Rechnung schreiben

Zunächst einmal herzlichen Glückwunsch! Die Tatsache, dass du wissen willst, wie man eine Rechnung korrekt schreibt, heißt, dass du ein Produkt oder eine Dienstleistung verkauft hast. Oder dass du kurz davorstehst, deine ersten Umsätze zu generieren. Das ist ein wichtiger Meilenstein für Gründer*innen.

Unabhängig davon, ob du als Freiberufler*in oder Gewerbetreibende*r eines Kleingewerbes eine Rechnung schreiben willst, sollten immer alle erforderlichen Angaben enthalten sein. Ist die Rechnung fehlerhaft, kann dein*e Kund*in die Bezahlung verweigern und sich der Zahlungseingang erheblich verzögern.

Sobald du eine ordnungsgemäße Rechnung erstellt und verschickt hast, entsteht eine Forderung deinem/deiner Kund*in gegenüber. Die Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt entsteht für dich erst dann, wenn die Rechnung bezahlt ist (Istversteuerung). Nutzt du allerdings die Sollversteuerung, besteht die Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt bereits ab dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung.

Hinweis: Eine Istversteuerung kann von Einzelunternehmer*innen, Freiberufler*innen oder Kleingewerbetreibenden mit einem niedrigeren Umsatz als 500.000 EUR im letzten Kalenderjahr beantragt werden. Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind (OHG, GmbH, UG, KG, AG), aber unter der 500.000 EUR Umsatzgrenze pro Jahr liegen, können das ebenfalls beantragen. Bei der GbR gilt das auch, allerdings nur bis zur Grenze für die Buchführungspflicht, d.h. bis zu 800.000 EUR Umsatz oder 80.000 EUR Gewinn.

Damit alles seine Richtigkeit hat, gibt es ein paar Angaben, die unbedingt auf deiner Rechnung erscheinen müssen. Denn § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) sagt klar und deutlich, dass Rechnungen offizielle Dokumente sind. Kommen wir also direkt zu den Pflichtangaben, die ebenfalls in § 14 festgelegt sind:

• Deine Adresse und die Adresse des Rechnungsempfängers 
• Deine Steuernummer und/oder Identifikationsnummer
• Das Datum, an dem du die Rechnung ausgestellt hast
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Der Umfang der bestellten Produkte oder erbrachten Leistungen
• Leistungs- oder Lieferzeitpunkt
• Der Rechnungsbetrag samt Nettobetrag
• Angabe des Steuersatzes und die Höhe des Steuerbetrags
• Zahlungsziel

Ob du die Rechnung online oder postalisch verschickst, spielt keine Rolle. Diese Pflichtangaben gelten in beiden Fällen.

Im Briefkopf stehen für gewöhnlich die Angaben zu deinem Unternehmen und die Adresse des Rechnungsempfängers – also deines/deiner Kund*in. Achte unbedingt darauf, dass du den richtigen Unternehmensnamen verwendest. Gerade bei der Bezeichnung der Rechtsform von Unternehmen passieren oft unnötige Fehler, die dann berichtigt werden müssen. Im oberen Bereich der Rechnung befinden sich außerdem:

• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Rechnungsnummer

Den nächsten Abschnitt der Rechnung leitest du einfach direkt mit dem Wort „Rechnung“ ein – kurz und knapp auf den Punkt gebracht. Schön ist, wenn du die Rechnung mit einem kleinen Anschreiben eröffnest. Du kannst dich zum Beispiel für den Auftrag oder das Vertrauen bedanken oder dem/der Kund*in viel Spaß mit den Produkten wünschen.

Dann kommen wir zum Kern – der Leistungsbeschreibung. Wenn du zum Beispiel Freiberufler*in bist und eine Rechnung schreibst, listest du genau auf, welche Leistungen du erbracht hast und was sie kosten. Wenn du Produkte verkaufst, listest du hier auf, welche Produkte du lieferst und was sie kosten.

Dann folgt die Rechnungssumme – also die Summe der einzelnen Leistungen oder Produkte. Wichtig ist, dass du hier sowohl die Netto- als auch die Bruttosumme (Rechnungssumme inklusive Mehrwertsteuer) sowie den Mehrwertsteuersatz und den Mehrwertsteuerbetrag hinzufügst. Die Bruttorechnungssumme ist der Betrag, den dir dein*e Kund*in überweist.

Falls du einen Rabatt oder Skonto gewährst, gehört dieser natürlich auch mit auf deine Rechnung. Denk auch daran, das Zahlungsziel festzuhalten. 14 Tage sind die Norm, obwohl es auch Gründer*innen gibt, die sieben Tage angeben oder sogar eine sofortige Bezahlung verlangen. Schau dich am besten in deiner Branche um, was der Standard ist.

Ganz unten auf der Rechnung vermerken die meisten Unternehmen und Startups weitere sinnvolle Angaben, die allerdings kein Muss sind. Dazu gehören zum Beispiel die Bankverbindung des Unternehmens oder die Kontaktdaten. 

Selbst wenn du noch nicht in die Selbstständigkeit gestartet bist oder dein Unternehmen noch nicht gegründet hast, kannst du Rechnungen schreiben. Diese schreibst du dann allerdings als Privatperson – also als natürliche Person.

Bis zu einer bestimmten Summe darfst du in Deutschland als Privatperson Einnahmen generieren. Wichtig dabei ist, dass du das Gewerberecht einhältst. Für genauere Informationen wendest du dich am besten an das Gewerberegister deines Bundeslandes (für die Registerführung sind meistens die kommunalen Gewerbe- oder Ordnungsämter zuständig).

Unter gewissen Umständen kann sich die Kleinunternehmerregelung lohnen. Sie kann vieles vereinfachen und den Verwaltungsaufwand verringern. Wichtig ist, dass du die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung genau abwägst, bevor du dich dafür entscheidest.

Als Kleinunternehmer*in nimmst du keine Umsatzsteuer ein, was es dir leichter macht, Rechnungen zu schreiben. Dein Vorteil: Du brauchst dir keine Gedanken um den richtigen Umsatzsteuersatz zu machen, da du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst. Dementsprechend entfallen auch die Umsatzsteuervoranmeldung und die Umsatzsteuererklärung.

Auf deiner Rechnung steht in diesem Falle also einfach nur der Nettobetrag für deine Leistungen oder Produkte. Damit es keinerlei Verwirrung gibt, schreibst du am besten direkt mit auf die Rechnung, dass du Kleinunternehmer*in bist und gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Am 01. Januar 2025 ist es so weit: Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in Deutschland zur Pflicht. Davon betroffen sind alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Firmen machen (B2B). Arbeitest du nur mit Privatkund*innen, gilt die E-Rechnungspflicht nicht für dich.

Für die Einführung der E-Rechnung gibt es verschiedene Übergangsfristen:

• Ab 1.1.2025: Sämtliche Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Die Erstellung von E-Rechnungen ist noch nicht zwingend notwendig.
• Ab 1.1.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Jahresumsatz müssen ihren kompletten Rechnungsverkehr über E-Rechnungen abwickeln. Papierrechnungen sind nicht mehr zulässig.
• Ab 1.1.2028: Alle Unternehmen müssen auf die E-Rechnung umstellen. Papier- und PDF-Rechnungen ohne maschinenlesbares Format sind nicht mehr erlaubt.

Wenn du also den ein oder anderen Unternehmenskunden hast, benötigst du ab dem 01. Januar 2025 ein Buchhaltungstool, das E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFErD verarbeiten kann. Ein einfaches PDF, das du mit Word erstellst, ist KEIN zulässiges E-Rechnungsformat!

Um E-Rechnungen empfangen zu können, brauchst du übrigens nur ein E-Mail-Postfach.

Mehr zu E-Rechnungspflicht und zu den Vorteilen der elektronischen Rechnung findest du in unserem ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnung.

Früher oder später wirst du deine Rechnungen als E-Rechnungen verschicken müssen. Doch bis zum Ablauf der obigen Fristen bleibt dir die Wahl, wie du sie erstellst. Im Grunde hast du drei verschiedene Möglichkeiten:

1. Du erstellst deine Rechnung manuell – zum Beispiel mit einer Word- oder Excelvorlage – und speicherst sie dann jeweils als unveränderbares Dokument ab.
2. Du nutzt eine Rechnungsvorlage aus dem Internet.
3. Du arbeitest mit einem Tool, das dir die Rechnungserstellung erleichtert.

Viele Gründer*innen und Freiberufler*innen schreiben ihre Rechnungen auf diese Weise – gerade in der Anfangszeit. Der Vorteil: Du musst kein Geld für ein Rechnungsprogramm ausgeben. Der Nachteil: Du musst alles händisch anlegen. Außerdem bist du selbst dafür verantwortlich, eine fortlaufende Rechnungsnummer zu erstellen. Das kann verwirrend sein – besonders, wenn dein Unternehmen schnell wächst und du viele Rechnungen schreibst.

Und nochmals zur Erinnerung: Eine mit Word erstellte Rechnung erfüllt nicht die Voraussetzungen einer E-Rechnung.

Online gibt es eine Vielzahl an Rechnungsvorlagen, die du dir einfach herunterladen und anpassen kannst. Der Vorteil ist, dass eine gute Vorlage schon alle wichtigen Pflichtbestandteile enthält und du sie nur noch ausfüllen musst.

Nichtsdestotrotz hast du auch hier das Problem, dass du selbst dafür verantwortlich bist, fortlaufende Rechnungsnummern korrekt zu erstellen.

Inzwischen gibt es etliche Rechnungsprogramme, die dir viel Arbeit abnehmen. Der große Vorteil ist, dass diese Programme immer aktuell sind und sich an die aktuellen Vorschriften zum Thema Rechnung halten. Du kannst deine Rechnung ganz bequem erstellen und sogar das Design anpassen. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass das Tool automatisch fortlaufende Rechnungsnummern für dich erstellt. Es ist also viel leichter, den Überblick zu behalten.

Rechnungsprogramme kosten Geld. Das sollte dich als Gründer*in jedoch nicht abschrecken, denn die Kosten sind äußerst gering. Einfache Angebote bekommst du schon ab 10 Euro im Monat.

Du sparst auf Dauer viel Zeit, da du die Adressen deiner Kundschaft einpflegen, Angebote erstellen, deine Ausgaben erfassen und dir deinen Monatsumsatz ganz leicht anzeigen lassen kannst. Dadurch, dass du die Vorlagen einfach ausfüllst und das Tool immer aktuell bleibt, sinkt die Fehlerquote gewaltig.

Die meisten Tools beinhalten sogar eine DATEV-Schnittstelle, über die dein Steuerberatungsbüro auf deine Rechnungen und die eingetragenen Ausgaben zugreifen kann. Falls du deine Steuer alleine erledigst, helfen dir die meisten Rechnungsprogramme dabei, eine korrekte Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen und alle wichtigen Angaben fristgerecht an das Finanzamt weiterzuleiten, wenn du darüber alle Einnahmen und Ausgaben erfasst.

Laut der Abgabenordnung (AO) müssen deine Geschäftsunterlagen, zu denen selbstverständlich auch die Rechnungen gehören, ordnungsgemäß für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich hierbei nach der Dokumentenart. Für Rechnungen gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Dazu finden auch die Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) Anwendung, nach denen du deine Rechnungen und weitere Geschäftsunterlagen erfassen, dokumentieren und ablegen musst:

• Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
• Grundsätze der Vollständigkeit und Richtigkeit
• zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Grundsätze der Ordnung
• Grundsätze der Unveränderbarkeit

Die konkreten Vorgaben findest du in der GoBD vom Bundesministerium der Finanzen.

Eine Rechnung zu schreiben, ist im Grunde kein „Hexenwerk“: Sobald du dir eine Vorlage mit den entsprechenden Pflichtangaben erstellt hast, ist der Löwenanteil der Arbeit schon getan. Umso sorgfältiger du dich also anfangs über die Pflichtangaben auf der Rechnung informierst und sicherstellst, dass du diese vollständig in deine Rechnungsvorlage integrierst, desto mehr Zeit und auch Kosten sparst du langfristig. Denn ist deine Rechnung in Ordnung, ist der Rechnungsempfänger auch verpflichtet, den Rechnungsbetrag zu begleichen – du erhältst dein Geld schneller. Bewahrst du deine Rechnungen außerdem noch nach den Vorgaben der GoBD auf, kannst du auch bei einer späteren Prüfung durch das Finanzamt alle Zahlungstransaktionen ordnungsgemäß nachweisen.