Coworking-Space gründen: Viel mehr als Büros vermieten

Ortsunabhängiges Arbeiten erlebt nicht erst seit der Corona-Krise einen regelrechten Boom: Ein Schreibtisch und das WLAN-Passwort reichen, um überall auf der Welt arbeiten zu können – zumindest fast. Wer etwas höhere Ansprüche hat, findet vor allem in Großstädten Coworking-Spaces, die nicht nur eben diesen Schreibtisch, sondern auch Meeting-Räume, private Büros und umfangreiche Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Ganz nebenbei wird genetzwerkt, sich ausgetauscht und fortgebildet. Klingt nach einem cleveren Konzept und so ist es kein Wunder, dass immer mehr Coworking-Spaces eröffnet werden. Wenn du ebenfalls mit der Idee spielst, einen Coworking-Space zu gründen, ist vor allem dein Konzept wichtig: Hebe dich von der Konkurrenz ab, um mit der Produktivität anderer Geld zu verdienen.

Grundsätzlich gibt es keine großen Hürden, um in das Coworking-Geschäft einzusteigen. Du musst lediglich ein Gewerbe anmelden und dein Geschäft, je nach gewählter Rechtsform, ins Handelsregister eintragen lassen. Deutlich spannender wird es bei einer passenden Immobilie, die alle Anforderungen an dein Raumkonzept erfüllen muss. Was im ersten Moment vielleicht einfach klingt, ist es oft leider nicht, zumal nicht alle Vermieter*innen von Gewerbeimmobilien das Konzept Coworking-Space gerne in ihren Räumen sehen. Auf das Raumkonzept und den Standort gehen wir aber weiter unten noch einmal ausführlicher ein.

Zurück zu den Voraussetzungen, um einen Coworking-Space zu gründen: Als Betreiber*in bist du verantwortlich für den reibungslosen Ablauf des Büroalltags, die Einrichtung und Sauberkeit der Räume, aber auch für die Buchungen, die Abrechnung und ggf. die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Je nach Konzept lässt sich die Liste der Aufgaben sicherlich noch um weitere To-dos verlängern. Die Schwerpunkte liegen meist jedoch klar in der Organisation und Verwaltung. Eine Ausbildung in diesem Bereich oder einfach eine Leidenschaft für diese Themen sind also auf jeden Fall hilfreich. Viele Fäden in der Hand halten, den Überblick bewahren – das sollte dir genauso liegen, wie der Kontakt zu verschiedenen Menschen. Am Ende bist du in deinem Coworking-Space nämlich immer auch Gastgeber*in.

Im ersten Schritt der Gründung solltest du dein Geschäftsmodell zumindest grob skizzieren: Wie und mit wem willst du wo Geld verdienen? Überlege dir, ob du eher viele kleine Büros oder große Gemeinschaftsflächen anbieten, dem Community-Gedanken folgen oder eine reine Bürostruktur bereitstellen möchtest, ob deine Zielgruppe eher Einzelpersonen, Teams oder Firmen sind, welches Niveau deine Ausstattung haben soll usw. Diese Gedanken gehen alle schon in Richtung konkreter Planung, die letztlich in einem vollständigen Businessplan mündet, dürfen an dieser Stelle aber noch etwas abstrakt bleiben. Ziel ist es, ein erstes Bild von deinem zukünftigen Coworking-Space und deiner Zielgruppe zu bekommen und zu ermitteln, was du dafür bereits mitbringst und was dir eventuell noch fehlt.

Wie eingangs erwähnt, ist der Schlüssel zum Erfolg deines Coworking-Spaces dein einzigartiges Konzept. Es sollte sofort erkennbar sein, was das Besondere an deinem Angebot ist und was andere Büroräume oder die eigenen vier Wände nicht bieten können.

Neben den reinen Räumlichkeiten kommen viele Kunden auch in Coworking-Spaces, weil sie von dem Community-Gedanken profitieren wollen: andere Freelancer treffen, sich austauschen, neue Ideen generieren oder sogar ein neues Geschäft starten. Regelmäßige Events, wie Workshops, Vorträge, aber auch Coachings unterstützen das Gemeinschaftsgefühl. Zugegeben: Mit diesen Angeboten bist du natürlich nicht alleine. Die Kunst ist hier, Speaker*innen zu finden, die andere nicht haben, relevanter und interessanter zu sein.

Bei der Konzeptfindung ist es außerdem ratsam, sich sehr zugespitzt auf eine Zielgruppe (oder auch mehrere Zielgruppen) zu fokussieren: Finde Zusatzleistungen für bestimmte Branchen oder speziell für Gründer*innen oder Freelancer*innen, die neu in der Stadt sind. Letzteres eröffnet einen ganz neuen Ansatz: So gibt es beispielsweise Coworking-Spaces, die nicht nur Büros, sondern gleich auch günstige Unterkünfte anbieten. Auch das Thema Work-Life-Balance solltest du nicht unterschätzen: Berücksichtige in deinem Konzept Freizeitangebote, wie Yoga oder andere gemeinsame Aktivitäten, die in deinen Räumen stattfinden können, ebenso wie Platz und Ideen für (gemeinsame) Pausen. Oder du planst einen Coworking-Space für Eltern mit einer integrierten Kinderbetreuung.

Du merkst: Bereits für das Konzept ist es hilfreich, eine Zielgruppe im Blick zu haben und sich immer wieder zu fragen „Was brauchen meine Kunden rund um’s Arbeiten (noch)?“.

Noch ein Hinweis, wenn du zu den Gründer*innen gehörst, die sich eher auf die Bürostruktur als auf die Community konzentrieren möchten: Dabei kommt es mehr auf eine einwandfreie Technik und Ausstattung an als auf das „Drumherum“. Diese Art von Geschäft ist ehrlicherweise oft zäh und hart umkämpft, da du hier mit klassischen Business-Centern und Bürogemeinschaften konkurrierst. Wenn du nicht schon Kontakte zu Firmen hast, von denen du weißt, dass sie deine Flächen regelmäßig buchen werden, oder eine sehr spitze Zielgruppe und ein großes finanzielles Polster, ist dieser Gründungsansatz leider oft nur wenig erfolgsversprechend.

Nachdem du deine Ideen in deinem Konzept festgehalten hast, konkretisierst du die daraus entstandenen Themen und To-dos in einem Businessplan. Dieser dient nicht nur dazu, deinen Coworking-Space auf dem Papier zu gründen, sondern ggf. auch, um Investoren oder Banken um finanzielle Unterstützung zu bitten.

Setze dich in deinem Businessplan mit folgenden Punkten auseinander:

Der ideale Standort für deinen Coworking-Space lässt sich mit dem PKW und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichen. Um die Miet- oder Kaufpreise für eine passende Bürofläche dabei niedrig zu halten (und da es deinen Kunden auf Laufkundschaft ohnehin nicht so sehr ankommt), werden Coworking-Spaces gerne in „zweiter Reihe“, also in einem Hinterhof oder in einer höher liegenden Etage gegründet. Bedenke dabei, dass dein Coworking-Space dennoch leicht auffindbar sein sollte.

Kümmere dich außerdem um ein Raumkonzept: Wird es einen Empfangsbereich geben? Wie viele Einzelbüros, Meeting-Räume und Gemeinschaftsflächen planst du? Wie groß ist die Küche oder integrierst du sogar ein Café?

Vor allem die Planung der Anzahl der verschiedenen Büroflächen ist wichtig, um auszurechnen, zu welchen Preisen du wie viele Flächen vermieten musst, um kostendeckend bzw. gewinnbringend zu arbeiten.

Hast du dein Raumkonzept erarbeitet und einen ungefähren Standort identifiziert, prüfe die Konkurrenzsituation im Einzugsgebiet – wenn es bereits einen Coworking-Space in der Nachbarschaft gibt, fällt ein möglicher Standort wahrscheinlich aus. Oder du findest ein so außergewöhnliches Konzept, dass es keine direkte Konkurrenz gibt.

Als passende Immobilie eignen sich übrigens nicht nur bestehende Büroräume: Auch die Um- oder Zwischennutzung von Lagerhäusern, Garagen oder alten Fabrikhallen ist schwer angesagt. Oftmals ist die Miete oder der Kaufpreis günstiger, als bei klassischen Büros. Dafür wirst du wahrscheinlich größere Ausgaben für den Aus- und Umbau haben – und es stellt sich dann schnell die Frage, ob sich die Investition auf Dauer lohnt.

Wahrscheinlich hast du bereits beim Entwickeln deines Konzepts eine Zielgruppe vor Augen gehabt. Das Schreiben des Businessplans ist der richtige Moment, um deine Überlegungen weiter auszuarbeiten. Frage dich, wie deine zukünftige Kundschaft zu deinem Coworking-Space gelangt, zu welchem Zweck und wie häufig sie kommt, wie lange sie bleibt und was sie dort macht. Hier kann es helfen, mit sogenannten Personas zu arbeiten – also fiktive Personen zu erfinden, die typisch für deine Zielgruppe sein können. Gib ihnen Namen und eine Art Biografie – das hilft, sich in diese Leute hineinzufühlen und ihre Bedürfnisse zu verstehen. Anhand dieser Personas arbeitest du dann an den übrigen Punkten in deinem Businessplan. Ihr „Verhalten“ verrät dir beispielsweise auch, ob und wie viele Einzelbüros, Telefonzellen und andere Flächen du brauchst: Treffen hier vor allem Menschen aufeinander, die ständig und viel telefonieren? Ist absolute Ruhe für deine Zielgruppe entscheidender als die Möglichkeit, sich auszutauschen?

Wichtig ist auch, dass du dir darüber klar wirst, wie deine Zielgruppe finanziell aufgestellt ist – also was sie zahlen kann und möchte – und ob es eher um Einzelpersonen oder Teams geht.

Gleiche deine Zielgruppe und dein Konzept so lange miteinander ab, bis beides perfekt zusammenpasst.

Kennst du deine Zielgruppe, weißt du auch, was sie braucht, um in deinen Büros arbeiten zu können: Neben komfortablen Tischen und Stühlen sind Drucker, Scanner und andere technische Geräte wichtig. Whiteboards und andere Hilfsmittel für gemeinsames Brainstormen können ebenso eine Rolle spielen, wie eine mehr oder weniger hochwertig ausgestattete Küche. Nutze deinen Raumplan, um einzelne Möbelstücke und die Einrichtung konkret zu planen.

Wie hochwertig die Ausstattung sein muss, hängt ebenfalls von deiner Zielgruppe ab: Junge Startups und Freelancer*innen aus der Kreativ-Branche stehen vielleicht eher auf den Fabrik-Charme mit Do-it-yourself-Tischen und -Sitzecken. Willst du deine Räume an Firmen mit Publikumsverkehr vermieten, sollte es vielleicht etwas repräsentativer sein.

Die Anschaffung der Ausstattung ist einer der großen Posten für die initialen Kosten deines Coworking-Spaces. Erstelle eine Liste mit der kompletten Ausstattung und allen weiteren Kosten, die zu Beginn deiner Gründung entstehen – etwa für die Immobiliensuche und den Umbau der Räume. Eine zweite Liste solltest du für die laufenden Kosten anlegen: Hier finden sich die Miete, Betriebskosten, Werbung und Verbrauchsmaterialien, aber auch Ausgaben für hinzugebuchte Dienstleistungen – wie die Yoga-Lehrer*in, Putzkräfte, Küchenpersonal wieder. Die Anfangsausgaben finanzierst du mit Eigen- und/oder Fremdkapital. Um fremdes Kapital zu erhalten, sind Banken naheliegende Ansprechpartner für einen Kredit oder du bewirbst dich um öffentliche Fördergelder für Gründer*innen.

Die laufenden Kosten solltest du (zumindest nach einer ersten Anlaufphase) mit deinen Einnahmen aus dem laufenden Betrieb finanzieren können – und auch deine Investitionen solltest du natürlich irgendwann wieder raushaben.

An dieser Stelle kommt die Preisgestaltung für deine Leistungen ins Spiel. Wie oben erwähnt, setzt du hierfür die Anzahl deiner Räume und Flächen mit der Anzahl der Buchungen und den laufenden Kosten ins Verhältnis. Anders gesagt: Finde eine Antwort auf die Frage „Wie häufig musst du welche Flächen zu welchen Preisen im Monat vermieten, damit am Ende etwas überbleibt?“.

Deine Preise solltest du übrigens möglichst einfach und transparent gestalten. Etabliert haben sich Komplettpreise für verschiedene Zeitspannen und Raumarten. Also beispielsweise ein fester Preis für die einmalige Nutzung eines Einzelbüros oder eines Tisches auf der großen Gemeinschaftsfläche und ein Preis für die regelmäßige Nutzung. Die regelmäßige Nutzung kann dabei wie ein Abo funktionieren – also „Zahle einen monatlichen Preis und benutze einen Raum für 10 oder 20 Stunden im Monat“ – oder als Kontingent („Kaufe 10, 20, … Stunden und nutze sie flexibel, wann immer du willst.“). Je größer das Kontingent bzw. länger das Abo, desto günstiger wird es.

Im Komplettpreis sollte nicht nur die Raumnutzung enthalten sein, sondern auch die Nutzung der Geräte und die Versorgung mit Kaffee und Obst. Eine Einzelabrechnung jedes Postens würde es nicht nur für deine Kunden, sondern auch für dich in der Abrechnung unnötig kompliziert machen. Für zusätzliche Events solltest du jedoch Extrapreise verlangen, schließlich hast du hier auch zusätzliche Ausgaben.

Wichtig bei der Preiskalkulation: Kalkuliere deine Preise nicht zu günstig, aber auch nicht so teuer, dass sie am Ende denen einer klassischen Büromiete entsprechen. Es ist tatsächlich eine Kunst, genau den richtigen Preis zu finden, der deinen Mehraufwand für den Betrieb und die Pflege der Räume rechtfertigt und deine Kunden dennoch davon abhält, lieber einen Schreibtisch in einem Gemeinschaftsbüro anzumieten.

Nimm dir Zeit für einen ausführliche Marktanalyse und Wettbewerbsanalyse: Schau dir an, was andere Anbieter an deinem Standort für Preise aufrufen, für welche Leistungen und Ausstattung. Wäge dann genau ab, wo du vielleicht günstigere oder zumindest gleichwertige Preise anbieten kannst und wo du teurer sein kannst oder musst, begründe das dann aber auch. Wenn du einen echten Mehrwert bietest und nachweislich besser bist, kannst du auch (etwas) teurer sein, als deine Konkurrenz.

Präsentiere deine Preise anschließend am besten auf einer Website, wo die verschiedenen Angebote auch gleich buchbar sind. Für individuelle Anfragen, beispielsweise Langzeitmieten, kannst du immer auch die passenden Angebote kalkulieren.

Die Abrechnung der Miete, Buchung von Extras, Büro-Kündigungen und neue Vertragsabschlüsse aber auch regelmäßige Informationsupdates gegenüber deine*n Kund*innen sind wichtig, damit dein Coworking-Space funktioniert. Mit Tabellenprogrammen wie Microsoft Excel und individuellen Emails kannst du zwar arbeiten, früher oder später wirst du aber den Überblick verlieren und es wird zu Problemen im Backoffice kommen. Du wirst also nicht um den Einsatz einer Verwaltungssoftware herumkommen. Da Coworking immer präsenter wird, gibt es zum Glück eine Vielzahl von Softwarelösungen speziell für Coworking-Spaces, die dich bei der Verwaltung und Kommunikation mit deinen Kunden unterstützen.

Deine Website ist nicht nur deine Buchungsplattform, sondern auch eine wichtige Marketingmaßnahme. Hier erhalten potenzielle Kunden einen ersten Eindruck von deinem Coworking-Space und erfahren beispielsweise von zukünftigen Events. Gerade zu Beginn werden diese Events ein zentrales Element zur Kundengewinnung sein.

Besonders clever ist die Idee, nicht nur eigene Events zu veranstalten, sondern sich an bekannte Branchen-Spektakel dranzuhängen und diesen beispielsweise deine Büroflächen zur Verfügung zu stellen. Auch die Zusammenarbeit mit Coworking-Spaces in anderen Städten kann ein guter Hebel sein.

Ansonsten gilt auch hier wieder die Frage: Wer ist deine Zielgruppe – und wo hält sie sich auf? Nutze soziale Netzwerke, Veranstaltungen, Zeitschriften für deine Werbung.

Wichtig: Entwickle im Vorwege am besten eine CI – Corporate Identity – die sich nicht nur in deiner Werbung, sondern auch in deinem Coworking-Space selbst wiederfindet. Dabei geht es beispielsweise um Farben, aber auch um den Einrichtungsstil und einen griffigen Namen. Dieser kann beispielsweise an deine Zielgruppe bzw. deine Branche angelehnt sein und bereits andeuten, dass sich hier Gründer*innen zum Austausch treffen. Geht es dir besonders um diesen Austausch und um Startups, darf sich das auch im Design deiner Räumlichkeiten wiederfinden.

Eine gut durchdachte CI ist bei Coworking-Spaces tatsächlich sehr wichtig und kann über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Nur wenn sich deine Kunden in deinen Räumen wohlfühlen und wiederfinden, kommen sie wieder – schließlich ist dein Coworking-Space oftmals auch das Hauptbüro und somit Aushängeschild für deine Kunden. Deine CI ist ein Stück weit auch ihre CI.

Wenn du selbst kein Marken- und Marketing-Ass bist, ist hier der richtige Moment, mit Fachleuten zusammenzuarbeiten. Und wer weiß: Vielleicht sind das dann schon die ersten Kunden deines Coworking-Spaces.

Mit voranschreitender Digitalisierung wird die Nachfrage nach dezentralen Arbeitsplätzen immer größer – gleichzeitig wächst aber auch das Angebot. Nicht nur andere Coworking-Spaces sind dabei deine Konkurrenz, sondern auch Gemeinschaftsbüro und Business-Center. Umso wichtiger sind ein individuelles Konzept und eine geeignete Zielgruppe. Wenn du es schaffst, einen Coworking-Space zu gründen, der die Bedürfnisse deiner Zielgruppe nahezu perfekt abdeckt, hast du gute Chancen, schon nach kurzer Zeit rentabel mit deinen Büros zu sein.

Mach dabei jedoch nicht den Fehler, zu beliebig zu sein. Ein Büro für alle – das wird wahrscheinlich nicht zum Erfolg führen: Vertriebsmenschen, die viel telefonieren müssen, und freiberufliche Redakteur*innen, die sich beim Schreiben konzentrieren müssen, werden nicht miteinander harmonieren. Und konservative Firmen werden keine schlicht eingerichteten Meeting-Räume wollen. Biete darum nicht von allem etwas an, sondern konzentriere dich lieber auf deine Kernkompetenz und sei darin richtig gut. Wenn du besser als die anderen bist oder etwas anbietest, was sonst keiner hat, dürfen auch deine Preise teurer sein als bei anderen.

Ein zweiter Fehler, den du vermeiden solltest: deinen Coworking-Space gründen und dann glauben, dass der „so nebenher“ laufen wird. Auch wenn du nicht immer vor Ort sein musst, wenn rund um die Uhr Leute zum Arbeiten kommen, so solltest du dich dennoch als Gastgeber*in regelmäßig vor Ort zeigen. Engagiere Putz- oder Officekräfte, die sich um das Reinigen der Flächen und das Auffüllen von Verbrauchsmaterialien kümmern, aber komme auch regelmäßig selbst vorbei und prüfe, ob alles so läuft, wie du es dir vorstellst. Nutze nicht nur Events, um mit deinen Kunden ins Gespräch zu kommen und nachzufragen, was du noch besser oder anders machen kannst. Sei Gastgeber*in, wie in einem Restaurant oder in einem Hotel. Und vielleicht ergibt sich im Gespräch mit einem Kunden ja sogar die ein oder andere neue Gründungsidee oder ein ergänzendes Angebot für deinen Coworking-Space. Nutze dieses Potenzial.