Die Einnahmen­überschuss­rechnung (EÜR)

Wenn du Freiberufler*in bist, musst du deinen Gewinn mithilfe einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln. Diese reichst du zusammen mit deiner Steuererklärung beim Finanzamt ein. Aber auch für einige andere Unternehmensformen ist diese Variante der Gewinnermittlung möglich. Im Vergleich zur doppelten Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), zu der größere Unternehmen verpflichtet sind, ist die EÜR deutlich schneller zu bewerkstelligen. 

Mit der passenden Buchhaltungs-Software wird es sogar noch einfacher für dich: Mit einem Klick wird deine EÜR komplett und ohne lästige Rechen- und Tippfehler erstellt. Schon aus diesem Grund können wir dir nur sehr ans Herz legen, für deine Buchhaltung eine der vielen digitalen Lösungen zu nutzen, die der Markt bereithält. 

In diesem Artikel erfährst du, wie eine Einnahmenüberschussrechnung aufgebaut ist und wie du mit ihr deinen Gewinn berechnest. Und für alle, die ihr EÜR doch lieber selbst machen (oder gerne im Detail verstehen, wie das geht), haben wir eine kleine Anleitung vorbereitet. 

Grundsätzlich sind alle Unternehmen und Selbstständigen dazu verpflichtet, ihre Gewinne für das Finanzamt nachvollziehbar zu dokumentieren. Im Einkommenssteuergesetz ist in § 4 Abs. 3 EStG geregelt, wer dazu keine doppelte, sondern nur eine einfache Buchführung mit Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) machen muss. Dazu zählen:

• Freiberufler*innen
• Kleingewerbe
• Gewerbetreibende, die weniger als 800.000 EUR Umsatz und weniger als 80.000 EUR Gewinn pro Jahr machen (z. B. eingetragene Kaufleute, Partnergesellschaften oder GbRs)
• landwirtschaftliche Betriebe, deren Nutzflächenwert weniger als 25.000 EUR beträgt und die weniger als 80.000 EUR Gewinn pro Jahr machen

Kapitalgesellschaften, also zum Beispiel GmbHs, UGs oder AGs, dürfen keine Einnahmenüberschussrechnung machen. Sie kommen um die doppelte Buchführung nicht herum. Bei den Rechtsformen, für die Obergrenzen gelten, musst du besonders aufpassen: Wenn du beispielsweise weniger als 800.000 EUR Umsatz machst, aber mehr als 80.000 EUR Gewinn, gilt bereits die doppelte Buchführungspflicht. Du musst also beide Kriterien erfüllen, um deinen Gewinn mit einer EÜR ermitteln zu dürfen.

Die Einnahmenüberschussrechnung für dein Unternehmen reichst du zusammen mit deiner Steuererklärung bei deinem Finanzamt ein. Dazu füllst du einfach die Anlage EÜR aus. Das passende Formular findest du im Steuerverwaltungsprogramm ELSTER. Dort trägst du deine zuvor ermittelten Betriebseinnahmen und -ausgaben ein. Die Ausgaben werden von den Einnahmen abgezogen – so ergibt sich der Gewinn deines Unternehmens, der versteuert werden muss. Die Steuererklärung inklusive EÜR musst du bis zum 31. Juli des Folgejahres abgeben. 

Der Aufbau einer Einnahmenüberschussrechnung richtet sich nach der Anlage EÜR, die das Bundesfinanzministerium im Jahr 2005 eingeführt hat. Sie besteht aus einem Hauptteil und mehreren Anlagen, die du gegebenenfalls auch ausfüllen musst:

Die Anlage EÜR ist der wichtigste Teil deiner Einnahmenüberschussrechnung. Sie gliedert sich in mehrere Abschnitte, die wir dir hier kurz erläutern.

Zunächst musst du im Formular für die Einnahmenüberschussrechnung einige allgemeine Angaben zu dir und deinem Unternehmen machen. In die Zeilen 1–8 trägst du ein:

• deinen Vor- und Nachnamen bzw. den Namen der Gesellschaft
• deine Steuernummer
• Art des Betriebs
• Rechtsform des Betriebs
• Einkunftsart
• Betriebsinhaber*in

Außerdem musst du angeben, ob du deine Tätigkeit im betreffenden Wirtschaftsjahr beendet oder ob du Grundstücke oder grundstücksgleiche Rechte entnommen bzw. veräußert hast.

Der zweite Abschnitt deiner EÜR – die Gewinnermittlung – ist unterteilt in Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben und die Ermittlung des Gewinns. In die Zeilen 11–21 trägst du alle auf dein Unternehmen zutreffenden Einnahmearten ein:

• Betriebseinnahmen als umsatzsteuerliche*r Kleinunternehmer*in
• Betriebseinnahmen aus land- und forstwirtschaftlicher Tätigkeit
• umsatzsteuerpflichtige und umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen
• eingenommene und vom Finanzamt zurückerhaltene Umsatzsteuer
• Veräußerung oder Entnahme von Anlagevermögen
• private Kfz-Nutzung
• sonstige Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen
• Auflösung von Rücklagen und Ausgleichsposten

Alle deine Einnahmen rechnest du zusammen und gibst die Summe in Zeile 22 an. 

Im nächsten Schritt führst du deine Betriebsausgaben auf. Fülle dazu alle Felder aus, die auf dich zutreffen:

• Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen (z. B. Journalist*innen, Künstler*innen, nebenberufliche Wissenschaftler*innen, Forstwirt*innen etc.)
• Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe inkl. Nebenkosten 
• bezogene Fremdleistungen
• Ausgaben für eigenes Personal
• Absetzung für die Abnutzung von Wirtschaftsgütern
• Raumkosten und sonstige Grundstücksaufwendungen
• sonstige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (z. B. Reise- und Fortbildungskosten, Arbeitsmittel, Werbekosten, Steuerberatung etc.)
• beschränkt abziehbare Betriebsausgaben (z. B. Geschenke, häusliches Arbeitszimmer etc.)
• Kraftfahrzeug- und andere Kosten
• nicht abziehbare Beträge

Die Summe dieser Ausgaben trägst du in Zeile 88 ein. 

Nun folgt die Ermittlung des Gewinns. Dazu trägst du die Summe der Einnahmen und die Summe der Ausgaben in die entsprechenden Felder ein. Außerdem rechnest du steuerfreie Beträge hinzu und subtrahierst nicht abziehbare Beträge. Dazu kommen gegebenenfalls noch: 

• Investitionsabzugsbeträge der letzten Jahre
• Hinzu- und Abrechnungen bei Wechsel der Gewinnermittlungsart (z. B. von doppelter auf einfache Buchführung)
• Ergebnisanteile aus Beteiligungen an Personengesellschaften

Zuletzt wird der Gewinn noch mit bereits berücksichtigten Beträgen und dem Schuldzinsenabzug nach § 4 Abs. 4a EStG verrechnet. Den steuerpflichtigen Gewinn (oder Verlust) trägst du in Zeile 109 ein.

Im Abschnitt Ergänzende Angaben gibst du deine Rücklagen und stillen Reserven an. In diesem Posten werden beispielsweise geringfügige Wirtschaftsgüter, Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, Straf- und Nachzahlungen angegeben. Wenn du ein Einzelunternehmen führst, musst du außerdem Entnahmen und Einlagen aufführen.

Die Grundformel für die Gewinnermittlung durch eine Einnahmenüberschussrechnung ist einfach:

Doch damit du die Anlage EÜR für deinen Jahresabschluss mit den richtigen Zahlen ausfüllen kannst, ist eine gute Vorbereitung während des laufenden Wirtschaftsjahres essenziell. Idealerweise dokumentierst du all deine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben direkt nach den jeweiligen Kategorien sortiert. Dafür nutzt du ein sogenanntes Journal, das du in einer Exceltabelle oder – noch besser – mit einer speziellen EÜR-Software führen kannst. Das Programm rechnet automatisch mit, sodass du die Beträge am Jahresende nur noch in die richtige Spalte der Anlage EÜR schreiben musst. Die meisten Buchhaltungsprogramme sind entsprechend ausgestattet.

Vielleicht hast du dich auch schon einmal gefragt, wie du mit diesem Szenario umgehen sollst: Du schreibst im Dezember 2019 eine Rechnung für eine Leistung, die du in diesem Jahr erbracht hast. Deine Kundin begleicht diese Rechnung allerdings erst im Januar 2020. Das Geld ist also erst im neuen Jahr 2020 auf deinem Konto. Gilt diese Einnahme nun für das letzte oder das neue Jahr?

In solchen Fällen gilt das sogenannte Zu- und Abflussprinzip nach § 11 EStG. Es besagt, dass deine Einnahmen erst erfasst werden, wenn sie auf deinem Konto eingegangen sind. Dasselbe gilt für Ausgaben: Diese zählen erst, wenn sie von deinem Konto abgegangen sind. Entscheidend ist nicht das Datum der Rechnungsstellung, sondern das des tatsächlichen Ein- oder Ausgangs eines Betrages. Hast du also im Dezember 2019 eine Rechnung geschrieben, deine Kundin aber erst im Januar bezahlt, dann musst du die Einnahme erst bei der Steuererklärung für 2020 berücksichtigen.

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist zwar um einiges simpler als eine doppelte Buchführung. Dennoch gibt es einige Besonderheiten, die du beachten solltest, wenn du deinen Gewinn berechnest. Die folgenden Aspekte werden im Rahmen der EÜR auf spezielle Weise gehandhabt.

Um die Anlage AVEÜR ausfüllen zu können, musst du eine einfache Anlagenbuchhaltung machen. In deinem Anlagenverzeichnis dokumentierst du die Wirtschaftsgüter, die du dir im letzten Jahr angeschafft hast. Dazu schreibst du unter anderem den Nettokaufpreis, die gezahlte Vorsteuer, Laufzeit und Höhe der Abschreibungen sowie abnutzbares und nicht abnutzbares Anlagevermögen auf. Die Anlage ist unterteilt in die Bereiche:

• Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte
• häusliches Arbeitszimmer
• immaterielle Wirtschaftsgüter
• bewegliche Wirtschaftsgüter
• Finanzanlagen
• Umlaufvermögen

Sacheinlagen können beispielsweise ein Laptop, ein Drucker oder Büromöbel sein, die du schon vor der Gründung deines Unternehmens privat gekauft hast. Benutzt du diese Gegenstände jetzt zu mehr als 50 Prozent im Rahmen deines Betriebs, werden sie zur Sacheinlage und du schreibst sie ab – genauso wie andere Wirtschaftsgüter. Allerdings gilt dann nicht mehr der Kaufwert, sondern der Wert, den der Gegenstand zum Zeitpunkt der Unternehmensgründung noch hat.

Genau wie Sacheinlagen sind Bareinlagen keine Einnahmen, die sich auf den Gewinn auswirken. Auch abschreiben lassen sie sich nicht, sodass sie für deine Einnahmenüberschussrechnung keine besondere Bedeutung haben.

Hast du ein Darlehen oder einen Kredit aufgenommen, gelten die Zahlungen daraus nicht als Einnahmen. Umgekehrt stellt die Tilgung der Schuld auch keine Ausgabe dar. Folglich wirken sich Darlehen und Kredite nicht auf den Gewinn deines Betriebs aus. Allerdings gelten Zinsen und Provisionen als Ausgaben bzw. Einnahmen und müssen in der EÜR angegeben werden.

Bist du umsatzsteuerpflichtig, fragst du dich vielleicht, was mit der ausgewiesenen Umsatz- oder Mehrwertsteuer passiert. Die Steuer, die du in Rechnungen an deine Kund*innen ausweist, zählt als Einnahme. Bei Waren oder Dienstleistungen, die du gekauft hast, gilt die Steuer hingegen als Ausgabe für die Vorsteuer.

Zwischen einfacher Buchhaltung mit Einnahmenüberschussrechnung und doppelter Buchführung mit Bilanzierung und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gibt es einige grundlegende Unterschiede. Generell ist Letztere etwas komplizierter und aufwendiger:

• Buchführung: Bei der EÜR reicht eine einfache Buchführung aus. Bilanzierende Unternehmen sind zu einer doppelten Buchführung verpflichtet – das heißt, jeder Geschäftsvorgang wird auf zwei Konten verbucht.
• Gewinnermittlung: Für die Einnahmenüberschussrechnung musst du lediglich deine Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen. Bei der Bilanzierung erfolgt ein Vermögensvergleich. Dabei werden Anlage- und Umlaufvermögen, sogenannte Aktiva, dem Eigen- und Fremdkapitel, den Passiva, gegenübergestellt. Anhand dieses Vergleichs wird eine Gewinn- und Verlustrechnung durchgeführt. So ermittelst du, ob dein Unternehmen Gewinn oder Verlust gemacht hat.
• Erfassungszeitpunkt: Während bei der EÜR das Zu- und Abflussprinzip zum Tragen kommt, werden bei der Bilanzierung alle Einnahmen und Ausgaben ab dem Rechnungsdatum erfasst – unabhängig davon, ob sie schon bezahlt wurden oder nicht.
• Inventur: Wer den Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, braucht keine Inventur durchzuführen – bilanzierende Unternehmen aber schon! Sie müssen ihr gesamtes Betriebsvermögen messen und dokumentieren.
• Umsatzsteuer: EÜR-Unternehmen müssen die Umsatzsteuer in ihrer Einnahmenüberschussrechnung berücksichtigen, um ihren Gewinn zu ermitteln. Bei der Bilanzierung ist die Umsatzsteuer nur ein durchlaufender Posten und für die Gewinnermittlung unerheblich.

Im Vergleich mit der Bilanzierung hat die Einnahmenüberschussrechnung viele Vorteile – aber auch einige Nachteile. Hier ein Überblick:

Der Bankenmarkt wurde durch FinTechs und Startups in den letzten Jahren „aufgemischt“ und es wurden immer mehr Geschäftskonten entwickelt, die dich mithilfe von digitalen Tools bei der Finanzverwaltung unterstützen. Onlinebanking und Apps machen die Buchhaltung einfacher und schneller. Hier ein beispielhafter Überblick über angebotene Funktionen: 

• Belege speichern, ganz digital: Das ist besonders praktisch, wenn du viel unterwegs bist. Einfach mit der Bank-App deine Rechnung oder Quittung abfotografieren und hochladen. Der Beleg wird dann automatisch in deine Buchhaltung aufgenommen. 
• Belege kategorisieren: Die digitalisierten Belege können bei machen Banken auch direkt kategorisiert (z.B. Miete, Kommunikationskosten, Büromaterial) werden. Dies ermöglicht dir einen schnellen Überblick darüber, in welchem Bereich du die meisten Ausgaben getätigt hast.  
• Steuern berechnen oder abziehen: Manche Banken ziehen direkt die Steuern von deinen Einnahmen ab und legen sie auf ein „unsichtbares Unterkonto“. So hast du immer im Blick, wie viel Geld du eigentlich netto zur Verfügung hast. 
• Einen Gastzugang für Steuerbüros: Du musst deine Belege nicht mehr händisch verwalten und an dein*e Steuerberater*in geben. Du kannst ihm oder ihr einfach einen Gastzugang zu deinem Account gewähren.  
• Berichte erstellen: Viele Geschäftskonten bieten dir außerdem verschiedene Reportings an, von Budgetplanung und Umsatzsteuerberichten bis zum Rechnungsbericht. 
• Stundensätze berechnen: Mithilfe dieser Funktion kannst du sehen, ob du dein Projekt wirtschaftlich abschließen kannst und du erkennst auf einen Blick, welche Aufgaben besondere Zeitfresser sind.  

Wenn du Freiberufler*in bist oder ein kleineres Gewerbe führst, profitierst du von den Vorteilen der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Bereitest du sie schon während des laufenden Geschäftsjahres vor, kannst du sie auch ohne Steuerberater*in oder viel Know-how bewerkstelligen. Aber natürlich kannst du dir auch dabei helfen lassen! 

Wenn dir die Buchhaltung liegt und du einen besseren Überblick über dein Unternehmen haben möchtest, hast du auch die Möglichkeit, freiwillig auf die doppelte Buchführung umzusteigen. Schließlich bietet sie ebenfalls einige Vorteile und hilft dir, deine nächsten Schritte gut kalkuliert zu planen. Wie du dich auch entscheidest – inzwischen gibt es viele verschiedene Buchhaltungssoftwares, die dir das Unternehmerleben leichter machen!