Die Kassensicherungsverordnung regelt, wie Unternehmen ihre Kassensysteme sichern müssen. Sie zielt darauf ab, mögliche Manipulationen von Umsätzen zu erschweren und damit Steuerhinterziehung zu verhindern.
Relevant ist diese Verordnung für alle, die in ihrem Betrieb viele Bargeldumsätze haben, also zum Beispiel für Restaurants, Hotels, Läden oder Friseure.
Was ist die Kassensicherungsverordnung?
Die Kassensicherungsverordnung heißt im korrekten Amtsdeutsch „Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr“ (abgekürzt KassenSichV). Im Zentrum stehen vor allem zwei Neuerungen:
- Alle Betriebe, die mit Registrierkassen arbeiten, müssen diese mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) versehen.
- Für jede Transaktion muss ein Beleg erstellt und dem Kunden ausgehändigt werden (Belegausgabepflicht).
Wer ist von der Kassensicherungsversordnung betroffen?
Alle Betriebe, die mit elektronischen Registrierkassen (ob einzeln oder als Kassensystem) arbeiten, sind von der KassenSichV betroffen. Das sind vor allem Betriebe aus der Gastronomie und dem Einzelhandel. Aber auch im Handwerk oder bei Dienstleistungen kommen Registrierkassen zum Einsatz.
Offene Ladenkassen oder rein mechanische Kassen, die ohne jede Technik auskommen, sind von den Neuerungen durch die KassenSichV nicht betroffen. Diese analoge Form der Buchhaltung bleibt auch nach der Gesetzesänderung in Deutschland erlaubt – allerdings müssen auch hier alle Geschäftsvorgänge lückenlos in einem Kassenbuch dokumentiert werden. Wenn du jeden Tag viele Bar-Umsätze hast, ist das wohl eher keine Option für dich. Aber wenn sich eine Old-School-Kasse mit deinem Geschäftsmodell vereinbaren lässt – warum nicht? Es gibt keine Vorschrift die besagt, dass eine digitale Registrierkasse einzusetzen ist.
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Was hat es mit der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auf sich?
Die Kassensicherungsverordnung schreibt vor, dass alle Registrierkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, zu versehen sind. Die TSE protokolliert und speichert sämtliche Eingaben und verhindert, dass diese unbemerkt gelöscht oder geändert werden. Die schwarzen Schafe, die es leider in fast allen Branchen gibt, können also ihre Umsätze nach Feierabend nicht mehr nach Belieben fälschen, um ihre Steuern zu senken.
Zudem liefert die Sicherheitseinrichtung für jeden Verkauf einen bestimmten Code, der auf dem Verkaufsbeleg erfasst wird. Diese Prüfnummer zusammen mit dem unveränderbaren Protokoll der TSE ermöglicht es dem Finanzamt, über eine digitale Schnittstelle innerhalb von Minuten zu überprüfen, ob in einem Unternehmen die Umsätze einwandfrei dokumentiert wurden. Dafür reicht ein einfacher Abgleich eines Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware aus.
Zudem kann die digitale Kassennachschau, anders als bisher die klassische Betriebsprüfung, auch ohne Ankündigung erfolgen. Werden dabei trotz aller Sicherheitsvorkehrungen Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann das Finanzamt eine Steuerschätzung vornehmen oder eben doch noch eine Betriebsprüfung alter Schule anordnen. Das ist für die betreffenden Unternehmen teuer, nervenaufreibend und zeitraubend – eine Erfahrung, die du dir gerne sparen darfst.
Cloudbasierte oder klassische Sicherheitseinrichtung?
Eine physische technische Sicherheitseinrichtung befindet sich auf einem USB-Stick oder einer SD-Karte oder ist gleich in einen Drucker integriert, der die Kassenbelege ausgibt. Die physischen TSE sind nur für einen bestimmten Zeitraum zertifiziert - in der Regel für 5 Jahre. Nach Ablauf der Frist müssen sie ausgetauscht werden. Bei Kosten um 200 Euro pro Stück (d. h. pro Kasse) kann da einiges zusammenkommen. Zudem sind nicht alle Kassenmodule anschlussfähig. Vor allem in der Gastronomie sind mobile Tablet-Kassen sehr beliebt, die keinen USB-Anschluss haben.
Cloudbasierte TSE bieten dagegen einige Vorteile. So brauchst du kein teures physisches Gerät anzuschaffen, das du nach 5 Jahren ersetzen musst. Stattdessen bezahlst du einfach eine Abogebühr für die Nutzung. Die erneute Zertifizierung der Cloud-TSE passiert zentral beim Anbieter - du brauchst also nicht selbst tätig zu werden. Per WLAN kannst du zudem mobile Kassensysteme anschließen und gesetzeskonform nutzen.
Was ist die Belegausgabepflicht?
Vor allem die Belegausgabepflicht oder schlicht Bonpflicht hat in der Öffentlichkeit für Aufmerksamkeit gesorgt. Sie besagt, dass alle Betriebe, die mit einer Registrierkasse arbeiten, ihren Kunden einen Beleg aushändigen müssen (auf Papier oder elektronisch). Nur in Ausnahmefällen und auf Antrag können sich Unternehmen von der Bonpflicht befreien lassen.
Vor allem Bäckereien gingen Anfang des Jahres 2020 auf die Barrikaden und führten hohe Kosten und Umweltschäden als Gegenargumente gegen die Bonpflicht an. Ganze Müllsäcke voller Bons wurden in Schaufenstern ausgestellt oder öffentlichkeitswirksam an das Finanzministerium geschickt. Inzwischen hat sich der Sturm jedoch gelegt und es scheint sich kaum noch jemand über die Bonpflicht aufzuregen.
Man mag diese Vorschrift für übertrieben halten, aber sie erhöht den Druck, jeden Verkaufsvorgang auch wirklich in die Kasse einzugeben. Wenn die Kassensicherungsverordnung samt Bonpflicht dazu beitragen kann, dass weniger Umsätze am Fiskus vorbeigeschmuggelt werden, fällt es doch nicht mehr ganz so schwer, sich den Anordnungen zu fügen – oder?
Was ist die Kassenmeldepflicht?
Eine weitere Neuerung, die sich aus der Kassensicherungsverordnung ergibt, ist die Kassenmeldepflicht. Sie besagt, dass alle Kassen innerhalb eines Monats nach ihrer Inbetriebnahme dem zuständigen Finanzamt zu melden sind.
Folgende Auskünfte sind für die Kassenmeldung wichtig:
- Name und Steuernummer des/der Steuerpflichtigen
- Seriennummer des Kassensystems
- Art der TSE und des elektronischen Aufzeichnungssystems
- Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die KassenSichV?
Wenn ein Unternehmen sich weigert, Belege an seine Kunden auszugeben, muss es dafür nicht mit einem Bußgeld rechnen. Allerdings präsentiert es sich natürlich als vorrangiges Ziel für die Steuerfahndung – und das kann teuer werden. Selbst wenn bei einer Betriebsprüfung keinerlei Steuersünden festgestellt werden: Die Prüfung kostet Zeit, Nerven und Geld – vor allem dann, wenn das Geschäft unterbrochen werden muss, was durchaus vorkommen kann.
Sollte ein Unternehmen jedoch
- keine zertifizierte TSE vorweisen können,
- keine oder falsche Belege ausstellen,
- Geschäftsvorgänge nicht oder falsch aufzeichnen oder
- sein Kassensystem nicht oder nicht richtig schützen,
dann drohen empfindliche Geldstrafen. Diese sind vom Einzelfall abhängig, können im schlimmsten Fall aber bis zu 25.000 EUR betragen.
Fazit: Tipps für deine Gründung
Wenn dein Geschäftsmodell jeden Tag viele Bar-Umsätze vorsieht, wirst du wahrscheinlich ein digitales Registrierkassen-System brauchen. Und dann bleibt dir nichts anderes übrig, als nach den Regeln der Kassensicherungsverordnung zu spielen.
Das ist zwar mit Investitionen und Aufwand verbunden, trägt aber letztlich zu mehr Steuergerechtigkeit bei und sollte daher im Sinne aller ehrlichen Steuerzahler*innen sein!
Wenn du dir noch keine Registrierkasse angeschafft hast, solltest du bei der Auswahl darauf achten, dass der Hersteller dir die Integration einer zertifizierten TSE garantieren kann. Dann bist du auf der sicheren Seite.
Die meisten Kassensysteme bieten übrigens noch sehr viel mehr als die gesetzeskonforme Dokumentation und Speicherung aller Geschäftsvorgänge: Sie helfen, den Warennachschub zu organisieren, Kundenbeziehungen zu pflegen oder Mitarbeiterdaten zu verwalten. Überlege dir, welche Kriterien dein Kassensystem sonst noch erfüllen sollte und nimm dir genug Zeit, um die Angebote zu vergleichen.
Hast du schon eine elektronische Kasse im Einsatz, wird es allerhöchste Zeit, sie an die Vorgaben der Kassensicherungsverordnung anzupassen. Alleingänge sind nicht empfehlenswert: Wende dich dafür an den Kassenhersteller – er wird sich ausgiebig mit dem Thema befasst haben und kann dir eine TSE empfehlen, die dann auch wirklich funktioniert.
