Online gründen

Du bist bereit, dein Unternehmen zu gründen? Idee, Geschäftsmodell, Team und Businessplan stehen? Dann kannst du jetzt loslegen! Während du früher noch von einem Amt zum nächsten rennen musstest, lassen sich viele Gründungsschritte inzwischen online erledigen. Sogar die notarielle Beglaubigung kannst du im Internet erledigen – dein Unternehmen also ganz offiziell online gründen. Wir zeigen dir in diesem Artikel, was du alles digital machen kannst und wo doch noch der Postweg oder persönliche Termine an der Tagesordnung sind. Mit der Gründerplattform-App und unserer praktischen Schritt-für-Schritt-Anleitung wird das Gründen denkbar einfach! 

Im Grunde kannst du Unternehmen jeder Rechtsform online gründen. Seit Kurzem auch eine GmbH oder UG. Wenn du und deine Mitgesellschafter*innen nicht am selben Ort wohnen, ist es ein ziemlicher Aufwand für euch, alle zu einem Termin bei dem*der Notar*in eurer Wahl zu erscheinen. Dank des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) ist es seit August 2022 möglich, eine GmbH oder UG online zu gründen! Diese beiden Rechtsformen sind zum notariellen Online-Verfahren zugelassen. Außerdem kannst du Folgendes übers Internet erledigen: 

• einstimmige Gesellschafterbeschlüsse deiner GmbH oder UG – also zum Beispiel Satzungsänderungen oder Kapitalmaßnahmen 
• die Anmeldung zum Handelsregister 
• sämtliche Anmeldungen zum Genossenschafts-, Gesellschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister

Um eine GmbH oder eine UG online gründen zu können, musst du dich bei der Bundesnotarkammer registrieren. Über deren Plattform kannst du dann direkt loslegen. Alles, was du dazu benötigst, sind: 

• ein Personalausweis mit eID-Funktion (die hat inzwischen jeder Personalausweis, aber du musst die Onlinenutzung vorher freischalten) 
• ein Smartphone mit NFC-Technologie 
• einen Computer oder ein sonstiges Gerät mit Webcam und Mikrofon 
• einen stabilen Internetzugang 

Das gilt natürlich für alle Gesellschafter*innen der UG oder GmbH! Auch sie müssen sich anmelden und ihr werdet aufgefordert, euch mit eurer eID auszuweisen. Anschließend könnt ihr Dokumente hochladen, euer Anliegen beschreiben und aus zahlreichen Notar*innen, die passend zu euren Angaben vorgeschlagen werden, eine Person auswählen.

Dein Unternehmen online zu gründen, kostet ebenso viel wie ein herkömmliches Beurkundungsverfahren. Wie viel genau ihr zahlen müsst, hängt vom Geschäftswert ab, der sich wiederum an der Höhe des Stammkapitals orientiert. Dabei sind in der sowieso anfallenden Beurkundungsgebühr schon folgende Leistungen ohne Mehrkosten enthalten: 

• Individuelle Rechtsberatung rund um die GmbH-Gründung
• Entwurf und – sofern erforderlich – Überarbeitung des Entwurfs
• Beurkundung des Gründungsvorgangs
• Vollzug der Urkunde

Beachte jedoch: Im Online-Portal kannst du für den jeweiligen Vorgang mit nur einem Klick den*die Notar*in wechseln. Habt ihr schon mit der Zusammenarbeit begonnen, kann es sein, dass bereits Kosten angefallen sind, auch wenn du die eigentliche Gründung doch lieber bei einer anderen Kanzlei durchführen möchtest. Mach den Wechsel also nur, wenn du dir sicher bist, dass noch keine Kosten angefallen sind, oder du bereit bist, sie zu tragen. 

Dein Unternehmen bei der Bundesnotarkammer online zu gründen, ist sicher, und das Online-Verfahren erfüllt alle gesetzlichen Erfordernisse. Du verifizierst dich mit deinem Personalausweis, sodass deine Identität zweifelsfrei bestätigt werden kann. Auch die Videokonferenzen für Beratung und Beurkundung mit dem*der Notar*in werden über das Notariatsportal durchgeführt. Hier musst du dich erneut mit deiner eID und identifizieren. Dein*e Notar*in erhält dein digital gespeichertes Passbild und kann es mit deinem Gesicht abgleichen. Trotz aller Sicherheitsmaßnahmen besteht immer ein gewisses Restrisiko, wie bei allen digitalen Verfahren. Falls du dir unsicher bist, kannst du deine Gründung natürlich nach wie vor auch klassisch vor Ort erledigen. 

Dein Unternehmen bei der Bundesnotarkammer online zu gründen, ist sicher, und das Online-Verfahren erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Du verifizierst dich mit deinem elektronischen Personalausweis, sodass deine Identität zweifelsfrei bestätigt werden kann. Auch die Videokonferenzen für Beratung und Beurkundung mit dem/der Notar*in werden über das Web-Portal der Bundesnotarkammer durchgeführt. Hier musst du dich mit deiner eID identifizieren. Dein*e Notar*in erhält dein digital gespeichertes Passbild und kann es mit deinem Gesicht abgleichen. Der gesamte Prozess findet dabei ausschließlich in der hochsicheren Umgebung der Bundesnotarkammer statt. Du musst dir also keine Sorgen machen, dass Dritte Zugriff auf die sensiblen Inhalte des Beurkundungsverfahrens erhalten. 

Aber du hast die Wahl: Natürlich steht es dir auch weiterhin frei, einen Termin vor Ort zu vereinbaren.

Grundsätzlich läuft der Termin bei dem*der Notar*in online genauso ab wie in der Kanzlei. Nur das „Drumherum“ ist ein bisschen anders: Du musst dich vorab im notariellen Online-Portal registrieren und verifizieren. Etwa erforderliche Dokumente wie den Gesellschaftervertrag oder die Satzung schickst du in digitaler Form ans Notariat. Und der Termin findet als Videokonferenz statt. Dazu gehört auch, dass ihr die Dokumente virtuell unterzeichnet. Die digitale Signatur ist aber genauso gültig wie eine echte Unterschrift. 

Hast du alle nötigen Dokumente für die Gründung und notarielle Beurkundung deines Unternehmens beisammen, gehst du auf die Seite der Bundesnotarkammer und startest das Online-Verfahren. Folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung unterstützt dich dabei: 

1. Verfahren auswählen: Wähle auf dem Webportal das passende Verfahren aus.
2. Nutzerkonto anlegen: Registriere dich und lade die Notar-App herunter.
3. Verifizierung: Folge den Anweisungen auf der Webseite und bestätige deine Identität.
4. Unternehmensdaten eingeben: Gebe die erforderlichen Informationen an und lade gegebenenfalls Dokumente hoch. 
5. Notar*in wählen: Finde über die Suchfunktion dein*e Notar*in.
6. Termin vereinbaren: Dein*e Notar*in kontaktiert dich zur Klärung offener Fragen und vereinbart eine Videokonferenz mit dir. 
7. Videokonferenz beitreten: Verifiziere dich vor der Videokonferenz über die Notar-App.
8. Beurkundung/ Beglaubigung: Bei der Beurkundung verliest dein*e Notar*in die Urkunde und beantwortet all deine Fragen vor. Anschließend wird die Urkunde von allen Beteiligten qualifiziert elektronisch signiert.

Die notariellen Online-Verfahren sind erst seit 2022 möglich und daher noch nicht überall gleichermaßen etabliert. Solltest du auf deine Anfrage nicht innerhalb weniger Tage eine Rückmeldung bekommen, kannst du dein*e Notar*in auch zusätzlich telefonisch oder per E-Mail kontaktieren oder den Vorgang anderweitig zuweisen, um den Prozess ggf. zu beschleunigen.

Können alle Gründungs-Formalitäten online erledigt werden?

Grundsätzlich ja: Eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) wird mit dem Abschluss eines Gesellschaftsvertrages (Satzung) gegründet, der notariell beurkundet werden muss. Diese Beurkundung und die im Zusammenhang mit der Gründung gefassten Gesellschafterbeschlüsse können im notariellen Online-Verfahren durchgeführt werden.

Für manche beurkundungsbedürftige Maßnahmen, wie beispielsweise die Veräußerung von Geschäftsanteilen oder Umwandlungsmaßnahmen, steht das Online-Verfahren nicht zur Verfügung. Aufgrund der Komplexität und der gegenläufigen Interessenlagen eignen sich diese Vorhaben nicht für die Abwicklung in einem Online-Verfahren. Diese Beurkundungen kannst du jederzeit in einem Anwesenheitstermin bei deinem Notariat erledigen.

Das notarielle Online-Verfahren ist zwar ein essenzieller, aber längst nicht der einzige Schritt deiner Gründung, den du online gehen kannst. Von der Planung bis zur Buchhaltung stehen dir digitale Tools zur Seite – auch von der Gründerplattform! 

Du möchtest online gründen, aber dir fehlt noch die zündende Idee? Bei der Gründerplattform kannst du dich von erfolgreichen Gründer*innen inspirieren lassen und findest zahlreiche Artikel über verschiedene Geschäftsideen und Unternehmensformen. Wenn ihr im Team gründet, können kollaborative Tools wie Miro beim Brainstormen hilfreich sein. Wollt ihr Aufgaben und To-dos verteilen, sodass alle den Überblick behalten, eignen sich zum Beispiel Notion, Trello oder Asana. Speziell auf die Aspekte einer Gründung ausgerichtet ist die Geschäftsmodell-Canvas der Gründerplattform. Diese Vorlage bietet euch die Möglichkeit, Gedanken und Ideen zu sortieren, um daraus euer finales Geschäftsmodell zu entwickeln!  

Steht dein Geschäftsmodell, brauchst du noch einen Businessplan – vor allem, wenn du eine Finanzierung von der Bank benötigst oder Förderungen beantragen möchtest. Mit unserem Businessplan-Tool gelingt das viel einfacher als ohne Vorlage. Es ist bereits in die verschiedenen Abschnitte unterteilt, die ein Businessplan enthalten sollte. Außerdem bieten wir dir Hilfestellung durch Leitfragen oder Videos. Bist du fertig, zeigt dir die praktische Prüffunktion, an welchen Stellen noch Verbesserungsbedarf besteht und was du schon richtig gut gemacht hast. Zudem kannst du mit deinen Gründungsmitgliedern zusammen an dem Dokument arbeiten, da ja alles online gespeichert ist. 

Neben dem Businessplan brauchst du je nach Rechtsform noch weitere Dokumente für deine Gründung. Willst du eine GmbH oder UG online gründen, ist ein Gesellschaftsvertrag erforderlich. Als gemeinnütziges Unternehmen benötigst du eine Satzung. Beim Erstellen dieser Dokumente kannst du dich notariell unterstützen lassen. Dadurch entstehen dir keine Mehrkosten, denn die Beratung und Entwurfserstellung sind in der sowieso anfallenden Beurkundungsgebühr schon inbegriffen. 

Auf der Gründerplattform findest du jetzt auch ein Tool zum Erstellen rechtssicherer Verträge. Die Vorlagen ermöglichen es dir, selbst ohne Vorwissen die richtigen Bausteine für deinen Gesellschaftsvertrag oder deine Satzung zu finden. Auch Arbeitsverträge kannst du erstellen. 

Planst du, deine UG oder GmbH online zu gründen, brauchst du ein Geschäftskonto, auf das du dein Stammkapital einzahlst und mit dem du künftig deine Unternehmensgeschäfte tätigst. Auch hier hast du die Möglichkeit, dir eine Onlinebank zu suchen, statt einer Filialbank. Häufig sind Onlinekonten günstiger und lassen sich einfacher online verwalten. Wofür du dich entscheiden solltest, hängt aber von der Art deines Unternehmens und den jeweiligen Anforderungen ab. Mehr dazu liest du in unserem Ratgeber darüber, wie du das passende Geschäftskonto findest und eröffnest. 

Sobald dein Unternehmen gegründet ist, musst du es beim Finanzamt steuerlich erfassen lassen. Auch das ist online über das Elster-Portal möglich. Dort angemeldet findest du alle Formulare, die du in Bezug auf Steuern benötigst und dem Finanzamt regelmäßig übermitteln musst. Damit deine Buchhaltung den gesetzlichen Standards entspricht und du Rechnungen GoBD-konform, also den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung entsprechend, speichern kannst, empfiehlt sich ein Online-Buchhaltungstool. Davon gibt es viele verschiedene in unterschiedlichen Preisklassen. Schau einfach, was deiner Unternehmensform am ehesten entspricht! 

Wenn du online gründest, kannst du die Handelsregisteranmeldung direkt von dem*der Notar*in übernehmen lassen. In unserem Vertragstool findest du aber auch eine Vorlage dafür, die du selbst ausfüllen kannst. Zusätzlich zur steuerlichen Erfassung musst du dein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden – das ist ebenfalls online möglich. 

Der formale Teil deiner Gründung ist mit einigem bürokratischem Aufwand verbunden. Es ist wichtig, dass du nichts davon vergisst, damit du bis zum Termin mit dem*der Notar*in alle nötigen Dokumente beisammen hast, dir keine unnötigen Mehrkosten entstehen und du nicht etwa mit dem Finanzamt in Konflikt gerätst.  

Du möchtest stets den Überblick über all diese To-dos behalten? Dann lade dir doch kostenlos unsere Gründerplattform-App herunter! Melde dich einfach mit deinem Gründerplattform-Account an oder registriere dich neu. Dann wählst du dein Gründungsvorhaben aus und bekommst passend dazu genau die Aufgaben ausgespielt, die du zu erledigen hast. Du kannst die jeweiligen Voreinstellungen individuell anpassen, erhältst Tipps und weiterführende Links zu jeder Aufgabe und kannst diese bequem abhaken. Außerdem kannst du dich direkt über die App zu unseren Gründungsevents anmelden, um mehr Unterstützung zu erhalten, oder dich mit anderen Gründer*innen auszutauschen. 

Dein Unternehmen online zu gründen, spart Zeit, Aufwand und eventuelle Reisekosten. Vor allem, wenn ihr ein Team mit unterschiedlichen Standorten seid, lohnt es sich, das notarielle Online-Verfahren auszuprobieren. Auch viele andere Gründungsaufgaben kannst du inzwischen online erledigen. Tools wie die von der Gründerplattform unterstützen dich bei jedem Schritt auf dem Weg zu deinem eigenen Unternehmen. Starte jetzt durch und setze deine Idee in die Tat um!