Gesellschafter-Geschäftsführer

Wenn du eine GmbH gründen möchtest, wirst du vielleicht eine typische Doppelrolle übernehmen: die des Gesellschafter-Geschäftsführers. Das bedeutet, dass du gleichzeitig am Unternehmen beteiligt bist (Gesellschafterrolle) und es im Alltag führst (Geschäftsführerrolle).

Dieser Artikel klärt auf über die besonderen Aufgaben, Rechte und Pflichten, die damit verbunden sind, und informiert dich darüber, was du im Hinblick auf Steuern und Sozialversicherung beachten solltest. Dabei fließen auch die rechtlichen Einschätzungen aus der Praxis von unserem Rechtsexperten Jan Schnedler ein.

Als Gesellschafter-Geschäftsführer wird eine Person bezeichnet, die Anteile am Stammkapital einer GmbH hält und gleichzeitig für deren operative Leitung verantwortlich ist. Eine andere Bezeichnung ist geschäftsführende*r Gesellschafter*in (kurz: GF-Gesellschafter*in).

„Gesellschafter-Geschäftsführer“ ist ein in Rechtsprechung und Praxis gebräuchlicher Begriff. Deshalb verzichten wir ausnahmsweise darauf, diesen Begriff zu gendern. 

Auch wenn beide Rollen von derselben Person übernommen werden, handelt es sich rechtlich um zwei klar getrennte Funktionen.

Gesellschafter*innen sind praktisch Eigentümer*innen der GmbH. Sie halten Anteile am Unternehmen und treffen die grundlegenden Entscheidungen – etwa zur strategischen Ausrichtung, zur Gewinnverwendung oder zur Besetzung der Geschäftsführung. Ihre Entscheidungen fassen sie in der Gesellschafterversammlung.

Geschäftsführer*innen übernehmen dagegen die Leitung des Unternehmens im Alltag. Sie sind das sogenannte handelnde Organ der GmbH. Das bedeutet:

• Sie vertreten die Gesellschaft nach außen, zum Beispiel gegenüber Kund*innen, Geschäftspartner*innen, Behörden oder Banken.
• Sie führen die Geschäfte im Innenverhältnis nach den Vorgaben der Gesellschafterversammlung und im Rahmen der Satzung.

Gesellschafter*innen dürfen die GmbH nicht automatisch nach außen vertreten. Auch wenn ihnen das Unternehmen gehört, können sie nicht einfach Verträge in seinem Namen abschließen. Das ist ausschließlich Aufgabe der Geschäftsführung.

Eine Vertretung durch Gesellschafter*innen ist nur möglich, wenn:

• sie zusätzlich Geschäftsführer*in sind,
• sie eine Prokura haben, oder
• ihnen eine entsprechende Vollmacht erteilt wurde.

Diese klare Trennung ist zentral im GmbH-Recht. Sie sorgt dafür, dass Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind. Folgende Tabelle zeigt die Unterschiede noch einmal in der Übersicht:

Gerade bei Startups kommt es häufig vor, dass alle Gründer*innen als Gesellschafter-Geschäftsführer bestellt werden. Das fühlt sich für sie oft richtig an, denn so sind alle gleichberechtigt. Bei Zweierteams kann das noch eine sinnvolle Lösung sein, aber bei drei und mehr Beteiligten ist dies schon aus Haftungsgründen nicht empfehlenswert. Denn: alle können für die Handlungen der anderen mithaften, auch mit ihrem privaten Vermögen.

Die Aufgaben, die mit der Rolle „Gesellschafter-Geschäftsführer“ einhergehen, sind vielfältig. Dazu gehören etwa:

• Organisation des Tagesgeschäfts, etwa die Planung von Abläufen, Projekten und internen Prozessen
• Verhandlungen und Abschlüsse mit Kund*innen, Lieferant*innen oder Geschäftspartner*innen sowie die Vertretung der GmbH nach außen
• Führung von Mitarbeitenden, inklusive Einstellung neuer Teammitglieder und Organisation der Zusammenarbeit
• Überwachung von Finanzen und Liquidität, zum Beispiel Abstimmung mit Steuerberater*innen oder Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Pflichten, etwa bei Buchhaltung, Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen
• Festlegung der langfristigen Unternehmensstrategie, also die Frage, wie sich das Unternehmen entwickeln soll
• Planung von Wachstum und Investitionen, etwa wenn es darum geht, neue Produkte zu entwickeln oder weitere Märkte und Geschäftsfelder zu erschließen
• Positionierung des Unternehmens im Markt, beispielsweise durch Preisstrategie, Markenaufbau oder Zielgruppenfokus
• Entwicklung der Organisation und Unternehmenskultur, etwa beim Aufbau eines Teams oder bei der Gestaltung von Führungsstrukturen

Die Person, die als Gesellschafter-Geschäftsführer auftritt, übernimmt zwei Rollen gleichzeitig. Daraus ergeben sich besondere Rechte und Pflichten.

Als Geschäftsführer*in vertritt sie die Gesellschaft nach außen und führt das operative Geschäft. Als Gesellschafter*in ist sie gleichzeitig an wichtigen unternehmerischen Entscheidungen beteiligt. 

Zu den wichtigsten Rechten gehören:

• Vertretungsrecht der GmbH: Er oder sie darf als Geschäftsführer*in das Unternehmen als handelndes Organ nach außen vertreten. 
• Verträge unterschreiben: Er oder sie darf im Namen der Gesellschaft Verträge abschließen.
• Leitungsbefugnis im Tagesgeschäft: Er oder sie kann operative Entscheidungen treffen, etwa über Organisation, Personal oder Geschäftsprozesse. Dabei ist er oder sie an die Entscheidungen der Gesellschafterversammlung und die Satzung gebunden.
• Mitspracherecht als Gesellschafter*in: In der Gesellschafterversammlung kann er oder sie über grundlegende Unternehmensentscheidungen abstimmen.
• Informations- und Kontrollrechte: Er oder sie hat als Gesellschafter*in Anspruch auf Einblick in die wirtschaftliche Lage des Unternehmens und in wichtige Unternehmensunterlagen.
• Gewinnbeteiligung: Als Anteilseigner*in wird er oder sie am Gewinn der Gesellschaft beteiligt, wenn eine Ausschüttung beschlossen wird.

Mit diesen Rechten gehen jedoch auch klare Pflichten einher, die sich aus dem Gesetz, aus dem Gesellschaftsvertrag (Satzung), dem Geschäftsführeranstellungsvertrag, der Geschäftsordnung der Geschäftsführer und den Weisungen der Gesellschafterversammlung ergeben können. Dazu gehören:

• Sorgfaltspflicht: Alle Geschäftsführer*innen sind verpflichtet, ihre Aufgaben mit der Sorgfalt von ordentlichen Geschäftsleuten zu erfüllen. 
• Treuepflicht: Alle Geschäftsführer*innen dürfen ihre Position nicht zum eigenen Vorteil ausnutzen und müssen die Interessen der Gesellschaft wahren.
• Informationspflicht: Der Gesellschafter-Geschäftsführer ist gegenüber den übrigen Gesellschafter*innen verpflichtet, sie regelmäßig über die Geschäfte zu informieren
• Pflicht zur Einberufung der Gesellschafterversammlung: Der Gesellschafter-Geschäftsführer sorgt für die ordnungsgemäße Einberufung.
• Pflicht zur Vorlage des Jahresabschlusses: Der Gesellschafter-Geschäftsführer sorgt für die Vorbereitung, Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses.

Wer seine eigene GmbH führt, genießt also nicht nur ein hohes Maß an unternehmerischer Freiheit, sondern übernimmt auch rechtliche Verantwortung. Eine gute Organisation, transparente Buchhaltung und klare Verträge helfen dabei, die Rolle als Gesellschafter-Geschäftsführer sicher auszufüllen.

Eine GmbH ist eine haftungsbeschränkte Gesellschaft. Das heißt, dass für ihre Schulden in der Regel nur die GmbH selbst mit ihrem Vermögen haftet. Diese Haftungsbeschränkung dient vor allem dem Schutz der Gesellschafter*innen. 

Für Geschäftsführer*innen, und daher für Personen, die als Gesellschafter-Geschäftsführer auftreten, gilt diese Haftungsbeschränkung nur zum Teil. Wer seine Pflichten als Geschäftsführer*in verletzt, kann unter bestimmten Umständen persönlich haften, auch mit seinem Privatvermögen. 

Die wichtigste Haftungsgrundlage ist § 43 GmbHG. Danach sind Geschäftsführer*innen verpflichtet, ihre Aufgaben mit der Sorgfalt von ordentlichen Geschäftsleuten zu erfüllen. Verstoßen sie gegen diese Pflicht, können sie der Gesellschaft zum Schadensersatz verpflichtet sein.

Typische Haftungsrisiken entstehen, wenn:

• Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge nicht ordnungsgemäß abgeführt werden
• gesetzliche Buchführungs- und Dokumentationspflichten verletzt werden
• unzulässige Zahlungen aus dem Gesellschaftsvermögen erfolgen
• wirtschaftliche Probleme der GmbH zu spät erkannt oder ignoriert werden

Jan weiß aus seiner Tätigkeit als Anwalt, dass Probleme mit der Haftung sich häufig nicht aus echten Fehlern ergeben, sondern eher eine Folge davon sind, dass Geschäftsführer*innen Risiken zu spät erkennen und notwendige Schritte nicht rechtzeitig einleiten. 

Gerät die Gesellschaft in eine Krise, verschärfen sich die Geschäftsführerpflichten zusätzlich. Besonders zu nennen ist in diesem Zusammenhang die Insolvenzantragspflicht. Wird eine GmbH zahlungsunfähig oder ist sie überschuldet, muss die Geschäftsführung grundsätzlich ohne schuldhaftes Zögern, spätestens jedoch innerhalb von drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit und sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung Insolvenzantrag stellen (§ 15a InsO). Passiert das nicht, kann das zivilrechtliche Haftung und strafrechtliche Konsequenzen haben.

Wenn du dir bei rechtlichen Fragen unsicher bist, kannst du auf der Gründerplattform Online-Sprechstunden mit Rechtsanwält*innen und Gründungsexpert*innen besuchen. Nach einer kostenlosen Registrierung kannst du dich einfach zu passenden Terminen anmelden und deine Fragen klären.

Die formale Bestellung und Abberufung läuft bei Gesellschafter-Geschäftsführern rechtlich genauso wie bei Fremdgeschäftsführer*innen ab, mit dem Unterschied, dass die betreffende Person als Gesellschafter*in Stimmrecht hat und somit über die eigene Bestellung oder Abberufung mitentscheidet. 

Die Bestellung erfolgt durch einen Beschluss der Gesellschafterversammlung. Die Gesellschafter*innen entscheiden gemeinsam, wer die Geschäftsführung übernehmen soll. 

Nach dem Beschluss wird die Bestellung beim Handelsregister angemeldet. Die Anmeldung erfolgt über eine Notarin oder einen Notar. Damit wird die Bestellung öffentlich. 

Dieser Ablauf ist unabhängig davon, ob die Person, die die Geschäftsführung übernimmt, Anteile am Stammkapital hält oder nicht.

Außerdem wird ein Geschäftsführeranstellungsvertrag abgeschlossen. Darin werden unter anderem geregelt:

• Vergütung und mögliche Bonuszahlungen
• Arbeitszeit und Urlaub
• Kündigungsfristen
• Wettbewerbsverbote

Auf der Gründerplattform findest du den Vertragsgenerator, mit dem du wichtige Vertragsdokumente für deine Gründung vorbereiten kannst.

Auch die Abberufung erfolgt durch Beschluss der Gesellschafterversammlung. Dafür reicht ein einfacher Gesellschafterbeschluss, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht.

Die Person kann auch nach der Abberufung als Geschäftsführer*in weiterhin Gesellschafter*in der GmbH bleiben. Hat sie eine Mehrheitsbeteiligung, kann sie ihre eigene Abberufung blockieren – sofern der Gesellschaftsvertrag keine abweichenden Regelungen enthält.

Ein Gesellschafter-Geschäftsführer kann auf unterschiedliche Weise Einkommen aus seiner GmbH beziehen. Die zwei häufigsten Formen sind:

• Geschäftsführergehalt
• Gewinnausschüttung

Das Geschäftsführergehalt wird für die Geschäftsführungstätigkeit gezahlt und steuerlich wie Arbeitseinkommen behandelt. Für die GmbH stellt das Gehalt eine Betriebsausgabe dar und mindert ihren steuerpflichtigen Gewinn.

Daneben können Gesellschafter-Geschäftsführer am Gewinn der GmbH beteiligt werden. Wenn die Gesellschafterversammlung eine Ausschüttung beschließt, erhalten sie Dividenden entsprechend ihrer Beteiligung. Darauf wird in der Regel Abgeltungssteuer erhoben. Eine Ausschüttung mindert nicht den steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens.

Ob ein Gesellschafter-Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig ist, hängt vor allem davon ab, wie groß sein Einfluss auf die Gesellschaft ist.

Vereinfacht gilt: Die Person, die als Gesellschafter-Geschäftsführer eingesetzt wird, gilt nicht als abhängig beschäftigt und ist somit nicht sozialversicherungspflichtig, 

• wenn sie entweder mehr als 50 Prozent der Anteile am Stammkapital hält, 
• oder wenn dieser Person eine echte Sperrminorität eingeräumt wurde, also wenn im Gesellschaftervertrag steht, dass ohne diese Person keine Entscheidung getroffen werden kann. 

Somit hat diese Person eine beherrschende Stellung innerhalb des Unternehmens. Sie ist faktisch nur sich selbst gegenüber verpflichtet. Wie Jan Schnedler betont, kommt es dabei nicht nur darauf an, was im Gesellschaftsvertrag steht, sondern auch, ob die vertraglichen Regelungen wirklich gelebt werden. Es komme immer auf den Einzelfall an, aber als eines der wichtigsten Kriterien könne die Weisungsgebundenheit gegenüber der Gesellschafterversammlung angesehen werden.

Wenn diese Person keine Mehrheit hat und keinen bestimmenden Einfluss auf die Entscheidungen der Gesellschaft ausüben kann, gilt sie in der Regel als abhängig beschäftigt und ist folglich sozialversicherungspflichtig. Entscheidend ist immer der tatsächliche Einfluss auf die Geschäftsführung. 

Wenn die Person, die Gesellschafter-Geschäftsführer ist, nicht sozialversicherungspflichtig ist, kann sie freiwillig Beiträge in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen. Das kann sinnvoll sein, um Ansprüche auf Altersrente aufzubauen oder bestehende Rentenanwartschaften zu sichern. Alternativ ist eine private Altersvorsorge oder eine betriebliche Altersvorsorge über die GmbH eine gute Wahl. 

Als Gesellschafter-Geschäftsführer kannst du auf unterschiedliche Weise Geld aus deiner GmbH erhalten. Meist besteht die Vergütung aus einem Geschäftsführergehalt, manchmal ergänzt durch variable Bestandteile oder spätere Gewinnausschüttungen.

Wie viel ein Gesellschafter-Geschäftsführer verdient, hängt stark vom Unternehmen, der Branche und der wirtschaftlichen Situation der GmbH ab, und natürlich vom Umfang der Tätigkeit. Wichtig ist, dass die Vergütung angemessen ist, damit das Finanzamt sie steuerlich anerkennt. 

Die Vergütung eines Gesellschafter-Geschäftsführers kann also aus mehreren Bausteinen bestehen, zum Beispiel aus:

• einem festen monatlichen Gehalt,
• Jährliche Einmalsonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachstsgeld
• variablen Vergütungsbestandteilen wie Boni oder Tantiemen,
• Sachleistungen, etwa Nutzung eines Dienstwagens oder einer betrieblichen Altersvorsorge.
• Preisnachlässe oder kostenloser Erhalt von Produkten der Firma

Eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) ist eine als Geschäftsführergehalt getarnte Gewinnausschüttung. Dahinter muss nicht immer böse Absicht stecken. Jan beobachtet in seiner Kanzlei immer wieder, dass gerade bei jungen Unternehmen die Grenze zwischen angemessener Vergütung und verdeckter Gewinnausschüttung oft unbewusst überschritten wird. 

Deshalb schaut das Finanzamt bei Gesellschafter-Geschäftsführern ganz genau hin und prüft, ob sich die Vergütung ausreichend am Markt orientiert. 

Von einer verdeckten Gewinnausschüttung kann ausgegangen werden, wenn

• das Geschäftsführergehalt deutlich über dem marktüblichen Niveau liegt,
• Bonus- oder Tantiemenzahlungen ungewöhnlich hoch ausfallen,
• private Ausgaben über die GmbH finanziert werden.

Die Folge kann sein, dass das Finanzamt diese Zahlungen steuerlich korrigiert. Dann werden sie nicht mehr als Betriebsausgabe der GmbH anerkannt, wodurch sich der steuerpflichtige Gewinn des Unternehmens erhöht.

Wenn Gründer*innen gleichzeitig mehrere Rollen und Aufgaben in ihrer Firma übernehmen, können einige formale Punkte schnell aus dem Blick geraten, ganz besonders in der turbulenten Anfangszeit, wenn alles noch ganz neu ist. 

Zu den typischen Stolperfallen im Zusammenhang mit der Doppelrolle „Gesellschafter-Geschäftsführer“ gehören:

• Fehlender oder unklarer Geschäftsführeranstellungsvertrag
  Viele Gründer*innen starten als Geschäftsführer*in „ihrer“ Gesellschaft ohne einen klaren Vertrag. Darin sollten aber Vergütung, Aufgaben, Kündigungsfristen und mögliche Zusatzleistungen eindeutig festgelegt sein, um Missverständnisse und steuerliche Nachteile aufgrund einer verdeckten Gewinnausschüttung zu vermeiden.
• Unangemessene Vergütung oder Vorteile
  Auch wenn die Geschäfte noch so gut laufen: Die Vergütung des Gesellschafter-Geschäftsführers muss angemessen sein. Andernfalls kann das Finanzamt von einer verdeckten Gewinnausschüttung ausgehen. 
• Ungeklärter Sozialversicherungsstatus
  Gerade, wenn es mehrere Gesellschafter*innen gibt, ist oft unklar, ob eine Sozialversicherungspflicht besteht. Eine frühzeitige Statusprüfung schafft hier Sicherheit.
• Zu viele Geschäftsführer*innen
  In Gründungsteams ist es zwar oft üblich, aber aus Haftungsgründen nicht sinnvoll, alle Gesellschafter*innen mit der Geschäftsführung zu betrauen. Eine Alternative kann die Erteilung von Prokura sein. Auch Prokurist*innen können die Gesellschaft nach außen vertreten, für sie besteht aber ein deutlich geringeres Haftungsrisiko. 
• Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben
  Wenn private Kosten über das Geschäftskonto laufen oder Unternehmensgelder privat genutzt werden, kann das steuerliche und rechtliche Konsequenzen haben.
• Unzureichende Dokumentation wichtiger Beschlüsse
  Entscheidungen der Gesellschafterversammlung – etwa zur Gewinnverwendung oder zu Vertragsänderungen – sollten immer sauber protokolliert werden. Auch wenn sich alle einig sind: die Beschlüsse sind formal und rechtlich extrem wichtig.
• Zu spätes Reagieren auf wirtschaftliche Probleme
  Gerät eine GmbH in finanzielle Schwierigkeiten, muss die Geschäftsführung frühzeitig handeln und die Situation genau prüfen – sonst haftet sie persönlich mit ihrem privaten Vermögen.

Die Rolle „Gesellschafter-Geschäftsführer“ vereint unternehmerische Freiheit und rechtliche Verantwortung in einer Person. Wer eine GmbH gründet und gleichzeitig die Geschäftsführung übernimmt, trifft strategische Entscheidungen, führt das operative Geschäft und trägt zugleich die Verantwortung für die Leitung der Gesellschaft. 

Mit klar geregelten Verträgen, einer transparenten Organisation und einem guten Überblick über steuerliche und rechtliche Pflichten lässt sich diese Doppelrolle gut gestalten – und bietet Gründer*innen viele Möglichkeiten, ihr Unternehmen aktiv zu entwickeln.