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Kostenstruktur

Welche Kosten verursacht dein Unternehmen? Und wie entwickeln sie sich, wenn dein Umsatz steigt oder plötzlich einbricht?

Von deinem Geschäftsmodell hängt ab, wofür und wann in deinem Unternehmen welche Kosten anfallen. Dabei lassen sich drei Arten unterscheiden:

• Einmalkosten (für Investitionen, Prototypen etc.),
• Fixkosten (für Mieten, Gehälter, Versicherungen etc.) und
• Variable Kosten (für Material, Wareneinkäufe, Unterauftragnehmer etc.).

Das Verhältnis der drei Kostenarten zueinander nennt man Kostenstruktur. Sie ist sehr individuell: Manche Unternehmen sind sehr flexibel, weil sie wenig Fix- und viele variablen Kosten haben. Bei anderen fehlt diese Flexibilität, weil z.B. ein fester Park an Maschinen oder Fahrzeugen für die Produktion nötig ist. Und die Einmalkosten am Anfang einer Gründung können von „Null“ bis „riesig“ reichen.

Einmalkosten fallen – der Name verrät es – einmalig an, etwa für die Produktentwicklung, für Investitionen in Maschinen, für den Erwerb von Patenten oder für Beratungsleistungen, die im Zusammenhang mit deiner Gründung entstehen.

Fixkosten und variable Kosten entstehen fortlaufend während deiner Geschäftstätigkeit. Dabei bleibt die Höhe der fixen Kosten immer gleich, egal ob du viel oder wenig Umsatz machst. Nehmen wir an, du hast eine Boutique eröffnet. Im ersten Monat gehen nur drei Blusen und ein Sommerkleid über den Ladentisch. Dann musst du die Miete für das Geschäft und die Gehälter deiner Angestellten natürlich trotzdem bezahlen.

Die variablen Kosten hängen vom Umsatz ab – je mehr du verkaufst, desto höher sind sie. Dazu zählen Ausgaben für das Material, das du verbrauchst, oder für die Waren, die du verkaufst. In unserem Beispiel also der Einkaufspreis für die Blusen und das Kleid.

Wenn dein Unternehmen Produkte nicht nur verkauft, sondern selbst herstellt, wirst du relativ viel Geld in Maschinen investieren und für Mieten und Gehälter ausgeben müssen. Der Anteil der Einmal- und Fixkosten an deinen Gesamtkosten ist also recht hoch. Dafür ist der Anteil der umsatzabhängigen Kosten an den Gesamtkosten eher gering und dein erwirtschafteter Gewinn wächst mit jedem verkauften Produkt.

Lagerst du die Herstellung stattdessen aus, sinken deine einmaligen und deine fixen Kosten. Dafür steigen deine variablen Kosten, und die Marge wird kleiner. Das ist der Preis für mehr Flexibilität und weniger Risiko.

Eine deiner Aufgaben als Gründer*in ist es, die Kostenstruktur deines Geschäfts zu durchschauen und die richtigen Schlüsse zu ziehen. Wie sieht die perfekte Kostenstruktur für dein Vorhaben aus?

Fixe Kosten zu variablen zu machen, ist in vielen Fällen eine gute Idee, weil du dadurch dein Risiko senkst. Sie steigen nur, wenn auch dein Umsatz steigt. Und wenn die Geschäfte mal schlechter laufen als erwartet, türmen sich nicht sofort Schuldenberge auf.

Im Zuge der Digitalisierung gibt es immer mehr Möglichkeiten, ein schlankes Unternehmen ohne teure Produktionsstätten, Lagerhallen und große Belegschaften aufzubauen. Die großen Akteure der Netzwerkökonomie bieten dir heute aus einer Hand an, deine Ware zu lagern, zu verpacken, zu verschicken und sogar den Zahlungsverkehr inklusiv Inkasso abzuwickeln. Dies ist insbesondere im E-Commerce verbreitet und wird hier mit „Fulfillment“ als Sammelbegriff für diese Dienstleistung bezeichnet. Hier kannst du deine Ware zum Beispiel von "Rundum-Sorglos-Logistik-Anbietern" wie DHL, Arvato oder Amazon in deren Depots einlagern, von deren Mitarbeitern verschicken und deine IT-Prozesse in deren Rechenzentren hosten lassen. Ähnlich wie das Tempo-Taschentuch die Begrifflichkeit für Wegwerftaschentücher prägt, bezeichnet „Amazon FBA-Gründer“ heute eine Gründerperson, die sich bei dem aktuell bekanntesten dieser Fulfillment Anbieter („FBA = Fulfillment by Amazon“) möglichst viel abnehmen lässt und dafür weitgehend variable Kosten hat.

Eine interessante Frage für Gründer*innen, die sich aus der Kostenstruktur ergibt, ist die Skalierbarkeit ihrer Geschäftsmodelle, also die Möglichkeit, den Umsatz zu steigern, ohne dass die Kosten proportional mitwachsen. Das ist immer dann der Fall, wenn durch das Wachstum keine zusätzlichen Investitionen oder Fixkosten (zum Beispiel für mehr Maschinen und mehr Personal) anfallen. Besonders digitale Geschäftsmodelle zeichnen sich oft durch eine hohe Skalierbarkeit aus.

Keine Sorge, für ein effektives Kostenmanagement brauchst du kein abgeschlossenes BWL-Studium. Es reicht, wenn du die wichtigsten Kostentreiber im Blick hast und weißt, wie sie voneinander abhängen. Hauptsache, du nimmst die Kostenstruktur nicht als gegeben hin, sondern bist dir bewusst, dass du durch geschickte Verschiebungen der Kostenarten dein Geschäftsmodell verbessern kannst.

Dabei hilft es, sich die gängigen Kostenstrukturen in deiner Branche anzusehen und zu überlegen, ob du nicht eine bessere Lösung findest.

Überlege dir, welche Kosten in deinem Unternehmen immer gleich bleiben, welche vom Umsatz abhängen und zu welchem Zeitpunkt sie jeweils entstehen. Frage dich, wie gut du die Kostenentwicklung planen kannst.

Schreibe alles auf. Es kommt noch nicht darauf an, genaue Beträge zu kennen. Vielmehr geht es um die groben Zusammenhänge.

Beantworte dafür die folgenden Fragen:

• Wofür gibst du im Unternehmen Geld aus?
• Wie flexibel sind diese Kosten?
• Wie entwickeln sich deine Kosten, wenn dein Umsatz steigt oder sinkt?
• Ist davon auszugehen, dass die Kosten einigermaßen stabil bleiben?
• Könntest du deine variablen Kosten senken, indem du Zwischenhändler umgehst?
• Könntest du die Fixkosten für ein Lager einsparen, wenn du wüsstest, wann deine Kunden bestellen?

Anhand deiner Antworten kannst du deine Kostenstruktur genau beschreiben. Überlege, ob du die beste Lösung schon gefunden hast oder ob es Möglichkeiten gibt, deine Kostenstruktur zu optimieren.

Oft, aber nicht immer ist es sinnvoll, die Fixkosten zu reduzieren, wie das Beispiel Aravind zeigt: In Indien leben Millionen von Menschen, die aufgrund von Augenerkrankungen erblinden und auf Almosen angewiesen sind. Die meisten dieser Erkrankungen wären heilbar – aber die Operationen sind für die Mehrzahl der Patienten unbezahlbar.

Das Management von Aravind hat eine Lösung gefunden, die Situation dieser Menschen zu verbessern. Diese Lösung basiert auch auf einer Veränderung der Kostenstruktur und einem cleveren Kostenmanagement: Durch Methoden der Massenproduktion wurden die Kosten für jede einzelne Operation drastisch gesenkt und gleichzeitig die Zahl der Operationen erheblich gesteigert. Dafür waren zunächst Investitionen in neue Operationssäle notwendig, die für eine solche arbeitsteilige Massenabfertigung geeignet sind. Aber durch die gewonnene Effektivität werden diese Investitionen locker wieder eingespielt. Wer Geld hat, zahlt bei Aravind einen geringen Preis von ungefähr 40 US-Dollar für seine Augen-OP. Mit dem Geld können wiederum zwei weitere Patienten, die sich eine OP nicht leisten könnten, behandelt werden. Auf diese Weise hat das Unternehmen schon über 2,5 Millionen Menschen geholfen!