Eine vielversprechende Hausverwaltung gründen

Viele, die in der Immobilienbranche tätig sind und sich ihren Traum von der Selbstständigkeit erfüllen können, denken über die Gründung einer Hausverwaltung nach – und haben damit gute Chancen: Der Bedarf ist groß, denn in vielen deutschen Städten ist ein regelrechter Bauboom ausgebrochen, und jedes fertiggestellte Mehrfamilienhaus will sachgerecht und kompetent verwaltet sein.

In diesem Artikel erklären wir dir,

• was du für die Gründung einer Hausverwaltung alles mitbringen solltest,
• welche rechtlichen Anforderungen zu erfüllen sind und
• wie du dich am besten auf die Selbstständigkeit vorbereitest.

Zum Abschluss lässt dich Frauke Rodrian, die sich vor neun Jahren als Hausverwalterin selbstständig gemacht hat, an ihren Erfahrungen teilhaben und verrät drei wichtige Tipps, die dir den Einstieg in dieses spannende Berufsfeld erleichtern werden.

Eine bestimmte Qualifikation ist für die Gründung einer Hausverwaltung nach dem Gesetz nicht vorgeschrieben. Auch ohne Ausbildung kannst du dich in diesem Bereich selbstständig machen. Aber natürlich fällt es leichter, gegenüber deinen Kunden deine fachliche Expertise nachzuweisen, wenn du über eine (immobilien-)kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Immobilienbereich verfügst.

Alternativ kannst du verschiedene Kurse bei der IHK oder der Deutschen Immobilien-Akademie belegen, um dir das nötige Fachwissen anzueignen. Aber die gesamte Bandbreite der Anforderungen einer Hausverwaltung wirst du auf diese Weise nicht abdecken können. Deshalb ist es ratsam, über ein Praktikum oder eine Anstellung in einer Hausverwaltung tiefere Einblicke in das Berufsfeld zu gewinnen. Wenn du schon in einer Immobilienverwaltung gearbeitet hast, weißt du, wie die  Arbeitsprozesse sind und kennst dich mit den typischen Fragen aus. Ein Pluspunkt.

Einen Sinn für Verwaltungsabläufe und Buchhaltung sowie für rechtliche und technische Fragen solltest du mitbringen, wenn du eine Hausverwaltung gründen möchtest. Auch Fingerspitzengefühl und Diplomatie sind in diesem Metier gefragt, da die Hausverwaltung meist zwischen mehreren Parteien steht, die durchaus gegensätzliche Interessen haben können.

Ausgeprägte soziale Kompetenz kommt dir auch in der Kommunikation mit Handwerker*innen zugute, mit denen du bei der Instandhaltung und Sanierung der von dir verwalteten Häuser immer wieder zu tun haben wirst. Um mit ihnen auf Augenhöhe verhandeln zu können und dir kein X für ein U vormachen zu lassen, solltest du ein gewisses technisches Verständnis mitbringen.

Verwalten, Beraten, Vermitteln – die Aufgaben einer Hausverwaltung sind vielfältig. Wenn du dich nicht in allen Gebieten zuhause fühlst, kannst du dich mit Menschen zusammentun, die deine Kompetenzen ergänzen: Sei es als Geschäftspartner*innen oder als Angestellte, die dich auf den Gebieten entlasten, die dir nicht so liegen.

Die Aufgabe einer Hausverwaltung ist es, das Eigentum anderer zu verwalten. Das ist eine große Verantwortung, zumal es mitunter um sehr, sehr hohe Werte geht. Deshalb regelt das Gesetz klar, welche Aufgaben und Pflichten eine Hausverwaltung hat.

Seit 2018 gibt es eine neue Berufszulassungsregelung. Seitdem sind Hausverwaltungen gemäß Gewerbeordnung erlaubnispflichtig – wobei diese Erlaubnispflicht nicht an einen Sachkundenachweis gekoppelt ist. Noch immer kann also jede*r in Deutschland eine Hausverwaltung gründen, solange folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• eine Berufshaftpflichtversicherung
• regelmäßige Weiterbildung (20 Stunden in drei Jahren)
• Nachweis über die eigene Zuverlässigkeit und geordnete Vermögensverhältnisse

Sobald du diese Kriterien erfüllst, kannst du deine Hausverwaltung bei den Behörden anmelden. Da es sich um eine gewerbliche Tätigkeit handelt, ist das örtliche Gewerbeamt zuständig.

Ob du eine Wohnanlage mit Eigentumswohnungen oder ein Mietshaus verwaltest, macht einen großen Unterschied – in deiner täglichen Arbeit und vor dem Gesetz. Im ersten Fall bist du dafür verantwortlich, die Wünsche der einzelnen Wohnungseigentümer*innen unter einen Hut zu bekommen. Im zweiten Fall vertrittst du die Interessen des/der Eigentümer*in (oder einer Erbengemeinschaft) und übernimmst die Vermittlung zwischen ihnen und den Mietpersonen.

Wenn du von einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) beauftragt wirst, sind deine Aufgaben im Wohneigentumsgesetz genau geregelt. Du bist dann unter anderem dazu verpflichtet...

... die Beschlüsse der WEG umzusetzen

... die Instandsetzung des Gebäudes sicherzustellen,

.... die Eigentümerversammlungen vorzubereiten, zu leiten und fristgerecht dazu einzuladen,

... die Finanzen und den Geldverkehr der WEG zu regeln,

... einen Wirtschaftsplan aufzustellen und

... eine angemessene Feuer- und Haftpflichtversicherung für die Wohnanlage zu organisieren.

Per Gesetz dürfen die Aufgaben der WEG-Verwaltung nicht eingeschränkt werden. Sehr wohl können aber darüber hinausgehende Tätigkeiten verabredet werden. Diese werden in einem Verwaltervertrag festgehalten, den du mit der WEG abschließt.

Wenn du Zinshäuser verwaltest, sind deine Rechte und Pflichten weitestgehend dieselben, die jedoch individuell zwischen Eigentümer und Verwalter ausgehandelt werden können.

Mit einem Businessplan findest du heraus, ob bzw. ab wann sich deine Hausverwaltung rechnet. Denn auch wenn der Markt für Existenzgründer*innen in diesem Bereich gute Perspektiven verspricht: Ein Selbstläufer ist die Gründung einer Hausverwaltung nicht.

In deinem Businessplan setzt du dich systematisch damit auseinander, wie der Wettbewerb an deinem Standort funktioniert, wie du dich am Markt positionieren kannst und wie du Kunden gewinnen und halten willst. Du kalkulierst deine monatlichen Kosten und Einnahmen und rechnest aus, wie viel Geld du in deine Gründung hineinstecken musst, um die Geschäfte zum Laufen zu bringen.

Damit ist der Businessplan für dich selbst und für deine potenziellen Geldgeber eine wichtige Grundlage, um die Chancen deines Vorhabens zu beurteilen. Auf der Gründerplattform findest du eine allgemein anerkannte Gliederung und viele praktische Hilfen, die dir das Schreiben erleichtern, wie beispielsweise unsere kostenlose Businessplan Vorlage. Du kannst also endlich aufhören, im Internet nach Businessplan Vorlagen zu suchen oder dir aus Exceltabellen einen Finanzplan zu basteln!

Ein wichtiger Punkt in deinem Businessplan ist deine Positionierung, also die Frage, welches Leistungsspektrum du anbieten und wodurch du dich mit deiner Hausverwaltung von der Konkurrenz abheben willst. Um mehr über deine Konkurrenz herauszufinden, ist eine Wettbewerbsanalyse sinnvoll.

Eine der ersten Fragen, die du dir dazu stellen solltest, ist: Möchtest du dich eher auf die Verwaltung von Wohnanlagen (WEG-Verwaltung) oder auf Zinshäuser spezialisieren? Wenn du dir vorstellen kannst, die einzelnen Mitglieder einer Eigentümergemeinschaft zu beraten, ihre Entscheidungsfindung zu begleiten und in ihrem Auftrag die kaufmännische und technische Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zu übernehmen, dann bist du in diesem Bereich gut aufgehoben. Die WEG-Verwaltung kann eine sehr erfüllende Aufgabe sein, allerdings musst du wissen, dass viele Termine, z. B. die Eigentümerversammlungen, am Abend stattfinden, da die meisten Mitglieder tagsüber beruflich eingebunden sind. In dem Bereich der WEG-Verwaltung wirst du jedoch einfacher Aufträge finden, da der Markt hier beweglicher ist.

Siehst du dich eher als eine Art Sparringspartner*in für einzelne Vermieter*innen, denen du beim Erhalt und der Bewirtschaftung ihres Eigentums zur Seite stehst, kann eine Spezialisierung auf die Verwaltung von Zinshäusern eine reizvolle Aufgabe sein. Dann ist neben kaufmännischem und technischem Know-how vor allem Verhandlungsgeschick vonnöten, denn du stehst quasi zwischen den Fronten und musst zwischen Mietperson und Vermieter*in für einen Ausgleich sorgen. Für die Mieter*innen bist du die erste Anlaufstelle bei allen Fragen und Problemen rund um die Wohnungen.

In jedem Fall punktest du bei potenziellen Kunden mit einem zuverlässigen Handwerker*innenstamm. Wenn du gute Beziehungen zu Handwerksbetrieben hast, solltest du sie nicht gleich aufs Spiel setzen, nur weil ein anderer Betrieb dir mal ein günstigeres Angebot macht. In Zeiten, in denen man oft monatelang auf wichtige Reparaturen warten muss, sind verlässliche Kontakte Gold wert – und können einen zentralen Aspekt des Kundennutzens ausmachen, den du mit deiner Hausverwaltung versprichst.

Überhaupt ist ein überdurchschnittlicher Service ein bewährtes Mittel, um Kunden zu gewinnen und zu halten: Egal ob du einzelne Vermieter*innen oder ganze WEGs betreust - je mehr Ärger du ihnen ersparst, desto glücklicher werden sie sein. Das setzt voraus, dass du Konflikte rechtzeitig erkennst und aus der Welt schaffst, aber auch, dass du deinen eigenen Standpunkt offensiv vertrittst. Deine Kunden müssen deinen Vorschlägen nicht folgen, aber sie sollten die Chance haben, deine Argumente bei ihren Entscheidungen einzubeziehen.

Hausverwaltungen werden überall dort gebraucht, wo es Wohnanlagen oder Mietshäuser gibt, also vornehmlich im städtischen Raum. Dabei spielt die örtliche Situation auf dem Wohnungsmarkt eine untergeordnete Rolle – auch wenn in boomenden Städten die Nachfrage am größten sein dürfte, da mit dem Bezug neu erbauter Häuser auch neue Hausverwaltungen nötig werden.

Wichtig zu wissen ist, dass die Tätigkeiten einer Hausverwaltung eine regelmäßige Präsenz vor Ort erfordern. Neben der Büroarbeit stehen immer wieder Ortstermine auf der Tagesordnung: sei es eine Wohnungsabnahme, eine Besichtigung mit Wohnungsinteressierten oder ein Baustellentermin. Es ist also schwer bis unmöglich, die Häuser deiner Kundschaft aus der Ferne oder an weit verstreut liegenden Standorten zu verwalten.

Da jedes Objekt, dessen Verwaltung du übernimmst, in den ersten Monaten besonders viel Aufmerksamkeit erfordert, solltest du dich nicht mit zu vielen neuen Aufträgen gleichzeitig überfordern. Wachse lieber langsam. Wenn du deine Arbeit gut machst, werden deine Häuser mit der Zeit immer weniger Aufwand bedeuten. Dann hast du wieder freie Kapazitäten für neue Herausforderungen. 

Überlege dir bei jedem neuen Auftrag eine langfristige Strategie für das betreffende Objekt. Das macht nicht nur deine Kunden glücklich, sondern erspart auch dir selbst jede Menge Ärger. Ein gut verwaltetes Miethaus oder eine gut verwaltete WEG geben wenig Anlass für Beschwerden – das bedeutet: weniger Stress für dich.

Häufig beginnt die Suche nach einer Hausverwaltung im Internet. Deshalb solltest du die Bedeutung deiner Firmenwebsite und der Suchmaschinenoptimierung (SEO) / des Suchmaschinenmarketings nicht unterschätzen – selbstredend im Einklang mit der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Achte auf eine moderne und übersichtliche Gestaltung deiner Website und überfrachte sie nicht: Stelle nur die wichtigsten Punkte deines Angebots heraus (Stichwort: Alleinstellungsmerkmal!) und verzichte auf die Details. Das hält gleichzeitig den Pflegeaufwand gering.

Auch ein gut sichtbares Firmenschild kann dir Aufträge bringen: Da es auf räumliche Nähe ankommt, kann es sehr gut sein, dass potenzielle Auftraggeber*innen gezielt nach Hausverwaltungen in der Nachbarschaft ihrer Häuser Ausschau halten.

Schließlich ist netzwerken für dich eine wichtige Basis, um neue Aufträge zu bekommen. Es gibt viele branchenbezogene Veranstaltungen, auf denen du deine Visitenkarten verteilen kannst. Vergiss auch dein privates Umfeld nicht: Sobald dein Weg in die Selbstständigkeit klar ist, solltest du bei jeder Gelegenheit kundtun, was du vorhast – vielleicht kennst du ja jemanden, der/die jemanden kennt, der/die auf der Suche nach einer engagierten Hausverwaltung ist – und schon hast du deinen ersten so wichtigen Auftrag in der Tasche.

Eine Hausverwaltung kannst du mit relativ geringem Investitionsaufwand aus der Taufe heben. Im Grunde genügen ein Laptop, ein Telefon und ein Schreibtisch im Home-Office, um deine Selbstständigkeit zu starten.

Hinzu kommen eventuelle Notarkosten (falls du eine GmbH gründen möchtest oder anderweitigen Bedarf an einer Rechtsberatung hast), die Gebühren für die Anmeldung deiner Hausverwaltung beim Gewerbeamt (die i.d.R. mit maximal 60 EUR zubuche schlägt) und ein erstes Marketingbudget für die Gestaltung von Briefpapier, Visitenkarten, Firmenschild und Website.

Während sich die Startinvestitionen im Rahmen halten, können die laufenden Kosten in der Anfangsphase sehr schnell deine Ersparnisse abschmelzen lassen. Denk dran, dass du Versicherungsbeiträge, Beiträge für die IHK und nicht zuletzt deine eigenen Lebenshaltungskosten auch dann bezahlen musst, wenn du noch keine oder nur wenige Aufträge hast.

Leider stolpern an diesem Punkt viele Gründer*innen. Sie schätzen ihre Kosten zu gering und ihre Einnahmen zu früh zu hoch ein. Hier wird die Bedeutung des Businessplans klar: Darin rechnest du genau aus, wie viele Ausgaben du jeden Monat hast (geschäftlich und privat) und kannst anhand dieser Zahlen abschätzen, wie viele Wohnungen du zu welchem Preis verwalten müsstest, um von deiner Hausverwaltung leben zu können.

Verschiedene Rechtsformen kommen für deine Hausverwaltung in Betracht. Abhängig von deiner Situation und deinen Unternehmenszielen gilt es, die am besten passende Variante auszuwählen. Es ist möglich und durchaus üblich, die Rechtsform später zu wechseln.

Am einfachsten ist es, deine Hausverwaltung als Einzelunternehmen zu gründen. Dann genügt die Anmeldung deines Unternehmens beim Gewerbeamt. Du brauchst dafür kein Stammkapital und musst am Ende des Geschäftsjahres lediglich eine Einnahmeüberschussrechnung zur Gewinnermittlung vorlegen. Der Nachteil eines Einzelunternehmens: Du haftest voll mit deinem gesamten Vermögen.

Um das Haftungsrisiko zu begrenzen, kannst du deine Hausverwaltung als GmbH gründen. Das geht auch, wenn du alleine gründest. Allerdings ist schon die Gründung dieser Rechtsform vergleichsweise kompliziert und mit hohen Kosten verbunden. Zusätzlich zu den Notar- und Beratungsgebühren musst du mindestens 25.000 EUR Stammkapital in die GmbH einbringen. Und auch später bleibt diese Rechtsform recht aufwendig, zum Beispiel bei Buchhaltung und Bilanzierung. Dafür beschränkt sich dein Haftungsrisiko auf das eingezahlte Stammkapital.

Als Alternative zur GmbH kommt die Unternehmergesellschaft (UG) infrage, die mit nur einem Euro Stammkapital gegründet werden kann. Aus den Gewinnen wird dann nachträglich über die Jahre das Stammkapital angespart. Später kann eine Umwandlung in einer GmbH erfolgen.

Auf der Gründerplattform findest du einen praktischen Rechtsform-Finder und für die Gründung der verschiedenen Rechtsformen übersichtliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Ohne Berufshaftpflichtversicherung darfst du in Deutschland mittlerweile gar keine Hausverwaltung mehr gründen. Sie sichert – ähnlich wie deine private Haftpflichtversicherung – Schäden ab, die du durch die Ausübung deines Berufs versehentlich Dritten zufügst. Achte unbedingt darauf, dass die Deckungssummen ausreichend sind. Ob die gesetzlich vorgeschriebene Mindestsumme von 500.000 EUR ausreicht, hängt vor allem von der Anzahl und dem Wert der von dir verwalteten Häuser ab.

Außerdem darfst du die Sozialversicherung für deine Angestellten nicht vergessen und solltest dir nicht zuletzt auch um deine private Absicherung im Krankheitsfall und im Alter rechtzeitig Gedanken machen.

Welche Steuern für deine Hausverwaltung relevant sind, hängt unter anderem von deinen Jahreseinnahmen und von der Rechtsform ab, die du gewählt hast. Lass dich zu diesen Fragen am besten von einem Steuerberatungsbüro unterstützen, das sich im Bereich Haus- und Immobilienverwaltung auskennt.

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