Deine Anleitung zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Du willst ein Unternehmen gründen oder dich selbstständig machen? Dann wirst du schon bald auf den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ stoßen – ein wichtiges Dokument, das dazu dient, deine steuerlichen Pflichten festzulegen und dem Finanzamt alle relevanten Informationen zu deinem Unternehmen zu geben. Jede*r, die/der ein Gewerbe anmeldet oder als Freiberufler*in tätig ist, muss den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Eine Anleitung dafür findest du in diesem Beitrag. Aber hier schon einmal …

… das Wichtigste im Überblick:

• Alle Personen und Unternehmen, die Einkünfte erzielen, müssen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.
• Du erhältst deine Steuernummer vom Finanzamt erst, wenn du den Fragebogen abgegeben hast.
• Um den Fragebogen online auszufüllen, ist eine Registrierung beim ELSTER-Portal nötig.
• Schätze schon vorab deine künftigen Gewinne und Umsatzsteuerbeträge realistisch ein – diese musst du im Fragebogen angeben.
• Für Personen- und Kapitalgesellschaften gelten gesonderte Regelungen.

Kurz gesagt handelt es sich um einen Fragebogen, der dem Finanzamt dazu dient, dich als Steuerpflichtige*n zu erfassen und dir eine Steuernummer zuzuweisen. Wenn du ein Unternehmen gründen möchtest, kommst du um den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nicht herum. Er ist ein zentrales Dokument im deutschen Steuersystem für Unternehmen und Freiberufler*innen. Der Fragebogen beinhaltet u. a. Fragen zu deiner Person und zu deinem Unternehmen, etwa zur Rechtsform, zur Tätigkeit und zum voraussichtlichen Umsatz

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erfüllt mehrere Funktionen und ist elementarer Bestandteil bei der Gründung deines Unternehmens. Zum einen informiert er das Finanzamt über die steuerlichen Verhältnisse deines Betriebes und ermöglicht so die Zuordnung zu einem bestimmten Besteuerungsverfahren. Das Finanzamt kann dir eine Steuernummer geben und die steuerliche Erfassung durchführen. Durch das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung können spätere Missverständnisse mit dem Finanzamt vermieden werden.

Grundsätzlich müssen alle Personen und Unternehmen in Deutschland, die Einkünfte erzielen, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Das betrifft also nicht nur Selbstständige und Freiberufler*innen, sondern auch Arbeitnehmer*innen mit Nebentätigkeiten oder Vermietungen. Auch Vereine und Stiftungen müssen den Fragebogen abgeben, wenn sie Einnahmen haben oder diese planen. Der Fragebogen muss nur einmal ausgefüllt werden. Wenn sich im Laufe der Zeit Änderungen ergeben (du z. B. eine neue Tätigkeit aufnimmst), musst du diese dem Finanzamt separat mitteilen.

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst du nur noch digital über das Dienstleistungsportal der Steuerverwaltung (ELSTER) ausfüllen.

1. Gehe auf das Portal ELSTER (Elektronische Steuererklärung). Bevor du loslegen kannst, melde dich zuerst bei ELSTER an. Dafür hast du verschiedene Möglichkeiten:
   • Zertifikatsdatei
   • Personalausweis mit entsprechendem Lesegerät
   • Sicherheitsstick
   • Signaturkarte
2. Nach erfolgreicher Anmeldung kannst du den Fragebogen ausfüllen – den findest du hier: ELSTER - Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen.

Beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung können verschiedene Fehler auftreten, die zu Unklarheiten, Verzögerungen oder sogar zu steuerlichen Nachteilen für dich führen können. Um diese Fehler zu vermeiden, empfehlen wir dir, dich gründlich mit dem Fragebogen auseinanderzusetzen, alle notwendigen Unterlagen zu sammeln und im Zweifelsfall die Hilfe von Steuerprofis in Anspruch zu nehmen.

Hier sind einige der häufigsten Fehler, die du vermeiden solltest:

1. Die Angaben zu deinen persönlichen Verhältnissen sind fehlerhaft oder unvollständig.
2. Du machst falsche Angaben zu deiner Rechtsform.
3. Die Angaben zu deinem Geschäftszweck sind unklar.
4. Deine Umsatzangaben sind fehlerhaft oder wecken starke Zweifel. Die Angabe des erwarteten Umsatzes ist für die Ermittlung der Umsatzsteuerpflicht und die Einordnung in bestimmte Besteuerungsverfahren sehr wichtig.
5. Notwendige Unterlagen und Belege hast du nicht vollständig oder korrekt beigelegt, was zu Rückfragen des Finanzamts führen kann.
6. Du hast Zusatzformulare ignoriert. Je nach individuellen Umständen und Rechtsformen sind diese jedoch nötig.
7. Du weißt nicht, wie du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen sollst, lässt dir aber nicht helfen.

Hab keine Angst vor dem Ausfüllen des Fragebogens! Bei Unklarheiten kannst du dich immer noch an deine*n Steuerberater*in oder auch direkt an das Finanzamt wenden. Mit einer gründlichen Vorbereitung und Sorgfalt bewältigst du auch dieses Formular problemlos. Stelle zunächst sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen vorliegen hast und diese vollständig sind. Beantworte die einzelnen Fragen wahrheitsgemäß. Lies die Hinweise und Erläuterungen genau durch und lass keine Felder leer. Ganz wichtig: Nimm dir Zeit zum Ausfüllen! Fehler und Unvollständigkeit können nicht nur eine Verzögerung der Bearbeitungszeit nach sich ziehen, sondern auch negative Konsequenzen in Bezug auf deine Steuern haben.

Schritt-für-Schritt-Anleitung – so füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus:

Für die folgende Ausfüllhilfe dient der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen als Grundlage. Personen- und Kapitalgesellschaften haben gesonderte Fragebögen. Wähle also zunächst den richtigen für dich aus. Auch als Freiberufler*in wählst du den Fragebogen für Einzelunternehmen.

Wie du deinen Namen einträgst, weißt du. Tatsächlich erklären sich viele Felder im Fragebogen von selbst. Andere benötigen Erklärungen, die wir dir gern bereit stellen.

Die meisten Unternehmensgründer*innen müssen mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ihre Steuernummer beantragen. Das Finanzamt, das für dich zuständig ist, befindet sich an dem Ort, an dem du dein Gewerbe oder deine freiberufliche Tätigkeit ausübst. Die Suchmaschine kann dir hier weiterhelfen.

Eine steuerliche Identifikationsnummer hast du in der Regel bereits vom Finanzamt zugeteilt bekommen. Dabei handelt es sich um eine elfstellige Nummer, die sich nie ändert. Sie dient dazu, auch über Bundeslandgrenzen hinweg deine Daten zu den Besteuerungsgrundlagen korrekt zuzuordnen.

Um eventuelle Steuererstattungen zu zahlen, muss das Finanzamt deine Bankverbindung kennen. Daher musst du im steuerlichen Erfassungsbogen eine IBAN hinterlegen, egal ob sich deine Bank in Deutschland oder im Ausland befindet. Beides ist möglich. Es ist sinnvoll, für dein Unternehmen ein Geschäftskonto zu eröffnen und für alle Zahlungstermine, z. B. die Einkommensteuervorauszahlung, ein SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen.

Hast du ein Steuerbüro, solltest du Namen, Adresse und Kontaktdaten im Fragebogen angeben. Hier gibt es einen Unterschied, ob es sich um eine natürliche oder eine juristische Person, also beispielsweise um eine Steuerkanzlei als GmbH handelt. Mittels einer Vollmacht kannst du deine*n Steuerberater*in als Kontakt für das Finanzamt angeben. Dein Vorteil: Die Kommunikation mit der Finanzbehörde läuft dann über sie/ihn.

In diesem Feld möchte das Finanzamt Informationen zu deinem Business erhalten. In Zeile 68 trägst du die genaue Bezeichnung für das ein, was du tust, oder deinen Firmennamen, sofern vorhanden, z. B. Michael Schmidt, Friseursalon Haarfein. Der Beginn der Tätigkeit (Zeile 79) ist der Tag, an dem du erste Handlungen für dein Unternehmen oder deine Selbstständigkeit vorgenommen hast, selbst wenn diese bereits vor einer offiziellen Anmeldung erfolgt sind.

Solltest du weitere Räume haben, die zu deinem Unternehmen gehören, gibst du diese in Punkt 2.3. an. Dazu zählen beispielsweise eine Produktionsstätte, weitere Verkaufsräume oder Werkstätten.

Wenn du dein Unternehmen im Handelsregister eintragen musstest oder eingetragen hast, ist dieser Abschnitt für dich relevant. Wenn nicht, kreuzt du einfach „Nein“ an. Wenn die Eintragung noch ansteht, kannst du dies ebenfalls ankreuzen.

Das Finanzamt möchte wissen, ob du neu gründest, ein Unternehmen übernimmst, verlegst oder mit einem anderen zur Neugründung verschmelzen möchtest. Trifft eine Übernahme für dich zu, musst du einige Angaben zu dem vorherigen Unternehmen eintragen, inklusive der Steuernummer des Unternehmens. In der Regel trifft Nummer 1, die Neugründung, zu.

Von großer Bedeutung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung sind die Angaben zu deinen erwarteten Einkünften, um die Höhe deiner steuerlichen Vorauszahlungen festzulegen. Dafür musst du all deine Einkünfte im Jahr der Betriebseröffnung sowie im Folgejahr schätzen. Als gewissenhafte*r Gründer*in hast du bereits einen Finanzplan erstellt und brauchst die Zahlen nur noch übertragen. Info: Schätzt du die Einnahmen zu hoch ein, werden die Vorauszahlungen höher festgesetzt und du erhältst am Jahresende gegebenenfalls Geld zurück. Sofern du die Einkünfte niedriger einschätzt, erwartet dich eine Steuernachzahlung am Ende des Jahres. Hier erfährst du übrigens alles Wichtige zum Thema Steuern für Selbstständige!

Für die meisten Gründer*innen erfolgt die Gewinnermittlung über die Einnahmenüberschussrechnung. In das leere Kästchen trägst du also einfach eine „1“ ein.

In der Regel ist dieser Abschnitt für dich irrelevant. Die Bauabzugssteuer besagt, dass Unternehmen aus der Bauwirtschaft eine Bescheinigung zur Freistellung vom Steuerabzug bei Bauleistungen beantragen können.

Wenn du Mitarbeiter*innen in deinem Unternehmen beschäftigen wirst, musst du Lohnsteuer zahlen. Damit das Finanzamt die Höhe berechnen kann, machst du in Abschnitt 6 einige Angaben dazu.

Hier musst du deinen Umsatz für das Jahr der Betriebseröffnung und das Folgejahr schätzen. Wichtig wird dieser Abschnitt ab Punkt 7.3., denn hier kannst du dich für die entscheiden, z. B. wenn du bist und deine Umsätze 22.000 EUR pro Jahr (auf zwölf Monate gerechnet) nicht übersteigen. Als Kleinunternehmer*in bist du von der Umsatzsteuer, der Umsatzsteuervoranmeldung und der jährlichen Umsatzsteuererklärung befreit.

Alle wichtigen Informationen zu den Vor- und Nachteilen der Kleinunternehmerregelung und zu den Voraussetzungen kannst du in unserem Artikel über die Kleinunternehmerregelung nachlesen. Genauso kannst du auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Aber Achtung: Wenn du dich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidest, legst du dich für fünf Jahre fest.

Eine Organschaft ist die Zusammenfassung von zwei oder mehr rechtlich eigenständigen Unternehmen für steuerliche Zwecke. Sofern dies bei deiner Gründung der Fall ist, musst du das in Abschnitt 7.4. angeben. Eine Organträgerschaft ist praktisch die „Muttergesellschaft“ mehrerer Tochterunternehmen und verantwortlich für die Umsatzsteuerzahlungen.

Das Mini-one-stop-shop-Verfahren, oft als MOSS abgekürzt, ist ein steuerliches Verfahren in der Europäischen Union, das dazu dient, die Mehrwertsteuer für digitale Dienstleistungen zu vereinfachen. Vor MOSS mussten Unternehmen die Umsatzsteuer in jedem EU-Land, in dem sie digitale Dienstleistungen erbrachten, separat registrieren und abführen. MOSS vereinfacht diesen Prozess.

So funktioniert es: Du meldest dein Unternehmen für das MOSS-System an, normalerweise in dem Land deines Hauptsitzes. Anschließend reichst du quartalsweise eine MOSS-Umsatzsteuererklärung ein und zahlst die fällige Umsatzsteuer für alle erbrachten digitalen Dienstleistungen in der EU. Achtung: Das MOSS gilt für Dienstleistungen an Nichtunternehmer*innen, also z. B. Privatpersonen.

Du möchtest einen eigenen Onlineshop eröffnen? Dann will das Finanzamt wissen, ob du deine Waren nur über deinen eigenen Shop verkaufst oder noch andere Online-Marktplätze (z. B. Amazon, Ebay, Etsy) nutzt.

Für alle von dir beigefügten Anlagen und Vollmachten setzt du ab Zeile 186 ein entsprechendes Kreuz. Die Dokumente kannst du in deinem ELSTER-Benutzerkonto hochladen. Auf digitalem Wege entfällt deine Unterschrift. Solltest du Felder vergessen haben, wird ELSTER dich darauf hinweisen und du hast erneut die Chance, entsprechende Abschnitte zu bearbeiten.

Bevor du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllst, solltest du dir über deine Rechtsform im Klaren sein. Es gibt Unterschiede zwischen Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften. Während das Einzelunternehmen eine natürliche Person als Inhaber*in hat, sind bei Personengesellschaften mehrere Personen beteiligt. Kapitalgesellschaften hingegen haben eine eigene juristische Persönlichkeit und die Gesellschafter*innen haften nur mit ihrem Anteil am Stammkapital. Diese Unterschiede können sich auf deine Besteuerung auswirken, da beispielsweise bei einer GmbH andere Steuern anfallen als bei einem Einzelunternehmen. Es lohnt sich also, vor dem Ausfüllen des Fragebogens zu prüfen, welche Rechtsform für dich die richtige ist und wie dies steuerlich zu berücksichtigen ist.

Im ELSTER-Portal kannst du verschiedene Fragebögen zur steuerlichen Erfassung auswählen. Im Fragebogen für Personengesellschaften musst du u. a. folgende Angaben tätigen:

• Angaben zur Gesellschaft
• Angaben zu allen Vertreter*innen der Gesellschaft
• Ob die Personengesellschaft zu einem Konzern gehört
• Eröffnungsbilanz einreichen
• Geschätzter Gewinnanteil auf jede*n Gesellschafter*in im Eröffnungs- und Folgejahr
• Persönliche Daten aller Beteiligten und Art der Beteiligung
• Mögliche Anlagen: Gesellschaftsvertrag, Umwandlungsverträge, Verträge zwischen Gesellschafter*innen und Gesellschaft

Im Fragebogen für Kapitalgesellschaften musst du u. a. folgende Angaben machen:

1. Angaben zur Kapitalgesellschaft
2. Angaben zum/zur gesetzlichen Vertreter*in 
3. Einreichen des Gesellschaftsvertrags ist zum Eintrag in Handelsregister notwendig 
4. Eröffnungsbilanz einreichen
5. Detaillierte Angaben zu allen Anteilseigner*innen
6. Erfolgte eine Sach- oder Bargründung?
7. Informationen über eventuelle Betriebsaufspaltung 
8. Kapitalgesellschaften müssen Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer vorauszahlen
9. Mögliche Anlagen: Sachgründungsbericht, Verträge, Gewinnabführungsverträge

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist ein wichtiges Instrument des Finanzamtes, um Unternehmen und Selbstständige zu erfassen und ihnen eine Steuernummer zuzuweisen. Ohne diesen Fragebogen kann keine steuerliche Erfassung erfolgen, was schwere Folgen haben kann, wie etwa Bußgelder oder sogar strafrechtliche Konsequenzen. Das Ausfüllen steht bei einer Gründung also ganz oben auf deiner To-do-Liste!

Der Fragebogen mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen. Doch am Ende ist es nur halb so wild, wenn du dich einmal eingelesen hast. Beantworte alle Fragen gewissenhaft und wahrheitsgemäß und lass dich im Zweifelsfall beraten, z. B. von deinem*r Steuerberater*in. Daneben gibt es zahlreiche leicht verständliche Hilfestellungen im Internet sowie bei den zuständigen Finanzbehörden. Das Finanzamt hilft bei Fragen auch immer gerne.