So gewinnst du rechtssicher und professionell neue Kund*innen

Ein Angebot schreiben

Als Gründer*in ist eine deiner Hauptaufgaben die Akquise - also zahlende Kunden finden und ansprechen. Denn so gut dein Produkt, deine Dienstleistung und deine Geschäftsidee auch sein mögen – du benötigst zahlende Kund*innen für dein Unternehmen. Ein Teil der Gewinnung von Kund*innen ist das Schreiben von Angeboten, sobald eine Anfrage reinkommt. Und natürlich ahnst du es bereits: Hier gibt es einige Dinge zu beachten, die wir dir im Folgenden zeigen möchten. Diese sind zum einen formeller Natur, da der Gesetzgeber vorschreibt, was ein Angebot zu beinhalten hat. Zum anderen dienen unsere Tipps dazu, dein Angebotsschreiben von denen deiner Konkurrenz abzuheben und dir die Gewinnung neuer Kund*innen zu erleichtern.

Die perfekte Vorlage für ein Angebot gibt es zwar nicht – aber du wirst sie auch gar nicht brauchen. Die Gründerplattform zeigt dir alle relevanten Informationen, die in ein Angebotsschreiben hineingehören. Darüber hinaus verraten wir dir noch einige Tricks, mit denen du einen positiven Eindruck hinterlässt und lästige Nachverhandlungen vermeidest.

Die Angebotserstellung: Das darf in keinem Angebot fehlen

Der Gesetzgeber schreibt ein paar Pflichtangaben vor, die jedes Angebot enthalten muss. Ohne diese Informationen ist dein Angebotsschreiben weder vollständig noch rechtssicher. Welche Must-haves du in das Angebotsschreiben integrieren musst, um auf der sicheren Seite zu sein, verraten wir dir hier:

  • Firmenanschrift: Am besten entwirfst du einen Briefkopf, wie du es beim analogen Schriftverkehr machen würdest. Dieser besteht dann aus (Firmen-)Name, Adresse, PLZ und Stadt. Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind zwar optional, erleichtern deinen Kund*innen aber die Kontaktaufnahme. In den meisten Fällen wirst du das Angebot zwar eh per E-Mail verschicken, allerdings kannst du ja durchaus mehrere elektronische Adressen für unterschiedliche Zwecke verwenden. Gib also hier die passende E-Mail-Adresse an.
     
  • Angebotsdatum: Das Datum darf in keinem Angebot fehlen.
     
  • Kontaktinformationen des Empfängers: Füge hier nicht nur die Adresse, sondern auch den Namen deiner Ansprechperson ein. Die Angabe der Kontaktinformationen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern sie hat für dich auch einen kleinen psychologischen Vorteil: Durch die Nennung des Kundennamens entsteht eine direkte und persönliche Ansprache – dein Gegenüber fühlt sich abgeholt und gewürdigt.
     
  • Betreff: Hier ist es sinnvoll, den Begriff Angebot zu erwähnen. Das macht das Ganze lesbarer und zeigt deinen Kund*innen sofort auf, womit sie es zu tun haben.
     
  • Angebotene Dienstleistung oder Ware: Eine möglichst genaue Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, die du erbringen möchtest, gehört zu jeder Angebotserstellung dazu. Es muss klar sein, was genau du verkaufst.
     
  • Preis der Dienstleistung oder Ware: Was deine Leistungen kosten, interessiert dein Gegenüber natürlich besonders. Achte darauf, dass du exakte Angaben machst und deinen Kund*innen klar ist, für welche Menge oder welchen Zeitraum (Stichwort: Stundensatz) der aufgerufene Preis gilt. Am Ende des Angebots gibst du außerdem die Gesamtsumme in brutto und netto sowie die Umsatzsteuer an.
     
  • Eventuelle Rabatte und Aufschläge: Gewährst du Mengenrabatt? Oder verlangst du womöglich einen Eilzuschlag, weil es sich um einen dringenden Auftrag handelt? Dann gib diese Ausnahmen gesondert in deinem Angebot an.
     
  • Lieferbedingungen und Verpackung: Wie und vor allem wann wird die Ware verschickt? Entstehen dem Kunden Versandkosten? Und wie ist die Verpackung beschaffen? All diese Angaben dürfen in keinem Angebot fehlen. Und selbst wenn du als Freelancer*in eine Dienstleistung verkaufst, wirst du Dateien in einem bestimmten Format versenden oder über ein vorher definiertes Portal mit deinen Kund*innen teilen. Der Liefertermin ist logischerweise sehr wichtig – es schadet also nicht, diesen besonders hervorzuheben.
     
  • Zahlungsbedingungen: Wann und in welcher Form du die Bezahlung des potenziellen Auftrags erwartest, musst du in deinem Angebotsschreiben bereits angeben.
     
  • Gültigkeit: Ein wichtiger Punkt! Gib an, wie lange dein Angebot besteht. Solltest du das vergessen, ist es nämlich theoretisch unbefristet gültig. Das würde bedeuten, dass du auch später noch rechtlich an dieses Angebot gebunden wärst – allerdings gibt es einen juristischen Ermessensspielraum. Der besagt grob, dass das Angebot nur bis zu einem Zeitpunkt angenommen werden darf, den du normalerweise auch erwarten darfst. Länger als ein paar Wochen ist das in der Praxis also nicht.
     
  • Hinweis auf AGB: Der Verweis auf deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist eine Pflichtangabe in jedem Angebot.

Gründerplattform-Tipp:
Bei deinem Angebot handelt es sich um eine Willenserklärung. Wird sie angenommen, kommt ein Vertrag – basierend auf den im Angebot genannten Konditionen – zustande. Mit einer Freizeichnungsklausel kannst du das Angebot unverbindlich ausstellen, wenn du etwa Preis oder Lieferbedingungen nicht garantieren möchtest. In diesem Fall wäre das Angebot rechtlich nicht bindend und ein Vertrag käme erst mit einer Auftragsbestätigung zustande – theoretisch. Denn vor Gericht ist das im Zweifel gar nicht so leicht durchzusetzen. Erstelle in einem solchen Fall besser einen Kostenvoranschlag: Mit dem bist du auf der sicheren Seite.

Beachte außerdem, dass du dein Angebotsschreiben laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufbewahren musst. Als Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen Angebote demnach mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.

Angebot schreiben mit dem gewissen Etwas: Optionale Inhalte

Neben den Must-haves kannst du deinem Angebot noch einige weitere Punkte hinzufügen. Die sind nicht unbedingt wichtig, aber durchaus praktisch. Und alles, was dem/der Kund*in das Leben und somit die Annahme des Angebots erleichtert, kann für dich nur von Vorteil sein.

Dazu zählen:

  • Ansprechpersonen: Arbeitest du allein, erübrigt sich die Nennung einer Ansprechperson. Hast du jedoch Angestellte, dann lasse deine Kund*innen wissen, wer ihr Anliegen bearbeitet.
     
  • Weitere Kontaktinformationen: Hierzu gehören die Homepage, zusätzliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen oder auch Social-Media-Kanäle.
     
  • Gerichtsstand: Ist der nicht bereits in den AGB enthalten, solltest du ihn in deinem Angebot erwähnen.
     
  • Kundennummer: Die erleichtert den zukünftigen Schriftverkehr und dessen Zuordnung.
     
  • Unterschrift: Mit der wirkt dein Angebot persönlicher. Besonders edel ist natürlich die Füller-Variante, bei elektronischem Schriftverkehr reicht aber ein Scan deines Autogramms.
Checkliste mit abgehakt

So kannst du dein Angebot noch professioneller erstellen

Mit den oben genannten Punkten enthält dein Angebot zwar alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen – das ist aber noch keine Garantie dafür, dass deine Kund*innen auch darauf eingehen und das Angebot annehmen. Allerdings kannst du auf ein paar Tricks zurückgreifen, die dich aus der Masse herausstechen lassen und womöglich auch deine im Vergleich zur Konkurrenz höheren Preise rechtfertigen. Du musst es deiner Kundschaft so schmackhaft wie möglich machen, dich zu engagieren!

Neben den rein formellen Voraussetzungen für ein gutes Angebot helfen dir dabei auch einige weitere Dinge – wie zum Beispiel:

  • Schnelle Reaktion: Wer lange auf eine Antwort warten lässt, macht nicht unbedingt den besten Eindruck. Sei also möglichst schnell und zeige, dass du dich um deine Kundschaft kümmerst.
     
  • Guter Umgang: Freundlichkeit schadet nie. Zwar enthält ein Angebot vor allem Sachinformationen, aber ein netter Einleitungssatz oder ein kurzes Anschreiben zum Angebot machen einfach einen guten Eindruck – es sei denn, dein*e Kund*in kann damit nichts anfangen – manch ein vielbeschäftigter Mensch hat eben einfach keine Zeit dafür. Hier ist ein Gespür dafür wichtig, wie der/die einzelne Kund*in tickt. Je nach Branche, in der du tätig bist, können hier verschiedene Vorgehensweisen gefragt sein.
     
  • Klare Struktur: Übersichtlichkeit hilft beim Lesen. Wenn sofort klar erkennbar ist, um was es sich bei deinem Angebot handelt, und die wichtigsten Informationen eindeutig herausstechen, werden deine Kund*innen einen positiven Eindruck von dir bekommen. Nicht das Schlechteste, wenn du dich gegen die Konkurrenz durchsetzen möchtest.
     
  • Lesbarkeit: Das klingt erst einmal selbstverständlich, ist es oft aber nicht. Ein Angebotsschreiben, welches in Comic Sans und Schriftgröße 8 verfasst ist, ist alles andere als lesbar. Hier ist also nicht unbedingt entscheidend, was dir gut gefällt, sondern was das Lesen erleichtert. Schließlich möchtest du ja etwas verkaufen und keinen Schönheitspreis für dein Angebot gewinnen. Achte also auf Schriftart und -größe.
     
  • Persönliche Anrede: Die direkte Ansprache stellt eine persönliche Beziehung zu deinem Gegenüber her und sorgt für Verbindlichkeit. Deine Kundschaft möchte schließlich ernst genommen werden und sehen, dass du die Anfrage seriös behandelst. In manchen Branchen ist es übrigens durchaus üblich, sich zu duzen – das solltest du aber nur machen, wenn es dir deine*e Kund*innen anbieten oder von sich aus damit anfangen.
     
  • Flexibilität: Viele Kunden*innen schätzen es, wenn du flexibel bist – nicht nur zeitlich. Beharre also nicht unbedingt auf deiner Mittagspause um 13 Uhr, wenn kurz vorher eine Anfrage hereinflattert und eine schnelle Reaktion gefragt ist. Und auch bei deinen Konditionen kann es manchmal von Vorteil sein, individuelle Lösungen parat zu haben oder sich wenigstens darum zu bemühen.
     
  • Kundennutzen hervorheben: Versuche, deiner Zielgruppe genau das zu bieten, was sie sucht. Manchem ist womöglich der Preis egal, solange es nur möglichst schnell geht – andere wiederum legen Wert auf eine spezielle Verpackung oder Lieferung. Gehe auf diese Bedürfnisse ein, indem du sie in deinem Angebot besonders hervorhebst und positiv formulierst. Kannst du außerdem einem Wunsch nicht entsprechen, dann schlage eine Alternative vor.
     
  • CTA: Beende das Angebot mit einem Call to Action, also der sanften Aufforderung, sich bei dir zu melden. Hier musst du gar nicht deutlich werden – Interesse an einer Zusammenarbeit besteht ja eh schon. Ein kreativer CTA zum Schluss ist aber nie verkehrt –  z. B. so: „ Ich freue mich auf Ihren Auftrag. Ein Anruf unter ... genügt.“ Oder: „Sobald Sie dieses Angebot bestätigt haben, machen wir uns ans Werk“

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Angebot schreiben leicht gemacht: Die entscheidenden Punkte im Überblick

Wie du siehst, gibt es einige Details, die ein gutes Angebotsschreiben von einem eher mauen Angebot unterscheiden. Zum Abschluss geben wir dir noch einmal eine Übersicht über die wichtigsten Fragen, die bei der Angebotserstellung aufkommen:

  • Ist alles enthalten?
  • Stimmen die Zahlen und sind diese nachvollziehbar für die Kundschaft?
  • Hast du alle Kundenwünsche berücksichtigt?
  • Hat dein Angebot ein vernünftiges Layout und eine gute Struktur?
  • Nutzt du eine freundliche, persönliche Ansprache?

Kannst du alle Fragen bejahen, dann weißt du, wie man ein gutes Angebot schreibt. Schau dir auch unsere anderen Gründerplattform-Ratgeber an, um nützliche Informationen zu weiteren wichtigen Themen für Gründer*innen zu erhalten!

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bhp