Umsatzsteuer­voranmeldung: Wichtige Fristen und Vorgaben

Als Unternehmer*in bist du (bis auf wenige Ausnahmen) verpflichtet, Umsatzsteuer zu zahlen – die 19 bzw. 7 Prozent, die du auf jede deiner Leistungen bei Rechnungsstellung draufschlägst. Anders als viele andere Steuerarten zahlst du die Umsatzsteuer jedoch meist nicht nur einmal im Jahr, sondern monatlich oder quartalsweise. 

Um die genaue Zahllast zu berechnen und an das Finanzamt zu melden, musst du die Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen. Klingt nach viel Aufwand? Ist es aber eigentlich nicht. Wir erklären dir, was du bei der Umsatzsteuervoranmeldung beachten musst, welche Fristen du kennen solltest und welche Ausnahmen und Sonderfälle es gibt.

Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um die Steuer, die du auf das Honorar deiner Leistung oder den Preis deiner Ware draufschlägst – und die du als Verbraucher*in als Mehrwertsteuer kennst. Die Umsatzsteuer, die du als Unternehmer*in einnimmst, musst du ans Finanzamt abführen. Gleichzeitig kannst du selbst gezahlte Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer vorab von deiner geschuldeten Umsatzsteuer abziehen. Diese Verrechnung und Abführung geschieht grundsätzlich monatlich oder quartalsweise über die Umsatzsteuervoranmeldung und daraus resultierende Vorauszahlungen.

Jetzt fragst du dich vielleicht, warum die Verrechnung und Zahlung nicht jährlich geschieht – eine einmal im Jahr stattfindende Umsatzsteuererklärung, bei der Einnahmen und Ausgaben eines Steuerjahres gegenübergestellt werden, gibt es schließlich. Der Hintergrund ist einfach: Durch die regelmäßigen Vorauszahlungen möchte das Finanzamt die zu zahlende Steuerlast auf das Jahr verteilen. 

Für dich als Unternehmer*in hat das den Vorteil, dass du eine gewisse Planungssicherheit hast und nicht auf einen Schlag eine große Summe ans Finanzamt abführen musst. Gleichzeitig kannst du dir auch die gezahlte Umsatzsteuer zeitnah wieder zurückholen. Das Finanzamt profitiert von regelmäßigen Einnahmen und sichert sich einen gewissen Zinsvorteil. Außerdem wird das Risiko von kompletten Zahlungsausfällen geringer, falls im Laufe des Jahres Unternehmen Insolvenz anmelden.

Zum buchhalterischen Jahresabschluss wird eine Umsatzsteuererklärung erstellt, in der alle Voranmeldungen zusammengefasst und ggf. noch einmal überprüft werden. Im besten Fall musst du am Ende nichts oder kaum noch etwas nachzahlen. Die Frist für die Abgabe der jährlichen Steuererklärung ist der 31. Juli des Folgejahres. Hast du eine Steuerberatung, verlängert sich die Frist nochmals um fast ein Jahr.

Grundsätzlich gilt: Weist du als Gründer*in die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus, bist du auch zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet – egal, ob du gewerblich oder freiberuflich tätig bist. Es gibt allerdings Selbstständige, die keine Umsatzsteuer ausweisen und infolgedessen auch keine Umsatzsteuervoranmeldung machen müssen: 

• Kleinunternehmer*innen: Rechnest du in den ersten Jahren deiner Selbstständigkeit nur mit geringen Umsätzen oder gründest du ohnehin nur nebenberuflich, kannst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Das ist aber nur möglich, wenn dein Umsatz unter 25.000 EUR im Jahr bleibt. Als Kleinunternehmer*in brauchst du übrigens auch keine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben.
• Bestimmte Berufsgruppen (§ 4 Umsatzsteuergesetz) sind von der Umsatzsteuer befreit. Dazu gehören unter anderem Ärzt*innen, Physiotherapeut*innen und Versicherungsmakler*innen. 

Außerdem kannst du mit dem Finanzamt eine Befreiung von der Voranmeldung vereinbaren, wenn im Vorjahr deine Umsatzsteuerzahllast unter 2.000 EUR lag. Dann genügt es, einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung abzugeben.

Die Voranmeldung erfolgt in der Regel online. Nur in Ausnahmefällen und nach vorheriger Genehmigung ist die Abgabe in Papierform erlaubt. 

Das Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung umfasst zwei Seiten und kann direkt in ELSTER oder über eine kompatible Steuersoftware ausgefüllt werden. Wenn du dir vorab einen Eindruck verschaffen möchtest, gibt es online zahlreiche Muster der Umsatzsteuervoranmeldung. Wichtig ist das elektronische ELSTER-Zertifikat, das du extra beantragen musst. Es dient als deine digitale Unterschrift und garantiert die Authentizität deiner Daten. 

Die gute Nachricht für alle, die es mit Zahlen nicht so haben: Du musst die Voranmeldung, wie auch sonstige Steuerthemen, nicht von null auf hundert selbst erstellen. Mit einer Buchhaltungssoftware, die dich durch alle Funktionen führt, kannst du deine Einnahmen und Ausgaben verwalten und mit wenigen Klicks deine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen. Je nach Anbieter kannst du mit der Software auch deine Kontakte mit einem CRM-System verwalten und Angebote und Rechnungen schreiben. 

Natürlich kannst du auch gegen eine monatliche Gebühr mit einem Steuerbüro zusammenarbeiten. Es übernimmt die Anmeldung für dich und kümmern sich ggf. auch um die Dauerfristverlängerung und andere Optimierungen – mehr dazu erfährst du weiter unten. Du musst dann nur noch deine monatlichen Ein- und Ausgangsrechnungen abgeben, die Profis übernehmen den Rest und informieren dich, wann du die Umsatzsteuer in welcher Höhe abführen musst. 

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss entweder monatlich oder quartalsweise erfolgen. Für dich als Gründer*in gilt seit dem 01.01.2021 bis voraussichtlich 2026, dass du deine Voranmeldung in den ersten beiden Geschäftsjahren quartalsweise abgibst. 

Danach gibst du deine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich ab, solange deine zu erwartende Steuerlast 9.000 EUR überschreitet. Liegst du unter dieser Grenze, kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung weiterhin quartalsweise abgeben. 

Bei einer Steuerzahllast von unter 2.000 EUR kannst du dich eventuell sogar von der Voranmeldung befreien lassen. Dann genügt die jährliche Umsatzsteuererklärung.

Egal, ob monatlich oder quartalsweise: Stichtag für die Voranmeldung und Zahlung ist immer der 10. des Folgemonats. Liegt dieser auf einem Samstag oder Sonntag, gilt der nächste Werktag. Das bedeutet zum Beispiel, dass für Oktober 2025 die Voranmeldung und Zahlung am 10. November 2025 erfolgt. Um diese Frist nicht zu verpassen, musst du zum einen den Papierkram schnell zu Monatsbeginn erledigen (lassen) und am besten eine Einzugsermächtigung für das Finanzamt einrichten, damit du auch nicht in Verzug kommst. Um hier etwas Stress rauszunehmen, gibt es aber eine noch komfortablere Lösung: die Dauerfristverlängerung.

Die Dauerfristverlängerung gewährt dir und deiner Buchhaltung einen Monat Aufschub – d. h. statt dem 10. November ist für deine Umsatzsteuervorauszahlung für Oktober der 10. Dezember der Stichtag. Darfst du quartalsweise Vorauszahlungen leisten, verschiebt sich die Frist ebenfalls um einen Monat – für das erste Quartal ist dann also nicht mehr der 10. April der Stichtag, sondern der 10. Mai.

Um die Dauerfristverlängerung zu beantragen, gibt es ebenfalls ein elektronisches ELSTER-Formular – auch hier ist nur die Onlinebeantragung vorgesehen. Einmal beantragt, gilt diese Verlängerung automatisch auch für die folgenden Kalenderjahre – außer, das Finanzamt teilt dir etwas anderes mit oder du kündigst die Verlängerung selbst.

Wichtig, wenn du die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich vornimmst und die Dauerfristverlängerung beantragst: Zusammen mit der Beantragung musst du eine Sondervorauszahlung anmelden. Diese Sonderzahlung beträgt ein Elftel der gesamten Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahres. Leistest du quartalsweise Vorauszahlungen, entfällt diese Sonderzahlung.

Wenn du Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU kaufst oder verkaufst, können zusätzliche umsatzsteuerliche Pflichten auf dich zukommen. Das betrifft etwa folgende Fälle:

• Du kaufst Waren von Unternehmen aus anderen EU-Ländern.
• Du beziehst Dienstleistungen von Unternehmen aus der EU, beispielsweise Werbung oder Software.
• Du verkaufst Waren oder erbringst Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern.
• Du bist an einem innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft beteiligt.

Ob und wann du dafür eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, hängt von der Art des Geschäfts und deinem umsatzsteuerlichen Status ab. Eine generelle Pflicht zur quartalsweisen Voranmeldung gibt es bei EU-Geschäften nicht.

Wichtig für Kleinunternehmer*innen: Auch wenn du normalerweise keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, können bei bestimmten EU-Geschäften zusätzliche Steuerpflichten entstehen. Das gilt etwa, wenn du Dienstleistungen aus dem EU-Ausland beziehst und die Umsatzsteuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren selbst abführen musst.

Bei bestimmten grenzüberschreitenden Geschäften musst du außerdem eine Zusammenfassende Meldung (ZM) beim Bundeszentralamt für Steuern abgeben. Diese ist von der Umsatzsteuervoranmeldung zu unterscheiden.

Unser Tipp: Wenn du regelmäßig Geschäfte mit Unternehmen oder Kund*innen in anderen EU-Ländern machst, solltest du dich steuerlich beraten lassen. So stellst du sicher, dass du alle Meldepflichten und Fristen einhältst.

Hast du die pünktliche Abgabe deiner Umsatzsteuervoranmeldung verpasst, kann das schnell teuer werden: Bis zu zehn Prozent der Zahllast kann das Finanzamt dann draufschlagen. Wenn du nicht nur die Meldefrist verpasst hast, sondern das Geld auch noch zu spät überweist, wird noch einmal ein Prozent der Steuerschuld fällig. Allerdings: Bei Überweisungen wird dir meist eine Schonfrist von drei Tagen zugestanden, da die Verzögerung manchmal auch bei den Banken begründet liegt. Auf der sicheren Seite bist du hier, wenn du dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung ausstellst.

Wichtig: Auch, wenn du in einem Voranmeldezeitraum keine umsatzsteuerrelevanten Umsätze generierst, musst du eine Voranmeldung abgeben.

Du hast einen Fehler in deiner Umsatzsteuervoranmeldung entdeckt oder einen Beleg vergessen? Kein Problem: Du kannst deine Voranmeldung auch nachträglich korrigieren. Dafür reichst du über ELSTER oder deine Buchhaltungssoftware eine berichtigte Voranmeldung ein.

Wichtig ist, dass du Fehler möglichst schnell korrigierst. Bei steuerlich relevanten Fehlern kann sogar eine gesetzliche Berichtigungspflicht bestehen. Bei größeren Fehlern oder Unsicherheiten solltest du dich an eine Steuerberatung wenden.

Bei der Umsatzsteuer wird zwischen Sollversteuerung und Istversteuerung unterschieden. Der Unterschied liegt darin, wann du die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen musst:

• Sollversteuerung: Die Umsatzsteuer entsteht grundsätzlich, sobald du deine Leistung erbracht hast – unabhängig davon, ob deine Kund*innen die Rechnung bereits bezahlt haben.
• Istversteuerung: Die Umsatzsteuer entsteht erst, wenn du das Geld von deinen Kund*innen tatsächlich erhalten hast.

Gerade für Gründer*innen ist die Istversteuerung oft vorteilhaft. Denn du musst die Umsatzsteuer nicht vorfinanzieren, wenn deine Kund*innen ihre Rechnungen erst später bezahlen.

Die Istversteuerung musst du beim Finanzamt beantragen. Dafür muss mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• Dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr lag bei höchstens 800.000 EUR.
• Du bist nach § 148 Abgabenordnung nicht zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) verpflichtet, sondern nutzt eine einfache Einnahmen­überschussrechnung (EÜR).
• Du bist freiberuflich tätig und führst für diese Umsätze keine Bücher im Sinne einer Bilanzierung.

Auch Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder UG können die Istversteuerung nutzen, wenn sie die entsprechenden Voraussetzungen erfüllen.

Tipp: Du kannst die Istversteuerung bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen. Das spart dir gerade zu Beginn deiner Selbstständigkeit möglicherweise viel Geld und erleichtert deine Liquiditätsplanung.

Als Unternehmer*in bist du in den meisten Fällen zur regelmäßigen Zahlung der Umsatzsteuer verpflichtet. Allerdings zahlst du nicht nur, sondern kannst dir auch selbst gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückholen. Dafür werden die gezahlte und die eingenommene Umsatzsteuer miteinander verrechnet. Um dem Finanzamt regelmäßige Einnahmen zu sichern und die Zahllast für dich gleichmäßig auf das Jahr zu verteilen, sind die Umsatzsteuervoranmeldung und daraus resultierende Vorauszahlungen obligatorisch. Ob monatlich oder quartalsweise, hängt von der Höhe der Steuerlast ab. 

Die Voranmeldung erfolgt immer online und kann entweder von dir selbst über ELSTER, mithilfe einer Steuersoftware oder von einem Steuerbüro übernommen werden. Damit du nicht in Zahlungsverzug kommst, nutze eine Dauerfristverlängerung, um die jeweilige Frist um einen Monat nach hinten zu verschieben. Merken solltest du dir den 10. eines Monats bzw. eines Quartals (bei einer Dauerfristverlängerung plus einen Monat), da das die Stichtage für die Anmeldungen und Zahlungen sind. Mit einer Einzugsermächtigung für das Finanzamt kannst du keine Zahlung vergessen – alternativ überweist du das Geld selbst. Pünktlichkeit ist dabei oberstes Gebot, da sonst erhebliche Verzugsgebühren auf dich zukommen.

Zum Jahresabschluss reichst du oder dein Steuerbüro eine Umsatzsteuererklärung ein, die alle Vorauszahlungen noch einmal mit dem Ist-Stand abgleicht. Im besten Fall musst du keine weiteren Zahlungen leisten oder erhältst sogar eine Erstattung.