Variable Kosten: Arten und Berechnung

Mit jeder Gründung und dem laufenden Geschäftsbetrieb gehen Kosten einher, die du mit Einnahmen aus deinem Produkt oder deiner Dienstleistung decken und im besten Fall übertreffen solltest, so dass du Gewinn erwirtschaftest. Ein wichtiger Kostenteil sind die variablen Kosten – zusammen mit den Fixkosten ergeben sie die Gesamtkosten deines Geschäfts. Was genau variable Kosten sind, wie du sie berechnen kannst und welche Rolle sie in deinem Businessplan spielen, verraten wir dir in den folgenden Absätzen.

Variable Kosten sind veränderliche, bewegliche oder mengenabhängige Ausgaben. Sie stehen im direkten Zusammenhang mit den geleisteten Diensten oder der produzierten Stückzahl. Bedeutet grundsätzlich: Variable Kosten entstehen nur, wenn du arbeitest bzw. produzierst. Je mehr du arbeitest oder produzierst, desto höher sind meist auch die variablen Kosten. 

Unterschieden werden kann zwischen drei verschiedenen Arten, auf deren Berechnung wir weiter unten anhand eines Beispiels auch noch einmal ausführlicher eingehen: 

Die variablen Gesamtkosten sind Ausgaben, die über einen bestimmten Zeitraum anfallen – also beispielsweise innerhalb eines Geschäftsjahres. 

Variable Stückkosten beziehen sich auf die reinen Herstellungskosten eines einzelnen Produkts und die durchschnittlichen variablen Stückkosten sind ein „Mittelwert“, nämlich die variablen Gesamtkosten geteilt durch die produzierte Stückzahl. Letzteres vereinfacht die Berechnung pro Stück, wenn sich einzelne Kostenpunkte nicht exakt pro Produkt benennen lassen.

Warum die Unterscheidung dieser drei Arten wichtig ist? Während die variablen Gesamtkosten mit steigender Produktion meist ebenfalls steigen, sinken die (durchschnittlichen) variablen Stückkosten bei höheren Stückzahlen meist, da für die Produktion notwendigen Materialien zum Beispiel günstiger eingekauft werden können.

In der Betriebswirtschaftslehre werden die beweglichen Ausgaben noch auf eine weitere Art unterschieden, die zur Bewertung ebenfalls nützlich sein kann:

• Proportionale bzw. lineare Kosten: Diese Ausgaben steigen im gleichen Verhältnis wie die produzierten Stücke oder erbrachten Dienstleistungen
• Antiproportionale bzw. regressive Kosten: Die variablen Kosten sinken bei steigender Menge – wie oben bereits beschrieben
• Überproportionale bzw. progressive Kosten: Wenn die Ausgaben deutlich schneller steigen oder sinken als die produzierte Menge bzw. erbrachte Dienstleistung
• Unterproportionale bzw. degressive Kosten: Wenn die Ausgaben deutlich langsamer steigen oder sinken als die produzierte Menge bzw. erbrachte Dienstleistung

Besonders erstrebenswert ist natürlich, dass (nicht nur) die variablen Kosten im Vergleich zum Output sinken oder zumindest gleich bleiben. 

Neben den variablen Kosten, die wir im Detail gleich noch auflisten, gibt es die sogenannten Fixkosten. Diese entstehen unabhängig von der Auslastung deines Geschäfts oder deiner Produktion. Klassische Fixkosten sind Ausgaben für die Miete von Büro- und Ladenflächen, Personalkosten und Ausgaben für Versicherungen. Zusammen mit den variablen Kosten ergeben sich die Gesamtkosten für deinen Betrieb.

Die Unterscheidung dieser beiden Kostenarten ist wichtig, um die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens berechnen und bewerten zu können: Je höher deine Fixkosten nämlich sind, desto höher ist auch die Gewinnschwelle, denn du musst dauerhaft mehr Kosten decken, bevor du mit deiner Geschäftsidee Geld verdienst. Ziel sollte es also sein, möglichst viele deiner Gesamtkosten variabel zu gestalten. Die folgenden Beispiele machen diese Aussage deutlicher.

Das Beispiel kennst du vielleicht schon aus unserem Artikel zum Thema Fixkosten: Stell dir vor, du produzierst einen smarten Kochlöffel in deinen eigenen Produktionshallen, mit eigenen Maschinen und eigener Logistik für den späteren Versand an Kunden. Für die Produktion kaufst du Kunststoffe und andere Rohstoffe ein, aus die so der Löffel besteht. Diese Materialkosten sind typische variable Kosten, die sich leicht auf die Stückproduktion umlegen lassen. Je mehr Löffel du produzierst, desto mehr Rohstoffe musst du einkaufen. Vom Händler erhältst du einen Mengenrabatt, so dass zwar deine variablen Gesamtausgaben steigen, die einzelnen Stückkosten jedoch sinken. Aber: Da deine Fixkosten relativ hoch sind, dauert es trotz des Mengenrabatts vergleichsweise lange, bis du wirklich Geld mit deinem Löffel verdienst.

Noch besser wäre es darum, wenn du möglichst viel von deinen Fixkosten auslagerst: Stell dir zum Beispiel vor, dass du die Logistik nicht selbst übernimmst, sondern über Partner abwickelst – oder sogar die Produktion an eine andere Firma auslagerst. Der Vorteil ist, dass nur dann Produktionskosten entstehen, wenn du auch wirklich produzierst. Verkaufst du gerade keine oder nur wenige Löffel, nimmst du auch keinen deiner Partner in Anspruch und verursachst so entsprechend weniger Kosten. Die Gewinnschwelle sinkt und du arbeitest schneller kostendeckend.

Etwas anders sieht die Situation bei Dienstleistungen aus: Betreibst du zum Beispiel ein Tattoostudio oder eine Pizzeria, entstehen natürlich auch hier variable Kosten im direkten Zusammenhang mit deiner Arbeit. Je mehr du arbeitest desto höher sind deine Ausgaben für Farben, Nadeln, Lebensmittel aber auch Stromkosten. Die Möglichkeiten, Kosten auszulagern und von der Auslastung der Produktion oder deiner Arbeitszeit abhängig zu machen, sind hier jedoch deutlich geringer: Als selbstständige*r Tätowierer*in oder Restaurantbetreiber*in hast du eigene Räume und Gerätschaften und somit mehr fixe Kosten, die in jedem Fall anfallen.

Nach all der Theorie und den Beispielen werden wir jetzt konkret. Auch wenn sich die variablen Kosten natürlich von Geschäftsidee zu Geschäftsidee unterscheiden können, so gibt es doch einige bewegliche Ausgaben, die nahezu jede*r Gründer*in kennen sollte:

• Rohstoffe (für die Produktion)
• Hilfs-, Verpackungs- und Verbrauchsmaterialien
• Sämtliche Fremdleistungen, wie Ausgaben für den Transport oder Versand
• Akkordlöhne (Bezahlung nach tatsächlicher Leistung bzw. Stückzahlen)
• Provisionen
• Energiekosten

Wie du vielleicht beim Lesen der Punkte schon selbst merkst, lässt sich nicht jeder Kostenpunkt immer eindeutig den variablen (oder fixen) Kosten zuordnen. Dann ist die Rede von Mischkosten. Ausgaben für Strom und Telefon, manchmal sogar für Gehälter, können in diesen Topf fallen, wenn diese zum Beispiel aus einer Grundgebühr und Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch, oder einem Grundgehalt und Provision bestehen.

Der Punkt Energiekosten ist außerdem ein Kostenpunkt, der – je nach Geschäftsmodell – auch auf der Seite der Fixkosten stehen könnte: In einem Büro fallen beispielsweise immer die gleichen Stromkosten an, unabhängig von der Auslastung – es handelt sich also um Fixkosten. In einer Produktion (beispielsweise für Löffel), gehört die Stromrechnung zu den variablen Kosten, da der Verbrauch je nach Auslastung der Anlagen steigt.

Die allgemeine Formel zur Berechnung der variablen Kosten lautete:

Variable Kosten gesamt : Produktionsmenge = variable Stückkosten

Konkreter wird es im Detail, wobei wir bei dem Beispiel mit dem Löffel bleiben. Liste zunächst sämtliche variable Kosten auf, die im Betrachtungszeitraum angefallen sind. Der Einfachheit halber nehmen wir runde Zahlen an: Du kaufst beispielsweise für 10,00 EUR Kunststoff und andere Materialien für 100 Löffel ein, verursachst 10,00 EUR Energiekosten und zahlst pro Löffel 1,00 EUR Versand- und Transportkosten, um die Bestellungen an deine Kunden zu liefern. 

Bedeutet: 10,00 EUR + 10,00 EUR + 100,00 EUR = 120,00 EUR 

Es entstehen also 120,00 EUR variable Gesamtkosten. Aufgeteilt auf die 100 Löffel, bedeutet das einen variablen Stückpreis von 1,20 EUR. Diesen Wert solltest du zusammen mit den fixen Stückpreisen bei deiner Preiskalkulation unbedingt beachten.

Um dir zu zeigen, was steigende Produktionsmengen bedeuten können, rechnen wir weiter: Du produzierst nun 1.000 Löffel und bekommst beim Materialeinkauf einen Mengenrabatt von 20 Prozent, zahlst also anstelle von 100,00 EUR nur 80,00 EUR im Einkauf. Natürlich steigen auch die Energie- und Versandkosten, allerdings ebenfalls nicht proportional, sondern liegen bei insgesamt 30,00 EUR für den Betrieb der Maschinen und nur noch 0,80 EUR pro Löffel für den Versand.

Bedeutet: 80,00 EUR + 30,00 EUR + 800,00 EUR = 910,00 EUR

Die variablen Gesamtkosten steigen (logischerweise) auf 910,00 EUR. Der variable Stückpreis sinkt jedoch: auf 0,91 EUR pro Löffel.

So oder so ähnlich kannst du für jedes Produkt und jede Dienstleistung die variablen Kosten - pro Stück, Stunde, pro verkaufte Pizza oder Tätowierung – berechnen. Zusammen mit den Fixkosten ergibt sich daraus ein Gesamtwert, den du mit deiner Geschäftsidee erwirtschaften musst, um deckend oder sogar gewinnbringend zu arbeiten.

Ergibt die Rechnung Erträgnis – Gesamtkosten (fixe und variable Kosten) genau Null, hast du den sogenannten Break-even-Point mit deinem Geschäft oder deinem Produkt erreicht. Vor diesem Punkt schreibst du Verluste, hast du den Punkt überschritten, erwirtschaftest du Gewinn. Ausführlichere Infos zum Break-even-Point und wie du ihn genau berechnest, erklären wir dir in einem extra Ratgeber.

Mindestens genauso wichtig, wie der Break-even-Point, ist der Deckungsbeitrag: Dieser beschreibt nämlich, wie viel die Kosten für dein Produkt oder deine Dienstleistung zur laufenden Kostendeckung beitragen – oder anders formuliert: der Erlös abzüglich variabler Kosten ergibt den Deckungsbeitrag. 

Die Deckungsbeitragsrechnung anhand unseres Beispiels: Nehmen wir an, du verkaufst deinen Löffel für 12,00 EUR pro Stück. Die variablen Stückkosten belaufen sich auf 1,20 EUR. Es bleiben 10,80 EUR als Deckungsbetrag über. Ziehst du dann noch die Fixkosten ab, findest du heraus, ob du deckend oder sogar gewinnbringend arbeitest. Liegen die Fixkosten über den 10,80 EUR, würdest du Verlust machen und müsstest entweder diese Fixkosten senken oder den Preis für dein Produkt oder deine Dienstleistung anpassen. Alles unter 10,80 Euro Fixkosten bedeutet für dich einen Gewinn. 

Genau mit dieser Rechnung – wann deckst du deine Kosten, wann erwirtschaftest du Gewinn oder Verlust – solltest du schon während der Gründung in deinem Businessplan arbeiten. Liste alle fixen und variablen Kosten auf und errechne, zu welchem Preis du eine Dienstleistung anbieten, ein Gericht oder ein Produkt verkaufen kannst. 

Natürlich gibt es dabei einen gewissen Anteil an „Blick in die Glaskugel“, denn neben der Preiskalkulation musst du auch Mengen schätzen: Wie viele Löffel wirst du im ersten und zweiten Jahr verkaufen, wie viele Gäste bewirten oder Tattoos stechen? Um hier möglichst realistisch zu kalkulieren, hilft im Zuge der Businessplan-Erstellung eine ausführliche Marktanalyse und Wettbewerbsanalyse. Auf dieser Basis nimmst du bestimmte Produktionsmengen an und setzt diese ins Verhältnis mit deinen fixen und variablen Kosten. Kalkuliere hier lieber etwas zurückhaltender und plane auch und vor allem in den ersten Monaten Verluste ein. Dies sollten ebenfalls durchkalkuliert und mit ausreichend finanziellen Mitteln abgesichert sein – beispielsweise durch einen Gründungszuschuss, eine Förderung oder einen Kredit. Zum anderen sollte in deiner Rechnung der Break-even-Point geplant und klar markiert sein. Nutze anschließend diese Rentabilitätsplanung in der Gründungsphase und darüber hinaus, um immer wieder zu prüfen, wo du stehst: ob du auf dem richtigen Kurs bist oder ob du an deinen fixen und variablen Kosten oder deiner Preisgestaltung insgesamt noch etwas ändern musst. Hast du deine Kosten im Blick? Dann schau, welche Finanzierung oder Förderung zu dir passt.

Variable Kosten ergeben zusammen mit den Fixkosten die Gesamtausgaben deines Unternehmens und sind abhängig von der Auslastung deiner Produktion oder deiner Arbeitszeit. Anders als Fixkosten sind diese beweglichen Kosten dadurch deutlich schlechter zu kalkulieren, bergen aber großes Einsparpotential. Schließlich fallen diese Kosten nur oder erhöht an, wenn du auch produzierst. Darum solltest du vor allem beim Start in die Selbstständigkeit darauf achten, dass möglichst viele deiner laufenden Kosten flexible Kosten sind. Prüfe beispielsweise, ob und welche Tätigkeiten du auslagern kannst, anstatt dich selbst um alles zu kümmern. Die Logistik und der Versand von Gütern sind typische Beispiele für die Auslagerung: Hier sparst du nicht nur (variable) Kosten, weil du das Angebot nur in Anspruch nimmst, wenn dein Geschäft gut läuft, sondern auch, weil spezialisierte Anbieter deutlich günstiger arbeiten, als du es tun würdest. Einsparpotential gibt es auch bei den Rohstoffen und Materialien: Je mehr du davon kaufst, desto günstiger wird es meist. Mit steigender Auslastung sinken so oftmals deine variablen Kosten auf Stückpreisbasis. 

Zum Start ins Gründer*innenleben solltest du auf Basis der fixen und variablen Kosten hochrechnen, zu welchem Preis du deine Produkte oder Dienstleistung anbieten kannst, um mindestens kostendeckend, im zweiten Schritt auch gewinnbringend zu arbeiten. Beziehe eine gut recherchierter Wettbewerbsanalyse und eine realistische Auslastung ein. Nutze deine Kalkulation, um immer wieder deinen wirtschaftlichen Erfolg zu bewerten, oder um Kostentreiber und Einsparpotentiale zu erkennen und zu optimieren. Hast du diese Zahlen einmal im Griff, kannst du dich voll und ganz auf dein Produkt oder deine Dienstleistung konzentrieren.