Umsatzsteuer einfach erklärt

Alles, was Gründer*innen über die Umsatzsteuer wissen sollten

Als Privatperson spielt sie für uns keine Rolle, als Unternehmer*in erscheint die Umsatzsteuer jedoch häufig sehr abstrakt. Denn schließlich kalkulierst du deine Preise ohne die Steuer, schlägst sie danach aber auf jede Rechnung oben drauf und gibst sie dann direkt weiter an das Finanzamt. Doch wofür das Ganze? Wir haben uns das Thema Umsatzsteuer einmal genauer angeschaut, schlüsseln die verschiedenen Steuersätze auf und erklären, was du bei der Berechnung und Abgabe ans Finanzamt unbedingt beachten solltest.

Definition: Was ist die Umsatzsteuer?

Fragst du deine Steuerberatung nach einer Definition des Begriffs Umsatzsteuer, so wird sie wahrscheinlich mit unterschiedlichsten Begriffen um sich werfen: Verkehrssteuer, Verbrauchersteuer, indirekte Steuer. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriffs-Dschungel? 

Für dich als Gründer*in ist erst einmal wichtig zu wissen, dass mit der Umsatzsteuer nahezu sämtliche in den Verkehr gebrachte Waren und Dienstleistungen besteuert werden. Auf den eigentlichen Verkaufspreis werden in Deutschland 7 oder 19 Prozent draufgeschlagen und von den Konsumenten bezahlt. Diese zusätzlichen Einnahmen behältst du als Unternehmer*in nicht selbst – sie gehen direkt ans Finanzamt und somit an den Staat. Wie bedeutend die Umsatzsteuer ist, zeigen Statistiken: Rund 30 Prozent der gesamten staatlichen Steuereinnahmen kommen über diese Konsumsteuer. 

Als Unternehmer*in bist du aber nicht nur eine Art Steuereintreiber*in, sondern selbst auch zahlende*r Konsument*in. Nimmst du im geschäftlichen Kontext fremde Dienstleistungen in Anspruch oder kaufst Waren ein, zahlst du ebenfalls Umsatzsteuer. Diese kannst du als Vorsteuer anmelden und mit der von dir eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen. Wie das genau funktioniert und was du dabei beachten musst, erklärt dir deine Steuerberatung und wird von uns in den kommenden Absätzen noch ausführlicher beschrieben.

An dieser Stelle schon einmal wichtig zu merken: Die Umsatzsteuer ist für dich und deine Buchhaltung ein durchlaufender Posten und zählt zu keiner Zeit zu deinem Gewinn. 

Exkurs: Umsatzsteuer vs. Mehrwertsteuer

Synonym zum Begriff Umsatzsteuer wird häufig auch der Begriff Mehrwertsteuer verwendet. Ganz exakt ist diese gleichgestellte Verwendung jedoch nicht – auch, wenn die tatsächliche Summe die selbe ist. Während „Umsatzsteuer“ der für dich als Unternehmer*in steuerlich korrekte Begriff und gleichzeitig der offizielle Oberbegriff für diese Steuerart ist, wird Mehrwertsteuer aus Konsumentensicht verwendet. Die Mehrwertsteuer zahlen ausschließlich die Endverbraucher - die Umsatzsteuer wird nur von Unternehmen gezahlt.

Wer ist umsatzsteuerpflichtig?

Eingangs haben wir bereits beschrieben, dass auf nahezu alle in Deutschland verkauften Waren und Dienstleistungen die Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer erhoben wird. Die Details regelt das Umsatzsteuergesetz in §1 Absatz 1, Nr.1: „Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt, sind umsatzsteuerpflichtig“.

Doch bedeutet das für dich als Unternehmer*in auch, dass du in jedem Fall eine Umsatzsteuer erheben und abführen musst? Nicht ganz: Gehörst du zu den Kleinunternehmer*innen, bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Ob und wann du als Kleinunternehmer*in giltst, regelt das UStG in § 19 – außerdem haben wir dir an anderer Stelle bereits über diese Rechtsform geschrieben und auch über die Kleinunternehmerregelung. Bist du Freiberufler*in in einem primär therapeutischen Beruf – zum Beispiel als Arzt oder Hebamme – musst du ebenfalls keine Umsatzsteuer abführen.

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Die Steuersätze

In Deutschland gibt es zwei Steuersätze, die auf Waren und Dienstleistungen erhoben werden: 19 Prozent und 7 Prozent. 

19 Prozent ist der sogenannte Regelsteuersatz, der für nahezu alle „höherwertig“ verarbeitete Güter greift – und höherwertig ist hier erst einmal im Sinne von „mehr Aufwand“ gemeint. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Kleidung
  • Schuhe
  • Wein und ausgewählte Getränke
  • Einrichtungsgegenstände und Elektronik
  • Fahrzeuge
  • Medikamente
  • Speisen im Restaurant

Der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent gilt für Waren und Dienstleistungen des Grundbedarfs – dazu gehören allerdings auch Tickets für Sportveranstaltungen, Theater und Konzerte.

Eine (ungeschriebene) Grundregel besagt, dass vorrangig vermeintliche Luxusartikel mit dem höheren Satz von 19 Prozent versteuert werden und alle „Dinge des täglichen Bedarfs“ nur mit den niedrigeren 7 Prozent. Das führte und führt allerdings immer wieder zu Diskussionen – zuletzt zum Beispiel über die teure Versteuerung von Tampons und Damenbinden mit 19 Prozent.

Auch die Versteuerung von Dienstleistungen ist nicht immer eindeutig: In den meisten Fällen musst du 19 Prozent ansetzen. Bist du beispielsweise in einer der ausgewählten künstlerischen Berufen tätig, gilt der niedrigere Satz von 7 Prozent. 

Er ist außerdem für folgende Produkte und Dienstleistungen relevant:

  • Lebensmittel (außer Delikatessen), inkl. dem meisten Obst und Gemüse
  • Leitungswasser
  • Speisen zum Mitnehmen 
  • Bücher und Zeitschriften
  • Hotelübernachtungen
  • Kino- und Fahrkarten
  • Kunst und künstlerische Darbietungen
  • Urheberrechtlich geschützte Produkte

Was für dich als Endkund*in erstmal egal zu sein scheint – jeder zahlt ohnehin einfach den Preis, der eben am Produkt bzw. auf der Rechnung steht – ist für dich als Unternehmer*in wichtig zu wissen und zu unterscheiden.

Übrigens: Im Zuge der Corona-Krise gab es 2020 zwischen Juli und Dezember eine kurzfristige Absenkung der Steuersätze von 19 auf 16 und von 7 auf 5 Prozent. Die  Steuererleichterungen für die Verbraucher sollte ein Anreiz für mehr Konsum zu schaffen. Seit 01.01.2021 gelten allerdings in den meisten Fällen wieder die bisherigen Steuersätze – außer in der Gastronomie. Bis zum 30.06.2021 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ein reduzierter Umsatzsteuersatz von 7 Prozent.

Ausnahmen bei den Steuersätzen

Neben den beiden oben genannten Steuersätzen gibt es noch einige Ausnahmen bzw. Sonderregelungen:

So gelten für land- und forstwirtschaftliche Betriebe laut § 24 UStG Sätze von 10,7 Prozent für landwirtschaftliche Erzeugnisse und 5,5 Prozent für Forsterzeugnisse. Diese variablen Durchschnittssteuersätze greifen manchmal auch für besondere Arten von Unternehmen, beispielsweise Personenvereinigungen und Körperschaften. Sprich im Zweifelsfall mit deiner Steuerberatung, ob und welche Ausnahmen für dich gelten. 

Manche Waren- und Leistungsgruppen sind sogar komplett von der Umsatzsteuer befreit, beispielsweise innergemeinschaftliche Lieferungen – also, wenn du deine Waren oder Leistungen an Unternehmen innerhalb der EU verkaufst bzw. von dort beziehst – Auslandslieferungen, See- und Luftverkehr, Versicherungen und Kreditvermittlungen.

Wie wird die Umsatzsteuer erhoben?

Grundsätzlich musst du auf jeder deiner Rechnungen die Umsatzsteuer mit dem entsprechenden Steuersatz angeben, so dass für jeden ersichtlich ist, ob und in welcher Höhe Umsatzsteuer fällig wird. Wichtig: Weise auf deinen Rechnungen nicht nur die Umsatzsteuer aus, sondern gib auch immer deine Steuernummer an. Wenn du Geschäftsbeziehungen nicht nur innerhalb Deutschlands, sondern auch im EU-Ausland pflegst, benötigst auch die sogenannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz Ust.-ID.

Außerdem gilt für dich als Unternehmer*in eine Aufzeichnungspflicht: Das Umsatzsteuergesetz gibt vor, das du verpflichtet bist Aufzeichnungen zu tätigen, die zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen der Berechnung dienen. In der Regel erfüllst du diese Pflicht, indem du Rechnungen und Buchungsbelege für zehn Jahre aufbewahrst. Wenn du es genau wissen willst: Das Merkblatt „Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht“ erklärt ganz genau, was wann und wie dokumentiert werden muss. Auf Basis deiner Rechnungen wird ermittelt, wie hoch die an das Finanzamt abzuführende Umsatzsteuer ist. 

Gut zu wissen: Besondere Regelungen gibt es für das sogenannte „ambulante Gewerbe“ (Unternehmen mit einem wechselnden Standort, wie beispielsweise Reisegewerbe), die ein Umsatzsteuerheft führen müssen. Dieses Heft ist auch für Kleinunternehmer*innen Pflicht, obwohl du als solche*r keine Umsatzsteuer erheben und abführen musst.

Die Vorsteuer

Wie weiter oben bereits erwähnt, nimmst du aber nicht nur Umsatzsteuer für das Finanzamt ein, sondern zahlst selbst auch Umsatzsteuer für Waren oder Dienstleistungen, die du für deinen Geschäftsbetrieb brauchst. Diese Zahlungen kannst du als Vorsteuer gegenüber deiner zu zahlenden Umsatzsteuer geltend machen bzw. damit verrechnen. Besonders interessant ist das für dich als Existenzgründer*in, da du zu Beginn oftmals deutlich höhere Ausgaben als Einnahmen hast und du so eine deutlich reduzierte Zahllast erzielen kannst. Ein Rechenbeispiel verdeutlicht das:

Angenommen du hast Ausgaben über 100.000 EUR für die Erstausstattung deines Büros. Darauf wird eine Umsatzsteuer von 19.000 EUR fällig. Gleichzeitig nimmst du 20.000 EUR in einem Monat ein – die ausgewiesene Mehrwertsteuer beläuft sich hier auf 3.800 EUR. In der Buchhaltung ergibt sich die Rechnung: 3.800 EUR (aus Einnahmen) – 19.000 EUR (Vorsteuer) = - 15.200 EUR. Anstatt also dem Finanzamt die kompletten 3.800 EUR Umsatzsteuer aus deinen Einnahmen zu zahlen, erhältst du sogar noch richtig viel Geld zurück.

Die Umsatzsteuer­voranmeldung

Die eben beschriebene Verrechnung von Zahllast und Vorsteuer erfolgt über die monatliche Buchhaltung. Das Ergebnis muss im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt (elektronisch) gemeldet und anschließend beglichen werden. Je nach Umsatzhöhe legt das Finanzamt unterschiedliche Melde- und Zahlungsintervalle fest. Dabei dient immer die Umsatzsteuerzahllast aus dem Vorjahr als Grundlage. War deine Vorjahreszahllast unter 1.001 EUR, musst du keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben bzw. die Zahllast nur einmal im Jahr begleichen. Bis 7.500 EUR reicht die vierteljährliche Voranmeldung, alles darüber bedeutet eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung.

Und: Bist du Existenzgründer*in musst du im Jahr der Gründung und im darauffolgenden Kalenderjahr ebenfalls eine monatliche Voranmeldung abgeben. Der grundsätzliche Gedanke bzw. das Ziel des Finanzamtes ist hier, über die monatlichen Teilzahlungen einen „Stau“ bzw. eine (überraschend) hohe Zahllast zum Jahresende zu verhindern.

Die Zahlungsfrist für die Voranmeldung ist übrigens immer der 10. des Folgemonats. Bei der (am häufigsten zu findenden) monatliche Voranmeldung bedeutet das zum Beispiel, dass du die errechnete Zahllast der Umsatzsteuer für März bis zum 10. April beglichen haben musst. 

Da das nicht nur viele Unternehmer*innen sondern auch viele externe Buchhaltungen in unnötigen Stress versetzt, kannst du beim Finanzamt jedoch einen Antrag auf Dauerfristverlängerung einreichen. Dadurch verlängert sich die Meldefrist um einen Monat – d.h. die Voranmeldung für März muss dann bis zum 10. Mai erfolgen.

Umsatzsteuer und Zahllast berechnen: Ein Beispiel

Für die Berechnung der Umsatzsteuer aber auch der Zahllast gibt es Online-Rechner – oder du berechnest die Werte ganz einfach selbst:

Um die fällige Umsatzsteuer (auf deinen Rechnungen) zu kalkulieren, multiplizierst du einfach den Nettopreis mit 1,19 (bei 19 Prozent Umsatzsteuer) oder 1,07 (bei 7 Prozent Umsatzsteuer). 

Um es konkreter zu machen, hier nochmal ein (stark vereinfachtes) Beispiel:

Geleistete Arbeit im Monat: 

2.000 EUR netto + 380 EUR Umsatzsteuer = 2.380 EUR Brutto-Rechnungsbetrag

Willst du deine tatsächliche Zahllast ermitteln, ziehst du von den 380 EUR deine im gleichen Zeitraum selbst gezahlte Umsatzsteuer ab. Hast du beispielsweise einen Bürostuhl für 400 EUR brutto gekauft, schau auf der Rechnung, wie viel Mehrwertsteuer enthalten ist.

Du kannst sie auch errechnen. Dafür dividierst du die Summe durch 1,19 EUR (du rechnest also genau andersherum, wie oben beschrieben) und bestimmst den Netto-Preis. Die Differenz zwischen Brutto- und Netto-Preis ist der Mehrwertsteuer-Betrag.  

Also: 

400 / 1,19 = 336,13 netto

Bedeutet: 400 EUR Brutto – 336,13 Netto-Preis = 63,87 EUR Umsatzsteuer

Deine Zahllast wäre im Beispiel dann 380 – 63,87 = 316,13 EUR.

Expertenwissen Buchhaltung: Wie ist die Umsatzsteuer zu verbuchen?

Wenn du deine Buchhaltung selbst machst, ist für dich noch wichtig zu wissen, wo und wie die Umsatzsteuer und die Zahllast zu verbuchen sind. Dafür gibt es das Konto „Umsatzsteuer-Vorauszahlungen“ mit der Kostenstelle bzw. Schlüssel 1780 (SKR 03) bzw. 3820 (SKR 04). 

Bist du zur monatlichen Voranmeldung verpflichtet und nutzt eine Dauerfristverlängerung gilt eine Vorauszahlung von 1/11 der Vorjahreszahllast – dann heißt das Konto „Umsatzsteuer -Vorauszahlungen 1/11“ mit der Kostenstelle 1781 bzw. 3830. Die Gegenbuchung erfolgt immer auf das Konto „Bank“ 1200 bzw. 1800 (SKR 04).

Das alles klingt für dich nach böhmischen Dörfern? Macht überhaupt nichts, denn gerade als Gründer*in ist es besonders hilfreich, hier mit einem Steuerbüro zu arbeiten. Es nimmt dir nicht nur den Papierkram ab, du profitierst auch von dem Wissen und machst sicher alles richtig.

Apropos „richtig machen“: Solltest du deine Umsatzsteuervoranmeldung einmal zu spät einreichen, kann das Finanzamt einen Verspätungsaufschlag festsetzen. Dieser darf bis zu 10 Prozent der Zahllast (maximal 25.000 EUR betragen). Ein Grund mehr, einen Profi mit der rechtzeitigen Anmeldung zu beauftragen. Pünktlich zahlen musst du jedoch immer noch selbst.

Wer braucht eine Umsatzsteuer-ID?

Grundsätzlich reicht eine Steuernummer, die dir vom Finanzamt zu Beginn deiner Selbstständigkeit zugeteilt wird, um deine Umsatzsteuer anzumelden und abzuführen. Allerdings: Willst du deine Produkte oder Dienstleistungen EU-weit anderen Unternehmen anbieten, brauchst du eine Umsatzsteuer-Identfikationsnummer (USt-IdNr.). Der Vorteil ist, dass deine Exporte ins EU-Ausland dann von der Umsatzsteuer befreit sind, du also diese Steuer nicht extra in dem jeweiligen Land abführen musst. Die Rede ist hier auch von „steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen“. Voraussetzung ist allerdings, dass der Leistungsempfänger im Ausland ebenfalls über eine gültige Ust-IdNr. verfügt und du all diese Lieferungen in einer zusammenfassenden Meldung erfasst, d.h. dem Finanzamt meldest.

Bietest du deine Leistungen Privatpersonen im EU-Ausland an, gilt in den meisten Fällen das „Ursprungslandprinzip“, d.h. die Käufer im Ausland zahlen einfach den deutschen Steuersatz – in der Buchhaltung behandelst du diese Umsatzsteuer wie Steuereinnahmen, die du innerdeutsch generiert hast. Da es hier jedoch Ausnahmen für bestimmte Produkte gibt, lohnt es sich im Zweifelsfall, mit deiner Steuerberatung zu sprechen.

Besonderheiten bei der Umsatzsteuer für digitale Dienstleistungen

Eine Besonderheit gibt es zum Beispiel bei den sogenannten „digitalen Dienstleistungen“, die oft grenzüberschreitende Käufe und Verkäufe bedeuten. Seit Anfang 2015 gilt hier, dass die Steuersätze des Landes, in dem der Kunde sitzt, greifen und dort auch die Steuer abgeführt werden muss. Doch bevor du nun panisch überlegst, deinen Onlineshop doch nicht international auszurollen, können wir dich beruhigen: Es gibt eine Vereinfachung. Bleibst du unter 10.000 EUR Umsatzsteuer, bewegst du dich innerhalb einer EU-weit einheitlichen „Bagatellgrenze“ und kannst die kompletten Steuern in Deutschland anmelden und abführen. Für höhere Umsätze gibt es ebenfalls eine Lösung: das sogenannte vereinfachte Besteuerungsverfahren „Mini One Stop Shop“ – kurz MOSS (nach § 18 h UStG). Für dieses Verfahren kannst du dich beim Bundeszentralamt für Steuern registrieren. Sobald das passiert ist, greift das Verfahren für alle EU-Länder, in denen du keinen Sitz und keine Betriebsstätte hast. Auf Basis einer vierteljährlichen Erklärung deiner Umsätze kümmert sich das Finanzamt dann, um die Verteilung der Umsatzsteuer in die entsprechenden Länder.

Wenn du weltweit tätig werden möchtest

Beziehst du Waren oder Dienstleistungen aus dem Nicht-EU-Ausland – sogenannten „Drittstaaten“ – wird eine Einfuhr-Umsatzsteuer fällig. Dabei gelten deutsche Steuersätze, die du bei der zuständigen Zollbehörde zahlst und anschließend als Vorsteuer geltend machen kannst.

Willst du Ware in einen Drittstaat ausführen, geschieht dies meist steuerfrei: du weist also keine Umsatzsteuer aus, musst aber bestimmte Ausfuhrnachweise und entsprechende Nachweise in der Buchhaltung erbringen. Was genau du hier beachten musst, erklärt dir ebenfalls am besten ein*e Buchhalter*in.

Übrigens: Seit dem Brexit gilt auch Großbritannien als Drittland.

Zusammenfassung: Das Wichtigste zur Umsatzsteuer

  • Die Umsatzsteuer ist für dich als Unternehmer*in ein durchlaufender Posten, der direkt an das Finanzamt gemeldet und abgeführt wird.
  • Bis auf Kleinunternehmer*innen und Selbstständige in therapeutischen Berufen sind nahezu alle Gründer*innen umsatzsteuerpflichtig.
  • Über die Umsatzsteuervoranmeldung zahlst du die Umsatzsteuer an das Finanzamt. Die Voranmeldung kannst du selbst übernehmen oder von einer Buchhaltungsfirma ausführen lassen.
  • Die Voranmeldung erfolgt meist monatlich und immer zum 10. des Folgemonats. Die Dauerfristverlängerung verschafft dir einen Aufschub von jeweils einem Monat.
  • Verrechne bezahlte und eingenommene Umsatzsteuer, um deine Zahllast zu reduzieren. 
  • Eine Umsatzsteuer-ID brauchst du nur, wenn du deine Ware oder Dienstleistung auch im EU-Ausland anbieten möchtest.
  • Beachte Sonderreglungen beim Handel mit dem EU-Ausland und Drittstaaten außerhalb der EU und sprich hier am besten mit einer professionellen Steuerberatung, was zu tun ist.

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bhp