Kleinunternehmerregelung: Ja oder nein?

Erfahre hier, worauf es ankommt

Der Begriff Kleinunternehmerregelung steht für eine Möglichkeit, dich von der Umsatzsteuer zu befreien, wenn du maximal 17.500 EUR Gesamtumsatz im Jahr erwirtschaftest. Du fragst dich, ob du das in Anspruch nehmen sollst? Hier erfährst du, worauf es ankommt.

Eigentlich lässt es sich oft schnell klären, ob sich die Kleinunternehmerregelung für dich lohnt oder nicht. Es gibt drei grundsätzliche Fragen, die du dir stellen musst, um dies zu entscheiden:

  1. Ist dein Geschäft im Bereich B2C (= Business to Customer) oder B2B (= Business to Business)?
  2. Sind deine eigenen Investitionen und Betriebskosten (also deine Einkäufe für dein Unternehmen) hoch oder gering?
  3. Ist deine Tätigkeit vollberuflich oder nebenberuflich/saisonal?

Wenn deine Kunden Privatleute sind (also B2C), liegt der Vorteil der Kleinunternehmerregelung auf der Hand: Du hast einen Wettbewerbsvorteil am Markt, da du günstigere Preise anbieten kannst. Da du von der Umsatzsteuer befreit bist, kannst du Rechnungen stellen, auf denen keine Umsatzsteuer hinzugefügt wird. (Die Umsatzsteuer ist übrigens das Gleiche wie die Mehrwertsteuer.) Damit bist du für Privatkunden preisgünstiger als deine Konkurrenten, die Umsatzsteuer berechnen.

Andersrum heißt das: Wenn deine Kunden selbst Unternehmen sind (B2B), besteht dieser Preisvorteil nicht, denn diese verrechnen ihre Zahlungen und Gewinne in Bezug auf die Umsatzsteuer einfach wieder über die sogenannte Vorsteuer. Das ist auch der Grund, warum sich die Kleinunternehmerregelung nur für dich lohnt, wenn deine eigenen Investitionen und Betriebskosten gering sind. Denn ist dies nicht der Fall, zahlst du bei deinen Einkäufen fleißig Umsatzsteuer, aber kannst diese nicht wieder mit deinen Einnahmen an dieser Stelle verrechnen.

Man muss sich dieses Gedankenspiel einfach einmal genau klar machen, dann hat man eigentlich schon das Wichtigste verstanden. Die Umsatzsteuer ist im Grunde wie ein Staffelstab, der von Unternehmen zu Unternehmen weitergegeben wird. Aus dieser allgemeinen Regelung auszusteigen, ist manchmal sinnvoll, oft aber auch nicht.

Mach dir grundsätzlich Folgendes bewusst: Die Kleinunternehmerregelung ist eigentlich eine Ausnahmeregelung und absolut freiwillig für dich. Die Ausnahme ist vor allem für nebenberuflich oder saisonal Selbstständige gedacht. Denn in diesem Fällen sind die jährlichen Umsätze natürlicherweise niedriger und ein gewisser Verwaltungsaufwand lohnt sich einfach nicht.

Aber Vorsicht: Es wird oft betont, dass die Einsparung von Verwaltungsaufwand schon an sich ein großer Vorteil ist. Jedoch gilt das in unseren modernen Zeiten eigentlich nicht mehr. Mit praktischen Buchhaltungsprogrammen (zum Beispiel Debitor, Goodlands oder Lexoffice) kannst du heute vieles per Knopfdruck erledigen. Außerdem ist es gut, sich jeden Monat einmal strukturiert mit seinen Finanzen zu beschäftigen, um einen soliden Überblick zu behalten! In diesem Sinne kann die halbe Stunde extra für deine Buchhaltung auch als Vorteil gesehen werden, denn du läufst weniger Gefahr, dieses wichtige Thema schleifen zu lassen.

Kleinunternehmer*in ist keine Rechtsform

Es ist oft erstmal unklar, was der Status ‚Kleinunternehmer‘ eigentlich bedeutet. Es ist wichtig zu verstehen, dass es sich hier nicht um eine spezielle Rechtsform oder Arbeitsweise handelt. Stattdessen geht es wirklich nur um die steuerliche Regelung, die in der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) festgelegt ist. Ansonsten gibt es keine gesonderte Definition. Ganz unterschiedliche Typen von Freiberufler*innen und Gewerbetreibenden können Kleinunternehmer*innen sein. Der einzige Faktor, der entscheidet, ob du diese Option überhaupt hast, ist dein jährlicher Gesamtumsatz.

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Voraussetzung: Dein jährlicher Gesamtumsatz

Die entscheidende Voraussetzung, um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, ist einzig und allein der Gesamtumsatz, den dein Unternehmen pro Jahr erwirtschaftet. Dabei gelten zwei einfache Regeln:

  • Dein Gesamtumsatz des letzten Kalenderjahres lag nicht über 17.500 EUR
  • Dein Gesamtumsatz des laufenden Jahres wird voraussichtlich nicht über 50.000 EUR liegen

Das Wort ‚Gesamtumsatz‘ bezieht sich hier auf die Gesamtsumme der umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen, die dein Unternehmen im Gegenzug für seine Lieferungen und Leistungen erhalten hat. Es handelt sich hier also noch nicht um deinen letztendlichen Gewinn. Für die Brutto-Netto-Frage gilt zunächst, dass dein Gesamtumsatz als Brutto, also inkl. Umsatzsteuer verstanden wird (denn davon bist du ja befreit). Dafür gibt es nur einen Sonderfall, zu dem wir im nächsten Abschnitt kommen.

Die Umsatzsteuer ist im Grunde wie ein Staffelstab, der von Unternehmen zu Unternehmen weitergegeben wird. Aus dieser allgemeinen Regelung auszusteigen, ist manchmal sinnvoll, oft aber auch nicht.

Einsteigen, umsteigen, aussteigen – und was das für deine Umsatzberechnung bedeutet

Zu Beginn deiner Selbstständigkeit entscheidest du, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst oder nicht. An dieser Stelle gibt es eine wichtige Regel: Wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, legst du dich für fünf Jahre fest. Hier geht es also um eine längerfristige Entscheidung. Davon abgesehen hast du – natürlich abhängig von deinem Umsatz – zu jedem Jahresende die Möglichkeit, einen Wechsel zur Kleinunternehmerregelung oder in die Regelbesteuerung vorzunehmen. Wende dich dafür einfach mit einem formlosen Schreiben an das Finanzamt.

Nun zum Sonderfall in der Brutto-Netto-Rechnung: Möchtest du aus der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung wechseln, möchte das Finanzamt sehen, dass dein Gesamtumsatz mitsamt dem üblichen Umsatzsteuersatz von 19 Prozent unter der Grenze von 17.500 EUR liegt. Das bedeutet, dass du dich an der Nettogrenze von 14.706 EUR (17.500 minus 19 Prozent) orientieren musst.

Grundsätzlich gilt außerdem, dass sich der Gesamtumsatz von 17.500 EUR auf das gesamte Kalenderjahr bezieht. Das bedeutet, dass du die Umsatzgrenze dementsprechend herunterrechnen musst, wenn du später im Jahr startest. Steigst du also beispielsweise im Juli in deine Selbstständigkeit ein, dürfte dein Umsatz dieser Regel nach nur die Hälfte von 17.500 EUR betragen. Auch wenn du vielleicht Glück hast und das Finanzamt diesen Punkt nicht so genau nimmt, mach dir klar, dass dies die rechtliche Regelung ist.

Übrigens ist es auch nicht möglich zu tricksen und einfach mehrere Kleinunternehmen zu führen. Die Umsatzgrenzen gelten für deine gesamten persönlichen Einnahmen und laufen unter deiner persönlichen Steuernummer auch sichtbar zusammen.

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Warum gibt es die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung dient einer Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht. Da sich das Steueraufkommen in den gegebenen Fällen in einem relativ niedrigen Rahmen hält, lohnt sich der Verwaltungsaufwand nicht. Dadurch ist die Kleinunternehmerregelung eine Win-Win-Situation für das Finanzamt und alle, die von dieser Regelung profitieren. Sie erleichtert allen Beteiligten das Leben.

Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung hat keine direkten Auswirkungen auf andere Steuerarten, wie z.B. die Einkommens- und Gewerbesteuer.

Für wen lohnt es sich: Vor- und Nachteile abwägen

Die wichtigsten Fragen hatten wir ja schon zu Anfang geklärt. Als Fazit gilt: Bist du im B2C-Geschäft und hast nur geringe Investitions- und Betriebskosten, kann dein niedrigeres Preisniveau ein entscheidender Marktvorteil sein.

Im Folgenden gehen wir die Vor- und Nachteile mit dir durch, die nicht so offensichtlich sind.

Für und Wider ‚niedriges Preisniveau‘

Das Thema ‚niedriges Preisniveau‘ ist definitiv ein Punkt zum Nachdenken. Niedrige Preise können unter Umständen dein Image herabwürdigen. Denn wenn man sich auskennt, kann man an deiner Befreiung von der Umsatzsteuer sofort erkennen, dass du vergleichsweise wenig verdienst. Man könnte daraus schlussfolgern, dass du mit ‚den richtig Guten‘ in deinem Bereich nicht mithalten kannst und, dass es daher bei dir eher um günstige Preise als um gute Qualität geht. Natürlich kommt es bei diesem Punkt auch auf die Umstände an. Vielleicht bist du ja nebenberuflich oder saisonal selbstständig oder einfach neu im Job. Trotzdem ist es wichtig, sich dieser Dynamik bewusst zu sein: Das Ausweisen der Umsatzsteuer wirkt unter Umständen einfach professioneller.

Vor diesem Hintergrund lässt sich auch wieder argumentieren, dass sich die Dynamik im B2C- Geschäft stark von der im B2B-Geschäft unterscheidet. Handelt es sich bei deinen Kunden um durchschnittliche Privatpersonen (also nicht um Steuer- oder Wirtschaftsexperten*innen), kennen sich diese wahrscheinlich nicht mit den steuerlichen Feinheiten aus und freuen sich einfach über gute Preise. Dann ist der Imagepunkt wahrscheinlich eher irrelevant. Sind deine Kunden aber Unternehmen (B2B), wissen sie Bescheid.

Ein weiterer Punkt zum Thema Preisniveau muss auch gut bedacht werden: Es kann oft schwer sein, deine Preise später noch entscheidend anzuheben. Der durchschnittliche Privatkunde wird evtl. nicht verstehen, warum deine Preise plötzlich um 19 Prozent (den üblichen Umsatzsteuersatz) angestiegen sind. 

Für und Wider ‚Verwaltungsaufwand‘

Die Befreiung von der Umsatzsteuer gilt nicht nur für die Steuerzahlungen, sondern auch weitestgehend für die Verwaltungsaufgaben. Das bedeutet konkret, dass du keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt zu machen brauchst. Damit sparst du dir auch die Berechnung der Differenz (Zahllast) zwischen den Umsatzsteuerbeiträgen aus deinen Einnahmen und denen, die du selbst bezahlt hast (Vorsteuer). In deiner jährlichen Umsatzsteuererklärung, die du in jedem Fall machen musst, brauchst du normalerweise einfach nur deine steuerpflichtigen Jahresumsätze einzutragen.

Wie aber auch schon zu Anfang erwähnt, sind diese gängigen Verwaltungsaufgaben heute mit modernen Buchhaltungsprogrammen einfach zu meistern. Überschätze den Verwaltungsaufwand in der Regelbesteuerung also nicht! Dieser ist kein triftiger Grund für deine Entscheidung. Mit ein bisschen Mühe hast du die Grundsätze schnell verstanden und bekommst Routine und einen guten Überblick.

Mach dir auf jeden Fall klar: Es ist deine Aufgabe, deine Finanzen immer gut im Blick zu haben! Wenn du Kleinunternehmer*in bist, musst du vor allem fortlaufend auf deine Umsätze achten. Liegt dein Gesamtumsatz am Ende des Jahres doch über der Grenze, gilt Folgendes: Im besten Fall hast du alles im Blick und bist rechtzeitig zum Jahresende aus der Kleinunternehmerregelung ausgestiegen. Im ungünstigsten Fall wird dir das Thema erst bewusst, wenn dich das Finanzamt auf diese Unstimmigkeit aufmerksam macht. Dazu wird es grundsätzlich erst viel später kommen. In dem Fall wird es dich ermahnen und die Nachzahlung der Umsatzsteuer für das gesamte Jahr verlangen. Hast du dies noch rechtzeitig genug bemerkt und dafür Rücklagen gemacht, kein Problem, hast du das nicht, wahrscheinlich ein großes!  

Übrigens: Als Kleinunternehmer*in brauchst du dich natürlich nicht mit größeren Buchführungsthemen, wie zum Beispiel Bilanzierungen zu beschäftigen. Für deine Buchhaltung reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Kurzanleitung: Wie man zur Kleinunternehmerregelung kommt

Deine Registrierung für die Kleinunternehmerregelung nimmst du über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vor.

Wenn du ein Gewerbe anmeldest, bekommst du diesen direkt, ansonsten online oder beim Finanzamt. Unter Punkt 7.3 auf diesem Fragebogen hast du die Möglichkeit anzukreuzen, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest. Das sieht so aus:

Quelle: Bundesfinanzministerium

Fazit

Wenn du gerade gründest oder neu in die Selbstständigkeit startest, kann die Kleinunternehmerregelung vorübergehend eine gute Lösung sein, sofern du im B2C-Geschäft bist und deine eigenen Investitionen und Betriebskosten gering sind. Ansonsten wird sie oft vor allem dann als sinnvoll erachtet, wenn du nebenberuflich oder saisonal selbstständig bist.

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bhp