Änderungen 2025 für Selbstständige

Im Jahr 2025 gibt es einige wichtige Neuerungen, die für Gründer*innen und Selbstständige von Bedeutung sind. Dazu gehören die verpflichtende Nutzung der E-Rechnung, erhöhte Umsatzgrenzen bei der Kleinunternehmerregelung und angepasste Sozialversicherungsgrenzen. Wir haben für dich die relevanten Änderungen 2025 zusammengefasst. 

Ab 2025 gibt es für Selbstständige eine bedeutende Neuerung in der Kleinunternehmerregelung. Nun kannst du von deutlich angehobenen Umsatzgrenzen profitieren. Bist du bereits Kleinunternehmer*in gelten die folgenden Grenzen: 

Der Jahresumsatz des Vorjahres darf jetzt bis zu 25.000 EUR netto betragen (bisher waren es 22.000 EUR brutto). 

Im laufenden Jahr liegt die Umsatzgrenze nun bei 100.000 EUR netto (zuvor 50.000 EUR brutto). 

Neu ist auch: Überschreitest du im laufenden Geschäftsjahr die Grenze von 100.000 EUR, fällst du aus der Kleinunternehmerregelung und musst sofort Umsatzsteuer erheben. Daher ist es wichtig, deine Umsätze immer im Blick zu haben, um direkt reagieren zu können. 

Hast du noch nicht gegründet, bezieht sich die Umsatzgrenze von 25.000 EUR auf dein Gründungsjahr. Dabei ist egal, ob du im März, im Juli oder im Oktober gründen möchtest – für deine Umsätze gilt stets dieselbe Grenze von 25.000 EUR. 

Seit 1. Januar 2025 musst du als Unternehmer*in in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. E-Rechnungen versenden, musst du nur, wenn du mit Firmenkund*innen zusammenarbeitest (B2B). Hast du ausschließlich Privatkund*innen betrifft dich die E-Rechnungspflicht nicht. 

Bist du im B2B-Bereich tätig, brauchst du dir trotz dieser Umstellung keine Sorgen zu machen. Denn es gelten verschiedene Übergangsfristen: Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 EUR haben bis Ende 2027 weiterhin die Möglichkeit, Papierrechnungen auszustellen. Erst ab 2028 sind nur noch Rechnungen in maschinenlesbaren Formaten (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) zulässig. 

Die Fristen sind so gestaffelt, dass dir ausreichend Zeit bleibt, um deinen Workflow anzupassen. Achte jedoch darauf, dich rechtzeitig um geeignete Software zu kümmern und deine Buchhaltungsprozesse zu prüfen. So stellst du sicher, dass du bis spätestens 2028 vollständig auf das elektronische Format umstellst. Weitere Tipps und praktische Tools findest du in unserem Artikel zum Thema E-Rechnungen.  

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wird ab 2025 verkürzt: Statt zehn Jahre sind es dann nur noch acht Jahre. Diese neue Regelung gilt für alle Unterlagen, deren bisherige Frist frühestens 2025 abläuft. Das bedeutet für dich Zeitersparnis, weniger Platzbedarf und reduzierte Kosten bei der Archivierung. 

Wichtig zu beachten ist jedoch, dass diese Regel nicht für alle Dokumente gilt. Jahresabschlüsse, Inventarverzeichnisse und wichtige Geschäftsbücher musst du weiterhin in der Regel zehn Jahre lang aufbewahren.  
 
Zusätzlich solltest du beachten, dass bestimmte Belege im Falle einer laufenden Betriebsprüfung oder eines Rechtsstreits länger aufbewahrt werden müssen.  

Ab 2025 kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich statt monatlich abgeben, sofern deine Zahllast im Vorjahr bei maximal 9.000 EUR lag. Bisher durftest du erst ab einer Zahllast unter 7.500 EUR von dieser Vereinfachung Gebrauch machen.  

Fällt deine Zahllast unter 2.000 EUR, ist sogar eine Befreiung von der Voranmeldung möglich. Liegt deine Zahllast hingegen regelmäßig über 9.000 EUR, musst du wie gewohnt monatlich melden.  

Achte darauf, deine Umsätze im Blick zu behalten und bei Bedarf steuerlichen Rat einzuholen. Auch wenn du nur einmal pro Quartal melden musst, ist eine kontinuierlich gepflegte Buchführung ratsam, damit du nicht von unerwartet hohen Zahlungen überrascht wirst. 

Ab 2025 liegt der Grundfreibetrag bei 12.096 EUR für Einzelpersonen und 24.192 EUR für zusammen veranlagte Paare. Damit bleibt dir mehr von deinem Einkommen steuerfrei – besonders hilfreich, wenn du gerade erst startest und noch nicht allzu hohe Gewinne erzielst.  

Nutze diesen finanziellen Spielraum für wichtige Investitionen in deine Geschäftsidee, anstatt das Geld ans Finanzamt abzuführen. Achte aber darauf, deine Einkünfte im Auge zu behalten, damit du rechtzeitig auf mögliche Änderungen in der Steuerabrechnung reagieren und deine Steuerplanung anpassen kannst. 

Der gesetzliche Mindestlohn steigt 2025 auf 12,82 EUR pro Stunde. Für dich als Arbeitgeber*in bedeutet das vor allem höhere Personalkosten, die du in deiner Finanz- und Preisplanung berücksichtigen solltest. Der neue Stundensatz stellt zwar eine faire Grundbezahlung sicher, macht aber eine angepasste Kalkulation notwendig, damit dein Unternehmen wirtschaftlich tragfähig bleibt. 

Die Verdienstgrenze für Minijobs liegt jetzt bei 556 EUR pro Monat (statt bisher 538 EUR). Damit erhöhen sich zwar deine Personalkosten, jedoch gewinnen geringfügig Beschäftigte etwas mehr Spielraum. Plane diese Anpassung in deinem Budget ein und behalte die Stundenabrechnung im Blick, damit du die Grenze nicht versehentlich überschreitest. 

Mobiles Arbeiten ist längst ein zentraler Bestandteil moderner Berufswelten. Ab 2025 gibt es dafür konkretisierte Regelungen, die Arbeitgeber*innen und Beschäftigten mehr Klarheit verschaffen. Unter anderem stehen Mitarbeitenden bestimmte Arbeitsmittel zu, und auch die Arbeitszeiterfassung wird strenger kontrolliert. 

Achte darauf, dass Datenschutz- und Sicherheitsstandards eingehalten werden, damit sensible Firmendaten geschützt bleiben. So kannst du von den Vorteilen der Telearbeit profitieren und gleichzeitig rechtlich auf der sicheren Seite bleiben. 

Papierkram war gestern: Seit 2025 darfst du Arbeitsverträge vollständig elektronisch abschließen. Das bedeutet weniger Bürokratie, schnellere Prozesse und eine rechtssichere Dokumentation mit digitaler Signatur.  

Achte jedoch darauf, dass du sowohl die Datenschutz- als auch die Archivierungspflichten erfüllst. Gerade in wachsenden Teams ist es hilfreich, strukturierte HR-Systeme einzusetzen, um alle Verträge effizient zu verwalten. 

Immer häufiger setzen die Finanzämter bei Betriebsprüfungen auf digitale Verfahren. Das bedeutet, dass Steuerdaten und Buchhaltungsunterlagen elektronisch ausgewertet werden. Eine gut organisierte IT-Infrastruktur und klare Abläufe sind daher essenziell.  

Stelle sicher, dass all deine relevanten Dokumente digital vorliegen und rechtssicher archiviert werden. Mit einer passenden Buchhaltungssoftware und einer übersichtlichen Dokumentationsstrategie kannst du Probleme oder Verzögerungen vermeiden, wenn das Finanzamt plötzlich anklopft. 

Mit Jahresbeginn 2025 sind die Beitragsbemessungsgrenzen für die gesetzliche Kranken- und Rentenversicherung angehoben worden. Gleichzeitig erhöhen sich auch die durchschnittlichen Beiträge. In der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) stieg der durchschnittliche Zusatzbeitrag von 1,7 % auf 2,5 %, wobei jede Krankenkasse eigene Sätze festlegen kann. Einige Anbieter verzichten jedoch auf eine Erhöhung, daher solltest du prüfen, wie es bei deiner Kasse aussieht. 

Der Pflegeversicherungsbeitrag wurde um 0,2 Prozentpunkte auf 4,2 % erhöht. Mit Kindern profitierst du weiterhin von einem ermäßigten Satz von 3,6 %. Die neuen Beitragsbemessungsgrenzen lauten: 

Krankenversicherung: 66.150 EUR pro Jahr 

Rentenversicherung: 96.600 EUR pro Jahr 

Verdienst du über diesen Grenzen, bleiben die darüber hinausgehenden Einkünfte beitragsfrei. Aufgrund der gestiegenen Bemessungsgrenzen wird ein höherer Einkommensanteil für die Berechnung deiner Versicherungsbeiträge herangezogen, was dein Netto reduzieren kann. Plane daher ein, dass du als gut verdienende/r Selbstständige*r oder Gründer*in mehr für die Sozialversicherung zurücklegen solltest. 

Auch in der privaten Krankenversicherung (PKV) gibt es erhebliche Anpassungen: Je nach Tarif, Leistungspaket und Versicherer sind Beitragssteigerungen von bis zu 30 % möglich. Anders als in der GKV werden Erhöhungen dort individuell berechnet. Informiere dich also vorab über die Konditionen, um finanzielle Überraschungen zu vermeiden. 

Mit Inkrafttreten des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes am 28. Juni 2025 wächst die Verantwortung für Unternehmen, ihre Angebote für alle Menschen nutzbar zu machen. Dazu zählen zum Beispiel Websites, Apps und Verkaufsautomaten, die künftig so gestaltet sein müssen, dass sie auch von Personen mit körperlichen oder kognitiven Einschränkungen problemlos bedient werden können. 

Für dich bedeutet das, dass du frühzeitig prüfen solltest, ob deine Produkte und Services den neuen Anforderungen entsprechen. Meist sind dafür nur wenige Anpassungen nötig, die jedoch viel bewirken: Indem du Barrieren abbaust, stärkst du dein Image und erreichst einen größeren Kundenkreis. Achte zudem auf mögliche Förderungen und setze auf eine inklusive Gestaltung, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Ab April 2025 gilt eine gesenkte Einkommensgrenze von 175.000 EUR (bislang 200.000 EUR). Wer darüber liegt, verliert den Anspruch auf Elterngeld. Für dich als Gründer*in kann das eine entscheidende Rolle spielen, da gerade in den ersten Jahren der Unternehmensaufbau und familiäre Verpflichtungen oft parallel laufen. Überlege daher frühzeitig, welche Auswirkung diese Änderung auf deine Finanzplanung hat, um Überraschungen zu vermeiden. 

Im Jahr 2025 steigt das Wohngeld durchschnittlich um 15 % auf etwa 400 EUR pro Monat. Damit sollen Haushalte mit geringem Einkommen gezielt entlastet werden. Für dich als Gründer*in oder Selbstständige*r lohnt es sich zu prüfen, ob dir die Unterstützung zusteht. So kannst du deine monatlichen Ausgaben besser kalkulieren und hast mehr Spielraum für Investitionen in dein Business. 

Um der wachsenden Bedrohung durch Hackerangriffe gerecht zu werden, wurden die Anforderungen an IT-Sicherheit 2025 spürbar verschärft. Als Unternehmer*in bist du verpflichtet, deine IT-Infrastruktur gegen Datenlecks und Cyberrisiken abzusichern. Dies kann regelmäßige Sicherheitsaudits, verschlüsselte Kommunikation und umfangreiche Backup-Konzepte umfassen. Ebenso drohen bei Verstößen gegen die neuen Richtlinien höhere Bußgelder. 

Es lohnt sich also, rechtzeitig in ein professionelles Sicherheitskonzept zu investieren und gegebenenfalls externe Expert*innen hinzuzuziehen, damit dein Business optimal geschützt ist. 

Das Jahr 2025 hält für Gründer*innen und Selbstständige eine Fülle an Neuerungen bereit – von höheren Umsatzgrenzen und vereinfachten Steuerverfahren über digitale Arbeitsverträge bis hin zu strengeren Vorgaben in Sachen Cybersicherheit. 

Nutze diese Chance, um deine Prozesse zu optimieren und dein Business fit für die Zukunft zu machen. Achte dabei auf geänderte Fristen, angehobene Beitragsbemessungsgrenzen und neue Regelungen, damit dir keine Vorteile entgehen und du mögliche Stolperfallen rechtzeitig umgehst. So startest du bestens vorbereitet in die kommende Geschäftssaison.