Ab 2025 wird die E-Rechnung Pflicht. Das regelt das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 beschlossen wurde. Wenn du also im B2B-Bereich mit Geschäftskund*innen arbeitest, betrifft dich die Gesetzesänderung. Doch keine Sorge: Für Gründer*innen und kleine und mittlere Unternehmen gibt es eine Übergangsfrist bis Ende 2027.
Welche Bedeutung die E-Rechnungspflicht für dein Business hat, was du künftig beachten solltest und wie du selbst E-Rechnungen schreibst, erfährst du hier.
Definition: Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (auch: elektronische Rechnung) ist nicht einfach eine digitale Rechnung, die du mit Office-Programmen oder Excel erstellen kannst. Sie muss zusätzlich zum digitalen Format auch maschinenlesbar sein und automatisch von Buchhaltungssystemen erfasst werden können. Die wichtigsten Kennzeichen einer E-Rechnung sind:
- ein strukturiertes Format, das die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht
- die elektronische Übermittlung der Rechnung über spezielle Plattformen (E-Mail-Versand weiterhin möglich)
- durchgehende automatisierte Verarbeitung, ohne dass Daten auf ein anderes Medium übertragen werden müssen
Die E-Rechnung muss als maschinenlesbare XML-Datei erstellt werden – bekannt auch als XRechnung, die für öffentliche Behörden schon seit 2020 Pflicht ist. Mithilfe des Formats ZUGFeRD ist es möglich, diese XML-Datei unsichtbar in ein PDF zu integrieren, das die Rechnungsinformationen auch in für Menschen lesbarer Form beinhaltet.
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Was ändert sich, wenn die E-Rechnung 2025 Pflicht wird?
Ab dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Bis Ende des Jahres 2026 und für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro bis Ende 2027 sind herkömmliche Rechnungen jedoch weiterhin zulässig, wenn das empfangende Unternehmen zustimmt. Das heißt, du hast genug Zeit, deine bisherigen Rechnungsprozesse zu prüfen und gegebenenfalls zu ändern. Was du tun und beachten musst, zeigen wir dir im Folgenden.
Warum wird die E-Rechnung eingeführt?
Die E-Rechnung erleichtert die Prozesse für Unternehmen und Buchhaltung und stellt eine Anpassung an unsere digitalisierte Umwelt dar. Zugleich soll sie als Grundlage für das geplante EU-weite digitale Meldesystem „VAT in the Digital Age“ (ViDA) dienen. Mit diesem Meldesystem sollen auch Umsatzsteuermeldungen erleichtert und nachvollziehbarer werden. Ein Ziel dabei ist, Steuerhinterziehung zu erschweren und zu vermeiden.
Für wen gilt die Pflicht zur E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist ab 2025 Pflicht für alle Unternehmen, die B2B-Geschäfte machen, also Business to Business. Im B2C-Bereich (also Business to Customer) sind keine E-Rechnungen notwendig. Hast du Kund*innen aus beiden Bereichen, solltest du ein Buchhaltungstool benutzen, mit dem du E-Rechnungen erstellen kannst.
Hast du nur gelegentlich mal einen B2B-Kunden, kannst du auch kostenlose Online-Tools benutzen, die deine Rechnung zur E-Rechnung umwandeln. Allein schon wegen der Pflicht zur GoBD-konformen Aufbewahrung ist ein Buchhaltungstool für wenige Euro pro Monat jedoch zu empfehlen.
Übergangsfristen von 2025 bis 2027
Die Umstellung zur E-Rechnung muss nicht von heute auf morgen erfolgen. Bis Ende 2027 gilt eine Übergangsfrist, erst ab 1.1.2028 ist die E-Rechnung wirklich für alle Unternehmen Pflicht. Die Übergangszeit ist folgendermaßen gestaffelt:
- 1.1.2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
- 1.1.2027: Papierrechnungen sind nicht mehr zulässig, E-Rechnungen müssen von allen Unternehmen genutzt werden, außer bei einem Jahresumsatz unter 800.000 EUR.
- 1.1.2028: Alle Unternehmen müssen auf die E-Rechnung umsteigen, Papier- und PDF-Rechnungen ohne maschinenlesbares Format sind nicht mehr erlaubt.
Das heißt für dich, dass du in jedem Fall schon jetzt ein Buchhaltungstool benötigst, mit dem du E-Rechnungen erfassen kannst. Bis Ende 2026 darfst du im B2B-Bereich aber noch Papierrechnungen und herkömmliche PDF-Rechnungen versenden – allerdings müssen die Empfänger*innen dem zustimmen. Für dich als Gründer*in gilt das sogar noch bis Ende 2027, wenn dein Umsatz noch unter 800.000 EUR pro Jahr liegt.
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Welche Voraussetzungen muss die E-Rechnung erfüllen?
Die E-Rechnung muss im Grunde dieselben Formalien erfüllen und Pflichtangaben enthalten wie eine herkömmliche Rechnung auch. Welche das sind und was du sonst beachten musst, zeigen wir dir in unserem Artikel zum Thema „Rechnungen schreiben“. Die wichtigsten Bestandteile einer Rechnung sind:
- Vollständiger (Firmen-)Name und Adresse
- Adresse des Rechnungsempfängers
- Datum
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsdatum oder -zeitraum
- Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-ID
- Umfang der erbrachten Leistung/der Produkte
- Rechnungsbetrag samt Nettobetrag
- Ausweisung der Umsatzsteuer oder Hinweis auf Kleinunternehmerregelung oder Reverse-Charge-Verfahren
- Zahlungsziel
Die zusätzliche Anforderung an die E-Rechnung ist, dass sie in einem maschinenlesbaren XML-Format vorliegen muss. Die aktuell gängigsten Formate sind XRechnung und ZUGFErD. Wir haben dir die beiden Formate und ihre Eigenschaften einmal zum Vergleich gegenübergestellt:
XRechnung
- vor allem für die Rechnungsstellung an staatliche Institutionen und öffentliche Verwaltungen
- maschinenlesbares XML-Format ohne Visualisierung für den Menschen
- kann nur mit bestimmten Systemen ausgelesen und übertragen werden
ZUGFErD
- praktikabler im B2B-Bereich
- visuelles PDF mit integrierter XML-Datei, die für Menschen lesbar und zugleich maschinell verarbeitbar ist
- kann wie eine normale PDF verschickt und genutzt werden, dadurch höhere Flexibilität
Mit welchen Tools kann ich die E-Rechnung erstellen
Mit normalen Office-Programmen zum Erstellen einer PDF-Rechnung kannst du keine den Anforderungen entsprechende E-Rechnung schreiben. Hast du nur selten B2B-Kundschaft, reicht es aus, ein Online-Tool zu nutzen wie beispielsweise xrechnung-erstellen.com. Auf der Website kannst du alle für deine Rechnung relevanten Daten eingeben und erhältst anschließend kostenlos deine XRechnung. Eine weitere Möglichkeit ist Qvalia. Mit diesem Tool kannst du in der Freeversion E-Rechnungen auch an deine Kund*innen versenden und archivieren. Die kostenpflichtigen Pläne bieten noch weitere Optionen.
Nutzt du ohnehin schon ein Buchhaltungstool, kannst du dich darauf einstellen, dass die Software ab 2025 mit einer Option zur E-Rechnungserstellung ausgestattet wird. Informiere dich dazu am besten schon jetzt bei deinem Softwareanbieter. Solltest du noch kein Buchhaltungstool nutzen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür. Auch wenn du keine E-Rechnungen schreiben musst oder dies nur selten notwendig ist: Ein Buchhaltungstool erspart dir nicht nur viel Arbeit, sondern ermöglicht in der Regel auch die GoBD-konforme Speicherung deiner Rechnungen und Belege für zehn Jahre, zu der du laut Abgabenordnung (AO) verpflichtet bist. GoBD-konform bedeutet, die Archivierung muss den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff entsprechen. Mehr Infos über die GoBD erfährst du beim Bundesministerium der Finanzen.
Viele Buchhaltungstools bieten schon jetzt die Voraussetzungen für E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Welches das richtige für deine Zwecke ist, hängt auch ab von der Art des Unternehmens, der Buchführung und sonstigen Faktoren. Schon für wenige Euro im Monat findest du komfortable Lösungen.
E-Rechnung einführen: so geht’s Schritt für Schritt
Die Umstellung deiner Buchhaltung auf die E-Rechnung ist ein Prozess, der dir zunächst vielleicht etwas kompliziert erscheint. Deshalb haben wir dir eine Checkliste mit den wichtigsten Schritten zusammengestellt. Damit geht es ganz einfach und du bist bestens vorbereitet, wenn die E-Rechnung Pflicht wird.
Schritt 1: Aktuellen Stand überprüfen
Checke zunächst, ob und wann die E-Rechnungspflicht für dich gilt: Schreibst du Rechnungen an B2B-Kund*innen? Dann musst du auf E-Rechnungen umstellen. Liegt dein Jahresumsatz über 800.000 Euro? Dann darfst du noch bis Ende 2026 herkömmliche Rechnungen verschicken, wenn die Empfänger*innen zustimmen. Machst du weniger als 800.000 Euro Umsatz, läuft die Übergangsfrist für dich noch bis Ende 2027. Wenn du bereits eine Buchhaltungssoftware nutzt, sieh nach, ob sie bereits die Voraussetzungen zum Erstellen von E-Rechnungen erfüllt oder eine Umstellung geplant ist.
Schritt 2: Gegebenenfalls neue Buchhaltungssoftware finden und einrichten
Hast du noch kein Buchhaltungstool oder erfüllt dein bisheriges nicht die Erfordernisse, machst du dich am besten auf die Suche nach einer geeigneten Software. Vergleiche verschiedene Tools und stelle dir dabei folgende Fragen:
Lassen sich mit der Software XRechnungen und/oder ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, archivieren und möglichst auch direkt versenden? Welche Lösung brauchst du: Bist du Kleinunternehmer*in oder umsatzsteuerpflichtig? Machst du einfache oder doppelte Buchführung? Hast du Kund*innen im Ausland? Hier gelten bislang unterschiedliche Anforderungen bezüglich der E-Rechnung. Soll das Buchhaltungstool eine Schnittstelle zum Finanzamt haben und sich mit deinem Konto verbinden lassen? Hast du Angestellte und benötigst auch ein Tool zur Lohnbuchhaltung? Wie viel Geld möchtest du ausgeben?
Je nachdem, wie du die Fragen beantwortest, suchst du dir ein passendes Tool aus und richtest es entsprechend ein. Installiere gegebenenfalls die neue Software und übertrage alle notwendigen Daten und Dokumente vom alten in das neue Tool. Probiere die Funktionen für die E-Rechnung einmal aus und mache dich mit der Software vertraut. Dann bist du bereit dafür, deine ersten E-Rechnungen zu schreiben.
Schritt 3: Geschäftspartner*innen informieren
Falls sich für deine Kund*innen etwas ändert – wie der Versandweg oder das Format der Rechnungen – teile ihnen dies mit. Nimmst du die Übergangszeit in Anspruch und möchtest weiterhin noch herkömmliche Rechnungen versenden, darfst du das ab 2025 nur noch mit Zustimmung deiner Geschäftspartner*innen. Hole dir also vorab das Okay bei ihnen.
Wichtig: E-Rechnungen empfangen und archivieren können musst du auf jeden Fall ab 1.1.2025 ohne Übergangsfrist.
Vorteile der E-Rechnung
Auch wenn es dich zuerst vielleicht nervt, deine Prozesse der Pflicht zur E-Rechnung anzupassen: Das neue Format bietet viele Vorteile, auch für dich! Die wichtigsten siehst du hier einmal im Überblick:
- Durch die Automatisierung können E-Rechnungen direkt von Buchhaltungssystemen erfasst und integriert werden – ohne manuelle Eingaben.
- Die standardisierten Datenformate verhindern Fehler und Missverständnisse, die durch manuelle Eingaben und unterschiedliche Vorgehensweisen entstehen könnten.
- Zahlungen können schneller abgewickelt werden, da E-Rechnungen direkt digital übermittelt und vom Buchhaltungssystem der Empfänger*innen erfasst werden können.
- Die E-Rechnung spart Kosten, die für den Druck und das Material für Papierrechnungen sowie manuelle Eingaben und das Einpflegen ins Buchhaltungssystem anfallen würden.
- E-Rechnungen erleichtern Arbeitsabläufe wie Überprüfungen des Buchhaltungsprozesses oder das Einhalten von Aufbewahrungsfristen.
- Die schnellere und reibungslose Abwicklung kann deine Geschäftsbeziehungen verbessern.
Fazit
Du siehst: Die Umstellung auf die E-Rechnung, die ab 2025 Pflicht wird, ist gar nicht so schwer. Im Idealfall hast du ein Buchhaltungstool, das dir den Aufwand abnimmt und ohnehin auf E-Rechnung umrüstet. Hast du noch keine Buchhaltungssoftware, dann sei dir gewiss, dass sie dir neben der E-Rechnungsfunktion noch viele weitere Arbeitsschritte erleichtern kann. Die Investition wird sich also lohnen. Dank der Übergangsfristen hast du genug Zeit, dich mit dem Erstellen von E-Rechnungen vertraut zu machen. Ab dem 1.1.2025 ist zunächst nur die Möglichkeit, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren, zwingend für alle Unternehmen verpflichtend. Prüfe also jetzt gleich, ob dein Buchhaltungstool diese Option bereithält.
Leitfaden
Wir haben einen umfassenden Leitfaden für dich vorbereitet, der dir die wichtigsten Informationen und praktische Hilfestellungen zur Einführung der E-Rechnung bietet.
Darin findest du:
- Gesetzliche Grundlagen: Alles, was du über die E-Rechnungspflicht ab 2025 wissen musst.
- E-Rechnungsformate im Überblick: Unterschiede zwischen XRechnung, ZUGFeRD und anderen Formaten.
- Praktische Tools und Software: Empfehlungen für kleine Unternehmen und Selbstständige.
- Checkliste für die Umstellung: Schritt für Schritt zur gesetzeskonformen Rechnungsstellung.
- Vorteile für dein Business: Effizienzsteigerung, weniger Fehler und Zeitersparnis.
Mit diesem Leitfaden bist du bestens vorbereitet, um die neuen Anforderungen zu erfüllen und deine Buchhaltungsprozesse zu optimieren. Lade dir den Leitfaden kostenlos herunter und starte entspannt in die digitale Zukunft deiner Rechnungsstellung!
FAQ
E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann. Sie werden meist als XML-Datei erstellt und über spezielle Plattformen oder per E-Mail übermittelt.
Die E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend. Bis Ende 2027 gibt es jedoch Übergangsfristen, abhängig vom Jahresumsatz und der Zustimmung der Empfänger*innen.
E-Rechnungen vereinfachen die Verarbeitung und reduzieren Fehler, da sie direkt in Buchhaltungssysteme integriert werden können. Außerdem senken sie Kosten durch den Wegfall von Papier- und Druckmaterialien und ermöglichen schnellere Zahlungsabwicklungen.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- und PDF-Rechnungen ist eine E-Rechnung strukturiert und maschinenlesbar, wodurch sie automatisch verarbeitet werden kann. Normale PDFs und Papierformate müssen hingegen manuell bearbeitet werden und sind ab 2025 nicht mehr zulässig.
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt ab 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Im B2C-Bereich ist die Nutzung von E-Rechnungen nicht vorgeschrieben, es bleibt aber empfehlenswert, ein Buchhaltungstool zu nutzen, um die Prozesse zu erleichtern.
