Privatentnahme: Dein Gehalt als Gründer*in

Definition und Auswirkungen auf die Buchhaltung

Anders als Angestellte haben Gründer*innen und Selbstständige kein festes Gehalt, das ihnen monatlich ausgezahlt wird. Laufende private Ausgaben, die gedeckt werden wollen, gibt es aber natürlich dennoch. Hier kommt die Privatentnahme ins Spiel: Geld, Waren oder Leistungen, die aus dem Betriebsvermögen für den Eigenbedarf entnommen werden. Was genau eine Privatentnahme alles sein kann, wer sich wann und in welcher Höhe etwas auszahlen darf und was das für deine Buchführung bedeutet, verraten wir dir hier.

Arten von Privatentnahmen im Überblick

Geld ist natürlich die naheliegendste Art einer Privatentnahme – entweder du entnimmst direkt Bargeld aus deiner Unternehmenskasse oder überweist dir einen Unternehmerlohn. Es gibt aber auch noch weitere Formen der Privatentnahme:

  • Warenentnahme: Bei dieser Form der Entnahme übernimmst du Ware aus deinem Geschäft in den privaten Besitz. Hast du beispielsweise einen Unverpackt-Laden eröffnet und entnimmst dort Lebensmittel, gilt das als eine Entnahme. Ganz ähnlich ist die Privatentnahme von Erzeugnissen, zum Beispiel die Entnahme von Brot aus der eigenen Bäckerei.
  • Leistungsentnahme: Eröffnest du einen Friseursalon und lässt dir von einer angestellten Friseurin die Haare schneiden, ist das genauso eine Leistungsentnahme, als würdest du einen Anwalt aus deiner frisch gegründeten Kanzlei um Rechtsbeistand bitten.
  • Nutzungsentnahme: Nutzt du Gegenstände, die zu deinem Betrieb gehören, für private Zwecke, dann ist das eine Nutzungsentnahme. Die häufigsten Beispiele dafür sind die private Nutzung eines Firmenwagens oder Computers.

Grundsätzlich gilt: Die Privatentnahme ist keine Betriebsausgabe und darf den Gewinn deines Unternehmens nicht schmälern, da sich sonst die Bemessungsgrundlage für zu zahlende Steuern ändern würde. Wichtig für dein Verständnis ist, dass dein Betriebsvermögen zwar verringert wird, die Entnahmen bilanztechnisch aber keine Auswirkung auf den Gewinn hat. Was du zum Thema Privatentnahme und Steuern wissen musst, erklären wir dir weiter unten noch ausführlicher.

Der Unterschied zwischen Privatentnahme und Privateinlage

Die Privateinlage ist genau das Gegenteil von der Privatentnahme – privates Vermögen wird also dem Unternehmensvermögen hinzugefügt. Auch bei der Einlage kann es sich um finanzielle Mittel aber auch Waren und Leistungen handeln, beispielsweise der private Computer, der für Geschäftstätigkeiten genutzt wird.

Wer darf überhaupt Privatentnahmen tätigen?

Bist du Gesellschafter*in eines haftungsbeschränkten Unternehmens, darfst du keine Privatentnahme durchführen – eigentlich logisch, denn durch die Haftungsbeschränkung wird bereits die (buchhalterische) Grenze zwischen privatem und geschäftlichem Vermögen klar gezogen. Noch klarer wird es, wenn man bedenkt, dass Gesellschafter*innen und Geschäftsführer*innen einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), der Unternehmergesellschaft (UG) oder der Aktiengesellschaft (AG) aus rechtlicher Sicht als „unternehmensfremde Personen“ angesehen werden, die nicht frei über das Betriebsvermögen verfügen können. Anstelle der Privatentnahme wird bei diesen Unternehmensformen meist ein monatliches Geschäftsführergehalt ausgezahlt. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit sogenannte Verrechnungskonten anzulegen, auf die Gesellschafter kurzfristige Kredite wieder zurückzahlen können. Auch Vorschüsse auf einen Lohn oder Gehalt sind hier Alternativen zu Privatentnahmen.

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Bei Unternehmen ohne die Beschränkung verhält es sich etwas anders. Als Einzelunternehmer*in, Teil einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), einer offenen Handelsgesellschaft (OHG) oder einer Kommanditgesellschaft (KG) bist du entnahmeberechtigt. Bei diesen Unternehmensformen bringst du einen Teil deines Privatvermögens als Grundlage für deinen Betrieb ein. Die Privatentnahme ersetzt vor allem bei den Einzelunternehmer*innen und der GbR oft das monatliche Gehalt.

Wie hoch sollte bzw. darf die Privatentnahme sein?

Wie bereits erwähnt, darf die Privatentnahme den Gewinn deines Unternehmens nicht schmälern. Somit ist eine (zugegeben etwas abstrakte und vor allem sehr individuelle) Obergrenze gesetzt. Um auf einen konkreten Betrag für die (monatliche) Privatentnahme zu kommen, ist eine entscheidende Frage, wieviel du für deinen Lebensunterhalt brauchst. 

Erstelle am besten eine Liste mit allen laufenden (privaten) Ausgaben. Die wichtigsten Posten sind hier die Miete für deine Wohnung (wichtig: nicht für deine Geschäftsräume!), Kosten für Lebens- und Haushaltsmittel, Ausgaben für Hobbys, Freizeitaktivitäten und Urlaube. Um hier auf belastbare Zahlen zu kommen, kannst du die Kontobewegungen der letzten Monate auswerten und/oder ein Haushaltsbuch führen – letzteres gibt es mittlerweile auch als App. So ein Controlling deiner privaten Ausgaben ist nicht nur nützlich, um die Höhe der benötigten Privatentnahme zu bestimmen (und ggf. nach oben oder unten zu korrigieren), sondern hilft dir auch, ein Gefühl dafür zu entwickeln, wo dein Geld tatsächlich hingeht. So eine Übersicht ist übrigens auch schon im Zuge der Gründung wichtig, wenn du im Finanzteil deines Businessplans arbeitest und einen Finanzplan erstellst.

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Wichtig: Gerade zu Beginn solltest du zwischen wirklich wichtigen und unverzichtbaren Posten und „Luxus“ unterscheiden, um so die Höhe deiner benötigten Privatentnahme erst einmal möglichst gering zu halten. Merkst du mit der Zeit, dass dein Geschäft gut läuft, kann die geplante Entnahme immer noch steigen.

Waren-, Leistungs- und Nutzungsentnahmen lassen sich natürlich nicht auf diesem Wege kalkulieren, müssen aber ggf. in der Buchhaltung und der Steuer berücksichtigt werden. Für Detailfragen sprichst du am besten mit Steuerfachleuten, die dir, je nach Spezialisierung, für jede Geschäftsidee sagen können, was wann als Privatentnahme gilt. 

Privatentnahmen und Finanzbuchhaltung

Grundsätzlich wird bei der Buchführung für die Privatentnahme (und Privateinlage) jeweils ein eigenes Unterkonto zum Eigenkapitalkonto notwendig. Privatentnahmen werden anschließend in der Soll-Spalte gebucht – Einlagen hingegen in der Spalte „Haben“.

Wie Privatentnahmen konkret gebucht werden, lässt ich am besten anhand einiger gängiger Beispiele erklären: 

Der Klassiker ist die Geldentnahme – also, wenn du dir monatlich einen Betrag vom Firmenkonto auf das Privatkonto überweist. Auf der linken Seite deines Kassenbuchs steht bei der Buchführung immer die Bank bzw. das Girokonto. Hier wird nun der Betrag auf der Haben-Seite eingetragen. Auf der rechten Seite steht das Konto Eigenkapital mit dem Unterkonto für die Privatentnahme – der Betrag wird hier in die Soll-Spalte eingefügt. Konkret würde das dann so aussehen:

AKTIVAPRIVATENTNAHME (Geld)PASSIVA
       
SOLLBankHaben SOLLPrivatkontoHaben
  2.000 Euro 2.000 Euro   
     

Sachentnahmen buchen

Geht es um die Entnahme von Gegenständen, Waren und Leistungen, muss zuerst der Wert des jeweiligen Postens bestimmt werden. Dafür wird entweder der Einkaufswert angesetzt oder der Wiederbeschaffungswert, wenn sich der Preis mit der Zeit geändert hat. Bei selbsterzeugten Waren (beispielsweise dem frischgebackenen Brot) bilden die Herstellerkosten die Basis. Berücksichtigt werden muss hier außerdem die Umsatzsteuer. Wieder helfen Beispiele, um die Buchung zu verdeutlichen:

Entnahme von Ware richtig buchen

Angenommen, du besitzt einen Modeladen und suchst dir dort Kleidung im Wert von 500 Euro (Einkaufswert) aus. Zusätzlich zu dieser Summe muss außerdem die Umsatzsteuer von 19 Prozent berücksichtigt werden. Es ergibt sich also eine Gesamtsumme von 595 Euro. In der Bilanz wird diese Summe im Privatkonto auf die Soll-Seite geschrieben. Ebenfalls auf der rechten Seite der gibt es das Unterkonto „Entnahme von Gegenständen und sonstigen Leistungen“, indem der reine Warenwert auf der Haben-Seite gebucht wird – die Umsatzsteuer wird bei den Verbindlichkeiten ebenfalls in die Haben-Spalte gebucht. Das sieht dann so aus:

AKTIVAPRIVATENTNAHME (Gegenstände und Leistungen)PASSIVA
       
SOLLBankHaben SOLLPrivatkontoHABEN
    595,00 Euro   
    SOLLGuVHABEN
    Abgänge Zugänge
      500,00 Euro
    SOLLVerbindlichkeitenHABEN
     USt. 19 %95,00 Euro
     … … …

Soll eine Nutzungsentnahme gebucht werden, sieht die Buchung ähnlich aus, allerdings dürfen Kosten nur anteilig verrechnet werden – zum Beispiel, wenn du ein Handy zu 20 Prozent privat und den Rest betrieblich nutzt. Dann dürfen bzw. müssen auch nur 20 Prozent der anfallenden Kosten als Privatentnahme gebucht werden. Bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen bzw. Arbeitskraft, musst du den Stundenlohn inklusive eventueller Lohnnebenkosten buchen.

Einen Eigenbeleg für die Privatentnahme erstellen

Die Richtlinien zur ordnungsgemäßen Buchführung sehen vor, dass du als Unternehmer*in jede Privatentnahme durch einen Beleg nachweisen können musst. Gibt es keine offizielle Quittung, kannst du einen Eigenbeleg ausstellen. Dieser Beleg muss mindestens das Datum, den Betrag bzw. Wert, Ort, deinen Namen und eine Unterschrift enthalten. Damit die Buchhaltung diesen Beleg zweifelsfrei zuordnen kann, ist die Angabe eines Verwendungszwecks (Privatentnahme) sinnvoll.

Wichtig: Fertige keinen Sammelbeleg für mehrere Privatentnahmen an, sondern stelle für jede Entnahme eine Quittung aus.

Aktenordner mit Etikett "privatentnahmen"

Privatentnahme und Steuern

Auf die Privatentnahme an sich zahlst du erst einmal keine Steuern – zumindest, wenn es sich dabei um die Geldentnahme handelt. Stattdessen wird dein jährlicher Gewinn versteuert und dieser wird durch die finanzielle Entnahme nicht verringert. Allerdings erhöht sich dein privates Vermögen, so dass die private Einkommensteuer (wie bei jedem Angestellten, der ein Gehalt erhält) fällig wird. 

Bei Sachentnahmen verhält es sich etwas anders. Hast du beispielsweise einen Laptop für 3.300 Euro für das Unternehmen gekauft, kannst du diesen über drei Jahre (zu jeweils ein Drittel des Werts) abschreiben. Nach einem Jahr hat das Gerät noch einen Buchwert von 2.200 Euro. Entnimmst du ihn nun, entsteht eine „stille Reserve“, die den Gewinn deines Unternehmens erhöht. Diese Reserve wird auf Basis des Teilwerts und des tatsächlichen Buchwertes berechnet, nämlich indem man den Teilwert von dem Buchwert abzieht. Der Teilwert ist dabei ein hypothetischer Wert, der oftmals mit dem aktuellen Marktwert gleichgesetzt wird. Ist der aktuelle Marktwert beispielsweise bei 2.500 Euro für den Laptop, bedeutet das für die „stille Reserve“ eine Summe von 300 Euro (2500 – 2.200 Euro). Diese 300 Euro werden als Gewinn für dein Unternehmen gerechnet. 

Bei Dienstleistungen erhöht sich dein Gewinn um genau die Summe, die du durch den Verkauf dieser Dienstleistung an Dritte erzielt hättest. Nutzt du betriebliche Gegenstände privat, werden die aus der Nutzung entstehenden Kosten steuerlich berücksichtigt.

Wichtig: Auch die Umsatzsteuer muss auf privat entnommene Gegenstände, Waren und Dienstleistungen abgeführt werden – wie oben bereits in dem Beispiel mit der Kleidung ersichtlich.

Du bist dir unsicher, was du wie versteuern und entnehmen darfst? Das Bundesministerium für Finanzen gibt für ausgewählte Betriebe, wie Bäckereien oder Metzgereien, jedes Jahr eine Liste mit Pauschalbeträgen für den Eigenbedarf heraus. Das erleichtert oftmals die richtige Buchführung bei Eigenentnahme. Außerdem kann dir ein*e Steuerberater*in alle Feinheiten erklären und Fragen beantworten.

Fazit: Mit Privatentnahmen dein Gründerleben bestreiten

Zugegeben: Vor allem die richtige Buchung einer Privatentnahme ist nicht immer ganz leicht und eindeutig. Zu welchem Anteil ein geschäftliches Auto privat genutzt und entsprechend verrechnet werden darf, wie der erst kürzlich gekaufte Laptop sich beim Umschichten von geschäftlichen ins private Vermögen auswirkt und wie genau die „Gehaltszahlung“ sich in der Bilanz wiederfindet – das alles sind Dinge, die du nicht bis ins kleinste Detail wissen musst. Wofür gibt es schließlich Buchalter*innen und Steuerberater*innen? 

Aber: Es ist wichtig zu wissen, dass und in welchen Ausprägungen es die Privatentnahme gibt. Schon allein, um nicht aus Versehen Steuern zu hinterziehen – aber auch, um die monatlich vom Steuerbüro für dich erstellte Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) prüfen und bewerten zu können. Vor allem mit der einfachsten Form, der Geldentnahme, solltest du dich außerdem ausführlich beschäftigen, denn was so hochtrabend klingt, ist am Ende eine Art Gehalt, das du dir auszahlst. Darum ist die Privatentnahme auch ein Thema, das du bei der Aufstellung deiner Kosten für die Gründung aber auch für die laufende Liquiditätsplanung berücksichtigen solltest. Und wenn du deine Zahlen von Anfang an im Griff hast, wird auch der Umgang mit privaten und betrieblichen Waren und Dienstleistungen (und was das für die Buchhaltung bedeutet) schnell zu einer Selbstverständlichkeit in deinem Gründer*innenleben.

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bhp