ABC-Analyse: Mehr Umsatz, weniger Arbeit.

Unternehmensoptimierung für Fortgeschrittene: Die ABC-Analyse erlaubt dir auf Basis deiner Unternehmensdaten die Bewertung der Wirtschaftlichkeit von Kundenbeziehungen, Sortimentsgestaltung und anderen Themen. Klingt kompliziert? Ist es aber nicht. Ganz im Gegenteil: Wenn du ausreichend Daten vorliegen hast und diese sinnvoll sortierst, kannst du daraus relativ leicht ableiten, wie du dein Unternehmen noch erfolgreicher machen kannst. Wie die ABC-Analyse funktioniert, in welchen Bereichen du sie anwenden kannst und was du dabei beachten solltest, erklären wir dir hier.

Die ABC-Analyse ist eine Methode, um ausgewählte Objekte innerhalb deines Unternehmens (Kund*innen, Material oder Projekte) hinsichtlich ihrer Bedeutung für dich und deine Firma zu bewerten und zu priorisieren. Dabei werden diese Objekte in drei Klassen – A, B, C – eingeteilt. A steht für die höchste Priorität, C für die niedrigste. Diese Systematik hilft dir, gezielt Themen nach ihrer Wichtigkeit abzuarbeiten und deine Wirtschaftlichkeit zu steigern. Konkret bedeutet das, dass du deinen Fokus (beispielsweise in Form von Zeit und Geld) auf Gruppe A legst und in Gruppe C vor allem deinen Aufwand reduzierst. Wie genau die Einordnung, die Berechnung und der Umgang mit den Ergebnissen funktioniert, erklären wir dir in den folgenden Absätzen. Zunächst kommt noch etwas Hintergrundwissen, denn die ABC-Analyse basiert auf dem berühmten Pareto-Prinzip.

Anfang des 19. Jahrhunderts beobachtete der italienische Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto, dass etwa 80 Prozent des landesweiten Vermögens auf 20 Prozent der Bevölkerung entfielen. Daraufhin empfahl er den Banken, sich ausschließlich auf diese 20 Prozent zu konzentrieren. Weitergedacht lautet das Pareto-Prinzip: 80 Prozent des Zeitaufwandes machen nur 20 Prozent des Ergebnisses aus, und andersherum, bewirken 20 Prozent des Zeitaufwandes ganze 80 Prozent des Ergebnisses. Demnach gibt es also einige Aufgaben, die einen extrem hohen Einfluss auf das Gesamtergebnis haben – und auf ebendiese sollte man sich konzentrieren. Dieser Gedanke steckt nicht nur im Pareto-Prinzip, sondern auch in der ABC-Analyse.

Für beides gilt jedoch: Zwar ist es wichtig, diese einflussreichen Aufgaben (Kund*innen, Projekte …) zu erkennen und deinen Fokus daraufzulegen, allerdings solltest du auch die mühsameren 80 Prozent des Gesamtbildes, die viel Zeit kosten, nicht komplett vernachlässigen. Denn das würde bedeuten, dass du beispielsweise umsatzschwache Kund*innen nicht bedienen oder teure Materialien nicht kaufen würdest.

Mit dem Hintergrundwissen der 80/20-Verteilung kommen wir zurück zur eigentlichen ABC-Analyse. Naheliegend wäre, dass du die wichtigsten 20 Prozent deiner Aufgaben, Kund*innen o. ä. in die Klasse A (sehr wichtig) und anschließend jeweils 40 Prozent in Klasse B (wichtig) und C (weniger wichtig) einteilst. Allerdings sind diese Grenzen nicht fix – eine strenge Formel gibt es nicht. Auf Tipps zur Grenzsetzung gehen wir weiter unten noch ein. 

An dieser Stelle ist es erst einmal wichtig zu wissen, dass du zu Beginn einen Anwendungsbereich in deinem Unternehmen identifizierst, den du hinsichtlich seiner Wirtschaftlichkeit prüfen und optimieren möchtest. Gleichzeitig sorgst du mit einer ABC-Analyse für eine gewisse Planungssicherheit beim Business Development – also wohin die Reise mit deinem Unternehmen geht. Innerhalb dieses Anwendungsbereichs wählst du ein Objekt der Analyse und ordnest diesem eine Kennzahl zu. Der folgende Überblick der Anwendungsbereiche, Objekte und Kennzahlen hilft dir hoffentlich, eine genauere Vorstellung der Möglichkeiten zu bekommen.

Besonders beliebt, weil relativ leicht nachvollziehbar und gleichzeitig wirkungsvoll, ist die ABC-Analyse im Kundenmanagement mit dem Verhältnis zwischen einzelnen Kund*innen und ihrem Umsatz. Anders als bei der reinen Betrachtung, wie häufig eine Person etwas bestellt, zeigt diese Analyse an, wie „wertvoll“ sie für dein Unternehmen wirklich ist. Auf Basis der Analyse kannst du beispielsweise gezielt Maßnahmen zur Kundenbindung aussteuern. In der Schritt-für-Schritt-Anleitung der ABC-Analyse weiter unten nutzen wir dieses Thema als Beispiel. Dein Kundenbeziehungen managst du im Idealfall mit einem CRM (Customer-Relation-Management) System.

Im Falle des Produktmanagements kannst du auf Basis deiner Produkte und/oder Produktgruppen und der daraus resultierenden Umsätze herausfinden, was deine absoluten Verkaufsschlager sind und diese beispielsweise gezielt bewerben.

Nicht ganz so einfach, trotzdem nicht weniger interessant, ist die ABC-Analyse im Projektmanagement. Je nachdem, was du herausarbeiten möchtest, kannst du Projekte hinsichtlich des Aufwandes, des Umsatzes oder ganz allgemein der Bedeutung für deine Unternehmensstrategie sortieren. In Zusammenhang mit anderen wichtigen Kennzahlen deines Unternehmens kannst du so zukünftig leichter entscheiden, welche Projekte wirklich wichtig und lukrativ sind.

Teile deine Mitarbeiter*innen in die verschiedenen Klassen ein, um herauszufinden, wer am produktivsten ist und entsprechend eine Gehaltserhöhung verdient.

Finde heraus, welche Aufgaben wirklich dringlich sind, gleichzeitig aber sehr viel Zeit kosten – und andersherum – und optimiere so deine eigenen (privaten) Abläufe oder die deiner Firma. Wenn du deine Zeit sinnvoll nutzen und zielgerichtet arbeiten möchtest, lege klare Prioritäten fest und halte dich daran. Hierfür musst du für dich definieren, welche deiner Aufgaben erstrangig, welche zweitrangig und welche nachrangig sind.

A-Aufgaben sind deine wichtigsten Aufgaben. Sie sind für die Erfüllung deines Tagewerks von großer Dringlichkeit und du kannst sie nicht delegieren. Plane nur eine oder zwei A-Aufgaben pro Tag und dafür etwa drei Stunden ein.

Diese Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und du kannst sie teilweise auch delegieren. Nimm dir pro Tag zwei bis drei B-Aufgaben vor, für die du dir etwa eine Stunde Zeit nimmst.

Deine C-Aufgaben sind zum Beispiel alle Arten von Routinearbeit, wie Recherchen, der Papierkram, Ablage und andere Verwaltungsaufgaben. Meistens benötigt man aber genau für diese Dinge die meiste Zeit.

So kann Zeitmanagement aussehen – oft ist es aber umgekehrt, wie du auch in unserer Grafik siehst.

Analysiere, welche Teile bzw. Materialien besonders häufig ge- und verbraucht werden und plane langfristig deinen Materialbedarf. In diesem Bereich findet oftmals auch die XYZ-Analyse Anwendung – darauf gehen wir ganz am Ende noch einmal ein.

Unterschiedliche Materialien haben unterschiedliche Lieferanten. Sortiere diese nach Lieferzeit und beschleunige deinen Beschaffungsprozess.

Auch ein spannendes Thema: Priorisiere, welche Ware wie schnell verkauft oder verbraucht wird und somit besonders häufig im Lager bewegt wird. Entsprechend dieser Anordnung kann ein Logistikkonzept erarbeitet und die Sortierung im Lager vorgenommen werden.

Und, hast du bereits eine Vorstellung, welcher Fall für dich und dein Unternehmen spannend sein könnte? Dann kommen wir jetzt zur Einteilung in die einzelnen Klassen.

Wie oben bereits erwähnt, erfolgt die Einteilung der Klassen nach der 80/20-Regel (Pareto-Prinzip), was für die ABC-Analyse folgende bedeutet:

Klasse A: 20 Prozent Menge (Objekt) zu 80 Prozent Wert (Kennzahl)

Klasse B und C: jeweils 40 Prozent Menge (Objekt) zu je 10 Prozent Wert (Kennzahl)

So statisch werden diese Grenzen jedoch nicht gezogen. Tatsächlich hängt es sehr von deiner persönlichen Zielsetzung und Situation ab: Hast du etwa eine Handvoll extrem umsatzstarker Kund*innen, sind die 80 Prozent am Gesamtumsatz (Wert) vielleicht schon bei 10 oder 15 Prozent der Menge erreicht und du kannst die Grenze entsprechend setzen. 

In der Realität ist es oft so, dass die Klasse A eher aus 15 als aus 20 Prozent der Menge besteht, der Anteil am Umsatz sollte in dieser Gruppe mindestens 60, eher 80 Prozent betragen.

Für die Gruppe B haben sich beim Mengenanteil etwa 20 bis 40 Prozent bei etwa 10 bis 25 Prozent des Wertes (Kennzahl) etabliert. Gruppe C ist oft die größte Gruppe mit 50 bis 75 Prozent der Menge (Objekt) und 5 bis 15 Prozent des Wertes. 

Theoretisch möglich, jedoch nur bei extremer Verteilung wirklich sinnvoll ist es, eine vierte Klasse D zu ergänzen. 

Nachdem du die Gesamtsumme errechnet hast, kalkulierst du den prozentualen Anteil des jeweiligen Kundenumsatzes am Gesamtumsatz:
 

Nun kumulierst du die Prozentsätze, d. h. du fasst den Umsatz eines Kunden mit den jeweils vorangegangen zusammen, und berechnest dann den prozentualen Anteil. In der letzten Zeile müsstest du dann genau bei 100 Prozent herauskommen. Hier legst du die Basis für die Klassengrenzen:

Ziehe jetzt die Klassengrenzen. 

Bei 20 Kund*innen und einer Mengengrenze von 20 Prozent für Klasse A würden die ersten vier Kund*innen in diese Klasse fallen. Sie machen zusammen 62,52 Prozent deines Umsatzes aus. 

Klasse B enthält in diesem Beispiel ebenfalls 20 Prozent deiner Kund*innen mit knapp 18 Prozent Anteil am Umsatz – die restlichen 60 Prozent der Kund*innen würden nur noch knapp 20 Prozent des Umsatzes erzeugen. 

Wenn wir bei unserem Beispiel bleiben, wären die Klasse-A-Kund*innen diejenigen, die am meisten zu deinem Erfolg beitragen – und das kannst du ausbauen und honorieren. Klassische Kundenbindungsmaßnahmen wären beispielsweise:

• Persönliche und/oder bevorzugte Betreuung
• Sonderaktionen und Rabatte
• Bonuskarten und Gutscheine
• Einladungen zu exklusiven Events
• Individuelle Schulungen
• …

In anderen Anwendungsbereichen würden die Mitarbeiter*innen aus Klasse A vielleicht eine Gratifikation oder Sonderurlaub bekommen, oder das Warensortiment dieser Klasse würde ausgebaut und/oder noch stärker beworben werden.

Aber auch die Klasse C kann Optimierungspotenzial enthalten. So kannst du beispielsweise feststellen, dass den Kund*innen dieser Klasse im Verhältnis zu viel Aufmerksamkeit geschenkt wird – in Form von Zeit, aber auch Geld. Konkrete Maßnahmen könnten unter anderem sein, dass der telefonische Rund-um-die-Uhr-Support nur noch für A-Klasse-Kund*innen zur Verfügung steht, und die Klasse C nur noch mit einem Chat-Roboter Kontakt aufnehmen kann (der günstiger ist, weil keine laufenden Personalkosten dafür anfallen). Oder dass sie nur noch Newsletter mit angepassten Rabatten (in größeren Abständen) erhalten. Im Personalbereich bedürfen Klasse-C-Mitarbeiter*innen dagegen eventuell mehr Aufmerksamkeit – Feedbackgespräche, Schulungen – damit sie zu den oberen Klassen aufschließen können. Produkte der Klasse C könnten eventuell ausverkauft sein und nicht mehr nachbestellt werden können, usw.

Apropos Gruppe B: Bist du auf Wachstumskurs, findest du hier das Potenzial, um aus einem Mitteklassekunden einen A-Klasse-Kunden zu machen.

Um die ABC-Analyse nutzbringend in deinem Unternehmen einsetzen zu können, gilt es, die Möglichkeiten, aber auch Grenzen zu kennen. Folgende Vor- und Nachteile gibt es:

Zugegeben: Die ABC-Analyse ist für dich zu Beginn deiner unternehmerischen Tätigkeit noch nicht wirklich relevant. Viel eher ist sie ein Werkzeug, mit dem du – beispielsweise nach deinen ersten Monaten oder dem ersten Geschäftsjahr – eine Bestandsaufnahme deiner Ressourcen machen und überprüfen kannst, wohin die Reise geht. Sie zeigt dir, ob du auf einem guten Weg bist, wo die Zeit- und Kostenfresser sitzen und wo du noch wirtschaftlicher werden kannst. Mit der ABC-Analyse verlässt du den Pfad, den du vielleicht eher aus Überzeugung und nach Bauchgefühl eingeschlagen hast, und nutzt die nackten Zahlen, um relativ schnell und einfach festzustellen, wofür du deine Kraft aufwendest und mit welchem Ergebnis. 

Allerdings sind die strategischen Schlissfolgerungen durchaus zum Zeitpunkt der Gründung relevant. Da Gründer*innen in etablierten Märkten davon leben, etwas anders zu machen, könnte es wertvoll für dich sein, eine neue Sichtachse aus dem Thema zu ziehen. Wenn alle deine Konkurrent*innen mit der ABC-Analyse arbeiten und sich auf die umsatzbringenden Kund*innen konzentrieren, welche Chancen ergeben sich für dich daraus? Vielleicht gelingt es dir, durch Einsatz neuer Technologien wie Chatbots, automatisches Mailmarketing oder digitale Entscheidungshilfen das vom Wettbewerb stiefmütterlich behandelte C-Segment neu zu beleben. 

Ein Beispiel: Sogenannte Robo-Banken haben genau die Kundengruppen, die sich für die Vermögensverwaltung der etablierten Banken nicht rechnen, in den Blick genommen. Durch digitale Strategien und Risiko-Management-Methoden haben sie das Kundenerlebnis erneuert und gleichzeitig den Betreuungsaufwand reduziert, wodurch C-Kund*innen als Kernzielgruppe attraktiv werden. Da diese häufig von ihren Banken frustriert sind, können sie kostengünstig akquiriert werden.

Frag dich, wo du überall als C-Kund*in schlecht behandelt wirst und ob daraus vielleicht eine Chance für deine Gründung entsteht. 

Wichtige Fragen, die du dir in Vorbereitung auf eine ABC-Analyse stellen solltest, sind:

• Welchen Bereich möchtest du dir (zuerst) anschauen und warum?
• Welche Kennzahl kann welchem Objekt zugeordnet werden und woher kommen die Daten dafür?
• Wie zuverlässig und korrekt sind diese Daten?
• Welche Grenzen zwischen A, B und C willst du setzen und wo gibt es eventuell welche Ausnahmen? (So kann eine Kundin zwar nicht die umsatzstärkste sein, aber aus Marketing- oder anderen Gründen dennoch zur A-Klasse gehören). 
• Was zeigen dir die Ergebnisse wirklich – was erwartest du, was ist die Wahrheit?
• Was machst du mit diesen Erkenntnissen? 

Du bist dir noch unsicher, wie die Analyse in deine Strategie und Unternehmenswelt passt? Dann suche dir Fachleute – sowohl Marketingfachleute als auch Unternehmensberater können hier die richtigen Ansprechpartner sein.

Um die Welt der Abkürzungen zu komplettieren, kommt hier noch ein kurzer Exkurs zur XYZ-Methode. Diese findet sich vorwiegend in der Warenwirtschaft und Logistik und wird bei der Analyse von Gütern mit schwankendem Bedarf angewendet. Diese Güter werden ebenfalls in drei Klassen aufgeteilt:

• X-Güter: konstanter Bedarf
• Y-Güter: hohe Schwankungen im Bedarf
• Z-Güter: unregelmäßiger Bedarf

Typisches Beispiel für Y-Güter sind Saisongüter in der Landwirtschaft. Z-Güter könnten Teile sein, die wirklich nur bei Einzelanfertigungen hin und wieder mal benötigt werden. Und X-Güter sind Teile, die immer in Gebrauch sind.

Zur Einteilung in diese drei Klassen wird der sogenannte Variationskoeffizient herangezogen, ein Quotient aus Standardabweichung und Mittelwert – die Basis bildet meist der Verbrauch pro Jahr. Je nach Wert werden die Güter den Klassen X, Y oder Z zugeordnet. 

In Kombination mit der ABC-Analyse wird es erst richtig interessant, da sich daraus die Beschaffungsstrategie für die jeweiligen Güter ableiten lässt:

Die ABC-Analyse ist eine Methode, dein unternehmerisches Handeln systematisch zu bewerten, strategische Entscheidungen zu treffen und Optimierungspotenziale aufzudecken. Hast du die Fleißarbeit einmal gemacht – einen Anwendungsbereich ausgewählt, Kennzahlen bestimmt und Daten sortiert – lässt sich schnell und einfach ablesen, welche Kund*innen, Projekte oder Produkte für dich lukrativ sind und wo du unnötig viel Energie reinsteckst. Neben vielen Vorteilen solltest du aber auch die Grenzen bzw. Besonderheiten der ABC-Analyse berücksichtigen.

So ist es unbedingt zu empfehlen, dass du die ABC-Analyse im Gesamtkontext deines Unternehmens siehst und auch Ausnahmen und Besonderheiten zulässt. Gerade wenn du mit dem „Faktor Mensch“ rechnest, wäre es wenig sinnvoll, ausschließlich auf harte Zahlen zu achten. Nutze die Ergebnisse in diesen Fällen dann eher als Einstieg in (Feedback-) Gespräche: Beispielsweise, wenn ein Lieferant langsam ist und aktuell zu Klasse C gehört, du diesen aber gerne behalten möchtest – oder wenn eine Mitarbeiterin hinter den Erwartungen zurückbleibt. Auch vergleichsweise schlecht laufende Produkte müssen nicht gleich komplett aussortiert werden. Die ABC-Analyse kann in diesem Fall Anlass zum Überdenken und Überarbeiten sein. 

Entscheidend ist, wie bei vielen Themen der Unternehmensentwicklung, dass du die ABC-Analyse regelmäßig wiederholst und prüfst, ob und wie sich die Sortierungen verändern. Erst durch den Vergleich verschiedener Zeitpunkte wird nämlich eine Entwicklung sichtbar.

• Zeitmanagement
• Kundenbindung
• CRM – Customer-Relation-Management