Zeit­management für Gründer*innen

Bist du ein Planungsass oder eher vom Typ kreatives Chaos? So oder so kann ein effektives Zeitmanagement deine Produktivität steigern, dich motivieren und dir letztlich auch mehr Freizeit verschaffen! Du möchtest wissen, wie das geht? Die eine richtige Lösung gibt es nicht. Dafür aber viele verschiedene Methoden und Ideen, bei denen sicher auch für dich etwas Passendes dabei ist. Wir haben unsere liebsten Zeitmanagement-Methoden in diesem Artikel für dich zusammengestellt. Lass dich inspirieren!

Der Begriff Zeitmanagement umfasst alle Maßnahmen, mit denen du die Zeit, die du hast, möglichst effektiv nutzt. Denn der Tag hat für uns alle nur 24 Stunden und mindestens zwei Drittel davon benötigen wir für Schlaf, Essen, Freizeit und sonstige Aufgaben, die nichts mit der Arbeit zu tun haben. Weil die Zeit also begrenzt ist, stellt sich die Frage, wie du aus den zur Verfügung stehenden Stunden das Beste herausholen kannst. Vielleicht möchtest du auch deine Arbeitszeit verkürzen oder aber deinem Hang zur Prokrastination entgegenwirken. Gängige Zeitmanagement-Methoden helfen dir dabei:

• deine Aufgaben zu strukturieren
• realistisch zu planen
• termingerecht zu arbeiten
• dir nicht zu viel vorzunehmen
• konzentrierte, ablenkungsfreie Arbeitsphasen zu etablieren
• Pausen sinnvoll in den Tag zu integrieren
• weniger am Handy zu hängen
• mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben

Gerade für dich als Gründer*in ist ein sinnvolles Zeitmanagement wichtig. Denn du hast keine Vorgesetzten mehr, sondern bist selbst Chef*in! Das gibt dir zwar viel mehr Freiheiten – aber auch mehr Verantwortung. Gerade am Anfang wirst du viele Dinge zu erledigen und zu koordinieren haben. Bist du als Freelancer*in im Home-Office, sind Zeitfresser wie private oder Haushaltsangelegenheiten und Prokrastination, also das Aufschieben von Dingen, deine größten Feinde. 

Wenn du dich nicht mehr nach vorgegebenen Arbeitszeiten richten musst, sondern vor allem nach den Aufgaben, die du zu erledigen hast, ist das erstmal eine Umgewöhnung. Vielen frischen Gründer*innen passiert es, dass sie bis in die Nacht hinein an etwas arbeiten, für das sie eigentlich nur ein paar Stunden geplant hatten. Oder sie kommen gar nicht erst ins Tun, weil sie nicht wissen, womit sie überhaupt anfangen sollen. Zum Glück haben sich in der Startup-Szene viele verschiedene Zeitmanagement-Methoden etabliert, sodass du solchen Situationen von Beginn an vorbeugen kannst.

Bevor du dich ans Ausprobieren der Methoden machen kannst, solltest du erst einmal prüfen, wie es aktuell mit deinem Zeitmanagement aussieht. Wie nutzt du deine Zeit bisher? Was möchtest du daran verändern? Welche Aspekte müssen berücksichtigt werden – zum Beispiel, dass du Familie hast, eine Nachteule bist oder dich an bestimmte Öffnungszeiten halten musst? Und was sind deine persönlichen größten Zeitfresser? Um das herauszufinden, solltest du eine sogenannte Zeitflussanalyse durchführen. Dazu kannst du dir ein Zeittagebuch anlegen – entweder ganz oldschool als Notizbuch oder digital als Tabelle. Im Internet findest du auch verschiedene Zeiterfassungstools, mit denen du genau tracken kannst, wofür du wie lange brauchst.

Erfasse dabei nicht nur die reine Arbeitszeit, sondern alles, was du während eines Arbeitstages tust. Dazu gehören auch Meetings, E-Mails-Beantworten, Telefonieren, das Wäscheaufhängen zwischendurch, Online-Recherchen oder Pausen. Schreibe detailliert auf, womit du deine Zeit verbringst. So bekommst du ein Gefühl dafür, wann du wirklich konzentriert arbeitest und wann du weniger produktiv bist. Wenn du dein Zeittagebuch auswertest, erkennst du deine Motivationsspitzen und meist auch das typische Nachmittagstief. Besonders wichtige Aufgaben solltest du also in deine produktiveren Zeiten einplanen, während du deine Tiefs mit administrativen Aufgaben oder Pausen füllen kannst.

Die Zeitflussanalyse hilft dir, herauszufinden, wann du am leistungsfähigsten bist. Außerdem lernst du, wie viel Zeit du für welche Art von Aufgaben benötigst. So kannst du realistisch und stressreduzierend planen.

Die größten Zeitdiebe unterscheiden sich je nach Person. Aber jede*r hat sie! Entlarve sie und lass dir deine Zeit nicht mehr stehlen! Das sind die häufigsten Zeitfresserchen bei Gründer*innen und Selbstständigen:

• E-Mails und Telefonate: Zwischendurch immer wieder das E-Mail-Postfach aktualisieren oder ständig angerufen werden? Das sind echte Produktivitätskiller! Nimm dir lieber feste E-Mail- und Telefonzeiten. Während der konzentrierten Arbeitsphasen legst du das Telefon am besten in einen anderen Raum und schaltest die E-Mail-Benachrichtigungen aus. 
• Meetings: Ellenlange Meetings ohne Struktur sind nicht nur anstrengend, sondern auch ineffizient. Begrenze die Meetingzeit und achte darauf, deinen Meetings ein Fokusthema zu geben, sie sinnvoll zu moderieren und nur die Leute einzuladen, für die das Meeting auch relevant ist.
• Das Smartphone: Facebook, Twitter, WhatsApp – das Smartphone bietet viel Ablenkung und zieht deinen Blick geradezu magisch an. Um dem entgegenzuwirken, kannst du die Push-Benachrichtigungen und den Ton ausschalten. Platziere das Handy zudem außerhalb deiner Sichtweite – am besten in einem anderen Raum. Oder schalte es gleich ganz aus.
• Zu wenig Pausen: Wer sich nicht regelmäßig eine Pause gönnt, arbeitet weniger produktiv, lässt sich leichter ablenken und braucht somit oft länger für die Aufgabe als mit Pause. Stehe mindestens einmal die Stunde auf, verlasse den Arbeitsraum, öffne die Fenster und entspann dich kurz. Dazu helfen dir auch Techniken wie die Pomodoro-Methode, die du gleich noch kennenlernst.
• Kein ruhiger Arbeitsort: Ablenkung, Lärm und ständige Störungen durch Familienmitglieder oder Kolleg*innen sind Gift für produktives Arbeiten. Sorge dafür, dass du in deinen Fokusphasen ungestört bist, und kommuniziere das auch den anderen Personen im Haus.
• Zeitkiller Perfektion: Die größten Zeitdiebe sind oft wir selbst. Der Anspruch, alles perfekt machen zu wollen und keinen Fehler zu übersehen, ist nicht nur unerfüllbar, stiehlt dir aber wertvolle Zeit. Versuch einfach mal loszulassen und vertraue auf deine Kernfähigkeiten und dein Team.

Möchtest du nebenberuflich gründen oder bist Dad- oder Mompreneur*in, ist ein gutes Zeitmanagement besonders essenziell. Obwohl du mit Hauptjob oder Familie wahrscheinlich alle Hände voll zu tun hast, musst du für deine Selbstständigkeit keine Nächte durchmachen. Eine Gründung ist kein Sprint – weder für Vollzeitgründer*innen noch für Eltern oder nebenberuflich Selbstständige. Wichtig ist, nicht zu viel nach links und rechts zu schauen und sich nicht mit anderen zu vergleichen. Du musst gut haushalten mit deiner Energie und vor allem deiner Zeit. Wenn du nach Erwerbsarbeit und Kinderbetreuung nur eine oder zwei Stunden arbeitest, ist das schon ein Erfolg! Ansonsten kannst du dir am Wochenende oder Feiertagen Zeit für dein Business nehmen. Zeitmanagement-Methoden helfen dir, diese begrenzte Zeit so effektiv wie möglich zu nutzen.

Du weißt nun, wie viel Zeit dir zur Verfügung steht, wie du die größten Zeitfresser vermeidest und wann du deine leistungsstarken Phasen hast? Dann ist es nun an der Zeit, ins Tun zu kommen! Erprobte Zeitmanagement-Methoden gibt es viele. Doch welche die richtige für dich ist, hängt ganz von deinem persönlichen Arbeitsstil ab. Es geht also nicht darum, alle Techniken auf einmal anzuwenden – und dann womöglich noch mehr Zeit zu verschwenden. Such dir stattdessen die aus, die für dich am interessantesten klingen, und probiere sie nacheinander aus. Wichtig ist, dass du dich nicht zu lange mit dem Drum und Dran aufhältst, sondern zügig mit der Umsetzung beginnst. Ein hübsch gestalteter Kalender ist eine tolle Sache – die Gestaltung sollte aber nicht selbst zur Zeitdiebin werden. 

In Sachen Kalender gibt es ja zwei Lager: Die einen lieben es, Blankobücher mit bunten Stiften, Motivklebeband und Stickern zu verzieren und darin ihre Termine und To-Dos auf kunstvolle Weise einzutragen. Anderen reicht ein schlichtes Heft mit Vordruck aus oder sie entscheiden sich für die digitale Variante. Online-Kalender nehmen dir vieles ab, indem sie dich an Termine erinnern, Schnittstellen zu Buchungssystemen oder Meeting-Plattformen bieten und automatisch deine Einträge auf allen Geräten synchronisieren. So oder so: An einem Kalender kommst du nicht vorbei, wenn du dein Zeitmanagement auf ein neues Level heben möchtest. Wenn du alle wichtigen Dinge an einem Ort organisierst, verlierst du nie wieder wertvolle Zeit, weil du nach irgendeinem Notizzettel suchst. Auch für viele der weiteren Zeitmanagement-Methoden wird dir dein Kalender nützlich sein.

Wie ist das bei dir? Machen dich lange To-Do-Listen nervös oder liebst du das Gefühl, eine erledigte Aufgabe abzuhaken? Wenn dir To-Do-Listen bisher eher suspekt waren, liegt es vielleicht daran, dass du noch nicht das Beste aus ihnen herausholst. Wie das geht? Wichtig ist, dass du dir nicht zu viel vornimmst. Außerdem kann es hilfreich sein, die Aufgaben vorzusortieren. Welche möchtest du priorisieren und welche haben länger Zeit oder lassen sich delegieren? Es gibt viele Möglichkeiten, wie du deine To-Do-Liste aufbauen und strukturieren kannst – egal, ob handschriftlich oder digital. Schau dir dazu auch die übrigen Zeitmanagement-Methoden an!

Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode, mit der du deine täglichen Aufgaben priorisieren kannst. Sie besteht aus vier Quadranten, wie du in der Abbildung sehen kannst:

In diese Quadranten kannst du die anstehenden Aufgaben nun einsortieren:

• A-Aufgaben sind wichtig und dringend – du solltest sie sofort und selbst erledigen
• B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend – du kannst sie der Dringlichkeit entsprechend terminieren und dann selbst erledigen
• C-Aufgaben sind nicht wichtig, aber dringend – versuche, sie an Kolleg*innen zu delegieren
• D-Aufgaben sind nicht wichtig und auch nicht dringend – sie können ab in den Papierkorb

Das Pareto-Prinzip ist eine bekannte, aber umstrittene Zeitmanagement-Methode. Sie basiert auf den Untersuchungen des Ingenieurs, Ökonoms und Soziologen Vilfredo Pareto, der Anfang des 20. Jahrhunderts herausfand, dass ca. 20 Prozent der Bevölkerung ca. 80 Prozent des verfügbaren Bodens und Vermögens besaßen. Dementsprechend sollen nach dem Pareto-Prinzip 80 Prozent der Arbeitsergebnisse eines Unternehmens in 20 Prozent der Gesamtarbeitszeit erreicht werden. 80 Prozent des Aufwandes entfallen also auf die übrigen 20 Prozent der Aufgaben. Daraus lässt sich zum Beispiel ableiten, dass du nur über einen kurzen Zeitraum hinweg wirklich maximal effektiv arbeiten kannst – in diese produktiven Phasen solltest du also die wichtigsten Aufgaben legen. Hierzu sind wiederum eine gute Priorisierung und Vorsortierung der Aufgaben notwendig. 

Kritisiert wird am Pareto-Prinzip unter anderem, es suggeriere, dass nur noch 20 Prozent des bisherigen Arbeitseinsatzes nötig wären. Das stimmt natürlich nicht – die 20 Prozent sind lediglich die produktivste Zeit. Den Rest des Tages kannst du weniger wichtigen oder dringenden Aufgaben widmen, die dennoch erledigt werden wollen – wie E-Mails, Recherchen, Papierkram und ähnliche Dinge.

Auch diese Zeitmanagement-Methode eignet sich hervorragend dazu, deine Aufgaben zu priorisieren. Der Name verrät schon, wie es geht: Du unterteilst deine To-Dos in A-, B- und C-Aufgaben. A-Aufgaben sind die wichtigsten – diese solltest du als erstes erledigen. B-Aufgaben sind auch wichtig, aber nicht ganz so dringend. Sie bearbeitest du im Anschluss. Die C-Aufgaben sind am wenigsten wichtig. Du bearbeitest sie, wenn noch Zeit bleibt. Ansonsten verschiebst du sie auf den nächsten Tag. Wenn du mit einer To-Do-Liste arbeitest, kannst du dir auch drei verschiedene Farben aussuchen. Zum Beispiel Rot für A-, Gelb für B- und Grün für C-Aufgaben, wie bei der Ampel. Mit den Farben markierst du deine Aufgaben und behältst so den Überblick.

Besonders für die langfristige Planung und um Entscheidungen zu treffen ist die 10-10-10-Methode geeignet. Sie wurde von Wirtschaftsjournalistin und Autorin Suzy Welch entwickelt und dreht sich um drei zentrale Fragen:

• Welche Folgen hat meine Entscheidung in 10 Minuten?
• Welche Folgen hat meine Entscheidung in 10 Monaten?
• Welche Folgen hat meine Entscheidung in 10 Jahren?

Bevor du dir diese Fragen beantworten kannst, musst du dir zunächst bewusst machen, was genau eigentlich das Problem ist, über das du entscheiden möchtest. Schreibe dir das am besten auf. Dann recherchierst du alle Faktoren, die für deine Entscheidung nützlich oder notwendig sind. Dazu gehören natürlich auch deine Ziele und die Wünsche anderer Anspruchsgruppen. Anhand der drei Leitfragen der 10-10-10-Methode kannst du die unmittelbaren, die kurz- und die langfristigen Konsequenzen ableiten. So lässt sich besser einschätzen, welche Entscheidung die richtige ist. Außerdem vermeidest du, zu kurzfristig zu denken und die lange Sicht zu vernachlässigen.

Die ALPEN-Methode hat zwar nichts mit den Bergen zu tun, hilft dir aber, deinen Aufgabenberg auseinanderzunehmen und sinnvoll auf den Tag, die Woche oder den Monat aufzuteilen. Und das dauert keine Viertelstunde! So gehst du vor:

• Aufgaben aufschreiben
• Länge einschätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Mach dir also bewusst, welche Aufgaben du hast und wie lange du dafür brauchst. Um das einzuschätzen, kannst du wieder dein Zeittagebuch vom Anfang zu Hilfe nehmen. Da je nach Tagesform und Motivation auch mal etwas länger dauern kann, solltest du immer Puffer miteinplanen. Entscheidungen treffen bedeutet zu überlegen, welche Aufgaben du wann und in welcher Reihenfolge erledigen solltest. Wähle dazu am besten eine der hier vorgestellten Priorisierungsmethoden – wie die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Methode. Am Ende des Tages oder Aufgabenzeitraums prüfst du, wie lange du tatsächlich gebraucht hast und wie produktiv du warst. Deine Erkenntnisse kannst du in die nächste Planung einfließen lassen und dein Zeitmanagement so immer weiter optimieren.

Hierbei handelt es sich um eine Redewendung: Das Bild, das „Iss den Frosch!“ bei uns auslöst, steht stellvertretend dafür, sich einer besonders unangenehmen Aufgabe zu widmen. Wenn du mit den To-Do-Listenpunkten anfängst, die dir am leichtesten fallen und dabei vielleicht gar nicht so wichtig sind, besteht die Gefahr, dass du „den Frosch“ immer weiter hinausschiebst. Doch auch das Unangenehme muss gemacht werden. Erledigst du die Froschaufgabe gleich zu Beginn deines Arbeitstages, hast du sie nicht nur schnell hinter dir, sondern kannst auch stolz darauf sein, schon so etwas Großes geschafft zu haben. Die Eat-the-Frog-Aufgabe sollte absolute Priorität haben. Du kannst dich auch mit einer Pause, einem guten Kaffee oder etwas Süßem belohnen. Die angenehmeren Aufgaben werden dir danach ganz leichtfallen.

Mal ehrlich: Wie fokussiert arbeitest du, wenn du vier Stunden am Stück am Schreibtisch sitzt? Vermutlich bist du dabei nicht sehr produktiv und lässt dich leicht ablenken, zum Beispiel vom Smartphone oder deinen Mails. Für dein Zeitmanagement ist es viel besser, wenn du zwischen kürzeren konzentrierten Arbeitsphasen immer mal kurz aufstehst und den Kopf frei bekommst. 

Wenn es dir schwerfällt, deine Zeit selbst zu strukturieren, kannst du auf die Pomodoro-Technik zurückgreifen: Du überlegst dir zuerst, woran du die nächste Zeit arbeiten möchtest. Dann stellst du dir einen Wecker auf 25 Minuten. Anschließend machst du 5 Minuten Pause und stellst den Wecker wieder neu. Nach vier 25-Minuten-Einheiten machst du eine etwas längere Pause von 15–20 Minuten. Dafür gibt es auch Online-Tools, die während der 25 Minuten ticken wie ein Wecker und dann laut klingeln. Benannt wurde diese Methode von Francesco Cirillo übrigens nach einem tomatenförmigen Küchenwecker.

Die Zeiten kannst du dir natürlich auch anders einstellen. Manche können 50 Minuten lang fokussiert arbeiten und legen anschließend eine zehnminütige Pause ein. Ebenfalls verbreitet ist die 60-60-30-Methode: Du arbeitest zweimal 55 Minuten und machst dazwischen fünf Minuten Pause. Anschließend legst du eine längere Pause von 30 Minuten ein.

Die Pomodoro- und die 60-60-30-Methode zeigen schon, wie wichtig es ist, Pausen zu machen. Viele Gründer*innen und Selbstständige vergessen das am Anfang. Doch wer stunden- und nächtelang durchackert, bekommt irgendwann die Rechnung dafür und wird krank. Gerade wenn du viel am Computer sitzt, solltest du einmal die Stunde eine Bildschirmpause machen. Einfach mal nichts zu tun, in der Badewanne zu liegen oder einen gemütlichen Spaziergang zu machen, kann übrigens durchaus bereichernd für dein Business sein! Bewusste Langeweile regt die Kreativität an und ein Perspektivwechsel kann oft zu spannenden Verknüpfungen und Ideen führen! Lass also ruhig ab und zu die Seele baumeln und deinen Gedanken freien Lauf – auch das kann ein wichtiger Teil deiner Arbeit sein.

Schon mit wenigen Mitteln kannst du dein Zeitmanagement verbessern: Du brauchst nichts weiter als Kalender, Notizbuch und Stift oder entsprechende Online-Tools, die häufig sogar kostenlos sind. Es ist also viel einfacher als es klingt, deine Arbeitszeit wirklich effektiv zu nutzen. Mach dir aber nicht zu viel Druck. Jede*r tickt anders – was für manche Gründer*innen das Geheimrezept ihrer Produktivität ist, muss für dich nicht zwingend genauso gut funktionieren. Such dir die Methode, die für dich am besten geeignet ist, und lass dich nicht von Vergleichen mit anderen stressen. Wenn du am liebsten nachts arbeitest oder dich mittags gern zwei Stunden zurückziehst, dann ist das vollkommen in Ordnung. Als Selbstständige*r hast du diese Möglichkeiten! Das wichtigste ist am Ende, dass alle Aufgaben erledigt sind und du die Ergebnisse erzielst, die du dir erhoffst.

Das beste Zeitmanagement ist nichts wert, wenn du das Falsche entwickelst. Achte darauf, deiner Leidenschaft zu folgen – hier hilft IKIGAI –, deine Kernfähigkeiten einzusetzen und eng am Kundennutzen zu arbeiten. Teste vor allem früh deine Produkte mit zahlungsbereiten Kunden.

Welche unserer neun Zeitmanagement-Methoden spricht dich am meisten an? Schnapp dir deinen Kalender und probiere sie gleich aus!