Klein­unternehmer­regelung 2025: Alles zu Voraus­setzungen, Rechnungen und Co.

Du machst dich selbstständig und bist noch am Überlegen, ob das Kleinunternehmertum etwas für dich ist? Hier erfährst du alles Wesentliche über die Kleinunternehmerregelung und die wichtigen Änderungen, die 2025 auf Kleinunternehmer*innen zukommen.

Kleinunternehmer*innen brauchen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen und somit auch keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen. Seit dem Steuerjahr 2024 fällt auch die jährliche Umsatzsteuererklärung weg. Die Kleinunternehmerregelung ist damit eine bürokratische Entlastung für Selbstständige mit geringen Umsätzen.

„Kleinunternehmer“ ist keine Rechtsform. Wenn du als Kleinunternehmer*in arbeitest, nutzt du eine besondere steuerliche Regelung, die in der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) festgelegt ist. Freiberufler*innen und Gewerbetreibende verschiedenster Branchen können Kleinunternehmer*innen sein. Der einzige ausschlaggebende Faktor ist der jährliche Umsatz, für den du normalerweise Umsatzsteuer zahlen müsstest. 

Ob du Kleinunternehmer*in wirst, entscheidest du freiwillig, solange du nicht mehr als 25.000 EUR netto (bis 2024: 22.000 EUR) im Jahr verdienst. Wenn du auf die Kleinunternehmerregelung freiwillig verzichtest, obwohl du sie in Anspruch hättest nehmen können, bist du fünf Jahre lang an diese Entscheidung gebunden.

Ja! 2025 wird die Kleinunternehmerregelung umfassend überarbeitet. Das sind die wichtigsten Änderungen:

Bis 2024 durftest du als Gründer*in maximal 22.000 EUR brutto an umsatzsteuerpflichtigem Umsatz in deinem Gründungsjahr erwarten. Für das folgende Geschäftsjahr durfte dein geschätzter Umsatz 50.000 EUR brutto nicht überschreiten. Ab dem 01.01.2025 werden diese Umsatzgrenzen angehoben. Im ersten Jahr darfst du nun 25.000 EUR Umsatz erwarten. Dabei ist es mit der neuen Regelung nun auch egal, ob du im Januar oder im Oktober gründest – der Grenzwert bleibt immer derselbe. Solange du mit deinen tatsächlichen Umsätzen unter diesen 25.000 EUR bleibst, kannst du auch im Folgejahr Kleinunternehmer*in bleiben.

Solltest du diese Grenze überschreiten, bleibst du bis zum Jahreswechsel Kleinunternehmer*in. Erst zum 1. Januar des Folgejahres musst du auf die Regelbesteuerung umstellen.

Neu hinzugekommen ist nun eine harte Grenze von 100.000 EUR: Überschreitest du diese im laufenden Kalenderjahr, musst du sofort in die Regelbesteuerung wechseln. Du darfst nicht bis zum Jahresende damit warten.

Wichtig zu wissen ist außerdem, dass die Erhöhung des unteren Grenzwerts von 22.000 EUR brutto auf 25.000 EUR netto rückwirkend für das Steuerjahr 2024 gilt. Hier ein Beispiel:

Lara hat sich 2024 mit einem Catering-Service für vegane Lunchboxen selbstständig gemacht und die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch genommen. Ihr Umsatz im Gründungsjahr liegt bei 23.000 EUR. Nach der alten Regelung würde sie damit ab 2025 aus der Kleinunternehmerregelung herausfallen. Dank der Änderung kann sie diese aber weiter für sich nutzen.

Bislang konnten nur Unternehmen mit Sitz in Deutschland die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Ab 01.01.2025 dürfen dies auch Unternehmen in anderen EU-Ländern, die Umsätze in Deutschland erzielen. Umgekehrt können auch Selbstständige aus Deutschland die Kleinunternehmerregelung in anderen EU-Ländern nutzen, um dort ihre Waren oder Services zu verkaufen. Vorausgesetzt, die Unternehmen haben eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und ihr Umsatz bleibt EU-weit insgesamt unter der 100.000-EUR-Grenze.

Diese Internationalisierung bringt aber auch zusätzlichen bürokratischen Aufwand mit sich. Wie hoch dieser genau ausfallen wird, ist noch nicht ganz klar. Geplant sind spezielle Meldesysteme, für die du eine eigene Kleinunternehmer-Identifikationsnummer benötigst. Deine Umsätze meldest du dann an das Bundeszentralamt für Steuern. Dieses stellt sicher, dass du die Umsatzgrenzen in den verschiedenen Ländern einhältst.

Wenn du nicht im EU-Ausland tätig wirst, brauchst du keine besondere Steuernummer und musst dich auch nicht extra registrieren. 

Auch für Kleinunternehmer*innen gilt: Ab dem 01. Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich dazu verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form empfangen und verarbeiten zu können. Ab dem 01. Januar 2028 müssen alle auch E-Rechnungen erstellen und versenden können. Papier- oder PDF-Rechnungen sind ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig.

Als Kleinunternehmer*in darfst du aber weiterhin Rechnungen als PDF oder auf Papier verschicken – auch nach Januar 2028.

Wenn du dir sicher bist, dass du maximal 25.000 EUR netto (bis 2024: 22.000 EUR) umsatzsteuerpflichtigen Umsatz im Jahr erwirtschaftest, dann kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen. Zusätzlich solltest du dir drei Fragen stellen, um zu prüfen, ob sich die Kleinunternehmerregelung für dich lohnt oder nicht. 

• Arbeitest du im Bereich B2C (= Business-to-Customer) oder B2B (= Business-to-Business)?
• Sind deine eigenen Investitionen und Betriebskosten hoch oder gering?
• Ist deine Tätigkeit hauptberuflich oder nebenberuflich/saisonal?

Wenn du im B2C-Bereich unterwegs bist, kannst du dank der Kleinunternehmerregelung günstigere Preise anbieten. Schließlich müssen deine Kund*innen dann keine Umsatzsteuer zahlen. Damit bist du der Konkurrenz einen Schritt voraus. Sind deine Kund*innen jedoch selbst Unternehmen, können sie ihre Zahlungen und Gewinne nicht einfach über die sogenannte Vorsteuer verrechnen. 

Für dich lohnt sich die Kleinunternehmerregelung nur, wenn deine eigenen Investitionen und Betriebskosten gering sind. Denn wenn du viele Ausgaben hast, die Umsatzsteuer aber nicht absetzen kannst, zahlst du drauf.

Möchtest du die Kleinunternehmerregelung nutzen, so gibst du dies im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an. Wenn du ein Gewerbe anmeldest, bekommst du den Fragebogen direkt, ansonsten online oder beim Finanzamt. Unter Punkt 7.3 auf dem Fragebogen kannst du einfach anzukreuzen, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest. 

Dies entscheidest du zu Beginn deiner Selbstständigkeit. An dieser Stelle gibt es eine wichtige Regel: Wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, obwohl du sie in Anspruch nehmen konntest, legst du dich für fünf Jahre fest. Hier geht es also um eine längerfristige Entscheidung. Ist die Sperrfrist abgelaufen, hast du immer zum Jahresende die Möglichkeit, zur Kleinunternehmerregelung zu wechseln – vorausgesetzt, deine Umsätze erlauben es. Umgekehrt kannst du auch immer in die Regelbesteuerung wechseln. Wende dich dafür einfach mit einem formlosen Schreiben an das Finanzamt.

Wenn du aus der Kleinunternehmerregelung herausfällst, weil du die Umsatzgrenzen überschreitest, gilt die Sperrfrist von fünf Jahren nicht. Dann kannst du die Kleinunternehmerregelung wieder in Anspruch nehmen, sobald dein Umsatz unter den Grenzwerten liegt.

Du kannst die Kleinunternehmerregelung auch beantragen, nachdem du gegründet hast. Dafür musst du „nur“ vorab deine Umsatzhöhen und -grenzen prüfen. Wenn du im vergangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von 25.000 EUR (bis 2024: 22.000 EUR) nicht überschritten hast und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich Umsätze unter 100.000 EUR (bis 2024: 50.000 EUR) erzielen wirst, kannst du auch später noch Kleinunternehmer*in werden. 

Die Umsatzsteuer, die Umsatzsteuervoranmeldung und die Umsatzsteuererklärung entfallen für dich, wenn du als Kleinunternehmer*in tätig bist.  Ansonsten musst du auch als Kleinunternehmer*in alle Steuern zahlen, die Regelunternehmer*innen auch zahlen: Einkommensteuer und Gewerbesteuer. Als Kapitalgesellschaft zahlst du weiterhin Körperschaftsteuer auf deine Gewinne.

Voraussetzung dafür ist, dass dein Jahresumsatz nicht zu hoch ist. Aufgepasst: Dein Umsatz ist nicht dein Gewinn! Der Umsatz beschreibt die Gesamtsumme der umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen, die dein Unternehmen für seine Leistungen erhalten hat. Dein Gesamtumsatz wird brutto, also inkl. Umsatzsteuer verstanden. Der Gesamtumsatz von 25.000 EUR netto (bis 2024: 22.000 EUR) bezieht sich auf das gesamte Kalenderjahr.

Mach dir auf jeden Fall klar: Es ist deine Aufgabe, deine Finanzen immer gut im Blick zu haben! Liegt dein Gesamtumsatz am Ende des Jahres doch über der Grenze von 25.000 EUR (bis 2024: 22.000 EUR), kannst du die Kleinunternehmerregelung für das nächste Jahr nicht mehr in Anspruch nehmen. Doch keine Sorge! Deine Umsätze aus dem laufenden Jahr werden nicht nachträglich nach der Regelbesteuerung besteuert. Du musst also keine Umsatzsteuer nachzahlen! 

Hier findest du alles zum Thema Steuern für Selbstständige.

Kleinunternehmer*innen dürfen beim Ausstellen von Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen! Darüber hinaus sind sie verpflichtet, den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben zu nennen. Den Begriff „Kleinunternehmerregelung“ musst du allerdings nicht unbedingt erwähnen. Ein Hinweis auf den Paragrafen reicht aus, z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ oder „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 ´ UStG.“. Eine der genannten Formulierungen genügt.

Eine ordentliche Kleinunternehmer-Rechnung muss die folgenden Angaben enthalten:

• deinen vollständigen Namen und deine vollständige Anschrift 
• den vollständigen Namen und die Adresse des*der Rechnungsempfänger*in
• deine (Finanzamts-)Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
• eine Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Waren oder der Dienstleistung
• das monatsgenaue Liefer- oder Leistungsdatum (kann durch den Hinweis ersetzt werden, dass dies mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt)
• Hinweis auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben
• Bei grundstücksbezogenen Leistungen: Hinweis auf die zweijährige Rechnungs-Aufbewahrungspflicht von (privaten) Leistungsempfänger*innen

1. Die Kleinunternehmerregelung ist freiwillig. Auch wenn du wenig verdienst, kannst du die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Du musst dich bei deiner Gründung nur für einen Weg entscheiden. 
2. Als Kleinunternehmer*in musst du bis auf die Umsatzsteuer auch weiterhin Einkommensteuer und Gewerbesteuer bezahlen. Als Kapitalgesellschaft zahlst du weiterhin die Körperschaftsteuer.
3. Als Kleinunternehmer*in musst du keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Das bleibt dir überlassen, unabhängig von der Kleinunternehmerregelung. 
4. Auch als Kleinunternehmer*in hast du eine (vereinfachte) Buchführungspflicht (Aufbewahrungspflicht, Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) für Freiberufler*innen und Kleingewerbetreibende).
   Doppelte Buchführung, Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) gelten weiterhin für eintragungspflichtige Unternehmen (UG, GmbH, KG, e. K.).
5. Die Kleinunternehmerregelung ist an dich als Person gebunden und nicht an dein Unternehmen. Wenn du beispielsweise drei Unternehmen besitzt, darfst du mit allen zusammen die Umsatzgrenze von 22.000 EUR (ab 2025: 25.000 EUR) nicht überschreiten.

• Die Kleinunternehmerregelung bietet Selbstständigen mit geringen Umsätzen eine bürokratische Entlastung. 
• Bei deiner Gründung kannst du mit einem Jahresumsatz von maximal 25.000 EUR (bis 2024: 22.000 EUR) selbst entscheiden, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest.
• Du bist für mindestens fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden, wenn du auf die Kleinunternehmerregelung freiwillig verzichtest.
• Voraussetzungen dafür sind, dass du im vorigen Geschäftsjahr nicht mehr als 25.000 EUR (bis 2024: 22.000 EUR) Umsatz erwirtschaftet hast und dein Umsatz im laufenden Geschäftsjahr 100.000 EUR (bis 2024: 50.000 EUR) nicht überschreitet.
• Als Kleinunternehmer*in hast du keine Umsatzsteuerpflicht. Du musst keine Umsatzsteuer zahlen, kannst aber auch keine Vorsteuer beim Finanzamt absetzen.
• Am meisten profitierst du, wenn du wenig Wareneinsatz und wenig Ausgaben hast.

Von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen, hat einige Vorteile. Vor allem, wenn du nur nebenberuflich oder saisonal selbstständig bist und damit im Vergleich zu Vollzeit-Selbstständigen einen geringeren Umsatz hast. Die Umsatzsteuer fällt für dich weg, d. h. deine Preise sind günstiger, deine Kund*innen können sich die Umsatzsteuer deiner Leistungen aber auch nicht vom Finanzamt wiederholen. Ebenso musst du keine Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuererklärung machen, was weniger bürokratischen Aufwand bedeutet. Mit einem professionellen Finanztool ist diese jedoch heutzutage schnell erledigt, weshalb dieser Punkt nicht ausschlaggebend für deine Entscheidung sein kann. Du siehst, es gibt in allen Punkten ein Für und Wider. Die Kleinunternehmerregelung kann eine gute Lösung für dich sein, sofern du im B2C-Geschäft bist und deine eigenen Investitionen und Betriebskosten gering sind. 

• Einzelunternehmen gründen
• Freiberufler*in werden
• Freelancer*in werden
• Soloselbstständigkeit