auch bei deinen früheren Kunden nachzufassen, ob sie erneut Bedarf an deinen Leistungen haben. Vielleicht kannst du ihnen auch besonders günstige Konditionen anbieten.

Wie auch immer deine Marketingstrategie aussieht: Bleib flexibel und probiere verschiedene Wege aus. Überprüfe den Erfolg jeder einzelnen Maßnahme und setze dann auf das, was besonders wirkungsvoll ist. So sparst du wertvolle Ressourcen.

Damit ein Event zum Erfolg wird, braucht es schon im Vorfeld viele helfende Hände. Alle anstehenden Aufgaben, von der Budgetplanung bis zur Gestaltung der Einladungen, abzudecken, ist selten allein zu schaffen. Bevor du dir jedoch ein Team aufbaust, das alle gefragten Kompetenzen abdeckt, solltest du - wenn möglich - auf Outsourcing setzen. Vor allem in der Anfangsphase. Das hält die Personalkosten klein und wahrt deine Flexibilität. Wenn du absehen kannst, dass die Einnahmen regelmäßig fließen und die Auftragslage sich positiv entwickelt, ist immer noch Zeit, feste Mitarbeiter*innen einzustellen, die dich unterstützen.

Das Thema Versicherungen spielt in der Eventbranche eine zentrale Rolle. Zwar wirst du alles dafür tun, damit jedes Event reibungslos über die Bühne geht, aber Unfälle oder Unwetterschäden lassen sich nicht komplett vermeiden. Ein Gast stolpert über ein Kabel und bricht sich das Bein, die teure Anlage geht im Regen kaputt oder eine Veranstaltung muss abgesagt werden – in Fällen wie diesen solltest du abgesichert sein. Ob und wofür deine Eventagentur im Einzelfall haftbar gemacht werden kann, hängt davon ab, wer als Veranstalter*in eines Events auftritt. Diese Frage sollte unbedingt zweifelsfrei geklärt und in den Verträgen festgehalten sein, bevor du einen Auftrag übernimmst.

Unabhängig davon solltest du unbedingt eine Betriebshaftpflichtversicherung abschließen, die ähnlich wie eine private Haftpflichtversicherung für Schäden aufkommt, die Dritten gegenüber durch dein Unternehmen entstehen. Wenn du oder jemand aus deinem Team einer anderen Person einen Schaden zufügt, tritt diese Versicherung auf den Plan. Gleichzeitig übernimmt sie es, Schadensersatzansprüche von Dritten gegenüber deinem Unternehmen zu prüfen und ggf. abzuwehren – sie ist damit eine passive Rechtsschutzversicherung.

Ob du darüber hinaus eine „echte“ Rechtsschutzversicherung brauchst und welche weiteren Risiken du absichern solltest, lässt sich pauschal nicht beantworten. Das hängt unter anderem davon ab, welche Leistungen du anbietest und wie hoch das jeweilige Risiko wäre. Lass dich im Zweifel von einer unabhängigen Instanz beraten und tausch dich auch mit den Leitungen anderer Eventagenturen aus.

Unerlässlich ist in jedem Fall die Anmeldung deiner Eventagentur bei der zuständigen Berufsgenossenschaft. Die Berufsgenossenschaften sind die Trägerinnen der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland.

Wenn du es liebst, zu organisieren und mit kreativen Ideen magische Momente zu schaffen, und wenn du außerdem davon träumst, dein eigenes Ding zu machen, dann ist die Gründung einer Eventagentur genau das Richtige für dich. Was du vor allem dafür brauchst, sind Organisationstalent, gute Nerven und ein großes Netzwerk.

Die Aufgaben, die vor dir liegen, sind viefältig und herausfordernd: Die Wünsche deiner Kunden aufgreifen, außergewöhnliche Konzepte entwickeln, diese unfallfrei und im festgelegten Zeit- und Budgetrahmen umsetzen – und gleichzeitig dafür sorgen, dass deine Auftragsbücher voll sind und sich deine Arbeit rentiert. Aber kein Grund zur Panik: Mit einem guten Businessplan bereitest du dich auf diese Herausforderungen vor und vieles, was dir am Anfang kompliziert erscheint, wird dir später leicht von der Hand gehen. 

Wichtig ist, dass du früh ein Angebot formulierst, das deine Kundschaft begeistert und deine Eventagentur einzigartig macht. Dann wirst du es schaffen, dich in der wachsenden Event-Branche zu behaupten!

Wir haben zwei erfolgversprechende Konzepte für dich näher beleuchtet! Hol dir konkrete Tipps und Tricks für jede Branche:

• Agentur gründen
• Werbeagentur gründen