Virtuelle Assistenz werden

Du möchtest ortsunabhängig arbeiten oder zunächst nebenberuflich den Sprung in die Selbstständigkeit wagen? Virtuelle Assistenz bietet sich bestens fürs Homeoffice und als Fernarbeit an, denn wie der Name schon sagt, findet alles virtuell statt. Als virtual assistant kannst du von überall arbeiten – und das für Kund*innen auf der ganzen Welt. Besonders in Zeiten von Corona haben Online-Geschäftsmodelle ihre Stärken bewiesen und auch ohne Krise ist es einfacher, Kund*innen zu gewinnen, wenn du räumlich nicht begrenzt bist. Welche Voraussetzungen du mitbringen solltest und wie du dein Geschäftsmodell erfolgreich in die Praxis umsetzt und Kundschaft gewinnst, erfährst du in unserem ausführlichen Leitfaden.

Der Begriff virtual assistant (kurz: VA) kommt aus den USA, wo der Trend schon länger anhält. Doch auch bei uns kommen immer mehr Unternehmen und Selbstständige auf die Idee, Aufgaben an virtuelle Assistent*innen zu delegieren. Die Zusammenarbeit funktioniert online. 

Das Aufgabenfeld einer virtuellen Assistenz kann breit gefächert sein: 

• allgemeine Büro- bzw. Sekretariatstätigkeiten
• einfache Recherchen
• Datenpflege
• Präsentationen
• Termin-, Event- und Reiseplanungen
• Buchhaltung
• Steueraufgaben
• Text und PR
• Übersetzungen
• Website-Pflege
• Social Media
• Website-Erstellung
• Grafikgestaltung

Je nachdem, welche Erfahrungen du mitbringst und wo deine Stärken liegen, kannst du deine eigenen Schwerpunkte bei der virtuellen Assistenz setzen. Auf dich wartet eine bunte Mischung an Aufgaben, die je nach Auftrag variieren können, was den Beruf abwechslungsreich und spannend macht. Da du bei deinen Kundenprojekten immer neue Fähigkeiten erlangst und Tools kennenlernen wirst, kannst du dein Spektrum an Leistungen mit der Zeit sicher ausbauen. Alternativ kannst du Kurse besuchen, um dein Wissen und deine Expertise als VA zu erweitern.

Selbstbestimmtes Arbeiten: Du möchtest raus aus dem Nine-to-five-Hamsterrad und selbstbestimmt arbeiten? Dann mach dich selbstständig! Als virtual assistant arbeitest du nicht bei deinem/deiner Auftraggeber*in, sondern von zu Hause oder deinem eigenen Büro aus. Ein langer Arbeitsweg fällt weg und du kannst, wenn du magst, in Jogginghose vor deinem Laptop arbeiten. Nicht zuletzt eignet sich der Job als VA auch als Teilzeitjob für Studierende, Mütter, Väter und alle, die flexibel arbeiten wollen. 

Virtuelle Assistenz nebenberuflich möglich: Ein Vorteil ist die Möglichkeit, zunächst im Nebenerwerb zu gründen. Das kann für dich besonders interessant sein, wenn du einen Hauptjob hast, aber gern im Nebenerwerb etwas dazuverdienen möchtest. Auch wenn du deine Selbstständigkeit zunächst austesten willst, ist die nebenberufliche Gründung als erster Schritt sinnvoll. 

Geringe Kosten bei der Gründung: Für die freiberufliche virtuelle Assistenz brauchst du in deinem Businessplan nur geringe Kosten für die Gründung einzuplanen. Grundsätzlich benötigst du einen Laptop, ein Telefon und eine Internetverbindung. Je nachdem, welche Leistungen du anbietest, kommen zusätzliche Kosten, etwa für Onlinetools und Programme, hinzu.

Arbeiten, wo immer du willst: Besonders unter sogenannten digitalen Nomad*innen sind viele virtuelle Assistent*innen zu finden. Wenn du Arbeit und Reisen miteinander kombinieren möchtest, ist die Arbeit als VA wie für dich gemacht. Auch von Spanien oder Thailand aus kannst du deine deutschen Kund*innen betreuen. Das Einzige, was du immer brauchst, ist eine gute Internetverbindung.

Kleine und große Unternehmen, Startups und Selbstständige greifen einerseits auf virtuelle Assistenz zurück, um zeitaufwändige Aufgaben outzusourcen und sich auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können oder ganz einfach weniger arbeiten zu müssen. Andererseits sind Freelancer*innen nicht an eine feste Stundenzahl und an einen Vertrag gebunden. Kund*innen können im Umfang der Arbeit flexibel bleiben. Deshalb kommt es vor, dass deine Aufgaben als VA von Monat zu Monat unterschiedlich zeitintensiv sein können. In einem starren Angestelltenverhältnis ist das nicht so einfach möglich. Der große Vorteil für Kund*innen ist demzufolge die Flexibilität, die sie aus einer Zusammenarbeit mit einer freiberuflichen virtuellen Assistenz gewinnen. Zudem können sie die Tätigkeitsfelder entsprechend der anfallenden Aufgaben anpassen, was bei festen Jobs nicht ohne weiteres möglich ist. Es kann also sein, dass du für einen Kunden erst Recherchen machst, dann Rechnungen schreibst und später im Content-Bereich arbeitest. Ein weiterer entscheidender Vorteil sind die Kosten. Lohnnebenkosten sowie Krankheits- und Urlaubsansprüche fallen für die Kund*innen weg, wenn sie sich für eine virtuelle Assistenz auf freiberuflicher Basis entscheiden, ebenso wie die Kosten für den Arbeitsplatz. Nicht zuletzt können auch deine Kund*innen frei und ortsunabhängig arbeiten und dennoch auf deine zuverlässige und schnelle Unterstützung bauen.

Wie du bereits erfahren hast, können die Aufgaben einer virtuellen Assistenz sehr vielfältig sein. Auch ohne eine formale Ausbildung kannst du dich als VA selbstständig machen und deine Unterstützung im Office-Management anbieten. Ein sicherer Umgang mit Laptop und PC und eine gewisse Internetaffinität schaden allerdings nicht, da die gesamte Kommunikation über Onlinetools läuft. Um professionelle VA-Leistungen verkaufen zu können, ist der Nachweis über eine Ausbildung in einer anspruchsvollen Assistententätigkeit (Fremdsprachenassistenz, Assistenz der Geschäftsleitung) oder im Internet-Marketing natürlich von Vorteil (aber kein Muss). 

In vielen Fällen arbeiten dich Kund*innen aber auch in neue Aufgaben ein oder du fragst aktiv nach. So kannst du den Bereich Content-Management und das Einpflegen von Artikeln und Blogbeiträgen ohne Probleme übernehmen, wenn dir die Kundin eine kurze Einführung in ihr CMS-System (zum Beispiel Wordpress) gibt. Wenn du einen deiner Auftraggeber von deiner Arbeitsweise überzeugt hast, kann es sein, dass du nach und nach mehr Projekte und Verantwortungen erhältst und du gegen Bezahlung neue Kenntnisse und Fähigkeiten erlangst. Super, oder? 

Damit du mit unterschiedlichen Kundenanfragen zur selben Zeit umgehen kannst, brauchst du ein überdurchschnittliches Maß an Selbstorganisation und Multitasking-Fähigkeit. Schließlich verlassen sich deine Kund*innen darauf, dass du die Aufgaben fristgerecht erledigst. Ein selbstbewusstes Auftreten hilft, um potenzielle Kund*innen von dir zu überzeugen, aber auch, um mit der ein oder anderen Absage umzugehen. Außerdem solltest du offen, motiviert und begeisterungsfähig sein, da du Aufgaben übernehmen wirst, die deine Kund*innen vielleicht nicht so mögen. 

Bevor du einen Businessplan mit Zahlen erarbeitest, empfehlen wir dir, dein Geschäftsmodell näher zu beleuchten. Ein Geschäftsmodell ist für dich sinnvoll, um von Anfang an deine Kernkompetenzen herauszukristallisieren. Somit weißt du genau, welchen Nutzen du für deine Kund*innen bringst und wie du diesen angemessen zu Geld machen kannst. Mit einer kurzen Marktanalyse findest du heraus, ob es Bedarf an deiner Dienstleistung gibt und wer deine Zielgruppe und deine Wettbewerber*innen sind.

Anschließend wirst du sehen, wo und wie du dich am besten positionieren kannst, um erfolgreich als Existenzgründer*in durchzustarten.

Geschäftsstruktur: Geschäftsidee und Zielgruppe 

Als VA wirst du freiberuflich Kund*innen unterstützen, die zeitaufwändige Aufgaben temporär outsourcen wollen und Hilfe im Office-Management und im Online-Marketing suchen. Bei einer Geschäftsidee ist es immer wichtig zu wissen, was du anbieten willst und kannst. Deshalb solltest du genau wissen, welche Aufgaben als VA auf dich zukommen und was du eventuell zusätzlich anbieten kannst. Beherrschst du zum Beispiel mehrere Fremdsprachen, dann kannst du dich als VA in einem internationalen Umfeld positionieren. Hast du Text- und PR-Erfahrung, dann kannst du diesen Punkt auf deiner Website hervorheben. Arbeite heraus, welches Alleinstellungsmerkmal (USP) du als virtuelle Assistenz hast und was du im Vergleich zur Konkurrenz anbieten kannst. Deine Kernkompetenzen genau zu kennen, ist grundlegend für deine Kommunikation, für den Kundennutzen und die Definition deiner Zielgruppe. Deine Zielgruppen können Freelancer*innen, kleine Startups, große und mittelständische Unternehmen, Privatpersonen und Agenturen sein. Nutze diesen Schritt, um bereits jetzt herauszufinden, welche Kund*innen dein Wunschkund*innen sind. Das hilft dir später bei der Akquise, die richtigen Personen und Firmen zu kontaktieren.

Du willst virtuelle*r Assistent*in werden, dann schau dir den Markt genau an. Wie groß ist die Nachfrage? Wie ist die Tendenz? Wer sind die Wettbewerber*innen? Der Bedarf an virtueller Assistenz hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Nachdem im Jahr 2008 das Buch „Die 4-Stunden-Woche” von Timothy Ferriss erschienen ist, war der Begriff auch in Deutschland in aller Munde. Firmen und Agenturen, die den Mangel an virtueller Assistenz erkannt haben, sind daraufhin vermehrt entstanden. Mit dem stetig wachsenden Online-Business und der zunehmenden Akzeptanz virtueller Zusammenarbeit über Dienste wie Trello, Skype, Google Hangouts und Microsoft Teams hat sich auch die virtuelle Assistenz als freiberuflicher Berufszweig etabliert. 

Virtuelle Assistenz ist ein Beruf mit Perspektive! Auf der anderen Seite gibt es aber auch immer mehr Menschen, die virtuelle Assistent*innen werden wollen, da ortsunabhängiges Arbeiten samt Reisen immer beliebter geworden ist. Deine Wettbewerber*innen bestehen dementsprechend aus anderen Selbstständigen, die ein ähnliches Profil haben aber auch aus VA-Agenturen und Online-Agenturen. Auch mit günstigen Freelancer*innen aus dem Ausland wirst du konkurrieren, die niedrigere Lebenshaltungskosten haben und dementsprechend einen niedrigeren Stundenlohn anbieten können.

Im Ertragsmodell stellst du deine Ausgaben und deine Ertragsquellen auf, um einen Überblick über deine Kosten und Einnahmen zu erhalten. Gute Nachricht: Da du in der Regel als virtuelle*r Assistent*in nicht mehr als einen Laptop, einen Schreibtisch und ein gutes WLAN-Netz brauchst, werden sich deine Betriebsausgaben in Grenzen halten. Eventuell musst du monatliche Beträge für wichtige Onlinetools einplanen, sei es für die Buchführung oder fürs Onlinemarketing. Im Gegensatz zu einem Betrieb, der teure Maschinen anschaffen oder einer Ladenbesitzerin, die monatlich eine hohe Miete zahlen muss, kannst du bei deinen betrieblichen Ausgaben relativ entspannt bleiben. Allerdings solltest du sicherstellen, dass du mit dem Gewinn aus deiner selbstständigen Tätigkeit als VA deine privaten Ausgaben deckst. Stelle also unbedingt dar, wie und in welchem Umfang deine Kundschaft deine Leistungen bezahlt.

Wenn du die Zeit investierst, einen Businessplan zu schreiben, hast du dir selbst den Fahrplan für deine Selbstständigkeit erstellt. Mit ihm beantwortest du die wichtigsten Leitfragen rund um dein Geschäftsmodell und analysierst deine Finanzen. Schließlich soll deine Existenzgründung profitabel sein. Nur mit einem Plan kannst du sicher sein, den richtigen Stundenlohn zu berechnen, der auch unbezahlte Arbeiten, wie deine eigene Buchhaltung und Akquise sowie Urlaube berücksichtigt. Deinen Businessplan kannst du dir später immer wieder vornehmen und anpassen. Mit unserer kostenlosen Businessplan-Vorlage und unserem Businessplan-Tool kannst du direkt loslegen.

Einen Finanzplan zu erstellen hilft dir dabei, Kosten, Privatentnahmen und geschätzte Umsätze für die kommenden Jahre zu kalkulieren. In der Regel betrachtest du dafür das Gründungsjahr und die zwei folgenden Geschäftsjahre. Ein Finanzplan ist also auch ein guter Kompass und Motivator für die ersten aufregenden Jahre nach der Gründung. Auch für die Steuer ist er wichtig. Bei der Berechnung wirst du einen geschätzten Jahresumsatz erhalten. 

Die Antwort auf diese Frage hängt einerseits von deinen Erfahrungen und Fähigkeiten ab, andererseits von deinen Lebenshaltungskosten, die du mindestens decken solltest. Beachte bei der Berechnung des Stundenlohns auch die Einkommenssteuer und Ausgaben für Krankenkassenbeiträge, Rentenversicherungen und sonstige Versicherungen. 

Des Weiteren solltest du unbezahlte Arbeitszeit für Kundenakquise, Buchhaltung und Kommunikation sowie Urlaube berücksichtigen. Um deinen Stundensatz zu berechnen hilft unser Stundensatz-Rechner aber auch der Finanzplan, bei dem du deine Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellst. Betrachte auch die kommenden Geschäftsjahre und setze dir Ziele. Du solltest deinen Tarif nach und nach mit zunehmenden Referenzen und Erfahrungen steigern können – vor allem, wenn du am Anfang noch einen niedrigen Stundenlohn hast. 

Als Quereinsteiger*in kannst du nicht das gleiche Gehalt verlangen, wie eine VA mit fundierter Ausbildung und fünf Jahren Berufserfahrung. Aber du solltest dich auch nicht unter Wert verkaufen. Wenn du mit Agenturen für virtuelle Assistenz zusammenarbeitest, die dir Aufträge vermitteln, musst du mit einem geringeren Stundenlohn rechnen. Dieser liegt in der Regel bei 10 bis 20 EUR pro Stunde. Wenn du ohne Agenturen arbeitest, ist ein Stundenlohn von 20 EUR bis 40 EUR für Quereinsteiger*innen möglich. Für virtuelle Assistent*innen, die Erfahrung mitbringen oder eine besondere Qualifikation im Online-Marketing haben, ist auch ein Stundensatz zwischen 40 und 80 EUR vorstellbar. Die Erstellung einer Preisliste für verschiedene Aufgaben ist sinnvoll, um etwa allgemeine Bürotätigkeiten mit einem anderen Stundensatz zu verkaufen als das Schreiben von Social-Media-Posts. 

Um Aufträge als virtual assistant zu erhalten, musst du für deine Kund*innen sichtbar sein. Das kannst du möglich machen, indem du die bekanntesten Online-Marketinginstrumente für dich nutzt, möglichst ohne viel Zeit und Geld zu investieren:

• Erstelle eine ansprechende Website
• Aktualisiere deine beruflichen sozialen Netzwerke
• Melde dich auf Freelancing-Plattformen an
• Nutze Social Media für dein Unternehmen

Eine Website ist deine Online-Visitenkarte. Den Link kannst du bei jeder Kontaktaufnahme an potenzielle Kund*innen schicken, die sich so ein genaueres Bild von dir und deinen Leistungen machen können. Eine Website kannst du ganz einfach und ohne Programmierkenntnisse mit einem Baukasten-System wie Jimdo erstellen. Nutze soziale Netzwerke wie Xing und LinkedIn, indem du dein Profil als selbstständige*r VA erstellst. Über Xing und LinkedIn suchen Unternehmen und Einzelunternehmer*innen immer wieder passende Freelancer*innen für virtuelle Assistenz, sodass du deine Kundenakquise mit einem ansprechenden Profil automatisieren kannst. Auch verschiedene Freelancer-Plattformen, wie Malt.de, Freelance.de oder freelancermap.de helfen dir langfristig, neue Kund*innen zu gewinnen und die Zeit für Kundenakquise zu minimieren. Über Social Media wie Instagram oder Facebook kannst du auf deine Dienstleistungen für virtuelle Assistenz aufmerksam machen. Hier solltest du allerdings nur aktiv werden, wenn du bereit bist, regelmäßig zu posten, um Reichweite zu erhalten.

Um deine Kundenakquise vorzubereiten, solltest du dir bereits vor dem Start in deine Selbstständigkeit überlegen, wo und wie du deine potenzielle Kundschaft erreichen willst. Versuche, deinen Kund*innen direkt verständlich zu machen, wo deine Kernkompetenzen liegen und was dich ausmacht. Natürlich kannst du ganz klassisch auf die Suche gehen und dich mit Initiativbewerbungen, einem spontanen Anruf oder einer Mail bei deinen zukünftigen Auftraggeber*innen als virtuelle Assistenz vorstellen. Eine andere Option der Kundenakquise besteht darin, dass du dich an Agenturen und Portale wendest, die sich auf virtuelle Assistenz spezialisiert haben. Die bekanntesten sind: 

• fernarbeit.net
• my-vpa
• eAssistentin
• manage my business
• virtuelle-helfer.de

Wenn du am Anfang deiner Selbstständigkeit noch keine Aufträge hast, kannst du über eine dieser Agenturen erste Erfahrungen sammeln. Da Aufträge vermittelt werden, musst du allerdings mit niedrigeren Tarifen rechnen. Wenn du dein Glück selbst in die Hand nehmen möchtest, solltest du auf einen professionellen Onlineauftritt Wert legen, deine Referenzen hervorheben, dein eigenes Netzwerk aktivieren und dir Profile anlegen, über die potenzielle Kund*innen mit dir in Kontakt treten können. Wichtig hierbei ist auch ein gutes Suchmaschinenmarketing, damit deine Zielgruppe dich auch im Netz findet.

Mit Ausnahme der freien Berufe (wie Journalist*innen, Notar*innen, Ärzt*innen usw.) müssen sich alle Selbstständigen in Deutschland beim Gewerbeamt anmelden. Auch wenn du dich als VA nur nebenberuflich selbstständig machst, ist eine Gewerbeanmeldung erforderlich. Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten und ist in vielen Gemeinden und Städten online möglich. Du füllst das Anmeldeformular mit deinen Daten aus und gibst deine Tätigkeit an. Anschließend wird für die Anmeldung eine Gebühr fällig, die je nach Stadt zwischen 20 und 60 EUR liegt.

Viele virtuelle Assistent*innen und andere Freelancer*innen machen sich mit einem Einzelunternehmen selbstständig und melden sich als Kleingewerbetreibende oder Kaufleute an. Der Vorteil ist der geringe Aufwand. Du musst kein Startkapital vorweisen und der bürokratische Teil ist überschaubar. Allerdings haftest du mit deinem Privatvermögen. 

Du kannst mit etwas mehr Aufwand als Einzelunternehmer*in auch eine UG (Unternehmergesellschaft mit beschränkter Haftung) gründen; dann haftest du nur mit dem Vermögen deines Unternehmens. Dein Haftungsrisiko als virtuelle Assistenz ist aber eher gering, weshalb du schnell und unkompliziert in die Selbstständigkeit starten kannst. Wir haben für dich alles zum Thema Rechtsformen zusammengetragen – und falls du noch unsicher bist, was zu dir und deiner Gründung passt, hilft dir unser Rechtsform-Finder weiter.

Dein Finanzamt informierst du über deine Existenzgründung und beantragst deine Steuernummer. Sobald du deine Steuernummer zugeteilt bekommst, kannst du Rechnungen schreiben. Im Anmeldeformular musst du neben deiner Tätigkeit angeben, ob du als Einzelunternehmer*in oder als Kleinunternehmer*in gründest. 

Wenn du deine Selbstständigkeit als virtuelle*r Assistent*in anmeldest, solltest du dich mit der Kleinunternehmerregel auseinandersetzen. Grundsätzlich gilt: Wenn dein Umsatz im vergangenen Jahr unterhalb von 22.000 EUR und im Folgejahr voraussichtlich nicht über 50.000 EUR liegt, kannst du Kleinunternehmer*in sein. Der Vorteil als Kleinunternehmer*in: Du musst keine Umsatzsteuer abführen. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung und die Umsatzsteuererklärung fallen weg. Im Gegenzug kannst du aber auch keine Umsatzsteuer auf Einkäufe zurückerhalten. 

Wenn du gründest, hast du natürlich noch keine Umsätze gemacht, sodass du deinen voraussichtlichen Umsatz für das Kalenderjahr schätzen musst. In diesem Fall hilft dir dein Businessplan. Liegt dein geschätzter Umsatz unter 22.000 EUR, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen – musst du aber nicht. Du kannst dich ebenso als Einzelunternehmer*in anmelden und Umsatzsteuer und Vorsteuer an das Finanzamt melden. Wichtig zu wissen: Wenn du Kleinunternehmer*in bist, darfst du nur Netto-Beträge in deinen Rechnungen stellen. Außerdem muss die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG unbedingt auf deinen Rechnungen ersichtlich sein.

Dein Traum ist es, virtuelle*r Assistent*in zu werden? Dann wage das Abenteuer Selbstständigkeit, indem du mit einem klaren Business- und Finanzplan die Selbstzweifel beiseiteschiebst. Der Beruf als VA eignet sich perfekt, wenn du Online-Affinität besitzt, wissbegierig und multitaskingfähig bist. Durch das breite Spektrum an Aufgaben ist dieser Beruf der Schlüssel für alle, die ortsunabhängig und selbstbestimmt arbeiten wollen. Ob nebenberuflich oder Vollzeit, ob auf Weltreise oder im Homeoffice – als selbstständige*r VA kannst du zukünftig selbst entscheiden, wie du arbeiten möchtest.