Deine Anleitung zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Du willst ein Unternehmen gründen oder dich selbstständig machen? Dann wirst du schon bald auf den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ stoßen – ein wichtiges Dokument, das dazu dient, deine steuerlichen Pflichten festzulegen und dem Finanzamt alle relevanten Informationen zu deinem Unternehmen zu geben. Jede*r, die/der ein Gewerbe anmeldet oder als Freiberufler*in tätig ist, muss den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Eine Anleitung dafür findest du in diesem Beitrag.

Kurz gesagt handelt es sich um einen Fragebogen, der dem Finanzamt dazu dient, dich als Steuerpflichtige*n zu erfassen und dir eine Steuernummer zuzuweisen. Wenn du ein Unternehmen gründen möchtest, kommst du um den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nicht herum. Er ist ein zentrales Dokument im deutschen Steuersystem für Unternehmen und Freiberufler*innen. Der Fragebogen beinhaltet u. a. Fragen zu deiner Person und zu deinem Unternehmen, etwa zur Rechtsform, zur Tätigkeit und zum voraussichtlichen Umsatz

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erfüllt mehrere Funktionen und ist elementarer Bestandteil bei der Gründung deines Unternehmens. Zum einen informiert er das Finanzamt über die steuerlichen Verhältnisse deines Betriebes und ermöglicht so die Zuordnung zu einem bestimmten Besteuerungsverfahren. Das Finanzamt kann dir eine Steuernummer geben und die steuerliche Erfassung durchführen. Durch das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung können spätere Missverständnisse mit dem Finanzamt vermieden werden.

Grundsätzlich müssen alle den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen, die eine gewerbliche, freiberufliche oder land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit aufnehmen wollen. Das betrifft also nicht nur Selbstständige und Freiberufler*innen, sondern auch Arbeitnehmer*innen mit Nebentätigkeiten oder Vermietungen. Auch Vereine und Stiftungen müssen den Fragebogen abgeben, wenn sie Einnahmen haben oder diese planen. Der Fragebogen muss nur einmal ausgefüllt werden. Wenn sich im Laufe der Zeit Änderungen ergeben (du z. B. eine neue Tätigkeit aufnimmst), musst du diese dem Finanzamt separat mitteilen.

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst du nur noch digital über das Dienstleistungsportal der Steuerverwaltung (ELSTER) ausfüllen.

1. Gehe auf das Portal ELSTER (Elektronische Steuererklärung). Bevor du loslegen kannst, melde dich zuerst bei ELSTER an. Dafür hast du verschiedene Möglichkeiten:
   • Zertifikatsdatei
   • Personalausweis mit entsprechendem Lesegerät
   • Sicherheitsstick
   • Signaturkarte
2. Nach erfolgreicher Anmeldung kannst du den Fragebogen ausfüllen – den findest du hier: ELSTER - Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen.

Beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung können verschiedene Fehler auftreten, die zu Unklarheiten, Verzögerungen oder sogar zu steuerlichen Nachteilen für dich führen können. Um diese Fehler zu vermeiden, empfehlen wir dir, dich gründlich mit dem Fragebogen auseinanderzusetzen, alle notwendigen Unterlagen zu sammeln und im Zweifelsfall die Hilfe von Steuerprofis in Anspruch zu nehmen.

Hier sind einige der häufigsten Fehler, die du vermeiden solltest:

1. Die Angaben zu deinen persönlichen Verhältnissen sind fehlerhaft oder unvollständig.
2. Du machst falsche Angaben zu deiner Rechtsform.
3. Die Angaben zu deinem Geschäftszweck sind unklar.
4. Deine Umsatzangaben sind fehlerhaft oder wecken starke Zweifel. Die Angabe des erwarteten Umsatzes ist für die Ermittlung der Umsatzsteuerpflicht und die Einordnung in bestimmte Besteuerungsverfahren sehr wichtig.
5. Notwendige Unterlagen und Belege hast du nicht vollständig oder korrekt beigelegt, was zu Rückfragen des Finanzamts führen kann.
6. Du hast Zusatzformulare ignoriert. Je nach individuellen Umständen und Rechtsformen sind diese jedoch nötig.
7. Du weißt nicht, wie du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen sollst, lässt dir aber nicht helfen.

Hab keine Angst vor dem Ausfüllen des Fragebogens! Bei Unklarheiten kannst du dich immer noch an deine*n Steuerberater*in oder auch direkt an das Finanzamt wenden. Mit einer gründlichen Vorbereitung und Sorgfalt bewältigst du auch dieses Formular problemlos. 

Stelle zunächst sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen vorliegen hast und diese vollständig sind. Beantworte die einzelnen Fragen wahrheitsgemäß. Lies die Hinweise und Erläuterungen genau durch und lass keine Felder leer. 

Ganz wichtig: Nimm dir Zeit zum Ausfüllen! Fehler und Unvollständigkeit können nicht nur eine Verzögerung der Bearbeitungszeit nach sich ziehen, sondern auch negative Konsequenzen in Bezug auf deine Steuern haben.

Für die folgende Ausfüllhilfe dient der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen als Grundlage. Personen- und Kapitalgesellschaften haben gesonderte Fragebögen. Wähle also zunächst den richtigen für dich aus. Auch als Freiberufler*in wählst du den Fragebogen für Einzelunternehmen.

Wenn du bereits ein Profil bei ELSTER hast, kannst du erste Angaben wie deinen Namen, deine Adresse und deine Steuernummer daraus importieren. So sparst du dir ein wenig Zeit beim Eintippen.

Als Nächstes kommt die Steuernummer. Hast du schon einmal eine Steuererklärung abgegeben, hast du bereits eine Steuernummer von deinem zuständigen Finanzamt erhalten. Diese gibst du hier an. 

Hast du noch keine, kannst du eine Steuernummer beantragen. Dazu wählst du das Finanzamt aus, das für dich zuständig ist. Dies befindet sich an dem Ort, an dem du dein Gewerbe oder deine freiberufliche Tätigkeit ausübst. Die Suchmaschine kann dir hier weiterhelfen.

Die meisten Eingabefelder unter „Allgemeine Angaben“ sind selbsterklärend: Name, Adresse, Telefon und so weiter. Spannend wird es bei Identifikationsnummer und Wirtschafts-Identifikationsnummer.

Mit Identifikationsnummer ist deine Steuer-Identifikationsnummer gemeint. Dabei handelt es sich um eine elfstellige Nummer, die sich nie ändert. Sie dient dazu, auch über Bundeslandgrenzen hinweg deine Daten zu den Besteuerungsgrundlagen korrekt zuzuordnen. Sie wird dir in der Regel bereits bei deiner Geburt zugewiesen.

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer bekommst du, wenn du dich selbstständig machst. Hast du schon einmal gegründet, hast du bereits eine Wirtschafts-IdNr. erhalten und kannst sie hier eintragen. Machst du dich das erste Mal selbstständig, kannst du das Feld einfach freilassen.

Bei Art der Tätigkeit gibst du an, womit du dich selbstständig machen möchtest. Sei dabei konkret, aber schränke dich nicht zu sehr ein. Schreibe etwa lieber „Herstellung von Kleidung“ als „Häkeln von Mützen“. So bleibst du flexibel, wenn du deinen Tätigkeitsbereich später ausweiten möchtest, und vermeidest Nachfragen vom Finanzamt.

Beschreibe deine Tätigkeit am besten ohne Fachbegriffe und so einfach, dass jeder sie versteht. Denn Finanzbeamt*innen können nicht auf jedem Gebiet Spezialist*innen sein.

Um eventuelle Steuererstattungen zu zahlen, muss das Finanzamt deine Bankverbindung kennen. Daher musst du im steuerlichen Erfassungsbogen eine IBAN hinterlegen, egal ob sich deine Bank in Deutschland oder im Ausland befindet. Beides ist möglich. Es ist sinnvoll, für dein Unternehmen ein Geschäftskonto zu eröffnen und für alle Zahlungstermine, z. B. die Einkommensteuervorauszahlung, ein SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen.

Hast du ein Steuerbüro, solltest du Namen, Adresse und Kontaktdaten im Fragebogen angeben. Hier gibt es einen Unterschied, ob es sich um eine natürliche oder eine juristische Person, also beispielsweise um eine Steuerkanzlei als GmbH handelt. 

Mittels einer Vollmacht kannst du deine*n Steuerberater*in als Kontakt für das Finanzamt angeben. Dein Vorteil: Die Kommunikation mit der Finanzbehörde läuft dann über sie/ihn. Die Vollmacht erteilst du unter Punkt 5 „Empfangsbevollmächtige(r) für alle Steuerarten“.

In diesem Bereich möchte das Finanzamt Informationen zu deinem Business erhalten. Hier trägst du die genaue Bezeichnung für das ein, was du tust, oder deinen Firmennamen, sofern vorhanden, z. B. Michael Schmidt, Friseursalon Haarfein. 

Der Beginn der Tätigkeit ist der Tag, an dem du erste Handlungen für dein Unternehmen oder deine Selbstständigkeit vorgenommen hast, selbst wenn diese bereits vor einer offiziellen Anmeldung erfolgt sind. Dazu gehören auch Vorbereitungshandlungen wie Coachings oder Fortbildungen.

Solltest du weitere Räume haben, die zu deinem Unternehmen gehören, gibst du diese hier an. Dazu zählen beispielsweise eine Produktionsstätte, weitere Verkaufsräume oder Werkstätten.

Wenn du dein Unternehmen im Handelsregister eintragen musstest oder eingetragen hast, ist dieser Abschnitt für dich relevant. Wenn nicht, kreuzt du einfach „Nein“ an. Wenn die Eintragung noch ansteht, kannst du dies ebenfalls ankreuzen.

Das Finanzamt möchte wissen, ob du neu gründest, ein Unternehmen übernimmst, verlegst oder mit einem anderen zur Neugründung verschmelzen möchtest. Trifft eine Übernahme für dich zu, musst du einige Angaben zu dem vorherigen Unternehmen eintragen, inklusive der Steuernummer des Unternehmens.

Von großer Bedeutung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung sind die Angaben zu deinen erwarteten Einkünften, um die Höhe deiner steuerlichen Vorauszahlungen festzulegen. Dafür musst du all deine Einkünfte im Jahr der Betriebseröffnung sowie im Folgejahr schätzen. Dafür hast du idealerweise bereits einen Finanzplan erstellt und brauchst die Zahlen nur zu übertragen. 

Schätzt du die Einnahmen zu hoch ein, werden die Vorauszahlungen höher festgesetzt und du erhältst am Jahresende gegebenenfalls Geld zurück. Sofern du die Einkünfte niedriger einschätzt, erwartet dich eine Steuernachzahlung am Ende des Jahres. Hier erfährst du übrigens alles Wichtige zum Thema Steuern für Selbstständige!

Für die meisten Gründer*innen erfolgt die Gewinnermittlung mit einem Einzelunternehmen über die Einnahmenüberschussrechnung

In der Regel ist dieser Abschnitt für dich irrelevant. Die Bauabzugssteuer besagt, dass Unternehmen aus der Bauwirtschaft eine Bescheinigung zur Freistellung vom Steuerabzug bei Bauleistungen beantragen können.

Wenn du Mitarbeiter*innen in deinem Unternehmen beschäftigen wirst, musst du Lohnsteuer zahlen. Damit das Finanzamt die Höhe berechnen kann, machst du hier einige Angaben dazu.

Tipp: Zur Berechnung kannst du den Lohnsteuerrechner des Bundesfinanzministeriums nutzen.

Hier schätzt du deinen Umsatz für das Jahr der Betriebseröffnung und das Folgejahr. Umsatz bezeichnet das Geld, das du mit deinen Leistungen erwirtschaftest. Schreibst du etwa eine Rechnung über 100 EUR, dann hast du 100 EUR Umsatz gemacht. Die Umsatzsteuer zählt extra und gehört nicht zu deinem erwirtschafteten Umsatz.

Zudem kannst du dich hier für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, wenn deine geschätzten Umsätze 25.000 EUR im Gründungsjahr (Stand 2026) nicht übersteigen. Als Kleinunternehmer*in bist du von der Umsatzsteuer, der Umsatzsteuervoranmeldung und der jährlichen Umsatzsteuererklärung befreit.

Genauso kannst du auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Aber Achtung: Wenn du dich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidest, legst du dich für fünf Jahre fest.

Als Unternehmer*in zahlst du für jeden deiner Umsätze die sogenannte Umsatzsteuer. Je nach Leistung beträgt diese 7 oder 19 Prozent. Die Umsatzsteuer, die deine Kund*innen dann an dich zahlen, führst du an das Finanzamt ab.

Die Umsatzsteuer, die du an andere Unternehmer*innen bezahlst, kannst du dir vom Finanzamt wieder zurückholen. Das nennt man Vorsteuer. Kaufst du dir etwa einen Laptop für dein Business, kannst du dir die dafür bezahlte Umsatzsteuer auszahlen lassen.

Hier schätzt du, wie viel Umsatzsteuer du einnehmen wirst, und ziehst davon die Steuer ab, die du voraussichtlich bezahlen wirst. Je nach Ergebnis musst du dann Geld bezahlen (Zahllast) oder bekommst etwas zurück (Überschuss).

In diesem Abschnitt legst du fest, wann du die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst. Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich bereits mit Ausführung der Leistung – unabhängig davon, ob dein*e Kund*in die Rechnung schon bezahlt hat. Bei der Istversteuerung wird die Umsatzsteuer dagegen erst fällig, wenn du die Zahlung tatsächlich erhalten hast.

Die Istversteuerung musst du hier beantragen. Du kannst sie dann wählen, wenn dein geschätzter Gesamtumsatz im Gründungsjahr höchstens 800.000 EUR (Stand 2026) betragen hat. Außerdem kommt sie unter anderem für Freiberufler*innen sowie in bestimmten Fällen für Unternehmer infrage, die von der Verpflichtung zur Buchführung und zur Erstellung regelmäßiger Abschlüsse befreit sind.

Für viele kleinere Unternehmen und Selbstständige ist die Istversteuerung vorteilhaft, da sie die Umsatzsteuer erst abführen müssen, nachdem sie das Geld von ihren Kund*innen erhalten haben.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) benötigst du vor allem, wenn du geschäftliche Beziehungen mit Unternehmen in anderen EU-Ländern hast. Sie dient dazu, dich innerhalb der EU eindeutig als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen zu identifizieren. Wenn du voraussichtlich nur in Deutschland tätig bist, ist sie nicht zwingend erforderlich. 

Du kannst deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hier direkt beantragen. Falls du dir noch nicht sicher bist, ob du wirklich eine brauchst, kannst du sie auch später direkt beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.

Eine Organschaft ist die Zusammenfassung von zwei oder mehr rechtlich eigenständigen Unternehmen für steuerliche Zwecke. Sofern dies bei deiner Gründung der Fall ist, musst du das hier angeben. Eine Organträgerschaft ist praktisch die „Muttergesellschaft“ mehrerer Tochterunternehmen und verantwortlich für die Umsatzsteuerzahlungen.

Das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) ist eine umsatzsteuerliche Sonderregelung der Europäischen Union. Es hat zum 1. Juli 2021 das frühere Mini-One-Stop-Shop-Verfahren (MOSS) abgelöst und dessen Anwendungsbereich deutlich erweitert.

OSS erleichtert dir die Abwicklung der Umsatzsteuer, wenn du bestimmte Waren oder Dienstleistungen an Privatpersonen in anderen EU-Ländern verkaufst. Dazu gehören beispielsweise bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen sowie innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren. Statt dich in jedem betreffenden EU-Land separat umsatzsteuerlich registrieren zu müssen, kannst du die entsprechenden Umsätze zentral über das OSS-Verfahren melden und die Umsatzsteuer gesammelt abführen.

Als in Deutschland ansässiges Unternehmen registrierst du dich dafür beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Die unter die EU-Regelung fallenden Umsätze meldest du grundsätzlich quartalsweise. Dabei gilt in der Regel der Umsatzsteuersatz des Landes, in dem deine Kund*innen ansässig sind.

Wichtig: Das OSS-Verfahren betrifft vor allem Umsätze an Nichtunternehmer*innen, also beispielsweise Privatpersonen. Für Verkäufe an Unternehmen gelten andere umsatzsteuerliche Regelungen.

Du möchtest einen eigenen Onlineshop eröffnen? Dann will das Finanzamt wissen, ob du deine Waren nur über deinen eigenen Shop verkaufst oder noch andere Online-Marktplätze (z. B. Amazon, Ebay, Etsy) nutzt.

In diesem Abschnitt gibst du an, ob du über soziale Medien oder vergleichbare Online-Plattformen Einnahmen erzielst. Dazu zählen zum Beispiel Umsätze aus Werbekooperationen, Affiliate-Marketing, bezahlten Beiträgen, Abonnements, Spenden oder dem Verkauf eigener Produkte und Dienstleistungen über Plattformen wie Instagram, TikTok, YouTube oder Twitch.

Bevor du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllst, solltest du dir über deine Rechtsform im Klaren sein. Es gibt Unterschiede zwischen Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften. Während das Einzelunternehmen eine natürliche Person als Inhaber*in hat, sind bei Personengesellschaften mehrere Personen beteiligt. Kapitalgesellschaften hingegen haben eine eigene juristische Persönlichkeit und die Gesellschafter*innen haften nur mit ihrem Anteil am Stammkapital. Diese Unterschiede können sich auf deine Besteuerung auswirken, da beispielsweise bei einer GmbH andere Steuern anfallen als bei einem Einzelunternehmen. Es lohnt sich also, vor dem Ausfüllen des Fragebogens zu prüfen, welche Rechtsform für dich die richtige ist und wie dies steuerlich zu berücksichtigen ist.

Im ELSTER-Portal kannst du verschiedene Fragebögen zur steuerlichen Erfassung auswählen. Im Fragebogen für Personengesellschaften musst du u. a. folgende Angaben tätigen:

• Angaben zur Gesellschaft
• Angaben zu allen Vertreter*innen der Gesellschaft
• Ob die Personengesellschaft zu einem Konzern gehört
• Eröffnungsbilanz einreichen
• Geschätzter Gewinnanteil auf jede*n Gesellschafter*in im Eröffnungs- und Folgejahr
• Persönliche Daten aller Beteiligten und Art der Beteiligung
• Mögliche Anlagen: Gesellschaftsvertrag, Umwandlungsverträge, Verträge zwischen Gesellschafter*innen und Gesellschaft

Im Fragebogen für Kapitalgesellschaften musst du u. a. folgende Angaben machen:

1. Angaben zur Kapitalgesellschaft
2. Angaben zum/zur gesetzlichen Vertreter*in 
3. Einreichen des Gesellschaftsvertrags ist zum Eintrag in Handelsregister notwendig 
4. Eröffnungsbilanz einreichen
5. Detaillierte Angaben zu allen Anteilseigner*innen
6. Erfolgte eine Sach- oder Bargründung?
7. Informationen über eventuelle Betriebsaufspaltung 
8. Kapitalgesellschaften müssen Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer vorauszahlen
9. Mögliche Anlagen: Sachgründungsbericht, Verträge, Gewinnabführungsverträge

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist ein wichtiges Instrument des Finanzamtes, um Unternehmen und Selbstständige zu erfassen und ihnen eine Steuernummer zuzuweisen. Ohne diesen Fragebogen kann keine steuerliche Erfassung erfolgen, was schwere Folgen haben kann, wie etwa Bußgelder oder sogar strafrechtliche Konsequenzen. Das Ausfüllen steht bei einer Gründung also ganz oben auf deiner To-do-Liste!

Der Fragebogen mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen. Doch am Ende ist es nur halb so wild, wenn du dich einmal eingelesen hast. Beantworte alle Fragen gewissenhaft und wahrheitsgemäß und lass dich im Zweifelsfall beraten, z. B. von deinem*r Steuerberater*in. Daneben gibt es zahlreiche leicht verständliche Hilfestellungen im Internet sowie bei den zuständigen Finanzbehörden. Das Finanzamt hilft bei Fragen auch immer gerne.