Rentabilitäts­planung: Wann lohnt sich dein Einsatz?

Dein Traum vom eigenen Unternehmen leben funktioniert auf Dauer nur, wenn du von deinem Geschäft auch leben kannst. Ob und wann das der Fall ist, kalkulierst du mithilfe einer Rentabilitätsplanung. Dabei dient dieser Plan vor allem dem Blick in deine finanzielle Zukunft: Erwartete Aufwände werden erwarteten Umsätzen gegenübergestellt. Wie genau die Rentabilitätsplanung funktioniert, warum sie wichtig ist und wie du mit den Ergebnissen konkret dein Unternehmen führst und entwickelst, erklären wir dir in den folgenden Absätzen.

Der Begriff „Rentabilität“ beschreibt eine Kennzahl, die Auskunft darüber gibt, wann dein Unternehmen Gewinn erwirtschaftet: Dafür werden die Umsätze den Aufwänden bzw. Kosten gegenübergestellt.  

Die Rentabilitätsplanung, oftmals auch Rentabilitätsvorschau oder Ertragsvorschau genannt, ist ein Zahlenwerk, das du meist erstmals im Zuge deiner Gründung aufsetzt. Dabei kalkulierst du die erwarteten Ausgaben und Erträge, in der Regel für die ersten drei Jahre deiner Geschäftstätigkeit, und beantwortest so die Frage, ab wann du Gewinn (und in welcher Höhe) erwirtschaftest.

 Dieser Punkt, an dem aus Verlusten Gewinne werden wird auch Break-even-Point genannt.

Mithilfe der Rentabilitätsplanung beantwortest du gleich mehrere Fragen:

• Ist dein Unternehmen wirtschaftlich gesund?
• Kannst du dir eine Investition leisten bzw. wann kannst du sie dir leisten?
• Wie hoch kann dein Unternehmerlohn ausfallen?

Die Beantwortung dieser Fragen hilft dir bei der langfristigen Unternehmensplanung. 

Wie oben bereits beschrieben, gehört die Rentabilitätsplanung bereits zur Gründungsphase: Der Plan ist Teil deines Businessplans. Damit verschaffst du dir nicht nur selbst einen Überblick über die Tragfähigkeit deiner Idee. Auch Geldgeber setzen diese Kalkulation voraus. 

Willst du beispielsweise einen Gründungszuschuss bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen, muss deine Rentabilitätsplanung zusätzlich durch eine Tragfähigkeitsbescheinigung belegt sein – diese wird durch eine fachkundige Stelle ausgestellt. Fachkundige Stellen sind beispielsweise die Industrie- und Handelskammer, die Handwerkskammer aber auch Kreditinstitut, Berufsständische Kammer, Fachverband, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Gründungszentren und Gründungsinitiativen.

Auch nach erfolgreicher Gründung ist die Gewinnplanung ein wichtiges Werkzeug, um immer wieder aufs Neue zu bewerten, ob und wie sich dein Geschäft entwickelt. Ob du eine Investition noch im aktuellen oder erst im nächsten Jahr tätigen solltest oder wie sich steigende oder sinkende Einnahmen auf deinen Gewinn auswirken. Wie genau du mit den Ergebnissen aus deiner Rentabilitätsplanung umgehst, darauf gehen wir weiter unten noch ausführlicher ein.

Oftmals synonym verwendet bzw. verwechselt werden die Begriffe Rentabilitäts- und Liquiditätsplanung. Dabei ist die Unterscheidung sehr wichtig: Während die Rentabilität die Frage beantwortet, ob und wie viel Gewinn du erwirtschaftest und eher langfristig wichtig ist, beantwortet die Liquidität, ob du noch zahlungsfähig bist und welche finanziellen Mittel deinem Unternehmen gerade zur Verfügung stehen. Die Aufnahme eines Kredites ist hier ein gutes Beispiel, das den Unterschied verdeutlicht: Während ein frisch aufgenommener Kredit deine Liquidität sofort erhöht, hat er erst einmal keinen Einfluss auf deine Rentabilität – schließlich gehört dir das Geld nicht. Sobald du jedoch Anschaffungen von dem Darlehen tätigst, beeinflusst es auch die Rentabilität: die Anschaffung taucht auf der Soll-Seite deiner Planung auf. Ausführlicher wird dieses Beispiel auch im folgenden Video erklärt.

Wie schon beschrieben, stellst du in deiner Ertragsvorschau finanzielle Aufwände (Ausgaben) deinen erwirtschafteten Umsätzen gegenüber. Kommt ein positives Ergebnis bei dieser Gegenüberstellung heraus, erwirtschaftest du Gewinn – dein Unternehmen ist rentabel. Bei einem negativen Ergebnis machst du Verluste. 

Vor allem bei der Bewertung eines Unternehmens durch Investoren und Kreditgeber, ist nicht nur die Planung an sich entscheidend, sondern die Kennzahl „Rentabilität“, die in Prozenten ausgedrückt wird. Diese kann mit angenommenen Zahlen, also für die Zukunft, kalkuliert werden – oder aber zum Abschluss eines Jahres. 

Gerechnet wird dann mit folgender Formel:

So wird das Verhältnis zwischen Gewinn und Aufwänden errechnet – je größer die Zahl, desto rentabler dein Unternehmen. Wirklich aussagekräftig wird das Ergebnis erst, wenn du diese entweder mit Zahlen anderer Unternehmen vergleichst oder im Verlauf mehrerer Jahre betrachtest.

Um überhaupt Zahlen für die oben beschriebene Rechnung zu haben, gehen wir noch einmal einen Schritt zurück – zur eigentlichen Rentabilitätsplanung. Wie bereits angedeutet, gehört nicht einfach sämtliches Kapital in diese Rechnung. Vielmehr geht es um die zu erwartenden Umsätze abzüglich aller Vorleistungen, laufender betrieblicher Kosten und Abschreibungen.

An dieser Stelle gehen wir noch einmal auf den bereits erwähnten Kredit ein, der scheinbar nicht in die Rentabilitätsplanung gehört. Er findet sich nämlich nur im ersten Moment nicht in der Aufstellung wieder: In den erwarteten Umsätzen hat er nichts zu suchen. Aber: Zinsen, die du für den Kredit zahlst, gehören in die laufenden Betriebsausgaben. Und: Anschaffungen, die du mit dem Geld tätigst, kannst du im Rentabilitätsplan „abschreiben“ – dazu die nachfolgende Erklärung.

Gut zu wissen: Eine Abschreibung ist die Verrechnung der Wertminderung von Gütern, die du für dein Unternehmen angeschafft hast – beispielsweise Maschinen. Die Höhe der erlaubten Abschreibung ist über eine Tabelle (AfA-Tabelle) des Bundesfinanzministeriums festgelegt. Bei Anschaffungen bis 1.000 Euro kannst du frei wählen, ob du die Abschreibung (die sich steuermindernd auswirkt) komplett im laufenden Steuerjahr vornimmst oder ob du die Ausgabe „aktivierst“ und somit über mehrere Jahre abschreibst. Wenn du dir unsicher bist, was sich wann lohnt, sprich mit deiner Steuerberatung.

Zurück zur eigentlichen Planung, die in etwa so aussehen könnte:

Wenn du die Rentabilitätsplanung (auch) dazu nutzen willst, sicherzustellen, dass und wie gut du davon leben kannst – oder dir sogar einen regelmäßigen Unternehmerlohn auszahlen willst - füge der Tabelle einen weiteren Absatz mit deinen laufenden Lebenshaltungskosten hinzu, beispielsweise mit folgenden Einträgen:

• Wohnungsmiete
• Nebenkosten
• Ausgaben für Lebensmittel, Freizeit, Hobbies
• Ausgaben für private (!) Versicherungen
• Private Altersvorsorge
• Unterhalt
• Versicherungen
• Private Kredite

Auch, wenn diese Zahlen für Investoren uninteressant sind, sind sie für dich wichtig, um als Gründer*in von Anfang an deine finanzielle Situation richtig im Blick zu haben. Es ist außerdem sinnvoll, die Planung monatsweise, statt nur auf komplette Jahre gesehen vorzunehmen, um immer und aktuell im Blick zu haben, wie es um deine Finanzen steht.

Gerade, wenn du die Rentabilitätsplanung initial aufsetzt, du dich also in der Gründung befindest und noch keine vollständigen und belastbaren Zahlen hast, helfen dir die folgenden Fragen, um die Gewinnplanung realistisch anzugehen:

• Welche laufenden Kosten müssen gedeckt werden?
  Verschaffe dir ein möglichst realistisches Bild über alle laufenden Kosten und bedenke dabei auch, dass es sowohl fixe als auch variable Ausgaben gibt.
• Welche Investitionen planst du?
  Vor allem im Gründungsjahr wirst du hier wahrscheinlich deutlich höhere Kosten haben als in den folgenden Jahren. Nutze die Gewinnplanung auch, um Anschaffungen, die weniger zeitkritisch sind, gezielt zu tätigen: Läuft ein Jahr gut, kannst du gezielt Käufe vorziehen, um den Gewinn zu reduzieren und Steuern zu sparen. In einem mageren Jahr verlegst du eine Anschaffung eventuell in das kommende Jahr.
• Welche Umsätze erwartest du?
  Im Zuge des Businessplans hast du dir wahrscheinlich ohnehin schon Gedanken zu deinem Stundensatz oder der Preiskalkulation deiner Waren gemacht und Annahmen getroffen, wie viele Aufträge du bekommst oder wie hoch deine Stückzahlen sein werden. Der Rentabilitätsplan bietet dir dann die Möglichkeit, systematisch zu überprüfen, ob diese Annahmen ausreichen, um Gewinn zu erwirtschaften. 
• Welchen Unternehmerlohn brauchst du / willst du dir auszahlen?
  Gerade zu Beginn deiner Selbstständigkeit geht es erst einmal darum, deine Lebenshaltungskosten zu decken – im Laufe der Zeit solltest du allerdings mit einem (steigenden) Unternehmerlohn oder Privatentnahmen kalkulieren. Bedenke dabei auch, dass sich in Zukunft eventuell deine Ansprüche ans Leben verändern, beispielsweise durch den Kauf einer Immobilie, die Familiengründung oder schlicht, weil du (mehr) fürs Alter zurücklegen möchtest. 

Für eine selbstfinanzierte Gründung gibt es eine weitverbreitete Faustregel, die besagt: Im ersten Jahr sollte dein Unternehmen bereits eine leicht positive Rentabilität aufweisen, im zweiten Jahr solltest du gut davon leben können und im dritten Jahr solltest du so viel Geld überhaben, dass du dein Geschäft ausbauen kannst.

Aber natürlich ist nicht jedes Unternehmen von Anfang an rentabel. Vor allem, wenn deine Idee zu Beginn hohe Investitionen erfordert, kannst du realistisch betrachtet kaum sofort rentabel sein. Um dennoch in die Selbstständigkeit zu starten oder sogar Investoren zu finden, ist das aber auch nicht zwingend notwendig: Banken und anderen Geldgebern geht es vor allem darum, eine gut durchdachte Rentabilitätsplanung zu sehen und einen positiven Trend zu erkennen – der natürlich auch möglichst schnell in einem Gewinn mündet. Die ersten zwei Jahre im Minus sind jedoch oft kein Problem, sofern du dieses Minus plausibel erklären kannst. Mit unserem schon erwähnten Businessplan-Schnell-Check, in dem wir die Bankfähigkeit deines Businessplans prüfen, wird auch dies überprüft und mit einer Ampellogik dargestellt, ob alles „im grünen Bereich“ ist. 

Machst du dich mit einer Idee selbstständig, die wenig Kapital erfordert, solltest du natürlich entsprechend früher rentabel sein. 

Erwartest du ein positives Ergebnis, bzw. zeichnet sich bei monatlicher Betrachtung ein positives Ergebnis ab, nutze es, um über gezielte Anschaffungen und die Unternehmensentwicklung nachzudenken. 

Wie bereits beschrieben, kannst du über den Kauf von Maschinen, einem Firmenwagen oder anderen Anschaffungen deinen Gewinn reduzieren und so Steuern sparen. Natürlich sind Anschaffungen nur dann sinnvoll, wenn du sie ohnehin tätigen wolltest – der Kauf eines Autos, wenn du keines brauchst, nur um Steuern zu sparen, ist nicht so sinnvoll.

Beim Thema Unternehmensentwicklung kannst du dich bei einem zu erwartenden Gewinn zum Beispiel fragen, ob nun der richtige Zeitpunkt für ein neues Produkt, die Miete eines Büros oder die Vergrößerung des Teams gekommen ist. Hier gibt es viele nützliche Methoden und Tools, die dir beim Business Development helfen. 

Was aber ist, wenn du – nicht nur zu Beginn, sondern auch langfristig – negative Ergebnisse erwartest, also Verlust machst? Du kannst deine Kosten bzw. Aufwände senken und/oder deine Produktivität steigern.

Viele Startups sind genau in dieser Situation und müssen daher immer neue Finanzierungsrunden organisieren, um das Minus auf dem Konto zu decken. Da dies typischerweise keine Banken leisten, suchen sie Business Angels und Venture Capital. Diese Geldgeber akzeptieren auch längerfristige Verluste mit der Aussicht auf starkes Wachstum und entsprechende Zukunftsprognosen für hohe Renditen.

Doch für über 90% der Unternehmen sind solche dauerhaften roten Zahlen gefährlich. Hier einige Denkansätze:

Unterscheide bei deinen Ausgaben zwischen variablen und fixen Kosten. Zu den variablen gehören beispielsweise Ausgaben für Materialien und Rohstoffe – eventuell kannst du sie durch den Wechsel von Lieferanten senken. Noch viel wichtiger und ggf. wirkungsvoller ist aber oft, die Produktivität zu steigern also mehr zu produzieren und zu verkaufen und dadurch auch Rohstoffe in größeren Mengen zu günstigeren Preisen zu erhalten. In einem separaten Ratgeber erklären wir variable Kosten ausführlich und wie du deinen Gewinn darüber optimierst.

Bei den Fixkosten hast du oftmals keine so elegante Stellschraube, denn wie der Name schon sagt, sind diese Kosten eben festgeschrieben. Um hier Ausgaben zu senken, sind meist deutlich drastischere Schritte notwendig, beispielsweise der Abbau von Personal oder der Umzug in ein günstigeres Büro (oder ins Home-Office). Auch dieser Bereich muss aber immer in Zusammenhang mit deiner Produktivität gesehen werden, denn der Abbau von Personal würde eventuell eine sinkende Produktivität bedeuten.

So kann es zwar widersprüchlich wirken, aber manchmal ist der beste Weg aus dem Minus die durchdachte Investition in mehr (personelle und materielle) Ressourcen, um die Produktivität zu steigern und höhere Einnahmen zu generieren.

Allerdings: Bist du Solo-Selbstständige*r mit nur wenigen betrieblichen Ausgaben und hast dennoch (längerfristige) negative Rentabilität, solltest du dir Gedanken machen, ob du deine Leistungen zu günstig anbietest, wie du an mehr Kunden kommst oder ob du an deiner grundsätzlichen Idee noch einmal feilen musst und dein Geschäftsmodell überdenkst.

Neben den reinen Ergebnissen der Gewinnplanung ist auch die Betrachtung im Vergleich bzw. im Verlauf mehrerer Jahre sinnvoll: Im Idealfall steigt deine Rentabilität von Jahr zu Jahr. Tut sie das nicht oder entwickelt sie sich sogar in entgegengesetzter Richtung, mach dich auf die Suche nach den Ursachen. Diese können nicht nur in deinem Unternehmen selbst, sondern auch in Veränderungen des Marktes liegen. Auch hier helfen verschiedene Methoden aus der Unternehmensentwicklung, um Ursachen und Zusammenhänge zu erkennen und gezielt damit umzugehen. 

In welchem Verhältnis stehen Aufwand und Nutzen bzw. Gewinn? Diese wichtige Frage beantwortest du dir mit Hilfe einer Rentabilitätsplanung. Und der Plan ist sowohl zu Beginn deiner unternehmerischen Tätigkeit als auch im Verlauf deiner Karriere wichtig. Als Gründer*in überzeugst du zum einen mögliche Geldgeber von der finanziellen Tragfähigkeit deiner Idee, stellst aber auch gleichzeitig sicher, dass du möglichst schnell Gewinn erwirtschaftest. In den folgenden Jahren nutzt du deine Gewinnplanung, um strategische Entscheidungen treffen zu können: (Wann) Lohnt sich eine Investition? Wieso schrumpft oder wächst der Gewinn plötzlich? Und wie wirken sich veränderte Ausgaben oder eine steigende Produktivität auf deinen Gewinn aus? 

Die wichtigsten Zahlen, die du dafür im Blick haben musst, sind die (erwarteten) Einnahmen, fixe und variable Ausgaben deines Unternehmens, sowie deine privaten Ausgaben inklusive Unternehmerlohn. Sei mit deinen Annahmen so realistisch wie möglich. Hast du einmal alle Kosten zusammen, ist dabei die größte Arbeit schon getan: Die Tabelle, in der du all diese Posten auflistest, lässt sich einfach Jahr für Jahr oder Monat für Monat fortsetzen, aktualisieren und ergänzen. Dies macht nach der Gründung üblicherweise dein Buchhalter*in oder Steuerberater*in in der monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA), die am Ende des Geschäftsjahres zum Jahresergebnis wird. So hast du deine Finanzen immer im Blick und kannst schnell auf Veränderungen reagieren.