So gewinnst du rechtssicher und professionell neue Kund*innen

Ein Angebot schreiben

Als Gründer*in ist eine deiner Hauptaufgaben die Akquise - also zahlende Kunden finden und ansprechen. Denn so gut dein Produkt, deine Dienstleistung und deine Geschäftsidee auch sein mögen – du benötigst zahlende Kund*innen für dein Unternehmen. Ein Teil der Gewinnung von Kund*innen ist das Schreiben von Angeboten, sobald eine Anfrage reinkommt. Und natürlich ahnst du es bereits: Hier gibt es einige Dinge zu beachten, die wir dir im Folgenden zeigen. Diese sind zum einen formeller Natur, da der Gesetzgeber vorschreibt, was ein Angebot zu beinhalten hat. Zum anderen dienen unsere Tipps dazu, dein Angebotsschreiben von denen deiner Konkurrenz abzuheben, damit du leichter Kund*innen gewinnen kannst.

Die perfekte Vorlage für ein Angebot gibt es zwar nicht – aber du wirst sie auch gar nicht brauchen. Wir zeigen dir alle relevanten Informationen, die in ein Angebotsschreiben hineingehören. Darüber hinaus verraten wir dir noch einige Tricks, mit denen du einen positiven Eindruck hinterlässt und lästige Nachverhandlungen vermeidest. Auf geht’s! 

Ohne Angebot keine Aufträge

Der Satz sagt es schon: Das Angebot ist ein ganz essenzieller Teil der Selbstständigkeit. Wenn ein*e potenzielle*r Kund*in Interesse an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung hat, fordert diese*r ein Angebot, um zu sehen, welche Gegenleistung du für die Ware oder Dienstleistung erhalten möchtest und was genau du anbietest. Meistens werden von dem/der Interessent*in mehrere Angebote eingeholt und verglichen. Der Preis ist dabei nicht unbedingt das Wichtigste – andere Faktoren wie Qualität oder der Kundenservice können sehr entscheidend sein. Das Angebot kann entweder mündlich, telefonisch, per E-Mail oder per Post erfolgen – wobei das schriftliche Angebot immer das rechtssicherste ist. Vom Grundsatz her ist aber jede Form des Angebots rechtlich bindend – sofern du alle notwendigen Informationen integriert hast. Das heißt: Preis, Leistung und Nebeninformationen können genauso, wie von dir angegeben, von den Kund*innen verlangt werden. Dies unterscheidet das Angebot vom Kostenvoranschlag, bei dem die Preise bis zu 20 Prozent abweichen können. Auch bestimmte Klauseln im Angebotstext können die Verbindlichkeit minimieren, wie „ohne Gewähr“ „Preise vorbehalten“ oder „nur solange der Vorrat reicht“. Dies sind sogenannte Freizeichnungsklauseln, auf die wir später noch kurz eingehen werden.

Die Must-Haves der Angebotserstellung: Das darf in keinem Angebot fehlen

Der Gesetzgeber schreibt ein paar Pflichtangaben vor, die jedes Angebot enthalten muss. Ohne diese Informationen ist dein Angebotsschreiben weder vollständig noch rechtssicher. Welche Must-haves du in das Angebotsschreiben integrieren musst, um auf der sicheren Seite zu sein, verraten wir dir hier:

  • Firmenanschrift: Am besten entwirfst du einen Briefkopf, wie du es beim analogen Schriftverkehr machen würdest. Dieser besteht dann aus (Firmen-)Name, Adresse, PLZ und Stadt. Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind zwar optional, erleichtern deinen Kund*innen aber die Kontaktaufnahme. In den meisten Fällen wirst du das Angebot zwar eh per E-Mail verschicken, allerdings kannst du ja durchaus mehrere elektronische Adressen für unterschiedliche Zwecke verwenden. Gib also hier die passende E-Mail-Adresse an.
     
  • Angebotsdatum: Das Datum darf in keinem Angebot fehlen. Dies ist quasi das Gültigkeitsdatum, ab dem das Angebot gilt. Außerdem gibt es dir einen Überblick, wann du das Angebot gemacht hast und du kannst besser abschätzen, wann du vielleicht nochmal bei dem/der Interessent*in nachfragen solltest. 
     
  • Kontaktinformationen des Empfängers: Füge hier nicht nur die Adresse, sondern auch den Namen deiner Ansprechperson ein. Die Angabe der Kontaktinformationen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern hat für dich auch einen kleinen psychologischen Vorteil: Durch die Nennung des Kundennamens entsteht eine direkte und persönliche Ansprache – dein Gegenüber fühlt sich abgeholt und gewürdigt.
     
  • Betreff: Hier ist es sinnvoll, den Begriff Angebot zu erwähnen. Das macht das Ganze lesbarer und zeigt deinen Kund*innen sofort auf, womit sie es zu tun haben. Dies gilt auch für den Betreff einer E-Mail.
     
  • Angebotene Dienstleistung oder Ware: Eine möglichst genaue Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, die du erbringen möchtest, gehört zu jeder Angebotserstellung dazu. Es muss klar sein, was genau du verkaufst – und wie viel! 
     
  • Preis der Dienstleistung oder Ware: Was deine Leistungen kosten, interessiert dein Gegenüber natürlich besonders. Achte darauf, dass du exakte Angaben machst und deinen Kund*innen klar ist, für welche Menge oder welchen Zeitraum (Stichwort: Stundensatz berechnen und einfügen) der aufgerufene Preis gilt. Falls Kosten für die Fahrt, Unterbringung oder Verpflegung anfallen sollten, ist es wichtig, dass du diese auch aufführst. Am Ende des Angebots gibst du außerdem die Gesamtsumme in brutto und netto sowie die Umsatzsteuer an.

Ausnahme: Sofern vorhanden müssen Handwerksbetriebe und Dienstleister zusätzlich ihre Handelsregisternummer angeben. Falls sie einer erlaubnispflichtigen Tätigkeit nachgehen, müssen zudem die Kontaktdaten der zuständigen Behörde angegeben werden. 

  • Sofern vorhanden: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 

Ausnahme für Kleinunternehmer*innen: Bei Kleinunternehmer*innen gilt die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG, wonach keine Umsatzsteuer auf dem Angebot ausgewiesen werden muss. Füge in diesem Fall einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung hinzu.

  • Eventuelle Rabatte und Aufschläge: Gewährst du Mengenrabatt? Oder verlangst du womöglich einen Eilzuschlag, weil es sich um einen dringenden Auftrag handelt? Dann gib diese Ausnahmen gesondert in deinem Angebot an.
     
  • Lieferbedingungen und Verpackung: Wie und vor allem wann wird die Ware verschickt? Entstehen dem Kunden Versandkosten? Und wie ist die Verpackung beschaffen? All diese Angaben dürfen in keinem Angebot fehlen. Und selbst wenn du als Freelancer*in eine Dienstleistung verkaufst, wirst du Dateien in einem bestimmten Format versenden oder über ein vorher definiertes Portal mit deinen Kund*innen teilen. Der Liefertermin ist logischerweise sehr wichtig – es schadet also nicht, diesen besonders hervorzuheben.
     
  • Zahlungsbedingungen Per PayPal, Kreditkarte, Klarna, Bar, Lastschrift oder Rechnung? Es gibt mittlerweile diverse Zahlungsmöglichkeiten. Wann und in welcher Form du die Bezahlung des potenziellen Auftrags erwartest, musst du in deinem Angebotsschreiben bereits angeben.
     
  • Gültigkeit: Ein wichtiger Punkt! Gib an, wie lange dein Angebot besteht. Solltest du das vergessen, ist es nämlich theoretisch unbefristet gültig. Das würde bedeuten, dass du auch später noch rechtlich an dieses Angebot gebunden wärst – allerdings gibt es einen juristischen Ermessensspielraum. Der besagt grob, dass das Angebot nur bis zu einem Zeitpunkt angenommen werden darf, den du normalerweise auch erwarten darfst. Länger als ein paar Wochen ist das in der Praxis also nicht.
     
  • Hinweis auf AGB: Der Verweis auf deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist eine Pflichtangabe in jedem Angebot.

Gründerplattform-Tipp:
Bei deinem Angebot handelt es sich um eine Willenserklärung. Wird sie angenommen, kommt ein Vertrag – basierend auf den im Angebot genannten Konditionen – zustande. Mit einer Freizeichnungsklausel kannst du das Angebot unverbindlich ausstellen, wenn du etwa Preis oder Lieferbedingungen nicht garantieren möchtest. In diesem Fall wäre das Angebot rechtlich nicht bindend und ein Vertrag käme erst mit einer Auftragsbestätigung zustande – theoretisch. Denn vor Gericht ist das im Zweifel gar nicht so leicht durchzusetzen. Erstelle in einem solchen Fall besser einen Kostenvoranschlag: Mit dem bist du auf der sicheren Seite.

Beachte außerdem, dass du dein Angebotsschreiben laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufbewahren musst. Als Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen Angebote demnach mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.

Angebot schreiben mit dem gewissen Etwas: Optionale Inhalte

Neben den Must-haves kannst du deinem Angebot noch einige weitere Punkte hinzufügen. Die sind nicht unbedingt wichtig, aber durchaus praktisch. Und alles, was dem/der Kund*in das Leben und somit die Annahme des Angebots erleichtert, kann für dich nur von Vorteil sein.

Dazu zählen:

  • Ansprechpersonen: Arbeitest du allein, erübrigt sich die Nennung einer Ansprechperson. Hast du jedoch Angestellte, dann lasse deine Kund*innen wissen, wer ihr Anliegen bearbeitet.
     
  • Weitere Kontaktinformationen: Hierzu gehören die Homepage, zusätzliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen oder auch Social-Media-Kanäle.
     
  • Gerichtsstand: Ist der nicht bereits in den AGB enthalten, solltest du ihn in deinem Angebot erwähnen.
     
  • Kundennummer: Die erleichtert den zukünftigen Schriftverkehr und dessen Zuordnung. Auch die Angabe der Angebotsnummer bzw. Rechnungsnummer ist empfehlenswert.  
     
  • Optionale Angebote: Manchmal sind sich die Kund*innen selbst noch nicht so ganz sicher, welche Waren oder Dienstleistungen sie beziehen möchten. Dies findest du meistens in einem persönlichen Gespräch heraus. Wenn dies der Fall ist, kannst du optionale Positionen anbieten, damit ersichtlich wird, wie viel diese Leistungen kosten würden. Diese Positionen solltest du aber unbedingt kenntlich machen und durch eine zweite Summe am Ende abbilden.
     
  • Unterschrift: Mit der wirkt dein Angebot persönlicher. Besonders edel ist natürlich die Füller-Variante, bei elektronischem Schriftverkehr reicht aber ein Scan deines Autogramms.
     
  • Logos einfügen: Falls vorhanden, füge am besten dein Firmenlogo zu dem Angebot hinzu – so kannst du es als Visitenkarte nutzen. Zusätzlich kannst du auch das Logo des Unternehmens der/des Interessent*in einfügen. Dies zeigt nochmal, dass du das Angebot individuell erstellt hast. 
Checkliste mit abgehakt

So kannst du dein Angebot noch professioneller erstellen

Mit den oben genannten Punkten enthält dein Angebot zwar alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen – das ist aber noch keine Garantie dafür, dass deine Kund*innen auch darauf eingehen und das Angebot annehmen. Allerdings kannst du auf ein paar Tricks zurückgreifen, die dich aus der Masse herausstechen lassen und womöglich auch deine im Vergleich zur Konkurrenz höheren Preise rechtfertigen. Du musst es deiner Kundschaft so schmackhaft wie möglich machen, dich zu engagieren!

Neben den rein formellen Voraussetzungen für ein gutes Angebot helfen dir dabei auch einige weitere Dinge – wie zum Beispiel:

  • Schnelle Reaktion: Wer lange auf eine Antwort warten lässt, macht nicht unbedingt den besten Eindruck. Sei also möglichst schnell und zeige, dass du dich um deine Kundschaft kümmerst.
     
  • Guter Umgang: Freundlichkeit schadet nie. Zwar enthält ein Angebot vor allem Sachinformationen, aber ein netter Einleitungssatz oder ein kurzes Anschreiben zum Angebot machen einfach einen guten Eindruck – es sei denn, dein*e Kund*in kann damit nichts anfangen – manch ein vielbeschäftigter Mensch hat eben einfach keine Zeit dafür. Hier ist ein Gespür dafür wichtig, wie der/die einzelne Kund*in tickt. Je nach Branche, in der du tätig bist, können hier verschiedene Vorgehensweisen gefragt sein.
     
  • Klare Struktur: Übersichtlichkeit hilft beim Lesen. Wenn sofort klar erkennbar ist, um was es sich bei deinem Angebot handelt, und die wichtigsten Informationen eindeutig herausstechen, werden deine potenziellen Kund*innen einen positiven Eindruck von dir bekommen. Gliedere dein Angebot beispielsweise nach Produktgruppen und bilde Zwischensummen. Bei langen Ausführungen und notwendigen Beschreibungen hilft es zudem, die Informationen in Stichpunkte zu gliedern. 
     
  • Lesbarkeit: Das klingt erst einmal selbstverständlich, ist es oft aber nicht. Ein Angebotsschreiben, das in Comic Sans und Schriftgröße 8 verfasst ist, ist alles andere als lesbar. Hier ist also nicht unbedingt entscheidend, was dir gut gefällt, sondern was das Lesen erleichtert. Schließlich möchtest du ja etwas verkaufen und keinen Schönheitspreis für dein Angebot gewinnen. Achte also auf Schriftart und -größe.
     
  • Persönliche Anrede: Die direkte Ansprache stellt eine persönliche Beziehung zu deinem Gegenüber her und sorgt für Verbindlichkeit. Deine Kundschaft möchte schließlich ernst genommen werden und sehen, dass du die Anfrage seriös behandelst. In manchen Branchen ist es übrigens durchaus üblich, sich zu duzen – das solltest du aber nur machen, wenn es dir deine*e Kund*innen anbieten oder von sich aus damit anfangen.
     
  • Flexibilität: Viele Kunden*innen schätzen es, wenn du flexibel bist – nicht nur zeitlich. Beharre also nicht unbedingt auf deiner Mittagspause um 13 Uhr, wenn kurz vorher eine Anfrage hereinflattert und eine schnelle Reaktion gefragt ist. Und auch bei deinen Konditionen kann es manchmal von Vorteil sein, individuelle Lösungen parat zu haben oder sich wenigstens darum zu bemühen.
     
  • Verständlich schreiben: Um Missverständnisse zu vermeiden, solltest du keine Fremdwörter oder branchenspezifische Abkürzungen in das Angebot schreiben. Eine aktive und einfache Sprache erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Angebot angenommen wird – und es werden vermutlich weniger Rückfragen gestellt - was dir Zeit spart. 
     
  • Kundennutzen hervorheben: Versuche, deiner Zielgruppe genau das zu bieten, was sie sucht. Manchem ist womöglich der Preis egal, solange es nur möglichst schnell geht – andere wiederum legen Wert auf eine spezielle Verpackung oder Lieferung. Gehe auf diese Bedürfnisse ein, indem du sie in deinem Angebot besonders hervorhebst und positiv formulierst. Kannst du außerdem einem Wunsch nicht entsprechen, dann schlage eine Alternative vor. Ein Blick auf den bisherigen Kontakt mit dem/ der Kund*in kann dabei helfen, ihn/ sie besser zu verstehen. 
     
  • CTA: Beende das Angebot mit einem sogenannten Call to Action, also der sanften Aufforderung, sich bei dir zu melden. Hier musst du gar nicht deutlich werden – Interesse an einer Zusammenarbeit besteht ja eh schon. Eine kleine Aufforderung zum Schluss ist aber nie verkehrt – z. B.: „Ich freue mich auf Ihren Auftrag. Ein Anruf genügt.“ Oder: „Sobald Sie dieses Angebot bestätigt haben, machen wir uns ans Werk“.
     
  • Als PDF versenden: Auch, wenn es vermutlich bereits allseits bekannt ist: Offene Word-Dokumente zu versenden ist ein No-Go. Versende dein Angebot als PDF oder drucke es auf hochwertigem Papier aus und versende es postalisch. 
     
  • Kundenkontakt halten: Einige Tage nach Versand des Angebots ist es, je nach Interessent*in, ratsam, ihn oder sie nochmal anzurufen und nachzufragen. „Haben Sie das Angebot erhalten und entspricht es Ihren Erwartungen? Haben Sie noch Fragen, die ich Ihnen beantworten kann?“ Dies sind Fragen, die es sich lohnt zu stellen. Hierdurch zeigst du Interesse und kannst nochmal individuell auf die Bedürfnisse eingehen und das Angebot gegebenenfalls anpassen.

Aufschieben gilt nicht mehr!

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Angebot nachträglich ändern, geht das?

Solange der Vertrag noch nicht zustande gekommen ist, kannst das Angebot problemlos ändern. Nach der Annahme des Angebots durch den/die Kund*in ist dies jedoch nicht mehr möglich – es sei denn, der/die Vertragspartner*in ist damit einverstanden. Wenn ein klar ersichtlicher und gravierender Fehler vorliegt, kannst du eventuell auch ohne Einwilligung des/der Vertragspartner*in das Angebot zurückziehen. Dies ist der Fall, wenn du statt 250€ beispielsweise 2500€ geschrieben hast. Außerdem kannst du jederzeit von dem Vertrag zurücktreten. Dann kann es jedoch sein, dass du Schadensersatz an den/die Vertragspartner*in zahlen musst. Dies kann zu einem erheblichen Vertrauensverlust führen. Achte deswegen darauf, dass die Angaben in dem Angebot korrekt sind und lasse es am besten – ganz nach dem vier Augen Prinzip – gegenlesen, bevor du es verschickst. 

Tipp: Sollte dein Angebot abgelehnt werde, frag ruhig nochmal nach, woran es gelegen hat – es gibt diverse Gründe, die dazu geführt haben können. Es wird dir helfen, deine Klientel besser zu verstehen und eventuell deine Angebotserstellung anzupassen.

Angebot schreiben leicht gemacht: Die entscheidenden Punkte im Überblick

Wie du siehst, gibt es einige Details, die ein gutes Angebotsschreiben von einem eher mauen Angebot unterscheiden. Zum Abschluss geben wir dir noch einmal eine Übersicht über die wichtigsten Fragen, die bei der Angebotserstellung aufkommen:

  • Ist alles enthalten?
  • Stimmen die Zahlen und sind diese nachvollziehbar für die Kundschaft?
  • Hast du alle Kundenwünsche berücksichtigt?
  • Hat dein Angebot ein vernünftiges Layout und eine gute Struktur?
  • Nutzt du eine freundliche, persönliche Ansprache?

Kannst du alle Fragen bejahen, dann hast du alle Voraussetzungen und Kenntnisse um ein gutes Angebot zu schreiben. Nach der Auftragsbestätigung kommt die Rechnung. In unserem Beitrag „Rechnung schreiben: das solltest du beachten“ erklären wir dir, wie eine professionelle Rechnung aussieht. Schau dir auch weitere Gründerplattform-Ratgeber an, um nützliche Informationen zu anderen wichtigen Themen für Gründer*innen zu erhalten!

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bhp