Eine eigene Steuernummer beantragen

Eine wichtige Formalie auf dem Weg in die Selbstständigkeit

Steuernummer beantragen: So gehen Gründer*innen richtig vor

Du träumst davon, dein eigenes Business aufzuziehen? Super! Sicherlich hast du schon unzählige Ideen im Kopf, wie du dein Unternehmen zum Erfolg führen kannst. Doch bevor du dich um die Realisierung all dieser Pläne kümmerst, musst du zuvor noch eine entscheidende Sache erledigen: die Steuernummer beantragen.

Was ist eine Steuernummer und wozu brauchst du sie?

Das Finanzamt vergibt Steuernummern, um eine eindeutige Zuordnung von Selbstständigen und Freiberufler*innen zu gewährleisten. Daher muss sie unter anderem auf jeder Steuererklärung ersichtlich sein, da ohne Angabe dieser Nummer bei den Finanzbehörden womöglich ein großes Durcheinander entstehen würde. Neben dem Schriftwechsel mit der Steuerbehörde ist sie auch zwingender Bestandteil deiner Rechnungen. Darüber hinaus dient sie dazu, die Gewerbesteuer, Umsatzsteuer sowie weitere Steuerarten zu ermitteln und abzurechnen.

Die größte Herausforderung stellt für die meisten Gründer*innen sicherlich die Frage nach den zu erwartenden Einkünften beziehungsweise den geplanten Gewinnen dar. Da niemand die Zukunft vorhersagen kann, bleibt hier nur die Schätzung. 

Aufbau der Steuernummer

Die Steuernummer besteht aus verschiedenen Codes, welche aufgrund der Einführung des sogenannten ELSTER-Verfahrens deutschlandweit vereinheitlicht wurden. Der Begriff ELSTER steht für Elektronische Steuererklärung und umfasst die Abwicklung der Steueranmeldungen sowie Steuererklärungen über das Internet. Vor der Einführung war die Nummer länderbezogen und wies spezifische Codes mit einer Länge von 10 bis 11 Ziffern auf. Im Gegensatz dazu setzt sich die neue bundeseinheitliche Steuernummer aus 13 Ziffern zusammen, wobei die ersten vier die des Bundesfinanzamtes sind.

Welche Dokumente sind für die Beantragung einer Steuernummer nötig?

Gründer*innen, die eine Steuernummer beantragen möchten, müssen ihr zuständiges Finanzamt über ihre geplante unternehmerische Tätigkeit in Kenntnis setzen.

Die Übermittlung des Fragebogens erfolgt auf digitalem Weg, z.B. über „Mein ELSTER“ (zu finden unter Formulare & Leistungen > Alle Formulare). Um eine Zertifikatsdatei zur Anmeldung vom Finanzamt zu erhalten, gibt es nun neben den bestehenden Registrierungsarten die Variante der Registrierung mit einer E-Mail-Adresse. Der Aktivierungscode wird nicht per Brief, sondern zusammen mit der Aktivierungs-ID per E-Mail zugestellt.

Wichtig zu wissen ist dabei, dass das Finanzamt dir den Fragebogen seit Anfang 2021 nicht mehr zuschickt, sondern du selbst die Aufnahme deiner selbstständigen Tätigkeit (gewerblich oder freiberuflich) aktiv und ohne vorherige Aufforderung elektronisch mitzuteilen hast. Dein/e Steuerberater*in kann dich dabei unterstützen.

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung werden verschiedene Informationen abgefragt werden. Hierzu zählen unter anderem:

  • Angaben zu deiner Person
  • Gründungsform / Rechtsform
  • Art des Gewerbes beziehungsweise der Tätigkeit
  • Schätzung der vermuteten Einkünfte für das Jahr der Unternehmensgründung sowie für das Folgejahr
  • Antrag für die Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

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So gehst du bei der Beantragung vor: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Auch wenn das Beantragen einer Steuernummer auf den ersten Blick nach einer bürokratischen Herausforderung aussieht, ist es bei genauerem Betrachten auf jeden Fall machbar. Wichtig ist nur, dass du alle Schritte mit der nötigen Sorgfalt erledigst.

Schritt 1: Freiberufler*in oder Gewerbetreibende*r?

Ganz gleich, ob du gewerbetreibend oder freiberuflich unterwegs bist, die Steuernummer musst du in jedem Fall beantragen.

  • Gewerbetreibende: Für diejenigen, die ein Gewerbe anmelden möchten, ist der erste Schritt der Weg zum Gewerbeamt, welche deine Anmeldung automatisch der zuständigen Finanzbehörde übermittelt.
  • Freiberufler*innen: Als Freiberufler*in tätige Unternehmer*innen wie Tierärzt*innen, Architekt*innen oder Autor*innen wenden sich formlos – etwa telefonisch oder per Brief – an das Finanzamt und zeigen ihre selbstständige Tätigkeit an.

Tipp: Wenn du dir nicht sicher bist, in welche Kategorie dein Unternehmen fällt, ruf vorher bei deinem zuständigen Finanzamt an oder kläre die Frage direkt vor Ort. Denn deine eigene Auffassung muss nicht zwangsläufig mit der deines Sachbearbeiters übereinstimmen. Auch wenn dir dieser Schritt auf den ersten Blick unnötig erscheint, kann er dich später vor zeitraubenden Diskussionen bewahren.

Schritt 2: Den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ übermitteln

Nach der Gewerbeanmeldung oder der Anmeldung deiner freiberuflichen Tätigkeit übermittelst du dem für dich zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Neugründung den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. 

Für Geübte stellt das Ausfüllen dieses Dokuments kein Problem dar. Doch wenn es sich um die erste Unternehmensgründung handelt, sieht die Sache oftmals anders aus. Wichtig ist, dass du bei der Beantwortung des Fragebogens sorgfältig vorgehst. Darüber hinaus musst du beachten, dass das Formular insgesamt acht Seiten umfasst, wobei die einzelnen Punkte nicht den Seitenzahlen entsprechen.

Steuergelder

Die größte Herausforderung stellt für die meisten Gründer*innen sicherlich die Frage nach den zu erwartenden Einkünften beziehungsweise den geplanten Gewinnen dar. Da niemand in die Zukunft schauen kann, bleibt hier nur die Schätzung. Leider bilden diese Angaben die Grundlage für zukünftige Steuervorauszahlungen, sodass du diese Zahl mit Bedacht wählen solltest. Bei deinen Überlegungen musst du Folgendes bedenken: Schätzt du deine Einkünfte zu optimistisch, kommen hohe Vorauszahlungen auf dich zu. Setzt du den Wert zu niedrig an, musst du unter Umständen viele Steuern nachzahlen. Daher ist eine konservative, eher vorsichtigere Schätzung ratsam.

Läuft das erste Geschäftsjahr jedoch viel besser als angenommen, solltest du rechtzeitig Rücklagen für die Steuernachzahlungen bilden und deinem Finanzamt den geschäftlichen Erfolg melden, damit es deine Vorauszahlungen anpassen kann. Nachdem der Fragebogen vollständig ausgefüllt ist, musst du ihn noch unterzeichnen und sämtliche Formulare direkt beim Finanzamt abgeben – beziehungsweise diese über den Postweg versenden.

Schritt 3: Erhalt der Steuernummer

Nach einigen Wochen erhältst du Post vom Finanzamt, mit der es dir deine neue Steuernummer mitteilt. Somit bist du steuerlich vollständig erfasst und kannst dich nun voll und ganz deinem Business widmen.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-ID)

Sofern du als Selbstständige*r nur innerhalb Deutschlands aktiv bist, genügt die Angabe deiner Steuernummer auf den Rechnungen. Sobald du jedoch Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen aus anderen europäischen Ländern unterhältst, benötigst du für deine Rechnungen zusätzlich eine Ust-ID.

Fazit: Hol sie dir

Ohne Steuernummer kannst du nicht in die Selbstständigkeit starten. Deshalb musst du sie vor deiner unternehmerischen Tätigkeit beim Finanzamt beantragen, ganz gleich, ob du Freiberufler*in oder Gewerbetreibende*r bist.

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bhp