Virtuelles Büro

Der Traum von einem eigenen Büro liegt beim Gründen oft noch in der Ferne. Du fängst erst einmal klein an: bei dir zu Hause, in der Garage oder in einem Coworking-Space. Vielleicht wäre ein eigener Büroraum auch gar nicht nötig, wenn du zum Beispiel als Freelancer*in arbeitest oder viel an unterschiedlichen Orten unterwegs bist.  

Du wünschst dir dennoch eine repräsentative Geschäftsadresse und am besten noch Unterstützung beim Bearbeiten von Post oder Anrufen deiner Kund*innen? Dann könnte ein virtuelles Büro genau das Richtige für dich sein! Wir erklären dir, was das ist, welche Leistungen du von einem Virtual Office erwarten kannst und wie du das passende für dich findest. 

Ein virtuelles Büro (oder auch: Virtual Office) ist eigentlich ein klassischer Bürokommunikationsservice – mit dem Unterschied, dass du dafür keine physischen Räumlichkeiten anmieten musst. Wie das funktioniert? Die Anbieter dieses Services haben natürlich eigene Büros, die jedoch eine Vielzahl virtueller Offices verschiedener Unternehmen beherbergen können.  

Im Unterschied zu einer reinen Geschäftsadresse, bei der du lediglich einen Briefkasten und vielleicht ein Firmenschild bekommst und deine Post selbst abholst, bietet das virtuelle Büro noch mehr: Die Mitarbeiter*innen des virtuellen Büros kümmern sich um deine Post, leiten sie weiter, nehmen Anrufe an und mehr. Einige Anbieter stellen auch Meetingräume zur Verfügung oder haben zusätzlich ein Coworking-Space. Dein Virtual Office erhältst du gegen eine monatliche Mietgebühr. Die Kündigungsbedingungen variieren. 

Je nach Anbieter können die Leistungen virtueller Büros variieren. Zu den häufigsten Services gehören folgende: 

• Virtuelle Geschäftsadresse: Du erhältst eine repräsentative Adresse, die du offiziell für dein Unternehmen und deinen Firmensitz verwenden kannst (z. B. im Impressum, auf Rechnungen, bei Behörden). 
• Postannahme & -weiterleitung: Briefe und Pakete werden angenommen und auf Wunsch digitalisiert oder an dich weitergeleitet. 
• Telefonservice: Du erhältst eine eigene Rufnummer und Mitarbeitende nehmen deine Anrufe an. Du wirst dann über das Anliegen der Anrufer*innen informiert. Wird ein Sekretariatsservice angeboten, können deine Kund*innen auch direkt mit dem Virtual Office Termine vereinbaren oder beispielsweise auch Bestellungen aufgeben.  
• Meetingräume auf Abruf: Willst du dich einmal persönlich mit einem Partner oder einer Kundin treffen, kannst du häufig stundenweise Konferenzräume oder Büros nutzen. 
• Coworking-Zugänge: Manche Anbieter koppeln das Virtual Office mit einem Coworking-Space, in dem du zusätzlich einen flexiblen oder festen Arbeitsplatz bekommen kannst. 

Manche virtuellen Büros bieten spezielle Leistungen wie Lagerflächen, Logistik und Postversand. Perfekt, wenn du einen Onlineshop eröffnen möchtest! 

Viele Anbieter zählen sowohl Geschäftsadressen als auch virtuelle Büros zu ihren Leistungen. Eine Geschäftsadresse ermöglicht dir einen repräsentativen Firmenauftritt und wirkt seriöser als deine private Adresse. Du kannst sie als Firmensitz im Handelsregister eintragen lassen, für Verträge, Angebote, Rechnungen und sonstige geschäftliche Briefe nutzen und im Impressum und der Datenschutzerklärung deiner Website angeben.  

Da die Adresse somit öffentlich wird, ist es sinnvoll, eine andere als deine Privatadresse zu nutzen. Diese muss jedoch ladungsfähig sein – ein Postfach würde beispielsweise nicht ausreichen. Bei Anbietern von Geschäftsadressen erhältst du meist einen Briefkasten mit deinem Namen, an den deine Post geliefert wird. Diese kannst du abholen oder an dich weiterleiten lassen. Oft hast du auch die Möglichkeit, gegen Aufpreis dein Firmenschild anbringen zu lassen oder einen zugehörigen Coworking-Space nutzen.  

Die Geschäftsadresse ist die kostengünstigere Variante. Ein Virtual Office bietet dir all ihre Vorteile plus zusätzlichen Service. Während du dich um deine Geschäftsadresse und dort eingehende Post selbst kümmern musst, bekommst du sie von deinem virtuellen Büro weitergeleitet oder auch gescannt und sortiert. Du kannst Anrufe und Sekretariatsleistungen bequem auslagern und dich fokussierter auf deine Arbeit konzentrieren. Häufig hast du außerdem die Möglichkeit, deine Kund*innen oder Geschäftspartner*innen in Meetingräumen persönlich zu treffen, ohne einen eigenen physischen Standort haben zu müssen.  

Klingt gut? Dann könnte ein virtuelles Office zu dir passen. Brauchst du nicht? Dann reicht auch eine einfache Geschäftsadresse. Upgraden kannst du schließlich jederzeit. 

Ein Virtual Office kann grundsätzlich für alle etwas sein, die ohne physisches Büro ihr Unternehmen gründen möchten. Besonders geeignet ist es für dich, wenn du: 

• als Freelancer*in selbstständig von zu Hause aus arbeitest 
• ein Einzelunternehmen gründest und keine Mitarbeitenden hast, die sich um Post und Anrufe kümmern könnten 
• viel unterwegs bist, zum Beispiel als Digitalnomade, und ein physisches Büro deshalb nicht sinnvoll wäre 
• dir noch keinen physischen Standort leisten kannst, aber an einer repräsentativen Adresse erreichbar sein möchtest 
• dir Unterstützung bei Bürotätigkeiten wünschst 
• Räumlichkeiten für persönliche Meetings brauchst 

Der zusätzliche Service gegenüber einer Geschäftsadresse ist komfortabel, aber meist auch teurer. Wäge also gut ab, welche Variante für dich besser geeignet ist. 

Du findest das Konzept Virtual Office interessant, bist dir aber noch nicht sicher, ob du eines suchen möchtest? Kein Problem! Wir haben dir die Vor- und Nachteile übersichtlich in folgender Tabelle zusammengetragen: 

Die Preise für virtuelle Büros variieren je nach Anbieter. Los geht es bei etwa 50 bis 150 Euro für Büros mit einfachen Zusatzservices wie Postweiterleitung oder Scannen. Angebote mit Telefonservice und Meetingräumen oder Coworking-Space-Zugang kosten oft etwas mehr. Hier kannst du mit 100 bis 300 Euro rechnen. 

Wo du dein virtuelles Büro am besten mieten kannst, hängt nicht nur vom Preis ab. Achte auch auf folgende Aspekte: 

• Zulässigkeit der Adresse: Stelle sicher, dass die Adresse bei Bedarf für die Anmeldung als Firmensitz geeignet ist – denn nicht jede Anschrift darf geschäftlich genutzt werden. Reine Wohnungsgebiete fallen zum Beispiel je nach Rechtsform aus. 
• Transparente Preisgestaltung: Im Angebot sollten alle inkludierten Leistungen aufgeführt sein. Achte darauf, dass keine versteckten Kosten für Zusatzleistungen wie Postweiterleitung, Telefonminuten oder Vertragsänderungen anfallen. 
• Flexible Vertragslaufzeiten: Monatlich kündbare Pakete sind ideal für Gründer*innen. Das gilt vor allem, wenn du grundsätzlich mal ein eigenes Büro planst.  
• Datenschutz & Sicherheit: Besonders bei Post- und Telefonservices sollte der Anbieter DSGVO-konform arbeiten. 
• Reputation & Erfahrung: Recherchiere online Bewertungen und Erfahrungsberichte zu deinem favorisierten Anbieter.  
• Persönliche Besichtigung oder Testphase: Manche Anbieter bieten kostenlose Probewochen oder Besichtigungstermine an. So kannst du selbst vor Ort prüfen, ob es sich um eine seriöse Firma handelt. 

Ein virtuelles Büro kann sich lohnen, wenn du als Gründer*in noch kein festes Firmengebäude hast oder gar keines brauchst. Im Gegensatz zur reinen Geschäftsadresse profitierst du zusätzlich von komfortablen Services wie Postweiterleitung, Telefonservice und Meetingräumen. Überleg dir genau, ob du diese Dienstleistungen wirklich brauchst. Wenn ja, ist ein Virtual Office perfekt für dich. Willst du Kosten sparen und kannst auf den Service verzichten, reicht für den Anfang auch eine einfache Geschäftsadresse aus.  

• Angebot schreiben – so machst du es richtig 
• Kundenakquise – so bekommst du Aufträge 
• Deine Anleitung zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung