Du möchtest deine eigene Kanzlei gründen?

Wie du mit einem guten Plan durchstarten kannst

Kanzlei gründen: Mit einem Businessplan richtig starten

Schon während des Jura-Studiums träumen viele von der eigenen Anwaltskanzlei. Mit dem Bestehen des Zweiten Juristischen Staatsexamens kann dieser Traum wahr werden, denn dann ist die Zulassung zur Anwaltschaft möglich. Doch eine eigene Kanzlei zu gründen bedeutet mehr als „nur“ die Arbeit als Rechtsbeistand – organisatorisches und unternehmerisches Geschick sind ebenso notwendig. Wer mit einem Businessplan in die Kanzleigründung startet, hat sich nicht nur über die wichtigsten Eckdaten der Selbstständigkeit ausführlich Gedanken gemacht, sondern schafft auch die Voraussetzungen, um sich für finanzielle Fördermittel zu bewerben.

Welche Voraussetzungen gilt es, bei der Kanzleigründung zu erfüllen?

Mit dem Bestehen des Zweiten Juristischen Staatsexamens hast du die Basis für deine Selbstständigkeit als Anwält*in geschaffen. Folgende offizielle Schritte sind dann noch zu gehen:

  1. Zulassung zur Anwaltschaft: Um eine Kanzlei gründen zu können, musst du bei der regional zuständigen Anwaltskammer zuerst eine Zulassung zur Rechtsanwaltschaft beantragen. Erst nach der Zulassung darf die Tätigkeit unter der Berufsbezeichnung „Rechtsanwältin“ oder „Rechtsanwalt“ ausgeübt werden. Voraussetzungen dafür sind Unbestraftheit, geordnete finanzielle Verhältnisse, der Verzicht auf mit der Anwaltszulassung unvereinbare Tätigkeiten, die Befähigung zum Richteramt und eine abgeschlossene Berufshaftpflichtversicherung.

Die Zulassung führt zur Pflichtmitgliedschaft in der regionalen Rechtsanwaltskammer, wobei je nach Region in den ersten Jahren deiner Selbstständigkeit eventuell eine Reduzierung oder Befreiung von den Kammerbeiträgen möglich ist.

  1. Anmeldung deiner Kanzlei bei der Anwaltskammer: Nachdem du als Rechtsanwält*in zugelassen bist, musst du die Gründung deiner Kanzlei der regionalen Rechtsanwaltskammer melden. Dabei gilt die Kanzleipflicht, die besagt, dass du nur in dem Bezirk der Rechtsanwaltskammer eine Kanzlei einrichten und unterhalten darfst, in dem du auch Mitglied bist.
  2. Anmeldung beim Finanzamt: Um eine Steuernummer zu erhalten, musst du deine Kanzlei beim Finanzamt anmelden. Das kann im ersten Schritt relativ formlos passieren – über den Betriebseröffnungsbogen fragt das Amt nach Zuteilung der Steuernummer weitere Unternehmensdetails systematisch ab.

Solltest du dich von Beginn an dazu entscheiden, Mitarbeiter*innen in deiner Kanzlei anzustellen, musst du dich außerdem um folgende Punkte kümmern:

  1. Beantrage eine sogenannte Betriebsnummer bei der örtlichen Agentur für Arbeit – dies ist eine Grundvoraussetzung, um Mitarbeiter*innen bei der Krankenkasse anmelden zu können.
  2. Melde alle sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter*innen bei der Krankenkasse ihrer Wahl an. Die jeweilige Kasse leitet die Anmeldung dann an die Renten- und Arbeitslosenversicherung weiter.
  3. Alle Mitarbeiter*innen müssen außerdem bei der Verwaltungsberufsgenossenschaft gemeldet werden – das ist der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung.
  4. Meldung beim Finanzamt – die Lohnsteuer der Gehälter ist von dir einzubehalten und an das Finanzamt weiterzuleiten.

Gut zu wissen: Anders als bei vielen anderen Unternehmensgründungen musst du für die Gründung deiner Kanzlei kein Gewerbe anmelden, da Rechtsanwält*innen nicht zu den Gewerbetreibenden, sondern zu den Freiberuflern zählen. 

Hast du alle Formalitäten erledigt, kann es theoretisch losgehen mit der Kanzleigründung und der Arbeit als selbstständiger Rechtsbeistand. Bedenke jedoch, dass zu einem erfolgreichen Unternehmen noch mehr gehört als offizielle Papiere. Überlege im Vorwege, ob und welche unternehmerischen Qualitäten du besitzt, ob und wie gut du dich mit Buchhaltung und anderen wirtschaftlichen Themen auskennst und/oder auseinandersetzen möchtest, ob du dir die Organisation und Führung von Mitarbeiter*innen zutraust und wie du dein Geschäft aufbauen möchtest. Das Schreiben eines ausgefeilten Businessplans wird dir helfen, Klarheit bei diesen Themen zu gewinnen. Sieh dir dazu gerne unsere kostenlose Businessplan Vorlage an.

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Der Businessplan: Schritt für Schritt die Kanzlei auf dem Papier gründen

Das Erstellen eines Businessplans ist nicht nur bei der Gründung einer Kanzlei nützlich, sondern hilft jedem, der sich selbstständig machen möchte dabei, die eigene Idee auf die Praxistauglichkeit hin zu überprüfen. Außerdem ist ein Businessplan auch eine wichtige Grundlage, um Investoren für sich zu gewinnen oder Fördergelder zu beantragen. Folgende Überlegungen sollten in den Businessplan einfließen:

1. Die Marktanalyse/Benchmarking

Gerade in großen Städten ist das Angebot an Anwält*innen meist sehr groß. Um das tatsächliche Angebot herauszufinden, lohnt zuerst ein Blick in das Anwaltsverzeichnis der Bundesrechtsanwaltskammer, Google Maps oder das klassische Telefon- bzw. Branchenbuch. Im Idealfall hast du ortsansässige Rechtsanwält*innen in deinem Bekannten- oder Freundeskreis und kannst erfragen, wie die tatsächliche Marktsituation aktuell ist. Online finden sich häufig auch Studien und Statistiken zum Wettbewerb. Um noch tiefer in den Markt einzusteigen, lohnt es sich auch, Online-Auftritte der Mitbewerber anzuschauen: Wie positionieren sich Andere? Welche Spezialgebiete sind besonders stark besetzt, welche eher weniger?

2. Der Standort

Für die Wahl eines Standortes der neu zu gründenden Kanzlei gilt grundsätzlich, dass diese gut an das öffentliche Verkehrsnetz angebunden sein sollte. Die Nähe zu ortsansässigen Gerichten kann ebenfalls ein Wettbewerbsvorteil sein. Beide Standortfaktoren haben aber Auswirkungen auf den Mietpreis. Bevor du dich für ein Büro entscheidest, solltest du auf jeden Fall eine Ortsbegehung durchführen und dir einen eigenen Eindruck verschaffen: Wie wirkt die Umgebung auf dich und damit auf deine Mandant*innen? Ist das Büro gut zu finden oder liegt es eher versteckt? Gibt es Möglichkeiten zur Außenwerbung bzw. zumindest für ein großes Kanzleischild? Stehen in näherer Umgebung Parkplätze zur Verfügung? Diese und andere Fragen solltest du dir auf jeden Fall stellen, um einen Standort bewerten zu können.

3. Das Angebot: Was möchte ich anbieten?

Nicht weniger wichtig als die Frage „Was bietet die Konkurrenz?“ ist die Frage „Was bietest du?“. Auf welche rechtlichen Themen konzentrierst du dich? Welche Qualifikationen und Erfahrungen bringst du mit, um die Wünsche von Mandant*innen zu erfüllen? Für welche Vergütung bietest du deine Leistungen an, damit sie sowohl zur Konkurrenz als auch zur Kundschaft passen und gleichzeitig deine laufenden Kosten decken? Beachte: Es dürfen in der Regel keine geringeren Gebühren und Auslagen vereinbart/gefordert werden, als es das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz vorsieht. Auch eine erfolgsabhängige Vergütung ist in Deutschland grundsätzlich untersagt.

4. Die Kosten bei der Gründung und im laufenden Betrieb

Wenn du eine Kanzlei eröffnest, fallen zuerst Kosten bei der Gründung an und später laufende und fixe Kosten. Für die tatsächliche Gründung solltest du beispielsweise folgende Faktoren kalkulieren:

  • Kosten für die Anmietung von Büros, beispielsweise die Maklercourtage und Renovierungskosten
    Tipp: Wenn du klein starten möchtest, kann dein erstes Büro auch ein separater Raum in deiner Privatwohnung sein, solange du telefonisch und/oder per EMail erreichbar bist.
  • Erstausstattung des Büros, zum Beispiel die Einrichtung, Betriebsmittel wie einen Drucker und eine Telefonanlage, Bürobedarf, Fachbücher, ggf. Anschaffung eines Geschäftsautos
  • Beratungskosten für die Gründung, beispielsweise für Steuerberater, oder Seminarkosten
  • initiale Werbemaßnahmen

Zu den wichtigsten laufenden Kosten gehören:

  • Büromiete und Instandhaltungskosten, beispielsweise die regelmäßige Reinigung durch einen professionellen Putzdienst
  • allgemeine Betriebskosten, zum Beispiel für Bürobedarf, Versicherungen, Telefon und Internet, Strom und Wasser, laufende Kosten für den Firmenwagen
  • Akquisitions- und Werbungskosten, etwa für Reisen und Bewirtung, Ausgaben für Werbemaßnahmen und Mandantengeschenke
  • Fortbildungskosten
  • ggf. Personalkosten, beispielsweise Gehälter, Arbeitgeberanteile für Versicherungen, Ausgaben für die Personalsuche und -weiterbildung, Verwaltung und Zusatzleistungen
  • Steuern, Beiträge zu Verbänden,  Kammern und der Berufshaftpflichtversicherung, Zins- und Tilgungszahlungen
  • Kosten für unterstützende Dienstleistungen, beispielsweise das Steuerbüro
  • Abschreibungen, beispielsweise für deine technischen Geräte oder den Firmenwagen

Schwer zu kalkulieren, aber dennoch empfehlenswert, ist außerdem ein jährliches Budget für unvorhergesehene Ausgaben. Grundsätzlich solltest du gerade für die ersten Jahre immer einen finanziellen Puffer einplanen. Hast du alle zu erwartenden Gründungs- und laufenden Kosten identifiziert, lässt sich relativ einfach gegenrechnen, wie viel und zu welchem Stunden-/Tagessatz du arbeiten musst, um mit deiner Kanzlei im wirtschaftlichen Plus zu sein. Ein sogenannter Rentabilitätsplan stellt private und geschäftliche Einnahmen und Ausgaben gegenüber und dient als Prognose für die Umsatzentwicklung eines bzw. mehrerer Geschäftsjahre.

Kanzleischild

5. Die Finanzierung deiner Kanzlei

Egal, ob du mit einer Kanzlei in der eigenen Wohnung oder größer angelegt in angemieteten Büroräumen startest: Eine Kanzlei zu gründen kostet immer Geld. Um erfolgreich und „in Ruhe“ gründen zu können, sollten ausreichend finanzielle Mittel vorhanden sein. Dabei ist zwischen Eigen- und Fremdkapital zu unterscheiden. Unter Eigenkapital fallen alle finanziellen Mittel, die du ohne Rückzahlungsverpflichtungen gegenüber Dritten einbringen kannst, beispielsweise ein Sparbuch bzw. klassische Ersparnisse, der Gewinn aus dem Verkauf von Wertpapieren oder ein privates Darlehen von Verwandten, das individuellen Bedingungen unterliegt und meistens keine strengeren Vorgaben zur Rückzahlung enthält. Die Höhe des Eigenkapitals bestimmt mit, wie die Konditionen für das Leihen von Fremdkapital ausfallen: Je mehr du aus eigener Hand mitbringst, desto günstiger wird es. Bei fremdem Kapital sind meist Kredite von Banken gemeint. Achte dabei vor allem auf die Konditionen. Wie hoch sind die Zinsen und ab wann muss wie viel Geld zurückgezahlt (Tilgung) werden. Tilgungszahlungen sind auch (oder gerade) bei einem privaten Darlehen von Verwandten oder Freunden wichtig: Hier solltest du ebenfalls feste Vereinbarungen treffen und diese auch einhalten, denn nichts kann eine gute Beziehung so schnell zerstören wie das leidige Thema Geld.

Neben der Finanzierung über Eigen- und Fremdkapital, das du irgendwann zurückzahlen musst, gibt es aber auch noch Fördermöglichkeiten: Die KfW bietet beispielsweise Förderprogramme an, ebenso wie der Bund bzw. einzelne Bundesländer. Die Agentur für Arbeit gewährt unter Umständen außerdem den sogenannten Gründerzuschuss, der dir im ersten halben Jahr helfen soll, deinen Lebensunterhalt zu finanzieren. In allen Fällen ist eine Beantragung der Fördergelder nötig, wobei der Businessplan ein wichtiger Baustein innerhalb der Beantragung ist.

6. Marketing & Akquise

Wer sind deine Mandant*innen und wie erreichst du sie? Das ist die zentrale Frage, in deren Beantwortung du viel Zeit stecken solltest. „Male“ dir gedanklich zuerst ein realistisches Bild deiner Klientel: Wie und wo leben sie? Welche finanziellen Mittel haben sie zur Verfügung? Welche Medien nutzen sie? Wie sprechen sie und wie wollen sie angesprochen werden? Welchen Rechtsberatungsbedarf haben sie?

Von Marketing-Leuten werden hierzu oft sogenannte „Personas“ genutzt, um verschiedene Werbemaßnahmen bei der Planung gedanklich durchzuspielen und dabei eventuelle Schwachstellen aufzudecken aber auch Potentiale zu erkennen. Personas repräsentieren eine*n spezifische*n archetypische*n Nutzer*in und somit eine einzelne Zielgruppe. Dabei wird jede Persona-Figur mit markanten Merkmalen und Charaktereigenschaften ausgestattet, beispielsweise ein typischer Beruf und das dazugehörige Einkommen, die Familien- und Wohnsituation, Hobbies sowie das Einkaufs- und Informationsverhalten.

Auf Basis dieser Überlegungen solltest du festlegen, wie und über welche Kanäle du deine Kanzlei bekannt machen möchtest und wie du neue Mandant*innen akquirieren kannst. Eine eigene Website gehört mittlerweile zur Grundausstattung, aber auch ein Eintrag in speziellen Suchmaschinen und Branchenbüchern kann sinnvoll sein. Außerdem kannst du gegen Geld Werbeanzeigen bei Suchmaschinen und auf Fachportalen schalten. Wenn du eher ältere Menschen ansprechen möchtest, ist klassische Werbung in Zeitungen und Zeitschriften nach wie vor ein mögliches Mittel.

Um bei allen Werbemaßnahmen ein einheitliches Bild von dir und deinen Leistungen zu vermitteln, lohnt es sich, auch über eine Corporate Identity (CI) nachzudenken – wie soll dein Logo aussehen? Wie kann deine Website gestaltet sein? Welche Farben und Schriften verwendest du? Je nach deinen finanziellen Mitteln lohnt es sich hier, eine*n Grafikdesigner*in mit der Entwicklung und Umsetzung deiner CI zu beauftragen. Auch für das Schalten von bezahlter Werbung im Internet gibt es Experten.

Wichtig: Beim dem Thema Werbung gibt es für Rechtsanwält*innen bestimmte rechtliche Einschränkungen, an die du dich unbedingt halten solltest. Beispielsweise darfst du nur sachlich und inhaltlich richtig über dich und dein Angebot berichten. Dabei darfst du beispielsweise nicht mit den Namen von Mandat*innen werben. Wenn du selbst nicht gerade Expert*in für Werberecht bist, empfiehlt sich hier, vor dem Start einer Werbemaßnahme genau zu recherchieren oder mit Expert*innen zu sprechen.

Kanzlei gründen: Alleine, im Team, als GbR oder AG?

Möchtest du deine Kanzlei alleine oder im Team eröffnen? Gründest du alleine, kannst du die Kanzlei natürlich völlig unabhängig nach deinen Vorstellungen gestalten – andererseits trägst du dann auch das volle unternehmerische Risiko. Gründest du im Team, ist nicht nur das Risiko auf mehrere Schultern verteilt, gemeinsam profitieren du, das Team und die zukünftigen Mandant*innen auch von einem breiteren juristischen Themenspektrum, das deine Kanzlei abdecken kann. Zudem bringt bzw. bringen dein*e Partner*innen zusätzliches Kapital und im besten Fall zusätzliche Kontakte mit. Wenn du auf das zusätzliche Kapital verzichten kannst, nicht aber auf die Kontakte und das Know-how, kannst du natürlich auch Mitarbeiter*innen anstellen.

Wenn du im Team starten möchtest, gibt es verschiedene Rechtsformen für deine Kanzlei. Die häufigsten sind (diese kennst du vielleicht schon aus dem Studium):

  • GbR: Eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts besteht aus mindestens zwei Personen, die den gleichen Beruf ausüben können (aber nicht müssen) und gemeinsam für das Unternehmen uneingeschränkt haften. Im Fachjargon wird die GbR auch „Sozietät“ genannt. Das Klientel wird meist nicht nur von einem, sondern von mehreren Anwält*innen der GbR betreut.
  • PartG: Die Partnerschaftsgesellschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen, die den gleichen Beruf ausüben und einen gemeinsamen Zweck verfolgen. Jede*r der Partner*innen ist zur Geschäftsführung berechtigt. Mandant*innen werden meist von einem Partner konkret betreut. Eine Haftung gilt nur für den, der den jeweiligen beruflichen Fehler gemacht hat – dann aber in uneingeschränktem Umfang, auch mit dem Privatvermögen.
    Möchtest du die persönliche Haftung innerhalb einer Partnergesellschaft ausschließen, kannst du eine Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB) gründen. Gründest du eine international agierende Kanzlei, kann auch die Gründung einer Limited Liability Partnership (LLP) sinnvoll sein: eine Personengesellschaft, die dem britisch-amerikanischen Recht folgt. Allerdings ist das Schicksal der LLP wegen des britischen EU-Austritts eher ungewiss – die PartG mbH ist daher eine gute Alternative.
  • Kapitalgesellschaft: Eher unüblich aber dennoch hin und wieder zu finden, sind Kanzleien als GmbH. Mehrere Anwält*innen schließen sich hier zur gemeinsamen Berufsausübung zusammen. Die Haftung wird auf das Vermögen der Gesellschaft beschränkt.

Welche Rechtsform passt zu deinem Vorhaben?
Wir helfen dir weiter!

Tipp: Wenn du unabhängig bleiben und dennoch von Kollegen profitieren möchtest, kannst du auch eine Bürogemeinschaft nutzen bzw. gründen. Dabei teilst du dir mit anderen Rechtsanwält*innen bzw. Kanzleien die Büroräume und ggf. auch Angestellte, bleibst aber als Einzelunternehmer*in selbstständig.

Verpflichtende und sinnvolle Versicherungen bei der Kanzleigründung

Wie in den vorangegangenen Absätzen bereits erwähnt, gibt es einige Versicherungen, die du als selbstständiger Rechtsbeistand verpflichtend abschließen musst, (andere sind freiwillig, können aber dennoch sinnvoll sein). Generell gilt aus unserer Sicht: Das Thema gehört in Profi-Hände. Such dir daher am besten eine*n spezialisierte*n Makler*in, denn er/sie berät dich in deinem Auftrag und haftet auch dafür.

  1. Berufshaftpflichtversicherung: Diese Police ist für dich als Anwält*in Pflicht – ohne sie erhältst du deine Zulassung erst gar nicht. Dabei liegt die Mindestversicherungssumme bei 250.000 Euro je Versicherungsfall.
  2. Kranken- und Pflegeversicherung inkl. Krankentagegeld: Grundsätzlich gilt: In Deutschland muss jede Person kranken- und pflegeversichert sein. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Wechselst du aus der Festanstellung in die Selbstständigkeit, steht es dir frei, weiterhin auf freiwilliger Basis in der gesetzlichen Krankenversicherung zu verbleiben. Viele Unternehmer*innen entscheiden sich jedoch für eine private Krankenversicherung inklusive Pflegeversicherung. Wähle hier einen Tarif, bei dem auch ein Krankentagegeld gezahlt wird, denn während du als Festangestellte*r auch bei längerer Krankheit finanziell abgesichert bist, greift bei Selbstständigen erst einmal kein Sicherungsnetz. Schließt du einen Vertrag mit Krankentagegeld ab, erhältst du ab dem vereinbarten Krankentag eine Art Verdienstausfall.
  3. Berufs- oder Erwerbsunfähigkeitsversicherung: Wie auch jede*r Angestellt*e, kannst (und solltest) du dich als Freiberufliche*r gegen eine Berufs- bzw. Erwerbsunfähigkeit versichern lassen. Die Arbeitskraftabsicherung gehört zu den wichtigsten Versicherungen überhaupt. Leider gibt es hier auch viele Fallstricke.
  4. Sachversicherungen und Bürohaftpflichtversicherungen: Wenn du eigene Büroräume anmietest und dafür teure Einrichtung kaufst, kann sich der Abschluss einer Sach- und Bürohaftpflichtversicherung lohnen. So erhältst du nicht nur einen finanziellen Ausgleich bei unvorhersehbaren Schäden an der Einrichtung, sondern bist auch gegen Ansprüche geschützt, die beispielsweise ein* Mandant*in stellt, wenn er/sie in deinem Büro stolpert und sich verletzt.

Fazit

Eine eigene Kanzlei zu gründen ist ein großer Schritt, der wohlüberlegt sein will. Doch gründlich geplant, erfüllst du dir damit deinen großen Traum von der Selbstständigkeit. Hier kommen noch einmal die fünf Schritte für einen erfolgreichen Start in deine unternehmerische Zukunft:

  1. Prüfe und schaffe die rechtlichen Voraussetzungen, damit du eine Kanzlei gründen kannst. Dazu gehört insbesondere die Zulassung zur Anwaltschaft.
  2. Entscheide, ob du alleine oder im Team starten möchtest, und wähle die entsprechende Gesellschaftsform.
  3. Erstelle einen Businessplan. Die wichtigsten Elemente darin sind eine gründliche Marktanalyse, die Benennung deiner Beratungsschwerpunkte und wie du diese vermarkten möchtest, sowie eine Auflistung aller Kosten inklusive eines Finanzierungsplans.
  4. Kümmere dich um die notwendigen Versicherungen. Die Berufshaftpflichtversicherung ist Pflicht, ebenso eine Kranken- und Pflegeversicherung. Weitere sinnvolle Versicherungen können eine Police für eine Berufsunfähigkeit und für Sachschäden im Büro sein.
  5. Leg los!

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bhp