Hochzeits­planer*in werden: Träume verwirklichen

Es soll „der schönste Tag in ihrem Leben“ werden – mit diesem Satz beschreiben die meisten angehenden Brautpaare die Vorstellung von ihrer Hochzeit. Alles muss passen – die Location, die Musik, das Essen, die Reden – und weil die Erwartungen so hoch und Braut und Bräutigam meist ohnehin schon so aufgeregt sind, engagieren immer mehr Paare eine*n Hochzeitsplaner*in – eine*n Event-Manager*in für ihren großen Tag.

Das Potenzial ist groß: Über 400.000 Paare sagen jedes Jahr „Ja“ zueinander. Wenn du also Spaß an der Organisation, einen kühlen Kopf und ein gutes Händchen für Menschen hast, sind das gute Voraussetzungen für den Start ins Hochzeits-Business. Wir verraten dir, was genau ein*e Wedding-Planner*in macht, welche (offiziellen) Wege in den Beruf führen und was du bei deiner Gründung so alles bedenken solltest.

Als Hochzeitsplaner*in bist du für die komplette Planung und Organisation einer Hochzeit verantwortlich: Vom ersten Gespräch mit dem Brautpaar, in dem du die Vorstellungen abklopfst – standesamtliche, freie oder kirchliche Trauung, wie viele Gäste, wird es ein Motto, einen Dresscode oder andere Vorgaben geben, welcher Termin, welches Budget … – über das Suchen und Buchen einer Location bis hin zur Festlegung der Sitzordnung sowie des Ablaufplans für die gesamte Feier. Außerdem bist du erste Ansprechperson für Trauzeug*innen und andere Gäste, die Überraschungen oder offizielle Programmpunkte planen. In vielen Fällen bist du dann auch am Tag der Hochzeit dabei und kümmerst dich im Hintergrund um den reibungslosen Ablauf.

Klingt einfach? Dann überlege dir einmal, was du dir rund um deine Hochzeit alles wünschst (oder wenn der Tag bereits gewesen ist: was alles gewesen ist) und was das alles an Organisation, Verhandlungen und Koordination bedeutet. In den meisten Fällen läuft bei Hochzeiten außerdem nie alles nach Plan – und wenn es nur ein krankheitsbedingter Ausfall eines Gasts ist, der zur kurzfristigen Umplanung der Sitzordnung führt. Was nüchtern betrachtet kein großes Problem sein mag, grenzt für aufgeregte Brautpaare schnell an eine mittelschwere Katastrophe. Deine Aufgabe ist dann Krisenmanagement. Nicht zu vergessen sind dabei natürlich die Kosten, denn als Hochzeitsplaner*in bist du dafür verantwortlich, diese im Blick zu behalten.

Die Beschreibung der Tätigkeiten eines bzw. einer Wedding-Planner*in lässt vielleicht schon erahnen, was das für dich und deine persönlichen wie fachlichen Voraussetzungen bedeutet.

Persönlich solltest du in erster Linie ein gutes Gespür für Menschen haben: Was braucht das Brautpaar gerade – wenn die Location seiner Träume am Tag der Hochzeit leider nicht verfügbar ist? Wenn der Blumenstrauß kleiner ausfällt, als gedacht? Oder wenn ein guter Freund doch nicht zur Hochzeit kommen kann, weil die Kinder krank sind? Verständnis und Geduld sind unglaublich wichtig – selbst, wenn dir eine Sache unwichtig erscheinen mag: Wenn es für die Brautleute wichtig ist, dann ist es dein Job, das Beste aus einer Situation zu machen und mit kühlem Kopf und Fingerspitzengefühl eine Lösung zu finden. Wenn alle anderen aufgeregt sind, musst du die Ruhe bewahren. Wenn der Bräutigam oder die Braut kurz laut werden, weil etwas nicht so läuft wie geplant, darfst du es nicht persönlich nehmen. Sich trotz Stress zurücknehmen und freundlich und entspannt bleiben – das fällt nicht leicht, ist für Hochzeitsplaner*innen aber eine entscheidende Fähigkeit.

Neben dieser inneren Ruhe und Ausgeglichenheit solltest du außerdem ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten haben. Am Tag der Hochzeit müssen teilweise unglaublich viele Leute gleichzeitig koordiniert werden: das Brautpaar, Trauzeug*innen, Brautjungfern, Gäste, der Florist, die Band, ein DJ, die Fotografin, das Küchenpersonal und, und, und. Die große Kunst ist, alle Beteiligten zu steuern. Wenn am Ende des Tages (zumindest scheinbar) alles reibungslos gelaufen ist und keiner gemerkt hat, dass du da gewesen bist, dann hast du einen richtig guten Job gemacht.

Fachlich gibt es keine einheitlichen Voraussetzungen, um Hochzeitsplaner*in zu werden, da der Beruf nicht geschützt ist und sich quasi jede*r so nennen darf. Nützlich sind auf jeden Fall Erfahrungen in einer Eventagentur oder eine Ausbildung im Bereich Event-Management. Hier gibt es bei einigen Ausbildungen mittlerweile sogar den Schwerpunkt Hochzeit. Auch Erfahrungen als (Hochzeits-)Fotograf*in, Trauredner*in oder Dekorateur*in können nützlich sein und dir den Einstieg erleichtern. Ein Studium in Richtung BWL hilft dir, wenn es um das Thema Kosten geht, aber auch für deine eigene Selbstständigkeit.

Hast du noch keinerlei Erfahrungen in den oben beschriebenen Bereichen, ist das kein Hinderungsgrund – Quereinsteiger*innen sind in der Hochzeitsbranche sehr häufig, denn die Persönlichkeit und die Leidenschaft für das Thema Hochzeit sind oftmals deutlich wichtiger, als „harte Fakten“. Um deine Selbstständigkeit dennoch auf stabile Beine zu stellen, bieten immer mehr private Akademien und andere Weiterbildungsinstitute Hochzeitsplanungs-Kurse an. Die Spanne reicht dabei von Online-Seminaren über mehrtägige Kurse mit hohem Praxisanteil bis zu Ausbildungen über mehrere Monate. Die Zugangsvoraussetzungen variieren entsprechend: Einige Anbieter setzen eine abgeschlossene Ausbildung im Event-Bereich voraus, bei anderen können alle teilnehmen, die Lust auf das Thema Hochzeit haben. Je nach Länge und Umfang zahlst du für solche Kurse zwischen einigen Hundert und mehreren Tausend Euro. Die IHK hat mittlerweile ebenfalls Kurse im Angebot, die mit einer praktischen Prüfung und einem entsprechenden Zeugnis bzw. Zertifikat abschließen. Grundsätzlich genießt so ein Zertifikat ein hohes Ansehen, allerdings zählen bei einem emotionalen Thema wie Hochzeit oft ganz andere Dinge, wie etwa ein persönlicher Draht und Sympathie zwischen Planer*in und Brautpaar.

Da jedes Paar eine andere Vorstellung von dem perfekten Hochzeitstag hat, zählt vor allem das Konzept und die Art und Weise, wie sich ein*e Hochzeitsplaner*in präsentiert. Heißt für dich: Investiere im Zuge deiner Gründung viel Zeit, um eben dieses zu erarbeiten und in einem Geschäftsmodell zu präsentieren. Folgende Fragen solltest du für dich beantworten:

• Was kannst du gut und was genau bietest du an?
  Mache eine Inventur deiner Ressourcen.
• Was ist dein Alleinstellungsmerkmal, dein USP?
  Gibt es Themen und Schwerpunkte, die deine Hochzeiten besonders machen – beispielsweise Outdoor-Trauungen oder Hochzeiten im Ausland?
• Mit welchen Schlüsselpartnern musst oder möchtest du zusammenarbeiten?
  Welche Kooperationspartner sind relevant und wie kann eine Zusammenarbeit aussehen?
• Arbeitest du allein und betreust jedes Paar exklusiv oder gibt es ein Team?
• Wer sind deine Kunden?
  Finde heraus, was die Wünsche der Brautpaare sind: Mit (Online-)Fragebögen und/oder in (kostenlosen) Gesprächen.
• Wie präsent willst und kannst du am Hochzeitstag sein?
• Gibt es Themen und/oder Wünsche, die du nicht erfüllen kannst oder willst? Gibt es spezielle Arten von Hochzeiten, die du nicht anbieten möchtest (OutdoorTrauungen, Hochzeiten im Ausland)?
• Wie sieht deine Preiskalkulation aus?
• Welche Trends zeichnen sich ab? Was kannst du dir von Vorbildern aus anderen Ländern abschauen, was auch zu unserer Kultur passt?
• Und was macht deine Konkurrenz?

Wenn dein Konzept steht, ist die Erarbeitung einer ansprechenden Corporate Identity (CI) der nächste wichtige Schritt: Ein Logo, Visitenkarten, eine Website und Social-Media-Profile sind wichtige Marketing-Werkzeuge. Potenzielle Hochzeitspaare können daraus beispielsweise den typischen „Look“ deiner Hochzeiten ableiten. Präsentiere in den sozialen Netzwerken von Anfang an Fotos der von dir geplanten Hochzeiten – natürlich nur nach Absprache mit den Paaren. Ergänzend oder wenn du noch keinen so großen Erfahrungsschatz hast, kannst du auch Moodboards mit schön gedeckten Hochzeitstafeln oder dekorierten Locations zusammenstellen, die deinen Kunden einen Eindruck von deinem Stil vermitteln. Zusammen mit ausgewählten Schriftarten, Farben und anderen Feinheiten ergibt sich so ein stimmiges Bild von dir und deiner Art zu arbeiten.

Nutze deine Social-Media-Kanäle und deine Website als deine Visitenkarte und wichtigstes Marketing-Instrument. Auf Instagram, Facebook und anderen Kanälen kannst und solltest du gezielt Postings und Inhalte bewerben oder separate Werbeanzeigen erstellen. Lohnenswert sind hier vor allem regionale Anzeigen, denn Brautpaare suchen natürlich jemanden in ihrer Nähe. Wenn du dich als Agentur präsentierst und größer planst, also auch schnell viele Kunden gewinnen möchtest, ist Suchmaschinenmarketing (SEM) ein wichtiges Mittel, um dein Angebot und deine Website in den Suchergebnissen der Suchmaschinen nach oben zu bringen.

Mindestens genauso wichtig ist Empfehlungs-Management: Brautpaare, die mit dir gute Erfahrungen gemacht haben, werden dich in ihrem Freundeskreis weiterempfehlen – eben weil eine Hochzeit ein so emotionales Thema ist, bei dem die Chemie stimmen muss. Frage die Paare außerdem, ob du auf ihrer Hochzeit – natürlich dezent – Visitenkarten oder einen Flyer von dir auslegen darfst.
Pflege außerdem deine Kontakte zu Fotograf*innen, Musiker*innen und anderen Menschen, die rund um eine Hochzeit gebucht werden, denn auch sie werden häufig direkt von Brautpaaren angefragt und können dich ggf. weiterempfehlen.

Mit wem könntest du sonst noch zusammenarbeiten? Kannst du beispielsweise mit Veranstaltungsstätten kooperieren, bei denen du Sonderkonditionen bekommst, wenn du Hochzeiten dort veranstaltest? Gibt es noch andere mögliche Partner, mit denen du dich zusammentun kannst? In der Geschäftsmodellentwicklung nennt man das Schlüsselpartner. Sie können sehr wichtig für deinen beruflichen Erfolg sein.

Ein wichtiger Marketing-Kanal sind Messen: Da der Hochzeitsmarkt ein wachsender Markt ist, gibt es immer wieder regionale und bundesweite Hochzeitsmessen, auf denen sich zukünftige Brautpaare nach Kleidung, Blumenschmuck, Torten, aber auch Hochzeitsplaner*innen umschauen. Unterschätze auch hier nicht die Vorteile von Kontakten zu anderen Ausstellern, die dich weiterempfehlen können.

Wie im vorherigen Absatz bereits angedeutet, ist der Hochzeitsmarkt in Deutschland groß und millionenschwer. Der Beruf Hochzeitsplaner*in ist in Deutschland noch relativ neu, hat in den letzten Jahren allerdings immer mehr Aufmerksamkeit erhalten. Das heißt für dich, dass zwar immer mehr Paaren bewusst ist, dass es diesen Service gibt – und dank hoher Ansprüche wird dieser auch gerne in Anspruch genommen. Aber: Es gibt auch immer mehr qualifizierte Hochzeitsplaner*innen in Deutschland. Bist du dir unsicher, wie Angebot und Nachfrage für dein Konzept und in deiner Region aussehen, lohnt es sich, im Zuge eines Businessplans eine ausführliche Wettbewerbsanalyse durchzuführen.

Was und wie viel du verdienst, ist am Ende Verhandlungssache und eine Frage deiner Auslastung. Die meisten Hochzeitsplaner*innen werden pro Auftrag bezahlt. Als Faustregel hat sich in der Branche etabliert, dass 15 bis 20 Prozent des Hochzeitsbudgets dem Honorar des/der Hochzeitsplaner*in entsprechen. Zusätzlich ist ein vereinbartes Mindesthonorar zu berücksichtigen. Dieses Mindesthonorar garantiert, dass Hochzeitsplanerinnen und -planer eine grundlegende Vergütung für ihre Arbeit erhalten, unabhängig davon, wie groß oder klein das Budget der Hochzeit ist. Ob das (für dich) viel oder wenig ist, solltest du nachrechnen: Wie viele Stunden bist du mit der Organisation so einer Hochzeit beschäftigt? Wie viele Aufträge kannst und willst du monatlich annehmen, damit du von den Honoraren leben kannst? Bedenke dabei außerdem, dass du oftmals zu Zeiten arbeiten wirst, zu denen andere frei haben: an Wochenenden und oft auch bis spät in der Nacht.

Noch eher selten, aber möglich, ist übrigens die Festanstellung als Hochzeitsplaner*in: Spezialisierte Hochzeitsagenturen aber auch Event-Agenturen, die auch Hochzeiten ausrichten, suchen immer wieder Wedding-Planner*innen. Dabei profitierst du von einem festen Gehalt, hast aber meist deutlich weniger Freiheiten, was Konzept und Stil der ausgerichteten Hochzeiten angeht.
Vielleicht ist ein guter Einstieg auch, zunächst nebenberuflich zu gründen.

Viele Hochzeitsplaner*innen treten als Einzelunternehmer*innen auf und buchen die verschiedenen Leistungen hinzu: also Musik, Blumenschmuck usw. Die Kosten für die zusätzlichen Leistungen werden direkt an das Brautpaar weitergereicht. Ein Vorteil

ist, dass du dich nicht um Personalthemen und Gehälter kümmern musst und je nach Art der Hochzeit gezielt einzelne Dienstleister ansprechen kannst. Ein Nachteil kann sein, dass natürlich nicht immer die Personen deiner Wahl zur Verfügung stehen und der Aufwand, jedes Mal wieder auf die Suche zu gehen, natürlich steigt.

Hochzeitsplaner*in im Team zu werden, kann bedeuten, dass nicht du allein die Organisation einer oder mehrerer Hochzeiten (gleichzeitig) übernehmen musst. Entweder ein*e gleichwertige*r Partner*in oder ein*e angestelle*r Hochzeitsplaner*in kann dir Arbeit abnehmen, mehr Hochzeiten parallel planen und so auch mehr Geld verdienen. Wäge genau ab, ob und wann es sich lohnt, im Team zu arbeiten bzw. was „Team“ dann bedeutet.

Wenn du von Anfang an mit einem bzw. einem/einer anderen Gründer*in als Hochzeitsplaner-Duo auftreten möchtest, überlegt euch genau, wer welche Rolle spielt – könnt und macht ihr beide alles oder teilt ihr euch auf? Eine*r kann sich beispielsweise bevorzugt um die Buchung von Dienstleistern und die Abrechnung kümmern, während der oder die andere die Themen Deko und Styling übernimmt. Das kann eine sehr gute Ergänzung sein, funktioniert aber nur, wenn beide ähnliche Vorstellungen von der perfekten Hochzeit haben. In diesem Falle ist es wichtig, dass ihr euch vor der Gründung ausführlich austauscht und ein gemeinsames Konzept erarbeitet. Eher praktischer Natur sind außerdem Überlegungen, in welcher Rechtsform ihr eure Hochzeitsagentur gründen möchtet. Unser Rechtsformen-Tool kann euch dabei helfen, die passende Rechtsform zu finden.

Die Arbeit als Hochzeitsplaner*in ist abwechslungsreich und anspruchsvoll. Sich ein bisschen um Blumen und Deko kümmern, Musik auswählen und Hochzeitspaare bespaßen – wer nur die vermeintlich einfachen Themen sieht und den Job romantisiert, wird wahrscheinlich enttäuscht werden. Und langfristig wahrscheinlich auch nicht besonders erfolgreich sein. Denn professionell Hochzeiten zu planen, ist harte Arbeit. Kaum ein Thema ist so emotional wie eine Hochzeit. Du trägst die Verantwortung dafür, dass die Träume anderer wahr werden. Dafür brauchst du nicht nur organisatorisches Geschick, sondern vor allem Geduld und die Fähigkeit, aufgeregte Brautleute und aufgelöste Trauzeug*innen zu beruhigen. Kein Wunsch darf dir zu unsinnig oder klein erscheinen. Auch in stressigen Situationen musst du einen kühlen Kopf behalten und mit anderen klar und sachlich sprechen können. Suche dir darum am besten schon im Zuge deiner Gründung Verbündete: Wenn du weißt, wie die jeweiligen Personen arbeiten, kannst du diese auch mit Überzeugung weiterempfehlen und die Zusammenarbeit läuft wahrscheinlich glatt. Das Gleiche gilt natürlich andersherum: Andere Hochzeits-Dienstleister werden dich ebenfalls weiterempfehlen, wenn sie mit dir gerne und gut zusammengearbeitet haben. So hängt dein Erfolg vor allem von persönlichen Beziehungen und Kontakten ab. Hast du dich erst einmal etabliert, sind die Verdienstmöglichkeiten gut, wenn auch meist nicht herausragend. Viel wichtiger ist bei diesem Job ohnehin, dass es niemals nur zu einem reinen Job wird – als Hochzeitsplaner*in solltest du immer auch mit deinem Herzen dabei sein. Schließlich geht es hier um die große Liebe.