Klein­unternehmer­regelung 2024: Alles zu Voraus­setzungen, Rechnungen und Co.

Erfahre hier, worauf es ankommt

Du machst dich selbstständig und bist noch am Überlegen, ob das Kleinunternehmertum etwas für dich ist? Hier erfährst du alles Wesentliche über die Kleinunternehmerregelung. 

Kleinunternehmer*innen brauchen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen und somit auch keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen. Seit dem Steuerjahr 2024 fällt auch die jährliche Umsatzsteuererklärung weg. Die Kleinunternehmerregelung ist damit eine bürokratische Entlastung für Selbstständige mit geringen Umsätzen. Von ihr können alle Freiberufler*innen, Unternehmer*innen oder Selbstständige Gebrauch machen, die im vorigen Geschäftsjahr maximal 22.000 EUR Umsatz erwirtschaftet haben und deren Umsatz im laufenden Geschäftsjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht überschreiten wird.

Definition: Was ist die Kleinunternehmer­regelung?

„Kleinunternehmer“ ist keine Rechtsform. Wenn du als Kleinunternehmer*in arbeitest, nutzt du eine besondere steuerliche Regelung, die in der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) festgelegt ist. Freiberufler*innen und Gewerbetreibende verschiedenster Branchen können Kleinunternehmer*innen sein. Der einzige entscheidende Faktor ist der jährliche Gesamtumsatz. Ob du Kleinunternehmer*in wirst, entscheidest du freiwillig, solange du nicht mehr als 22.000 EUR im Jahr verdienst. Wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, kannst du deine Entscheidung fünf Jahre lang nicht revidieren.

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Ändert sich die Kleinunternehmer­regelung 2024?

Nein, auch für 2024 liegt die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer*innen bei 22.000 EUR pro Jahr (bis 2020 betrug die Grenze 17.500 EUR. Seit 2020 liegt sie bei 22.000 EUR und wurde nicht erneut angehoben).

Als Kleinunternehmer*in solltest du also prüfen, ob du auch im Jahr 2024 unter die Kleinunternehmerregelung fällst. Hast du im Jahr 2023 nicht mehr als 22.000 EUR erwirtschaftet und wirst du 2025 voraussichtlich nicht mehr als 50.000 EUR umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielen, so bleibt dir die Kleinunternehmerregelung weiterhin erhalten. Solltest du aber nur eine der beiden Grenzen überschreiten, wirst du für 2022 umsatzsteuerpflichtig. Dann musst du auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen.

Die Umsatzsteuer ist im Grunde wie ein Staffelstab, der von Unternehmen zu Unternehmen weitergegeben wird. Aus dieser allgemeinen Regelung auszusteigen, ist manchmal sinnvoll, oft aber auch nicht.

Voraussetzungen: Für wen gilt die Kleinunternehmer­regelung?

Wenn du dir sicher bist, dass du maximal 22.000 EUR Gesamtumsatz im Jahr erwirtschaftest, dann kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen. Zusätzlich solltest du dir drei Fragen stellen, um zu prüfen, ob sich die Kleinunternehmerregelung für dich lohnt oder nicht. 

  • Arbeitest du im Bereich B2C (= Business-to-Customer) oder B2B (= Business-to-Business)?
  • Sind deine eigenen Investitionen und Betriebskosten hoch oder gering?
  • Ist deine Tätigkeit hauptberuflich oder nebenberuflich/saisonal?

Wenn du im B2C-Bereich unterwegs bist, kannst du dank der Kleinunternehmerregelung günstigere Preise anbieten. Schließlich müssen deine Kunden dann keine Umsatzsteuer zahlen. Damit bist du der Konkurrenz einen Schritt voraus. Sind deine Kunden jedoch selbst Unternehmen, können sie ihre Zahlungen und Gewinne nicht einfach über die sogenannte Vorsteuer verrechnen. 

Für dich lohnt sich die Kleinunternehmerregelung nur, wenn deine eigenen Investitionen und Betriebskosten gering sind. Denn wenn du viele Ausgaben hast, die Umsatzsteuer aber nicht absetzen kannst, zahlst du drauf.

So wirst du Kleinunternehmer*in

Möchtest du die Kleinunternehmerregelung nutzen, so gibst du dies im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an. Wenn du ein Gewerbe anmeldest, bekommst du den Fragebogen direkt, ansonsten online oder beim Finanzamt. Unter Punkt 7.3 auf dem Fragebogen kannst du einfach anzukreuzen, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest. 

Dies entscheidest du zu Beginn deiner Selbstständigkeit. An dieser Stelle gibt es eine wichtige Regel: Wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, legst du dich für fünf Jahre fest. Hier geht es also um eine längerfristige Entscheidung. Ist die Sperrfrist abgelaufen, hast du immer zum Jahresende die Möglichkeit, zur Kleinunternehmerregelung zu wechseln – vorausgesetzt, deine Umsätze erlauben es. Umgekehrt kannst du auch immer in die Regelbesteuerung wechseln. Wende dich dafür einfach mit einem formlosen Schreiben an das Finanzamt.

Du kannst die Kleinunternehmerregelung auch beantragen, nachdem du gegründet hast. Dafür musst du „nur“ vorab deine Umsatzhöhen und -grenzen prüfen. Wenn du im vergangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von 22.000 EUR nicht überschritten hast und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich Umsätze unter 50.000 EUR erzielen wirst, kannst du auch später noch Kleinunternehmer*in werden. 

Steuern zahlen als Kleinunternehmer*in

Die Umsatzsteuer, die Umsatzsteuervoranmeldung und die Umsatzsteuererklärung entfallen für dich, wenn du als Kleinunternehmer*in tätig bist.  Ansonsten musst du auch als Kleinunternehmer*in alle Steuern zahlen, die Regelunternehmer*innen auch zahlen: Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer.

Voraussetzung dafür ist, dass dein Jahresumsatz nicht zu hoch ist. Aufgepasst: Dein Umsatz ist nicht dein Gewinn! Der Umsatz beschreibt die Gesamtsumme der umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen, die dein Unternehmen für seine Leistungen erhalten hat. Dein Gesamtumsatz wird brutto, also inkl. Umsatzsteuer verstanden. Der Gesamtumsatz von 22.000 EUR bezieht sich auf das gesamte Kalenderjahr.

Mach dir auf jeden Fall klar: Es ist deine Aufgabe, deine Finanzen immer gut im Blick zu haben! Wenn du Kleinunternehmer*in bist, solltest du fortlaufend auf deine Umsätze achten. Liegt dein Gesamtumsatz am Ende des Jahres doch über der Grenze von 22.000 Euro, gilt Folgendes: Im besten Fall hast du alles im Blick und bist rechtzeitig zum Jahresende aus der Kleinunternehmerregelung ausgestiegen. Im ungünstigsten Fall wird dir das Thema erst bewusst, wenn dich das Finanzamt auf diese Unstimmigkeit aufmerksam macht. Dazu wird es grundsätzlich erst viel später kommen. Das Finanzamt wird dich ermahnen und die Nachzahlung der Umsatzsteuer für das gesamte Jahr verlangen. Hast du dies noch rechtzeitig genug bemerkt und dafür Rücklagen gebildet, kein Problem, hast du das nicht, wahrscheinlich ein großes! Hier findest du alles zum Thema Steuern für Selbstständige.

Diese Fragen helfen dir dabei herauszufinden, ob du von der Kleinunternehmerregelung gebrauch machen kannst

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmer­regelung

Vorteile

  • Keine Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung
  • Du weist keine Umsatzsteuer aus und kannst Leistungen günstiger anbieten als deine Konkurrenz à Wettbewerbsvorteil
  • Einnahmen fließen 1:1 in deine Kasse
  • Die Buchhaltung ist einfacher (allerdings sind gängige Verwaltungsaufgaben heute mit modernen Buchhaltungsprogrammen gut zu meistern)

Nachteile

  • Unternehmen können keine Vorsteuer aus deiner Rechnung geltend machen
  • Vorsteuer auf Ausgaben können nicht geltend gemacht werden à lohnt sich nur für Personen, die Dienstleistungen erbringen und wenig Ausgaben haben
  • Überschreitest du die Umsatzgrenze, musst du für das ganze Jahr nachträglich die Umsatzsteuer abführen
  • Kleinunternehmer*innen haben den Ruf, keine richtigen Unternehmer*innen zu sein und nur halbtags zu arbeiten

So schreibst du Rechnungen als Kleinunternehmer*in

Kleinunternehmer*innen dürfen beim Ausstellen von Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen! Darüber hinaus sind sie verpflichtet, den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben zu nennen. Den Begriff „Kleinunternehmerregelung“ musst du allerdings nicht unbedingt erwähnen. Ein Hinweis auf den Paragrafen reicht aus, z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ oder „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 ´ UStG.“. Eine der genannten Formulierungen genügt.

Eine ordentliche Kleinunternehmer-Rechnung muss die folgenden Angaben enthalten:

  • deinen vollständigen Namen und deine vollständige Anschrift 
  • den vollständigen Namen und die Adresse des*der Rechnungsempfänger*in
  • deine (Finanzamts-)Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • das Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
  • eine Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Waren oder der Dienstleistung
  • das monatsgenaue Liefer- oder Leistungsdatum (kann durch den Hinweis ersetzt werden, dass dies mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt)
  • Hinweis auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben
  • Bei grundstücksbezogenen Leistungen: Hinweis auf die zweijährige Rechnungs-Aufbewahrungspflicht von (privaten) Leistungsempfänger*innen

Häufige Missverständnisse der Kleinunternehmer­regelung

  1. Die Kleinunternehmerregelung ist freiwillig. Auch wenn du wenig verdienst, kannst du die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Du musst dich am Anfang deiner Gründung nur für einen Weg entscheiden. 
  2. Als Kleinunternehmer*in musst du bis auf die Umsatzsteuer alle Steuern zahlen, die ein Regelunternehmer auch zahlt: Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer.
  3. Als Kleinunternehmer*in musst du keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Das bleibt dir überlassen, unabhängig von der Kleinunternehmerregelung. 
  4. Auch als Kleinunternehmer*in hast du eine Buchführungspflicht (Aufbewahrungspflicht, Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) für Freiberufler*innen, doppelte Buchführung und Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) für eintragungspflichtige Kleinunternehmer*innen), wenn auch eine vereinfachte.
  5. Die Kleinunternehmerregelung ist an dich als Person gebunden und nicht an dein Unternehmen. Wenn du beispielsweise drei Unternehmen besitzt, darfst du mit allen zusammen die Umsatzgrenze von 22.000 EUR nicht überschreiten.

Checkliste: Alles Wichtige zur Kleinunternehmerregelung 2024

  • Die Kleinunternehmerregelung bietet Selbstständigen mit geringen Umsätzen eine bürokratische Entlastung. 
  • Bei deiner Gründung kannst du mit einem Jahresumsatz von maximal 22.000 EUR selbst entscheiden, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest.
  • Du bist für mindestens fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden.
  • Voraussetzungen dafür sind, dass du im vorigen Geschäftsjahr nicht mehr als 22.000 EUR Umsatz erwirtschaftet hast und dein Umsatz im laufenden Geschäftsjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht überschreiten wird. 
  • Als Kleinunternehmer*in hast du keine Umsatzsteuerpflicht. Du musst keine Umsatzsteuer zahlen, kannst aber auch keine Vorsteuer beim Finanzamt absetzen.
  • Am meisten profitierst du, wenn du wenig Wareneinsatz und wenig Ausgaben hast.

Fazit

Von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen, hat einige Vorteile. Vor allem, wenn du nur nebenberuflich oder saisonal selbstständig bist und damit im Vergleich zu Vollzeit-Selbstständigen einen geringeren Umsatz hast. Die Umsatzsteuer fällt für dich weg, d. h. deine Preise sind günstiger, deine Kunden können sich die Umsatzsteuer deiner Leistungen aber auch nicht vom Finanzamt wiederholen. Ebenso musst du keine Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuererklärung machen, was weniger bürokratischen Aufwand bedeutet. Mit einem professionellen Finanztool ist diese jedoch heutzutage schnell erledigt, weshalb dieser Punkt nicht ausschlaggebend für deine Entscheidung sein kann. Du siehst, es gibt in allen Punkten ein Für und Wider. Die Kleinunternehmerregelung kann eine gute Lösung für dich sein, sofern du im B2C-Geschäft bist und deine eigenen Investitionen und Betriebskosten gering sind. 

Quelle: Bundesfinanzministerium

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bhp