Kostenplan

Wenn du ein Unternehmen gründest oder dich selbstständig machst, wirst du nicht nur Geld einnehmen, sondern auch Geld ausgeben – für Material, Miete, Gehälter und so weiter. Um diese Kosten richtig abschätzen und kalkulieren zu können, benötigst du einen Kostenplan. Der ist Teil deines Finanzplans, der wiederum ein wichtiger Bestandteil deines Businessplans ist. Was in den Kostenplan gehört und wie du ihn erstellst, erfährst du in diesem Artikel.

In deinem Kostenplan erfasst du alle Kosten deiner unternehmerischen Tätigkeit, die regelmäßig anfallen. Diese Kostenplanung legst du für einen bestimmten Zeitraum an. Das soll dir helfen, deinen Finanzbedarf abzuschätzen. 

Bei deinen Kosten unterscheidest du zwischen fixen und variablen Kosten. Die Fixkosten sind unabhängig von der Beschäftigungs- und Auftragslage eines Unternehmens und fallen unveränderlich an. Dazu gehören:

• Gehälter
• Zinsen
• Mieten
• Leasingraten
• Wartungsverträge
• Versicherungen
• Strom, Wasser und Ähnliches
• Abschreibungen, also Minderungen deines Unternehmensvermögens zum Beispiel durch Abnutzungen von Gebäuden, Fuhrpark oder Werkzeugen

Variable Kosten (auch veränderliche Kosten genannt) ändern sich entsprechend der Produktionsmenge und dem Aufwand. Zu ihnen zählen:

• Rohstoffe für die Produktion
• Lieferkosten
• Fremdleistungen
• Fracht und Versand
• Provisionen
• Aushilfen und Honorarkräfte (auftragsbezogenes Personal)
• Reisekosten
• zusätzliche Kosten für Strom, Wasser und so weiter (für die Produktion)

In bestimmten Fällen können fixe Kosten auch von variablen Faktoren abhängen und entsprechend angepasst werden. Das kann etwa dann der Fall sein, wenn du zusätzliche Produktionsflächen anmietest und sich so deine Miete erhöht. 

Weitere Kostenpunkte, die du berücksichtigen solltest, sind Investitionen und Privatentnahmen.

Bei einem Kostenplan handelt es sich um eine Schätzung. Die wirklichen Ausgaben werden voraussichtlich abweichen, weshalb du im Laufe der Zeit Anpassungen an deinem Kostenplan vornehmen solltest.

Dein Kostenplan gehört zum internen Rechnungswesen, mit dem du Zahleninformationen innerhalb deines Unternehmens erstellst. Es ist nicht gesetzlich geregelt. Das externe Rechnungswesen, das bestehende oder zukünftige Geldgeber*innen mit für sie wichtigen Informationen versorgt, ist hingegen gesetzlich geregelt. Dazu zählen vor allem die Finanzbuchhaltung und der Jahresabschluss.

Der Kostenplan gehört zu deinem Finanzplan beziehungsweise zum Zahlenteil deines Businessplans. Dieser Finanzplan ist ein zentraler Teil der Planung deiner Existenzgründung. Darin gibst du an, welchen Umsatz du erwartest, wie liquide und rentabel dein Unternehmen voraussichtlich sein wird und welche betrieblichen und privaten Kosten anfallen. Im Finanzplan können deine potenziellen Kapitalgeber*innen schnell überprüfen, ob es sich lohnt, in dein Unternehmen zu investieren. Und noch wichtiger: Du weißt es auch!

Für dich selbst ist diese Kalkulation und Auflistung deines zu erwartenden Umsatzes und der dabei anfallenden Kosten wichtig, um zu überprüfen, wie erfolgversprechend deine Existenzgründung ist oder ob du möglicherweise zu blauäugig rangehst. Du kannst außerdem besser abschätzen, wie hoch dein Finanzierungsbedarf ist. Dabei darfst du dich nicht mit der Kostendeckung zufriedengeben, da du dann noch nichts verdient hast. Gewinne brauchst du nicht nur für dich selbst, sondern auch, um dein Geschäft mit neuen Investitionen weiter wachsen zu lassen. 

Deshalb solltest du deine Kosten über mehrere Jahre kalkulieren – der Finanzplan eines Businessplans umfasst in der Regel drei Jahre.

Da die Kostenplanung über einen bestimmten Zeitraum erfolgt, werden die einzelnen Positionen über eine Zeitschiene aufgeteilt, am besten monatlich. 

Bei den fixen Kosten, etwa der Miete, ist das recht einfach. Vielleicht hast du eine Aussage deines Vermieters, wann frühestens eine Mieterhöhung ansteht. Oder du hast einen Staffelmietvertrag und kannst genau in den Kostenplan eintragen, wann die Mietkosten steigen.

Etwas komplizierter sind die variablen Kosten. Falls du etwas produzierst, musst du die Materialkosten kalkulieren. Wenn du nur eine Summe für das ganze Jahr veranschlagst, machst du es dir zu einfach. 

Schlüssele die anstehenden Kosten möglichst genau auf, etwa indem du Kostenträger definierst. Ein Kostenträger beschreibt eine Leistung, entweder ein Produkt oder eine Dienstleistung, der bestimmte Kosten zugeordnet werden. Wenn du mehrere Produkte, Bereiche oder Dienstleistungen hast und wissen möchtest, wo Geld verdient wird oder Verluste gemacht werden, musst du hier genauer arbeiten.

Gleichzeitig benennst du Kostenstellen. Die beschreiben die Orte oder Bereiche in deinem Unternehmen, an denen Kosten entstehen. 

Ein weiterer Begriff: Gemeinkosten. Sie können nicht einem Kostenträger direkt zugeordnet werden. Daher ist zur Verteilung von Gemeinkosten immer ein Verteilungsschlüssel notwendig. Fixe Kosten sind immer Gemeinkosten, variable Kosten müssen nicht zwingend Gemeinkosten sein. 

Beim Abschätzen deiner Arbeitskosten kannst du auf zwei Arten vorgehen: von unten nach oben (Bottom-up) oder von oben nach unten (Top-down): 

• Bei Bottom-up rechnest du von den kleinsten Kostenträgern (für die du Aufwand, Dauer und Kosten ermittelst) von unten nach oben und summierst so deine Gesamtkosten. 
• Bei Top-down verteilst du ein festgelegtes Budget von oben über die gesamte Struktur nach unten – bis auch dem kleinsten Kostenträger ein Budget zugeordnet ist.

Hinweis: Im Businessplan-Tool der Gründerplattform schlagen wir die Bottom-up-Methode vor. Jedes Produkt oder jede Dienstleistung wird einzeln kalkuliert. Änderst du die Anzahl der Verkäufe, ändern sich auch die Materialkosten oder andere damit verbundene Kosten.

Unter Cashflow versteht man die Gegenüberstellung von Einzahlungen und Auszahlungen in einem Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums. In der Regel wirst du nicht zu Beginn über dein gesamtes Budget verfügen. Du planst also in deinem Kostenplan mit Geldern, die dir wahrscheinlich monatlich oder quartalsweise zur Verfügung stehen. Deshalb solltest du auf jeden Fall auch wissen, wann die Kosten für die verschiedenen Kostenträger deiner Arbeit beziehungsweise Produktion wirklich anfallen:

• Die Kosten fallen gleich zu Beginn an
• Die Kosten sind erst nach Beendigung fällig
• Die Kosten fallen proportional über die Dauer des Produktionsprozesses an

Das kann große Auswirkungen auf deine Projektbudgets und damit auf deine Kostenplanung haben. Denn je nachdem, wann beispielsweise Materialkosten anfallen, müssen sie sich in der zeitlichen Planung deiner Kosten finden.

Einen Kostenplan erstellst du tabellarisch. Am linken Rand listest du von oben nach unten die unterschiedlichen Kostenpositionen auf, unterteilt in fixe und variable Kosten. Von links nach rechts legst du Spalten für die einzelnen Monate des Jahres an. Für jedes Jahr solltest du aus Gründen der Übersichtlichkeit ein eigenes Blatt erstellen. 

Auch wenn du äußerst präzise kalkulierst, bleibt dein Kostenplan eine Schätzung. Sollten bestimmte Positionen günstiger werden als erwartet, verbessert das deinen Gewinn und deinen Spielraum für Investitionen. Problematischer sind gestiegene Kosten. Hast du diese Möglichkeit nicht berücksichtigt, kannst du in Bedrängnis geraten. Daher ist es ratsam, eine Reserve in deinen Kostenplan einzubeziehen. So kannst du nicht nur Kostensteigerungen auffangen, sondern auch einfacher Projektänderungen umsetzen. 

Die Reserve ist kein eigener Posten in deinem Kostenplan, sondern wird in einzelne Positionen eingerechnet. Es gibt keinen festen Wert, wie hoch die Reserve sein sollte. Zehn Prozent sind eine häufig genannte Faustregel, doch du solltest die Besonderheiten deiner Branche im Blick haben. Unterlagen Preise für Rohstoffe, mit denen du arbeitest, in der Vergangenheit starken Schwankungen? Oder sind sie möglicherweise kontinuierlich gestiegen? Berücksichtige diese Punkte bei der Planung deiner Reserve.

Wenn du bei deiner Kostenplanung die laufenden Kosten zu hoch ansetzt, schmälerst du unter Umständen Umsatz und Gewinn, gefährdest aber nicht das wirtschaftliche Bestehen deines Unternehmens oder – als Gründer*in – den erfolgreichen Start. Im Gegensatz dazu kann eine zu niedrige Bemessung zur Folge haben, dass dein Businessplan mögliche Geldgeber*innen nicht überzeugt oder du während deiner Startphase in Liquiditätsprobleme gerätst. 

Zu den häufigsten Fehlern bei der Kostenplanung gehören:

• Eine ungenaue Planung, durch die deine Zahlen nicht präzise genug sind. Deshalb ist eine möglichst genaue Benennung deiner Kostenpositionen wichtig. 
• Du bist bei der Kostenplanung zu vorsichtig und setzt zu hohe Reserven an. Doch das kann deine Kosten unnötig in die Höhe treiben und schreckt unter Umständen mögliche Geldgeber*innen ab.
• Du schätzt den Aufwand zu optimistisch ab. Das kann besonders deine Personalkosten betreffen, da du etwa Krankheitsausfälle nicht berücksichtigst.
• Du beachtest nicht unterschiedliche Blickwinkel. Vielleicht konzentrierst du dich bei deiner Kostenplanung zu sehr auf die Produktion und vernachlässigst Entwicklung, Marketing und Vertrieb. 

Der Kostenplan ist ein wichtiger Teil deines Businessplans. Mit ihm und deinem prognostizierten Umsatz zeigst du dir selbst und möglichen Geldgeber*innen, ob es sich lohnt, in dein Unternehmen zu investieren. Doch auch nach deinem Start bleibt ein Kostenplan unverzichtbar. Denn nur so kannst du den Kapitalbedarf deines Unternehmens richtig abschätzen. In beiden Fällen sollte dein Kostenplan so akkurat und detailliert wie möglich sein, da er dann viel aussagekräftiger ist. Deshalb ermittle deine laufenden Kosten möglichst genau und vergiss dabei nicht angemessene Reserven.